Hoe organiseer je de meest boeiende gemeentehuisbijeenkomst in 2024 | Beste tips + gids

Wist je dat een groot deel van de reden waarom Bill Clinton zijn presidentiële campagne van 1992 won, het succes van zijn gemeenteraadsvergaderingen?

Hij oefende onophoudelijk met het houden van deze bijeenkomsten, waarbij hij zijn staf gebruikte als zogenaamde kijkers en dubbelgangers voor zijn tegenstanders. Uiteindelijk raakte hij zo op zijn gemak met het format dat hij er vrijwel bekend om werd, en zijn succes bij het succesvol beantwoorden van vragen leidde hem helemaal naar het Oval Office.

Now, we’re not saying that you’ll be winning any presidential elections with a town hall meeting, but you’ll be winning your employees’ hearts. This kind of meeting helps keep the entire company up to speed by addressing specific questions from your team in a live Q&A.

Here’s your ultimate guide to throwing a town hall meeting in 2024.

• Wat is een gemeentehuisvergadering?
• Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen
• 5 voordelen van een stadhuis
• 3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis
• 11 tips voor uw gemeentehuis

Wat is een gemeentehuisvergadering?

Dus, wat gebeurt er op gemeentehuisbijeenkomsten voor bedrijven? Een town hall meeting is simpelweg een geplande bedrijfsbrede meeting waar de focus op ligt management beantwoordt vragen van medewerkers.

Daarom centreert een stadhuis zich grotendeels rond de Q & A-sessie, waardoor het een meer open, minder formule-achtige versie van een vergadering met alle handen.

Meer werktips op

• Vergaderen in het bedrijfsleven
• 6 vergaderhacks
• Alle handen bijeen

Een korte geschiedenis van gemeentehuisvergaderingen

The first town hall meeting was held in 1633 in Dorchester, Massachusetts strictly to settle townspeople’s concerns. Given its success, the practice quickly spread throughout New England and became the foundation for American Democracy.

Since then, traditional town hall meetings have become popular in many democracies as a way for politicians to meet with constituents and discuss legislation or regulations. And since then, despite the name, they’ve moved far from any town hall to meeting rooms, schools, digitale platforms en verder.

Town hall meetings have also played a key role in presidential campaigns. Jimmy Carter was famous for holding “meet the people” tours in small towns with strong local government. Bill Clinton held televised town hall meetings to answer questions and Obama also held some online town halls from 2011.

5 Voordelen van gemeentehuisvergaderingen

1. Zo open als het wordt: Omdat de ziel van een zakelijke townhall-bijeenkomst de vraag- en antwoordsessie is, kunnen deelnemers de vragen stellen die ze willen en direct feedback krijgen van leiders. Het bewijst dat leiders niet alleen gezichtsloze besluitvormers zijn, maar menselijk en meelevend.
2. Alles is uit de eerste hand: Stop de geruchtenmolen op kantoor door informatie uit de eerste hand van het management te verstrekken. Zo transparant mogelijk zijn is de beste manier om ervoor te zorgen dat niemand valse informatie van elders hoort.
3. Betrokkenheid van medewerkers: A 2018 studie ontdekte dat 70% van de Amerikaanse werknemers niet volledig betrokken was op het werk, waaronder 19% die zich actief terugtrok. De belangrijkste redenen die worden genoemd zijn wantrouwen bij het senior management, slechte relaties met de directe manager en een gebrek aan trots om voor het bedrijf te werken. Tijdens bijeenkomsten op het gemeentehuis kunnen niet-betrokken medewerkers zich actief en consequent voelen in de manier waarop het bedrijf functioneert, wat wonderen doet voor hun motivatie.
4. Relaties versterken: Een vergadering in het gemeentehuis is een kans voor iedereen om samen te komen en bij te praten, niet alleen op het gebied van werk, maar ook op persoonlijk vlak. Verschillende afdelingen raken ook meer vertrouwd met het werk en de rollen van elkaar en kunnen mogelijk de hand reiken tot samenwerking.
5. Waarden versterken: Onderstreep de waarden en culturen van uw organisatie. Stel gemeenschappelijke doelen op en herstel wat die doelen eigenlijk proberen te bereiken.

3 voorbeelden van geweldige vergaderingen in het stadhuis

Naast politieke bijeenkomsten hebben gemeentehuisbijeenkomsten hun weg gevonden in alle organisaties van verschillende sectoren.

1. At Victor Centraal Schooldistrict in New York worden momenteel gemeentehuisvergaderingen online gehouden om de uitrol van strategische planning en het komende budget te bespreken. De drie pijlers cultuur, leren & instructie en studentondersteuning & kansen komen aan bod.
2. At Home Depot, een groep medewerkers ontmoet een lid van het management en bespreekt dingen die goed gaan in de winkel en dingen die verbeterd moeten worden. Het is een kans om eerlijk te zijn over problemen die zich in de winkel voordoen en die het management misschien niet opmerkt.
3. At Vietnam Techniek Development Co., een Vietnamees bedrijf waar ik persoonlijk heb gewerkt, worden elk kwartaal en jaarlijks gemeentehuisvergaderingen gehouden om de inkomsten en verkoopdoelstellingen te bespreken en feestdagen te vieren. Ik ontdekte dat werknemers dat wel zijn meer geaard en gefocust na elke vergadering.

11 tips voor uw gemeentehuisvergadering

Firstly, you need a few town hall questions to ask! Nailing a town hall meeting is no easy task. It’s hard to find the right balance of giving information and answering questions, all while trying to keep your crew as engaged as possible.

These 11 tips will help you hold the best town hall meeting possible, whether it’s live or online…

Algemene tips voor vergaderingen van het stadhuis

Tip #1 – Develop an agenda

De juiste agenda hebben is super belangrijk voor duidelijkheid.

1. Begin altijd met een kort welkom en ijsbreker. We’ve got a few ideas for that hier.
2. Heb een sectie waarin je vermeldt bedrijfsupdates aan het team en herbevestig specifieke doelen.
3. Laat tijd over voor de Q&A. Veel tijd. Ongeveer 40 minuten in een vergadering van een uur is goed.

Stuur de agenda minstens één dag voor de vergadering, zodat iedereen zich mentaal kan voorbereiden en de vragen kan noteren die ze willen stellen.

Tip #2 – Make it interactive

Een saaie, statische presentatie kan mensen snel uit je vergadering halen, waardoor je een zee van lege gezichten krijgt als het gaat om de Q&A-sectie. Om dit koste wat kost te voorkomen, kunt u uw presentatie insluiten met multiple choice polls, woordwolken en zelfs quizzen met een gratis account op AhaSlides!

Tip #3 – Use technology

If you’re flooded with questions, which you probably will be, you’ll benefit from an online tool to keep everything organised. Many live Q&A tools let you categorise questions, mark them as answered and pin them for later, while they let your team upvote each other’s questions and ask anonymously without fear of judgment.

Antwoord allen de belangrijke vragen

Mis geen enkele beat met AhaSlides' gratis Q&A-tool. Wees georganiseerd, transparant en een geweldige leider.

Tip #4 – Promote inclusivity

Zorg ervoor dat de informatie in uw gemeentehuisvergadering tot op zekere hoogte relevant is voor elke deelnemer. Ze zijn er niet om informatie te horen die u privé met afzonderlijke afdelingen kunt bespreken.

Tip #5 – Write a follow-up

After the meeting, send an email with a recap of all the questions you answered, as well as any other questions you didn’t have time to address live.

Live tips voor vergaderingen in het stadhuis

• Denk aan uw zitplaatsen – U-shape, Boardroom or Circled – which is the best arrangement for your town hall meeting? You can check out the pros and cons of each in dit artikel.
• Neem snacks mee: Om de actieve betrokkenheid bij de vergadering te vergroten, kunt u ook niet-rommelige snacks en bij de leeftijd passende drankjes meenemen naar de vergadering. Deze beleefdheid is nuttig, vooral tijdens lange vergaderingen, wanneer mensen uitgedroogd of hongerig kunnen raken en een energieboost nodig hebben om zich volledig betrokken te voelen.
• Test de technologie: If you’re using technology of any description, test it out first. Preferably have a backup for each piece of software you’re using as well.

Virtuele gemeentehuisvergadering Tips

• Zorg voor een goede verbinding – You don’t want your speech to be interrupted by a bad network connection. It frustrates your stakeholders and you lose points when it comes to professionalism.
• Kies een betrouwbaar belplatform – This one is a no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Your choice. Just make sure it is something that most people can access and download without a premium fee.
• Record the meeting – Some participants may not be able to attend at the scheduled time, so going virtual is a plus. Make sure to record your screen during the meeting so people can watch it later.

💡 Krijg meer tips over hoe host je de beste online Q&A voor je publiek!

Veelgestelde Vragen / FAQ