Flyer voor de kick-offbijeenkomst van het nagelproject in 8 stappen (+ gratis sjabloon!)

Zelfs de meest gedisciplineerde bedrijven kunnen soms het gevoel hebben dat hun projecten op een dwaalspoor raken. Vaker wel dan niet, is het probleem een van voorbereiding. De oplossing? Een goed gestructureerd en volledig interactief project kick-off bijeenkomst!

Meer dan alleen pracht en praal, een goed uitgevoerde kickoff meeting kan op de juiste manier iets moois op gang brengen. Hier zijn 8 stappen voor het houden van een projectstartbijeenkomst die opwinding opbouwt en krijgt iedereen op dezelfde pagina.

Aftrap tijd!

Wat is een Project Kickoff Meeting?
Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?
8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting
Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon

Vergadertips om te onthouden

Je moet van tevoren een agenda voor de kick-offvergadering hebben. Het is erg belangrijk om al vroeg een e-mail met de kick-off van het project te versturen! Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van agenda's voor de kick-offvergadering!

De kickoffsessie moet kort en bondig zijn, met veel spelletjes en activiteiten, want dan komt AhaSlides goed van pas! Bekijk hieronder meer tips:

alternatieve tekst

Start het gesprek.

Ontvang waardevolle input van je team en klanten tijdens de kick-offmeeting van het project. Gebruik live polls, vraag-en-antwoordsessies en tools voor het uitwisselen van ideeën met deze gratis sjabloon!

🚀 Bekijk de sjabloon

Wat is een Project Kickoff Meeting?

Zoals op het blik staat, is een project kickoff meeting een bijeenkomst waar je je project aftrapt.

Gewoonlijk is een projectstartbijeenkomst de eerste ontmoeting tussen de klant die een project heeft besteld en het bedrijf dat het tot leven zal brengen. Beide partijen gaan samen zitten en bespreken de fundamenten van het project, het doel, de doelen en hoe het van idee tot realisatie zal komen.

Over het algemeen zijn er 2 types van startbijeenkomsten om op de hoogte te zijn van:

Externe projectstart – Een ontwikkelteam gaat zitten met iemand van someone buiten het bedrijf, zoals een klant of belanghebbende, en bespreekt het plan voor een samenwerkingsproject.
Interne PKM – Een team van binnen het bedrijf gaat samen zitten en bespreekt het plan voor een nieuw intern project.

Hoewel beide typen verschillende uitkomsten kunnen hebben, De procedure is ongeveer hetzelfde. Er is in wezen geen deel van een externe projectkick-off die geen deel uitmaakt van een interne projectkick-off - het enige verschil is voor wie u de kick-off organiseert.

Meer betrokkenheid bij uw bijeenkomsten

Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?

Het doel van Kickoff Meetings moet luid en duidelijk zijn! Het lijkt misschien eenvoudig om een project te starten door simpelweg een aantal taken aan de juiste mensen toe te wijzen, vooral in de huidige, door Kanban-borden geobsedeerde werkomgeving. Dit kan er echter toe leiden dat teams voortdurend de weg kwijtraken.

Bedenk dat alleen omdat u op de hetzelfde bord betekent niet dat je op de dezelfde pagina.

In de kern is een projectstartbijeenkomst een eerlijke en open Dialoog tussen een klant en een team. Het is niet een reeks aankondigingen over hoe het project gaat werken, maar a gesprek over plannen, verwachtingen en doelen tot stand gekomen door ongebreidelde discussie.

Hier zijn enkele voordelen van het houden van een kick-offbijeenkomst voor een project:

Het krijgt iedereen bereid - “Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik zal de eerste vier uur besteden aan het slijpen van de bijl.” Als Abraham Lincoln vandaag nog zou leven, kun je er zeker van zijn dat hij de eerste vier van de zes projecturen in een projectstartvergadering zou doorbrengen. Dat komt doordat deze vergaderingen... allen de nodige stappen om elk project op de goede weg te krijgen.
Het heeft betrekking op alle hoofdrolspelers – Kickoffmeetings kunnen niet van start gaan als niet iedereen aanwezig is: managers, teamleiders, klanten en iedereen die belang heeft bij het project. Het is zo gemakkelijk om het overzicht te verliezen over wie waarvoor verantwoordelijk is zonder de helderheid van een kickoffmeeting om alles uit te zoeken.
Het is open en samenwerkend – Zoals we al zeiden, zijn projectstartbijeenkomsten debatten. De beste bijeenkomsten gaan over de interactie. allen aanwezigen en de beste ideeën uit iedereen halen.

Meer betrokkenheid bij uw bijeenkomsten

8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting

Dus, wat staat er precies in de agenda van een projectstartvergadering? We hebben het teruggebracht tot de 8 stappen hieronder, maar onthoud altijd dat er geen vast menu voor dit type vergadering.

Gebruik deze 8 stappen als leidraad, maar vergeet nooit dat de uiteindelijke agenda ligt bij je!

Stap #1 – Introducties en ijsbrekers

De enige manier om een startbijeenkomst te beginnen is natuurlijk door de deelnemers met elkaar vertrouwd te maken. Ongeacht de lengte of omvang van uw project, klanten en teamleden moeten op voornaam met elkaar omgaan voordat ze efficiënt kunnen samenwerken.

Terwijl een eenvoudige introductie van het type 'rond-de-tafel' voldoende is om mensen bekend te maken met namen, kan een ijsbreker een extra laag toevoegen persoonlijkheid en verlicht de stemming voorafgaand aan de start van het project.

Probeer deze: Spin het Wiel 🎡

Leg enkele eenvoudige introductie-onderwerpen op een spinner wiel, laat dan elk teamlid het draaien en het onderwerp beantwoorden waarop het wiel terechtkomt. Grappige vragen worden aangemoedigd, maar zorg ervoor dat je het min of meer professioneel houdt!

Een spinnerwiel te gebruiken als ijsbreker.

Wil je meer zoals dit? 💡 We hebben 10 ijsbrekers voor elke vergadering hier.

Stap #2 – Projectachtergrond

Nu alle formaliteiten en festiviteiten achter de rug zijn, is het tijd om de ijskoude zaken op gang te brengen. Om de vergadering succesvol te lanceren, is een duidelijke agenda voor de kick-off meeting essentieel!

Zoals bij alle goede verhalen geldt: begin bij het begin. Overzicht van alle correspondentie tussen u en uw klanten, zodat iedereen die bij het project betrokken is, volledig op de hoogte is van wat er tot nu toe is gebeurd.

Dit kunnen schermafbeeldingen zijn van e-mails, sms-berichten, notulen van eerdere vergaderingen of bronnen die enige vorm van context toevoegen voor uw bedrijf en uw klant. Maak het voor iedereen gemakkelijk te visualiseren door een tijdlijn te maken.

Stap #3 – Projectvraag

Naast de correspondentieachtergrond wil je je ook verdiepen in in de details van Waarom dit project wordt in de eerste plaats afgetrapt.

Dit is een cruciale stap omdat het een duidelijk overzicht geeft van de pijnpunten die het project wil oplossen, iets dat zowel teams als klanten te allen tijde in hun achterhoofd moeten houden.

Protip 👊

Stadia als deze zijn rijp voor discussie. Vraag het je klanten en uw team om hun ideeën naar voren te brengen over waarom zij denken dat dit project is bedacht.

Indien van toepassing, moet u altijd proberen de stem van de klant in dit gedeelte. Werk samen met de klant om praktijkvoorbeelden te vinden van consumenten die pijnpunten noemen die uw project probeert op te lossen. Hun mening moet bepalen hoe uw team het project benadert.

Stap #4 – Projectdoelen

Dus je hebt gekeken naar de verleden van het project, nu is het tijd om te kijken naar de toekomst.

Het hebben van directe doelen en een duidelijke definitie van succes voor je project zal je team echt helpen om ernaar toe te werken. Bovendien laat het je klant zien dat je het werk serieus neemt en er net zoveel belang bij hebt dat het goed gaat.

Vraag je deelnemers aan de kickoff meeting 'Hoe ziet succes eruit?' Zijn het meer klanten? Meer recensies? Een betere klanttevredenheid?

Ongeacht het doel, het moet altijd...

Haalbare – Overbelast jezelf niet. Ken je grenzen en bedenk een doel dat je wilt bereiken. werkelijk kans hebben om te behalen.
Meetbaar – Onderbouw je doel met data. Streef naar een specifiek getal en volg je voortgang ernaartoe.
Timed – Stel een einddatum voor jezelf vast. Doe er alles aan om je doelen vóór die deadline te bereiken.

Stap #5 – De werkomschrijving

De kern van de 'kickoff meeting', een Statement of Work (SoW), is een uitgebreide duik in de details van het project en hoe het uitgevoerd gaat worden. hoofdfacturering op de agenda van de kickoff-vergadering en zou de meeste van uw aandacht moeten krijgen.

Bekijk deze infographic over wat u in uw werkverklaring moet opnemen:

Infographic met uitleg over de 6 ministappen die betrokken zijn bij het aankondigen van een werkverklaring tijdens een projectstartbijeenkomst.

Houd er rekening mee dat de werkverklaring niet zozeer over discussie gaat als de rest van de agenda van de startvergadering van het project. Dit is echt het moment om een project te leiden tot gewoon leg het plan van aanpak uit voor het komende project, bewaar de discussie dan voor de volgend punt van de vergadering.

Net als de rest van je startbijeenkomst, is je werkverklaring super variabel. De bijzonderheden van uw werkopdracht zullen altijd afhangen van de complexiteit van het project, de grootte van het team, de betrokken onderdelen, enz.

Nieuwsgierig naar meer? 💡Bekijk dit uitgebreid artikel over het opstellen van een werkverklaring.

Stap #6 – Vragen en antwoorden sectie

Hoewel u zich misschien genoodzaakt voelt om uw vragen-en-antwoorden-gedeelte tot het einde te bewaren, raden wij u aan om dit juist wel te doen. direct na uw werkverklaring.

Zo'n stevig onderdeel zal ongetwijfeld vragen oproepen, zowel bij je klant als bij je team. Omdat het grootste deel van de vergadering nog vers in het geheugen van iedereen ligt, is het het beste om het ijzer te smeden als het heet is.

Door interactieve presentatiesoftware te gebruiken voor het hosten van uw vragen en antwoorden, kunt u ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, vooral als uw projectstartvergadering veel deelnemers kent.

Het is georganiseerd – Vragen worden gerangschikt op populariteit (via upvotes) of op tijd en kunnen worden gemarkeerd als 'beantwoord' of bovenaan worden vastgezet.
Het is gemodereerde – Vragen kunnen worden goedgekeurd of afgewezen voordat ze op het scherm worden weergegeven.
Het is anoniem – Vragen kunnen anoniem worden gesteld, wat betekent dat iedereen zijn mening kan geven.

Stap #7 – Mogelijke problemen

Zoals we al eerder zeiden, gaat een project kick-off meeting over zo open en eerlijk mogelijk zijn. Dat is hoe bouw je een gevoel van vertrouwen vanaf het begin met uw klant.

Daarom is het het beste om de potentiële problemen te bespreken die het project onderweg kan tegenkomen. Niemand vraagt je hier om de toekomst te voorspellen, alleen om een voorlopige lijst met mogelijke obstakels op te stellen.

Omdat u, uw team en uw klant dit project met verschillende belangen benaderen, is het ideaal om iedereen betrokken bij de mogelijke probleemdiscussie.

Stap #8 – Inchecken

Regelmatig contact met uw klant is een andere manier om het vertrouwen tussen beide partijen te versterken. Tijdens de kick-off meeting van uw project heeft u een paar vragen om te bespreken. wat, wanneer wie en hoe deze check-ins gaan gebeuren.

Inchecken is een vrij fijne evenwichtsoefening tussen doorzichtigheid en inspanningHoewel het prettig is om zo open en transparant mogelijk te zijn, moet je dit binnen de grenzen van je beschikbaarheid houden. be open en transparant.

Zorg ervoor dat deze vragen voor het einde van de vergadering beantwoord zijn:

Wat? – Hoe gedetailleerd moet de klant precies geïnformeerd worden? Moeten ze op de hoogte zijn van elk klein detail van de voortgang, of zijn alleen de grote goedkeuringen van belang?
Wanneer? – Hoe vaak moet je team je klant op de hoogte houden? Moeten ze elke dag vertellen wat ze hebben gedaan, of moeten ze aan het eind van de week alleen een samenvatting geven van wat ze hebben bereikt?
Wie? – Welk teamlid is degene die de verbinding met de klant onderhoudt? Is er in elke fase een lid van elk team, of slechts één contactpersoon gedurende het hele project?
Hoe? – Hoe blijven de klant en de correspondent met elkaar in contact? Regelmatig videobellen, e-mailen of continu bijgewerkte live documenten?

Zoals met de meeste agendapunten van een projectstartvergadering, is het het beste om ze openlijk te bespreken. Voor een groot team en een grote groep klanten is het misschien makkelijker om een live peiling om de opties te verkleinen om de best mogelijke incheckformule vast te stellen.

Nieuwsgierig naar meer? 💡Kijk eens wat best practices voor het inchecken bij uw klanten.

Effectief enquêteren met AhaSlides

Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon

Met je vakkundig geplande kickoff-vergadering die erop wacht om wat geesten in de bestuurskamer te blazen, kan de laatste aanraking een beetje wisselwerking om het allemaal samen te brengen.

Wist je dat alleen 29% van bedrijven zich verbonden voelen met hun klanten (Gallup)? Terugtrekking is een epidemie op B2B-niveau en kan ervoor zorgen dat kick-offbijeenkomsten door de formaliteiten als een vlak, weinig inspirerend proces aanvoelen.

Uw klanten en teams betrekken via interactieve dia's kan echt can participatie stimuleren en de aandachtsspanne vergroten.

AhaSlides heeft een arsenaal aan hulpmiddelen inclusief live polls, Q&A en brainstormdia's, en zelfs live quizzen en games om uw project op de juiste manier te ontsteken.

Klik hieronder voor een gratis, niet-downloadsjabloon voor uw kickoff-vergadering. Verander alles wat je wilt en presenteer het gratis!

Pak de sjabloon

Klik hieronder om een gratis AhaSlides-account aan te maken en begin met het creëren van uw eigen interactieve, boeiende bijeenkomsten!

Maak je eigen

Tags: Zakelijke bijeenkomst