Je hebt waarschijnlijk een heleboel creatieve ideeën verzameld om je teamvergaderingen interactief en boeiend te maken. Maar mis je nog steeds iets in je teamvergaderingen? Efficiëntie is hierbij het belangrijkste punt, dus laten we eens kijken naar een paar AhaSlides. vergaderetiquette!
U kunt de efficiëntie van uw teamvergaderingen nu 'hacken' met behulp van deze eenvoudige praktische tips over hoe u de topprestaties van uw team kunt bereiken met een goed gefaciliteerde locatie, een sfeer die een open, creatieve en toegewijde houding onder aanwezigen bevordert, en een tijdlijn die alle taken op de juiste manier bespreekt.
Inhoudsopgave
- Wat is vergaderetiquette?
- 6 Tips voor vergaderetiquette die iedereen moet kennen
- #1 – Benadruk het belang van de vergadering
- #2 – Organiseer in een vergaderruimte met gefaciliteerde logistiek
- #3 – Stel basisregels op voor elk lid
- #4 – Maak een agenda in volgorde van belangrijkheid
- #5 -Moedig actieve betrokkenheid van teamgenoten aan
- #6 -Neem definitieve beslissingen en wijs individuele taken toe
- Wat u moet vermijden bij vergaderetiquette
- Conclusie
Meer tips voor zakelijke bijeenkomsten om te ontdekken
Begin binnen enkele seconden.
Ontvang gratis sjablonen om uw vergaderefficiëntie naar een hoger niveau te tillen! Meld u gratis aan en neem wat u wilt uit de sjabloonbibliotheek!
🚀 Naar de wolken ☁️
Wat is vergaderetiquette?
Vergadermanieren zijn belangrijker dan je misschien denkt. Of je nu werkt bij een eenvoudige start-up of vrijwillig bij een organisatie, er zijn ongeschreven regels om het bedrijf te laten slagen. Stel je voor: je woont een belangrijke vergadering met een klant bij. Verschillende belangrijke stakeholders zullen aanwezig zijn, van wie je er velen nog moet ontmoeten. Hoe zorg je ervoor dat je de best mogelijke indruk maakt en de vergadering een succes wordt? Daar komt vergaderetiquette om de hoek kijken.
Vergader etiquette is de ongeschreven gedragscode die professionele interacties gepolijst en productief houdt. De regels lijken misschien stijfjes, maar het volgen van de juiste vergadermanieren bevordert focus, respect en een goede verstandhouding. Dingen zoals vroeg aankomen laten zien dat je de tijd van anderen waardeert. Zelfs als je jezelf als een relaxt persoon beschouwt, kan het volgen van vergaderetiquette belangrijke werkevenementen soepeler laten verlopen, vooral met vreemden.
6 Tips voor vergaderetiquette die iedereen moet kennen
#1 - Benadruk het belang van de bijeenkomst
Als je teamgenoten de waarde van teamvergaderingen niet erkennen, zullen ze zich gedwongen en onwillig voelen om zich in te zetten. Laat ze daarom eerst de voordelen van de vergadering zien. Veel beslissingen kunnen niet worden genomen zonder een diepgaand en persoonlijk gesprek, omdat het juist het praten en vragen is dat de weg naar rationele keuzes onderzoekt. Bovendien maken effectieve teamvergaderingen open gesprekken mogelijk die gebruikmaken van de perspectieven en expertise van de teamleden om problemen op te lossen op basis van hun vaardigheden en kennis. Ze versterken ook de interpersoonlijke relaties en het begrip tussen teamleden.
#2. – Organiseer in een vergaderruimte met gefaciliteerde logistiek
Vergaderruimte heeft een diepgaande invloed op de emoties en het intellect van de aanwezigen, dus houd hier rekening mee bij het kiezen van de locatie. Afhankelijk van het beoogde thema en de sfeer van de bijeenkomst kunt u een geschikte ruimte kiezen. Het kan een gezellige, monotone of afstandelijke sfeer uitstralen, afhankelijk van jouw team. De vergaderruimte moet zijn uitgerust met essentiële faciliteiten (airconditioning, comfortabele stoelen, water/thee, enz.) en ervoor zorgen dat de technische eigenschappen naar behoren functioneren door voorafgaand aan de vergadering een dubbele controle uit te voeren.
#3. Stel basisregels in voor elk lid
Door regels voor uw team te bepalen, is iedereen verantwoordelijk voor zijn verantwoordelijkheid en wordt de betrokkenheid tijdens de vergadering gestimuleerd. U kunt de basisregels afstemmen op de werkcultuur en -stijl van uw team, maar over het algemeen kan dit betrekking hebben op aanwezigheid, stiptheid, actieve deelname, omgaan met onderbrekingen, beleefdheid tijdens gesprekken, eerlijkheid, enz. Geef bovendien iedereen de macht om te bespreken of deze regels rationeel genoeg zijn, en hoe ze tijdens vergaderingen moeten worden toegepast. Vergeet niet het belang ervan te benadrukken, zodat je teamgenoten het spel kennen en de regels volgen.
#4 – Maak een agenda in volgorde van belangrijkheid
Probeer niet zoveel dingen in de tijdlijn te proppen dat je moeite hebt om ze op een plichtmatige manier te voltooien. Voltooi in plaats daarvan de onderwerpen die relevant zijn voor het onderwerp van de vergadering en rangschik ze in volgorde van belangrijkheid, zodat alle urgente problemen zijn aangepakt, hoewel u misschien te weinig tijd heeft en sommige items moet doornemen. Bovendien moet u de agenda voorafgaand aan de vergadering onder uw teamgenoten verspreiden. Op deze manier kunnen ze constructieve beoordelingen op de agenda geven, hun mening geven en alle benodigde middelen voorbereiden voor de komende vergadering.
#5 – Moedig actieve betrokkenheid van teamgenoten aan
Mijn favoriete tip! Dit kan gedurende de hele bijeenkomst worden gedaan, met interactieve activiteiten waarbij alle teamgenoten betrokken zijn. Een paar ijsbrekerspellen aan het begin, enkele live-enquêtes en een mini-tekst- of spraak-Q&A zouden iedereen in een enthousiaste sfeer betrekken. U kunt ook iedereen in de ruimte op de hoogte houden van actuele rapporten en hun beoordelingen tijdig indienen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door gebruik te maken van AhaDia's, online presentatiesoftware die ideaal is voor interactieve en innovatieve teambijeenkomsten. Er is geen installatie vereist, dus waarom probeert u het niet eens?
#6 – Neem definitieve beslissingen en wijs individuele taken toe
Ga niet door naar het volgende agendapunt als er nog geen definitieve beslissingen zijn genomen over het huidige onderwerp. Het belangrijkste principe voor een efficiënte vergadering is om de zaken mooi af te ronden, in plaats van voor niets te blijven slepen. Het hebben van vergadernotulen is een tip: u kunt de stroom bijhouden en weten of er voor alle onderwerpen een definitieve oplossing is gevonden. Zorg er bovendien voor dat je aan elk individu een aantal taken hebt toegewezen, en dat zij zonder enige verwarring hun verantwoordelijkheden kennen.
Laat teamvergaderingen een sterker team vormen met deze hacks! Probeer met het maken van leuke vergaderactiviteiten AhaDia's nu!
Wat u moet vermijden bij vergaderetiquette
Enkele dingen die je beter niet kunt doen tijdens een vergadering als je niet wilt dat je vergadering eindigt in gefronste wenkbrauwen en ontevredenheid👇
- Kom niet te laatTe laat komen is uit den boze. Respecteer de agenda's van anderen door, indien mogelijk, vroeg te komen.
- Laat je niet afleiden Dave: Telefoontjes, e-mails en wat geklets zijn niet goed. Bellen en sms'en zijn de beste optie. grootste moordpartijen, dus blijf gefocust op het onderwerp van de vergadering. Privégesprekken tijdens de vergadering verstoren de stroom, dus bewaar roddels voor de waterkoeler.
- Wees niet agressief: Respecteer de leider van de vergadering en houd de zaken georganiseerd. Plan een ontmoeting met de persoon met wie je het persoonlijk oneens bent om meningsverschillen op te lossen.
- Kom niet met lege handen: Wees voorbereid met uw feiten op een rijtje en uw huiswerk gedaan.
- Verander niet van onderwerp: Blijf op het agendaspoor om de zaken soepel te laten verlopen. Willekeurige raaklijnen zijn een momentummoordenaar.
Conclusie
Hoewel vergadermanieren misschien stijfjes lijken, onderschat de kracht ervan niet. Het beheersen van vergaderetiquette helpt je om de boventoon te voeren in discussies en je relaties aanzienlijk te verbeteren.
Dus de volgende keer dat er een belangrijke vergadering op je pad komt, onthoud dan dat het negeren van die etiquettetechnieken je niet-zo-geheime wapen kan zijn om niet alleen die discussie te winnen, maar ook nieuwe connecties te leggen die je goed van pas zullen komen tijdens toekomstige vergaderingen. Met goede manieren in je achterzak ben je goed op weg om niet alleen vandaag indruk te maken, maar ook de vertrouwde partnerschappen op te bouwen die succes op de lange termijn bevorderen.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Waarom zijn vergaderprotocollen belangrijk?
Hier zijn enkele aantrekkelijke redenen waarom vergaderprotocollen cruciaal zijn voor bedrijven:
– Efficiëntie is essentieel – En protocollen zoals agenda’s, timers en basisregels zorgen ervoor dat alles op optimale snelheid verloopt, zodat er geen tijd verloren gaat.
– Open mic-avond – Gestructureerde discussies zorgen voor een gelijk speelveld, zodat iedereen evenveel zendtijd krijgt. Niemand kaapt het gesprek.
– Waar is de scheidsrechter? – Het aanwijzen van een facilitator zorgt voor productieve powwows in plaats van chaotische discussies. Eén stem tegelijk = geen verwarring tijdens de gesprekken.
