Zelfs de meest gedisciplineerde bedrijven kunnen soms het gevoel hebben dat hun projecten op een dwaalspoor raken. Vaker wel dan niet, is het probleem een van voorbereiding. De oplossing? Een goed gestructureerd en volledig interactief project kick-off bijeenkomst!
Meer dan alleen pracht en praal, een goed uitgevoerde kickoff meeting kan op de juiste manier iets moois op gang brengen. Hier zijn 8 stappen voor het houden van een projectstartbijeenkomst die opwinding opbouwt en krijgt iedereen op dezelfde pagina.
Aftrap tijd!
- Wat is een Project Kickoff Meeting?
- Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?
- 8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting
- Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon
Meeting Tips to Remember
You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!
The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:
- 10 Common Meetings in Business and Best Practices
- Strategische managementvergadering
- All Hands Meeting Guide
Kick-Start the Conversation.
Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!
🚀 See the template
Wat is een Project Kickoff Meeting?
Zoals op het blik staat, is een project kickoff meeting een bijeenkomst waar je je project aftrapt.
Gewoonlijk is een projectstartbijeenkomst de eerste ontmoeting tussen de klant die een project heeft besteld en het bedrijf dat het tot leven zal brengen. Beide partijen gaan samen zitten en bespreken de fundamenten van het project, het doel, de doelen en hoe het van idee tot realisatie zal komen.
Over het algemeen zijn er 2 types van startbijeenkomsten om op de hoogte te zijn van:
- External Project Kickoff – Een ontwikkelteam gaat zitten met iemand van someone buiten het bedrijf, zoals een klant of belanghebbende, en bespreekt het plan voor een samenwerkingsproject.
- Internal PKM – Een team van binnen het bedrijf gaat samen zitten en bespreekt het plan voor een nieuw intern project.
Hoewel beide typen verschillende uitkomsten kunnen hebben, De procedure is ongeveer hetzelfde. Er is in wezen geen deel of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.
Meer betrokkenheid bij uw bijeenkomsten
- Beste AhaSlides spinnerwiel
- AI Online Quizmaker | Maak quizzen live | 2024 onthult
- AhaSlides Online Poll Maker – Beste enquêtetool
- Willekeurige teamgenerator | 2024 Random Group Maker onthult
Waarom zijn Project Kickoff Meetings zo belangrijk?
The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.
Remember, just because you’re on the hetzelfde bord doesn’t mean you’re on the dezelfde pagina.
In de kern is een projectstartbijeenkomst een eerlijke en open Dialoog between a client and a team. It’s niet een reeks aankondigingen over hoe het project gaat werken, maar a gesprek over plannen, verwachtingen en doelen tot stand gekomen door ongebreidelde discussie.
Hier zijn enkele voordelen van het houden van een kick-offbijeenkomst voor een project:
- Het krijgt iedereen bereid - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain allen de nodige stappen om elk project op de goede weg te krijgen.
- Het heeft betrekking op alle hoofdrolspelers – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
- Het is open en samenwerkend – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage allen aanwezigen en de beste ideeën uit iedereen halen.
Meer betrokkenheid bij uw bijeenkomsten
- Beste AhaSlides spinnerwiel
- AI Online Quizmaker | Maak quizzen live | 2024 onthult
- AhaSlides Online Poll Maker – Beste enquêtetool
- Willekeurige teamgenerator | 2024 Random Group Maker onthult
8 stappen naar een Kickass Project Kickoff Meeting
So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s geen vast menu voor dit type vergadering.
Gebruik deze 8 stappen als leidraad, maar vergeet nooit dat de uiteindelijke agenda ligt bij je!
Step #1 – Introductions and Ice Breakers
De enige manier om een startbijeenkomst te beginnen is natuurlijk door de deelnemers met elkaar vertrouwd te maken. Ongeacht de lengte of omvang van uw project, klanten en teamleden moeten op voornaam met elkaar omgaan voordat ze efficiënt kunnen samenwerken.
While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of persoonlijkheid en verlicht de stemming voorafgaand aan de start van het project.
Probeer deze: Spin het Wiel 🎡
Leg enkele eenvoudige introductie-onderwerpen op een spinner wiel, laat dan elk teamlid het draaien en het onderwerp beantwoorden waarop het wiel terechtkomt. Grappige vragen worden aangemoedigd, maar zorg ervoor dat je het min of meer professioneel houdt!

Wil je meer zoals dit? 💡 We’ve got 10 ijsbrekers voor elke vergadering hier.
Step #2 – Project Background
With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!
As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Overzicht van alle correspondentie between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.
Dit kunnen schermafbeeldingen zijn van e-mails, sms-berichten, notulen van eerdere vergaderingen of bronnen die enige vorm van context toevoegen voor uw bedrijf en uw klant. Maak het voor iedereen gemakkelijk te visualiseren door een tijdlijn te maken.
Step #3 – Project Demand
In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep in de details van Waarom dit project wordt in de eerste plaats afgetrapt.
Dit is een cruciale stap omdat het een duidelijk overzicht geeft van de pijnpunten die het project wil oplossen, iets dat zowel teams als klanten te allen tijde in hun achterhoofd moeten houden.

Protip 👊
Stadia als deze zijn rijp voor discussie. Vraag het je klanten en uw team om hun ideeën naar voren te brengen over waarom zij denken dat dit project is bedacht.
Indien van toepassing, moet u altijd proberen de stem van de klant in dit gedeelte. Werk samen met de klant om praktijkvoorbeelden te vinden van consumenten die pijnpunten noemen die uw project probeert op te lossen. Hun mening moet bepalen hoe uw team het project benadert.
Step #4 – Project Goals
So you’ve looked into the verleden of the project, now it’s time to look at the toekomst.
Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.
Vraag je deelnemers aan de kickoff meeting ‘what will success look like?’ Zijn het meer klanten? Meer recensies? Een betere klanttevredenheid?
No matter the goal, it should always be…
- Haalbare – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you werkelijk kans hebben om te behalen.
- Meetbaar – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
- Timed – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.
Step #5 – The Statement of Work
Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the hoofdfacturering op de agenda van de kickoff-vergadering en zou de meeste van uw aandacht moeten krijgen.
Bekijk deze infographic over wat u in uw werkverklaring moet opnemen:

Houd er rekening mee dat de werkverklaring niet zozeer over discussie gaat als de rest van de agenda van de startvergadering van het project. Dit is echt het moment om een project te leiden tot gewoon leg het plan van aanpak uit voor het komende project, bewaar de discussie dan voor de volgend punt van de vergadering.
Net als de rest van je startbijeenkomst, is je werkverklaring super variabel. De bijzonderheden van uw werkopdracht zullen altijd afhangen van de complexiteit van het project, de grootte van het team, de betrokken onderdelen, enz.
Nieuwsgierig naar meer? 💡Bekijk dit uitgebreid artikel over het opstellen van een werkverklaring.
Step #6 – Q&A Section
While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it direct na uw werkverklaring.
Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.
Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….
- Het is georganiseerd – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
- Het is gemodereerde – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
- Het is anoniem – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.
Step #7 – Potential Problems
Zoals we al eerder zeiden, gaat een project kick-off meeting over zo open en eerlijk mogelijk zijn. Dat is hoe bouw je een gevoel van vertrouwen vanaf het begin met uw klant.
To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.
As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get iedereen betrokken bij de mogelijke probleemdiscussie.
Step #8 – Checking In
Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about wat, wanneer wie en hoe deze check-ins gaan gebeuren.
Inchecken is een vrij fijne evenwichtsoefening tussen doorzichtigheid en inspanning. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be open en transparant.
Zorg ervoor dat deze vragen voor het einde van de vergadering beantwoord zijn:
- Wat? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
- Wanneer? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
- Wie? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
- Hoe? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?
As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a live peiling om de opties te verkleinen om de best mogelijke incheckformule vast te stellen.
Nieuwsgierig naar meer? 💡Kijk eens wat best practices voor het inchecken bij uw klanten.
Effectief enquêteren met AhaSlides
- Wat is een beoordelingsschaal? | Gratis enquêteschaalmaker
- Organiseer gratis live vraag- en antwoordsessies in 2024
- Open vragen stellen
- 12 gratis enquêtetools in 2024
Project Kickoff Meeting Agenda-sjabloon
Met je vakkundig geplande kickoff-vergadering die erop wacht om wat geesten in de bestuurskamer te blazen, kan de laatste aanraking een beetje wisselwerking om het allemaal samen te brengen.
Wist je dat alleen 29% van bedrijven zich verbonden voelen met hun klanten (Gallup)? Terugtrekking is een epidemie op B2B-niveau en kan ervoor zorgen dat kick-offbijeenkomsten door de formaliteiten als een vlak, weinig inspirerend proces aanvoelen.

Uw klanten en teams betrekken via interactieve dia's kan echt can participatie stimuleren en de aandachtsspanne vergroten.
AhaSlides heeft een arsenaal aan hulpmiddelen inclusief live polls, Q&A en brainstormdia's, en zelfs live quizzen en games om uw project op de juiste manier te ontsteken.
Klik hieronder voor een gratis, niet-downloadsjabloon voor uw kickoff-vergadering. Verander alles wat je wilt en presenteer het gratis!
Klik hieronder om een gratis AhaSlides-account aan te maken en begin met het creëren van uw eigen interactieve, boeiende bijeenkomsten!