Wat is digitale onboarding? | 10 handige stappen om het te laten werken

We bevinden ons in een periode waarin digitale communicatie een steeds meer gevraagde optie is, en ondanks het verlangen naar menselijke interactie, heeft dit enkele positieve resultaten opgeleverd.

Eén daarvan was de verbetering van de digitale mogelijkheden van bedrijven, omdat ze hun activiteiten online moesten uitvoeren en efficiënt moesten blijven.

Hoewel persoonlijke interacties nog steeds bovenaan de lijst staan, is digitale onboarding vanwege het gemak voor veel organisaties een gangbare praktijk gebleven.

Wat is digitale onboarding ? Wat zijn de functies ervan? Waarom zou het een geschikte keuze kunnen zijn voor uw bedrijf? Laten we dat in dit artikel eens nader bekijken.

Gerelateerd : Voorbeelden van onboardingprocessen

Inhoudsopgave

• Wat is digitale onboarding?
• Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?
• Hoe creëer je een virtuele onboarding?
• Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?
• Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?
• Digitale onboardingplatforms om uit te checken
• Tot slot
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Tips voor een betere betrokkenheid

Wat is digitale onboarding?

Wilt u versnellen hoe u nieuwe klanten, klanten of gebruikers binnenhaalt? Dan is digitale onboarding de juiste keuze.

Digitale onboarding betekent het benutten van de kracht van technologie om mensen online welkom te heten bij uw product of dienst.

In plaats van lange papieren formulieren en face-to-face ontmoetingen, kunnen nieuwe gebruikers het hele onboardingproces vanaf hun luie stoel en met elk apparaat voltooien.

Het gaat om identiteitsverificatie zoals gezichtsscanning met de frontcamera, spraakherkenning of biometrische vingerafdrukken.

De klanten moeten ook hun persoonlijke gegevens vrijgeven met behulp van hun overheids-ID, paspoort of telefoonnummer.

Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?

Onboarding op afstand biedt verschillende voordelen voor zowel de klant als de organisatie. Laten we eens kijken wat die voordelen zijn:

Voor de klanten

• Snellere ervaring – Klanten kunnen onboardingtaken snel en eenvoudig voltooien via digitale formulieren en documenten.

• Gemak – Klanten kunnen de onboarding altijd en overal voltooien, vanaf elk apparaat. Dit elimineert de noodzaak om kantooruren te respecteren en zorgt voor een zorgeloze ervaring.

• Vertrouwde technologie – De meeste cliënten zijn al vertrouwd met het gebruik van digitale hulpmiddelen en het internet, waardoor het proces vertrouwd en intuïtief aanvoelt.

• Gepersonaliseerde ervaring – Digitale hulpmiddelen kunnen de onboarding-ervaring afstemmen op de specifieke behoeften en rol van de klant.

• Minder gedoe – Klanten hoeven zich niet bezig te houden met het printen, ondertekenen en indienen van fysieke documenten. Alle relevante onboardinginformatie is georganiseerd en toegankelijk in één online portaal.

Gerelateerd: Klantonboardingproces

Voor de organisaties

• Verhoogde efficiëntie – Digitale onboarding stroomlijnt en automatiseert taken, waardoor tijd en middelen worden bespaard.

• Lagere kosten – Door de noodzaak voor papier, printen, post en persoonlijke vergaderingen te elimineren, kunnen de kosten aanzienlijk worden verlaagd.

• Hogere voltooiingspercentages – Digitale formulieren zorgen ervoor dat alle vereiste velden worden ingevuld, waardoor fouten en onvolledige onboarding worden verminderd.

• Verbeterde naleving – Digitale tools kunnen nalevingstaken automatiseren, voldoen aan KYC-, CDD- en AML-verplichtingen voor bepaalde landen waarin het bedrijf actief is, en audit trails bieden.

• Betere toegang tot gegevens – Alle klantgegevens worden vastgelegd en opgeslagen in gecentraliseerde systemen voor eenvoudige toegang en rapportage.

• Verbeterde tracking – Taken en documenten kunnen automatisch worden gevolgd om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt voltooid.

• Analytics – Digitale hulpmiddelen bieden analyses waarmee u knelpunten kunt identificeren, processen kunt verbeteren en de klanttevredenheid kunt meten.

Hoe creëer je een virtuele onboarding?

Deze stappen geven u een goed overzicht van hoe u een effectieve virtuele onboarding-oplossing voor uw klanten plant en uitvoert:

#1 – Definieer doelen en reikwijdte . Bepaal wat u wilt bereiken met digitale onboarding voor klanten, zoals snelheid, gemak, lagere kosten, enz. Verduidelijk wat er tijdens de onboarding moet worden voltooid.

#2 – Verzamel documenten en formulieren . Verzamel alle relevante klantovereenkomsten, vragenlijsten, toestemmingsformulieren, beleidsdocumenten, enz. die tijdens de onboarding moeten worden ingevuld.

#3 – Maak online formulieren. Zet papieren formulieren om in bewerkbare digitale formulieren die klanten online kunnen invullen. Zorg ervoor dat alle verplichte velden duidelijk zijn gemarkeerd.

#4 – Ontwerp een onboardingportaal. Bouw een intuïtief portaal waar klanten toegang hebben tot onboardinginformatie, documenten en formulieren. Het portaal moet een eenvoudige navigatie hebben en klanten door elke stap leiden.

#5 – Voeg elektronische handtekeningen toe. Integreer een oplossing voor elektronische handtekeningen, zodat klanten tijdens het onboardingproces de benodigde documenten digitaal kunnen ondertekenen. Dit maakt het printen en versturen van documenten overbodig.

#6 – Automatiseer taken en workflows. Gebruik automatisering om vervolgtaken te activeren, documenten naar klanten te sturen en hen eraan te herinneren openstaande punten op hun checklist af te ronden.

#7 – Schakel identiteitsverificatie in. Implementeer verificatietools om de identiteit van klanten digitaal te bevestigen tijdens het onboardingproces, om zo de veiligheid en naleving van de regelgeving te waarborgen.

#8 – Bied 24/7 toegang en ondersteuning. Zorg ervoor dat klanten de onboarding op elk moment en vanaf elk apparaat kunnen voltooien. Zorg er ook voor dat er ondersteuning beschikbaar is voor het geval klanten vragen of problemen hebben.

#9 – Verzamel feedback. Stuur klanten na de onboarding een enquête om feedback te verzamelen over hoe de digitale ervaring verbeterd kan worden. Voer iteraties uit op basis van deze input.

#10 – Communiceer wijzigingen duidelijk. Leg klanten van tevoren uit hoe het digitale onboardingproces zal werken. Bied indien nodig handleidingen en trainingsvideo's aan.

Hoewel elke organisatie een specifieke behoefte kan hebben, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de juiste formulieren/documenten worden verzameld, een intuïtief portaal en workflows worden ontworpen, en dat klanten de nodige ondersteuning krijgen om onboarding-taken efficiënt uit te voeren.

Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?

Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?

Veel bedrijven maken nu gebruik van digitale onboarding, een manier voor nieuwe medewerkers of klanten om aan de slag te gaan zonder al het papierwerk en wachten. Het is makkelijker voor iedereen en bespaart ook nog eens tijd!

• Financiële dienstverlening – Banken, hypotheekverstrekkers, verzekeringsmaatschappijen en beleggingsondernemingen gebruiken digitale onboarding voor het openen van nieuwe rekeningen en het verifiëren van klantgegevens. Dit omvat het verzamelen van KYC- informatie (Know Your Customer), het verifiëren van identiteiten en het elektronisch ondertekenen van overeenkomsten.

• Zorgverleners – Ziekenhuizen, klinieken en zorgnetwerken gebruiken digitale portalen om nieuwe patiënten te registreren. Dit omvat het verzamelen van demografische gegevens, verzekeringsgegevens, medische voorgeschiedenis en toestemmingsformulieren. Digitale tools stroomlijnen dit proces.

• E-commercebedrijven – Veel online retailers gebruiken digitale systemen om snel nieuwe klanten te werven. Dit omvat het aanmaken van klantprofielen, het opzetten van accounts, het aanbieden van digitale kortingsbonnen/acties en het verstrekken van ordertrackinggegevens.

• Telecommunicatie – Mobiele telefoon-, internet- en kabelaanbieders hebben vaak digitale onboardingportals voor nieuwe abonnees. Klanten kunnen online abonnementen bekijken, account- en factuurgegevens invoeren en serviceopties beheren.

• Reis- en horecabedrijven – Luchtvaartmaatschappijen, hotels en verhuurders van vakantiewoningen gebruiken digitale oplossingen voor het onboarden van nieuwe gasten en klanten. Dit omvat het maken van reserveringen, het invullen van profielen, het ondertekenen van verklaringen van afstand en het indienen van betalingsgegevens.

• Onderwijsinstellingen – Scholen, hogescholen en opleidingsbedrijven maken gebruik van digitale portalen voor de onboarding van studenten en cursisten. Studenten kunnen zich online aanmelden, documenten indienen, zich inschrijven voor lessen, betalingsplannen opstellen en inschrijvingsovereenkomsten digitaal ondertekenen.

Kortom, organisaties die nieuwe klanten, cliënten, patiënten, studenten of abonnees binnenhalen, kunnen digitale hulpmiddelen gebruiken om het proces te vereenvoudigen. De voordelen van hogere snelheid, verhoogde efficiëntie en lagere kosten die digitale onboarding van werknemers biedt, gelden ook voor onboarding van klanten.

Bekijk ook: het projectplanningsproces en het projectevaluatieproces.

Digitale onboardingplatforms om uit te checken

Een digitaal platform voor het onboarden van nieuwe medewerkers moet intuïtief, gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk zijn en geïntegreerd worden met de bestaande workflow. Met dat in gedachten zijn hier onze aanbevelingen voor reguliere digitale onboardingplatforms waar bedrijven dol op zijn:

• BambooHR – Complete HRIS-suite met krachtige onboardingtools zoals checklists, handtekeningen, documenten etc. Integreert nauw met HR-processen.
• Lessonly – Gespecialiseerd in compliance- en soft skills-trainingen tijdens onboarding. Biedt boeiende videolessen en is toegankelijk voor mobiele apparaten.
• UltiPro – Groot platform voor HR-, salaris- en benefitadministratie. De onboardingmodule automatiseert papierwerk en ondertekening.
• Workday – Krachtig cloud HCM-systeem voor HR, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. De onboardingkit bevat screeningdocumenten en sociale functies voor nieuwe medewerkers.
• Greenhouse – Wervingssoftware met onboardingtools zoals aanbodacceptatie, referentiechecks en enquêtes voor nieuwe medewerkers.
• Coupa – Source-to-pay-platform omvat een Onboard-module voor papierloze HR-taken en het aansturen van nieuwe medewerkers.
• ZipRecruiter – Naast het plaatsen van vacatures is de Onboard-oplossing gericht op het behouden van nieuwe medewerkers met behulp van checklists, mentoring en feedback.
• Sapling – Gespecialiseerd onboarding- en engagementplatform dat zeer intuïtief is ontworpen voor nieuwe medewerkers.
• AhaDia's – Een interactief presentatieplatform dat trainingen minder saai maakt door middel van leuke en gebruiksvriendelijke live polls, quizzen, vraag-en-antwoordfuncties en nog veel meer.

Tot slot

Met digitale onboardingtools en -processen kunnen bedrijven de nieuwe klantervaring stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Van het openen van nieuwe bankrekeningen tot aanmeldingen voor e-commerce tot portals voor patiëntgezondheid, digitale formulieren, e-handtekeningen en documentuploads worden de norm voor de meeste onboarding van klanten.

Train je medewerkers met AhaSlides.

Maak ze vertrouwd met alles met een leuke en boeiende presentatie. We hebben onboarding-sjablonen om u op weg te helpen🎉

Veelgestelde Vragen / FAQ