Wat is digitale onboarding? | 10 handige stappen om het te laten werken

We bevinden ons in een periode waarin digitale communicatie een steeds meer gevraagde optie is, en ondanks het verlangen naar menselijke interactie, heeft dit enkele positieve resultaten opgeleverd.

One of these was the improvement in companies’ digital capabilities, as they were compelled to transition their operations online and maintain efficiency.

Hoewel persoonlijke interacties nog steeds bovenaan de lijst staan, is digitale onboarding vanwege het gemak voor veel organisaties een gangbare praktijk gebleven.

Wat is digitale onboarding? What are its functions? Why it could be a suitable choice for your business? Let’s explore this in this article.

Ropgetogen: Onboarding proces Voorbeelden

Inhoudsopgave

• Wat is digitale onboarding?
• Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?
• Hoe creëer je een virtuele onboarding?
• Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?
• Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?
• Digitale onboardingplatforms om uit te checken
• Tot slot
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Tips voor een betere betrokkenheid

Wat is digitale onboarding?

Wilt u versnellen hoe u nieuwe klanten, klanten of gebruikers binnenhaalt? Dan is digitale onboarding de juiste keuze.

Digitale onboarding betekent het benutten van de kracht van technologie om mensen online welkom te heten bij uw product of dienst.

In plaats van lange papieren formulieren en face-to-face ontmoetingen, kunnen nieuwe gebruikers het hele onboardingproces vanaf hun luie stoel en met elk apparaat voltooien.

Het gaat om identiteitsverificatie zoals gezichtsscanning met de frontcamera, spraakherkenning of biometrische vingerafdrukken.

De klanten moeten ook hun persoonlijke gegevens vrijgeven met behulp van hun overheids-ID, paspoort of telefoonnummer.

Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?

Remote onboarding provides several benefits to both the clients and the organisations. Let’s check out what they are:

Voor de klanten

• Faster experience – Clients can complete onboarding tasks quickly and easily through digital forms and documents.

• Convenience – Clients can complete onboarding anytime, anywhere from any device. This eliminates the need to adhere to office hours and ensures a hassle-free experience.

• Familiar technology – Most clients are already comfortable using digital tools and the internet, so the process feels familiar and intuitive.

• Personalised experience – Digital tools can tailor the onboarding experience based on the client’s specific needs and role.

• Less hassle – Clients do not have to deal with printing, signing and submitting physical documents. All relevant onboarding information is organised and accessible in one online portal.

Zie ook: Onboardingproces van klanten

Voor de organisaties

• Increased efficiency – Digital onboarding streamlines and automates tasks, saving time and resources.

• Reduced costs – By eliminating the need for paper, printing, mailing, and in-person meetings, costs can be significantly reduced.

• Higher completion rates – Digital forms ensure all required fields are completed, reducing errors and incomplete onboarding.

• Improved compliance – Digital tools can automate compliance-related tasks, meet KYC, CDD and AML obligations for certain countries that the company operates in, and provide audit trails.

• Better data access – All client data is captured and stored in centralised systems for easy access and reporting.

• Improved tracking – Tasks and documents can be automatically tracked to ensure everything is completed on time.

• Analytics – Digital tools provide analytics to identify bottlenecks, improve processes and measure client satisfaction.

Hoe creëer je een virtuele onboarding?

Deze stappen geven u een goed overzicht van hoe u een effectieve virtuele onboarding-oplossing voor uw klanten plant en uitvoert:

#1 – Define goals and scope. Bepaal wat je wilt bereiken met digitale onboarding voor klanten, zoals snelheid, gemak, lagere kosten etc. Maak duidelijk wat er moet gebeuren tijdens de onboarding.

#2 – Gather documents and forms. Verzamel alle relevante klantovereenkomsten, vragenlijsten, toestemmingsformulieren, beleid, etc. die moeten worden ingevuld tijdens onboarding.

#3 – Create online forms. Zet papieren formulieren om in bewerkbare digitale formulieren die klanten online kunnen invullen. Zorg ervoor dat alle verplichte velden duidelijk gemarkeerd zijn.

#4 – Design onboarding portal. Bouw een intuïtieve portal waar klanten toegang hebben tot onboarding-informatie, documenten en formulieren. De portal moet een eenvoudige navigatie hebben en klanten bij elke stap begeleiden.

#5 – Include e-signatures. Integreer een oplossing voor elektronische handtekeningen zodat klanten vereiste documenten digitaal kunnen ondertekenen tijdens onboarding. Dit elimineert de noodzaak om documenten af ​​te drukken en te verzenden.

#6 – Automate tasks and workflows. Gebruik automatisering om vervolgtaken te starten, documenten naar klanten te sturen en hen te vragen openstaande punten op hun checklist af te ronden.

#7 – Enable identity verification. Implement verification tools to confirm clients’ identities digitally during onboarding to ensure security and compliance.

#8 – Provide 24/7 access and support. Zorg ervoor dat klanten de onboarding op elk moment en vanaf elk apparaat kunnen voltooien. Zorg ook voor ondersteuning als klanten vragen of problemen hebben.

#9 – Gather feedback. Stuur klanten na onboarding een enquête om feedback te verzamelen over hoe de digitale ervaring kan worden verbeterd. Maak iteraties op basis van deze input.

#10 – Communicate changes clearly. Leg vooraf aan klanten uit hoe het digitale onboardingproces in zijn werk gaat. Zorg indien nodig voor begeleidingsmateriaal en trainingsvideo's.

Hoewel elke organisatie een specifieke behoefte kan hebben, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de juiste formulieren/documenten worden verzameld, een intuïtief portaal en workflows worden ontworpen, en dat klanten de nodige ondersteuning krijgen om onboarding-taken efficiënt uit te voeren.

Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?

Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?

Lots of companies are using digital onboarding now, which is a way for new employees or customers to get started without all the paperwork and waiting around. It’s easier for everyone involved and saves time too!

• Financial services – Banks, mortgage lenders, insurance companies, and investment firms use digital onboarding for new account opening and client credentialing. This includes collecting KYC (ken uw klant) informatie, het verifiëren van identiteiten en het ondertekenen van elektronische overeenkomsten.

• Healthcare providers – Hospitals, clinics and health networks use digital portals to onboard new patients. This involves collecting demographic and insurance information, medical history and consent forms. Digital tools streamline this process.

• eCommerce companies – Many online retailers use digital systems to quickly onboard new customers. This includes creating customer profiles, setting up accounts, offering digital coupons/promotions and providing order tracking details.

• Telecommunications – Cell phone, internet and cable companies often have digital onboarding portals for new subscribers. Customers can review plans, enter account and billing info, and manage service options online.

• Travel and hospitality companies – Airlines, hotels and vacation rental management companies employ digital solutions for onboarding new guests and customers. This includes making reservations, completing profiles, signing waivers and submitting payment information.

• Education institutions – Schools, colleges and training companies utilise digital portals for student and learner onboarding. Students can apply online, submit documents, register for classes, set up payment plans and sign enrollment agreements digitally.

Kortom, organisaties die nieuwe klanten, cliënten, patiënten, studenten of abonnees binnenhalen, kunnen digitale hulpmiddelen gebruiken om het proces te vereenvoudigen. De voordelen van hogere snelheid, verhoogde efficiëntie en lagere kosten die digitale onboarding van werknemers biedt, gelden ook voor onboarding van klanten.

Check out: Projectplanningsproces en Projectevaluatieproces

Digitale onboardingplatforms om uit te checken

Een digitaal platform voor het onboarden van nieuwe medewerkers moet intuïtief, gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk zijn en geïntegreerd worden met de bestaande workflow. Met dat in gedachten zijn hier onze aanbevelingen voor reguliere digitale onboardingplatforms waar bedrijven dol op zijn:

• BambooHR – Full suite HRIS with strong onboarding tools like checklists, signatures, documents etc. Integrates tightly with HR processes.
• Lessonly – Specializes in compliance and soft skills training during onboarding. Offers engaging video lessons and mobile accessibility.
• UltiPro – Large platform for HR, payroll and benefits administration. The onboarding module automates paperwork and signoffs.
• Workday – Powerful cloud HCM system for HR, payroll, and benefits. The onboarding kit has screening docs, and social features for new hires.
• Greenhouse – Recruiting software with onboarding tools like offer acceptance, reference checks and new hire surveys.
• Coupa – Source-to-pay platform includes an Onboard module for paperless HR tasks and directing new hire work.
• ZipRecruiter – Beyond job posting, its Onboard solution aims to retain new hires with checklists, mentoring and feedback.
• Sapling – Specialized onboarding and engagement platform designed to be highly intuitive for new hires.
• AhaDia's – An interactive presentation platform that makes training less boring through fun and easy-to-use live polls, quizzes, Q&A features and many more.

Tot slot

Met digitale onboardingtools en -processen kunnen bedrijven de nieuwe klantervaring stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Van het openen van nieuwe bankrekeningen tot aanmeldingen voor e-commerce tot portals voor patiëntgezondheid, digitale formulieren, e-handtekeningen en documentuploads worden de norm voor de meeste onboarding van klanten.

Onboard uw medewerkers met AhaDia's.

Maak ze vertrouwd met alles met een leuke en boeiende presentatie. We hebben onboarding-sjablonen om u op weg te helpen🎉

Veelgestelde Vragen / FAQ