6 regels voor vergaderetiquette om de efficiëntie van teamvergaderingen te vergroten

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides vergaderetiquette!

U kunt de efficiëntie van uw teamvergaderingen nu 'hacken' met behulp van deze eenvoudige praktische tips over hoe u de topprestaties van uw team kunt bereiken met een goed gefaciliteerde locatie, een sfeer die een open, creatieve en toegewijde houding onder aanwezigen bevordert, en een tijdlijn die alle taken op de juiste manier bespreekt.

Inhoudsopgave

• Wat is vergaderetiquette?
• 6 Tips voor vergaderetiquette die iedereen moet kennen
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -Moedig actieve betrokkenheid van teamgenoten aan
  • #6 -Neem definitieve beslissingen en wijs individuele taken toe
• Wat u moet vermijden bij vergaderetiquette
• Conclusie

Meer tips voor zakelijke bijeenkomsten om te ontdekken

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• Vergadering agenda
• Vergadergids voor het gemeentehuis

Wat is vergaderetiquette?

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

Vergader etiquette is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 Tips voor vergaderetiquette die iedereen moet kennen

#1 - Benadruk het belang van de bijeenkomst

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

Vergaderruimte heeft een diepgaande invloed op de emoties en het intellect van de aanwezigen, dus houd hier rekening mee bij het kiezen van de locatie. Afhankelijk van het beoogde thema en de sfeer van de bijeenkomst kunt u een geschikte ruimte kiezen. Het kan een gezellige, monotone of afstandelijke sfeer uitstralen, afhankelijk van jouw team. De vergaderruimte moet zijn uitgerust met essentiële faciliteiten (airconditioning, comfortabele stoelen, water/thee, enz.) en ervoor zorgen dat de technische eigenschappen naar behoren functioneren door voorafgaand aan de vergadering een dubbele controle uit te voeren.

#3. Stel basisregels in voor elk lid

Door regels voor uw team te bepalen, is iedereen verantwoordelijk voor zijn verantwoordelijkheid en wordt de betrokkenheid tijdens de vergadering gestimuleerd. U kunt de basisregels afstemmen op de werkcultuur en -stijl van uw team, maar over het algemeen kan dit betrekking hebben op aanwezigheid, stiptheid, actieve deelname, omgaan met onderbrekingen, beleefdheid tijdens gesprekken, eerlijkheid, enz. Geef bovendien iedereen de macht om te bespreken of deze regels rationeel genoeg zijn, en hoe ze tijdens vergaderingen moeten worden toegepast. Vergeet niet het belang ervan te benadrukken, zodat je teamgenoten het spel kennen en de regels volgen.

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

Probeer niet zoveel dingen in de tijdlijn te proppen dat je moeite hebt om ze op een plichtmatige manier te voltooien. Voltooi in plaats daarvan de onderwerpen die relevant zijn voor het onderwerp van de vergadering en rangschik ze in volgorde van belangrijkheid, zodat alle urgente problemen zijn aangepakt, hoewel u misschien te weinig tijd heeft en sommige items moet doornemen. Bovendien moet u de agenda voorafgaand aan de vergadering onder uw teamgenoten verspreiden. Op deze manier kunnen ze constructieve beoordelingen op de agenda geven, hun mening geven en alle benodigde middelen voorbereiden voor de komende vergadering.

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

Mijn favoriete tip! Dit kan gedurende de hele bijeenkomst worden gedaan, met interactieve activiteiten waarbij alle teamgenoten betrokken zijn. Een paar ijsbrekerspellen aan het begin, enkele live-enquêtes en een mini-tekst- of spraak-Q&A zouden iedereen in een enthousiaste sfeer betrekken. U kunt ook iedereen in de ruimte op de hoogte houden van actuele rapporten en hun beoordelingen tijdig indienen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door gebruik te maken van AhaDia's, online presentatiesoftware die ideaal is voor interactieve en innovatieve teambijeenkomsten. Er is geen installatie vereist, dus waarom probeert u het niet eens?

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

Ga niet door naar het volgende agendapunt als er nog geen definitieve beslissingen zijn genomen over het huidige onderwerp. Het belangrijkste principe voor een efficiënte vergadering is om de zaken mooi af te ronden, in plaats van voor niets te blijven slepen. Het hebben van vergadernotulen is een tip: u kunt de stroom bijhouden en weten of er voor alle onderwerpen een definitieve oplossing is gevonden. Zorg er bovendien voor dat je aan elk individu een aantal taken hebt toegewezen, en dat zij zonder enige verwarring hun verantwoordelijkheden kennen.

Laat teamvergaderingen een sterker team vormen met deze hacks! Probeer met het maken van leuke vergaderactiviteiten AhaDia's nu!

Wat u moet vermijden bij vergaderetiquette

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Don’t arrive late: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the grootste moordpartijen, dus blijf gefocust op het onderwerp van de vergadering. Privégesprekken tijdens de vergadering verstoren de stroom, dus bewaar roddels voor de waterkoeler.
• Wees niet agressief: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: Wees voorbereid met uw feiten op een rijtje en uw huiswerk gedaan. 
• Don’t shift subjects: Blijf op het agendaspoor om de zaken soepel te laten verlopen. Willekeurige raaklijnen zijn een momentummoordenaar.

Conclusie

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

Veelgestelde Vragen / FAQ