Nail Project Kickoff Meeting Flyer i 8 trinn (+Gratis mal!)

Selv de mest disiplinerte selskapene der ute kan noen ganger føle at prosjektene deres går på avveie. Som oftest er problemet et forberedelsesproblem . Løsningen? Et godt strukturert og fullt interaktivt prosjektoppstartsmøte!

Mer enn bare pomp og prakt, et godt gjennomført oppstartsmøte kan virkelig få noe vakkert i gang. Her er 8 trinn for å holde et oppstartsmøte for prosjektet som bygger begeistring og får alle på samme bølgelengde.

Oppstartstid!

Hva er et prosjekt Kickoff-møte?
Hvorfor er Project Kickoff-møter så viktige?
8 trinn til et Kickass-prosjekt Kickoff-møte
Prosjekt Kickoff Meeting Agenda Mal

Møtetips å huske

Du må ha en agenda for kickoff møte på forhånd. Det er veldig viktig å sende tidlig prosjekt kickoff-e-post! Så la oss ta en titt på noen eksempler på startmøteagenda!

Kickoff-økten skal være kort og konsist, med mange spill og aktiviteter, siden det er da AhaSlides kommer veldig godt med! Sjekk ut flere tips med oss som nedenfor:

Alternativ tekst

Kick-Start samtalen.

Få verdifulle innspill fra teamet ditt og kundene under prosjektstartmøtet. Bruk direkte avstemning, spørsmål og svar og verktøy for utveksling av ideer med denne gratis malen!

🚀 Se malen

Hva er et prosjekt Kickoff-møte?

Som det står på boksen, er et prosjektoppstartsmøte et møte der du kickstarter prosjektet ditt.

Vanligvis er et prosjekt kickoff møte det første møtet mellom klienten som har bestilt et prosjekt og selskapet som skal bringe det til live. Begge sider vil sette seg ned sammen og diskutere grunnlaget for prosjektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé helt til realisering.

Generelt sett finnes det to typer oppstartsmøter man bør være oppmerksom på:

Eksternt prosjekt Kickoff - Et utviklingsteam setter seg ned med noen fra utenfor selskapet, som en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbeidsprosjekt.
Intern PKM - Et lag fra innenfor selskapet setter seg sammen og diskuterer planen for et nytt internt prosjekt.

Selv om begge disse typene kan ha forskjellige utfall, er prosedyren stort sett den samme. Det er i hovedsak ingen del av en ekstern prosjektstart som ikke er en del av en intern prosjektstart – den eneste forskjellen vil være hvem du holder den for.

Mer engasjement med samlingene dine

Hvorfor er Project Kickoff-møter så viktige?

Formålet med Kickoff Meetings skal være høyt og tydelig! Det kan virke enkelt nok å sparke i gang et prosjekt bare ved å tildele en haug med oppgaver til de rette personene, spesielt på dagens Kanban-styrebesatte arbeidsplass. Dette kan imidlertid føre til at lag stadig mister veien.

Husk at bare fordi dere er på samme side, betyr det ikke at dere er på samme bølgelengde.

I kjernen av et prosjektoppstartsmøte er det en ærlig og åpen dialog mellom en klient og et team. Det er ikke en rekke kunngjøringer om hvordan prosjektet skal fungere, men en samtale om planer, forventninger og mål som er kommet frem gjennom uhemmet debatt.

Her er noen av fordelene ved å holde et prosjektstartmøte:

Det får alle forberedt - “Gi meg seks timer til å hugge et tre, så bruker jeg de fire første på å slipe øksen”. Hvis Abraham Lincoln levde i dag, kan du være sikker på at han ville tilbringe de første 4 av 6 prosjektidene i et prosjektstartmøte. Det er fordi disse møtene inneholder alle de nødvendige trinnene for å få ethvert prosjekt av på høyre fot.
Det involverer alle sentrale aktører - Kickoff-møter kan ikke komme i gang med mindre alle er der: ledere, teamledere, klienter og alle andre som har en andel i prosjektet. Det er så lett å miste oversikten over hvem som har ansvaret for hva uten klarheten i et kickoff-møte for å finne ut av det hele.
det er åpen og samarbeidende – Som vi sa, prosjekt kickoff-møter er debatter. De beste engasjerer seg alle deltakere og få de beste ideene ut av alle.

Mer engasjement med samlingene dine

8 trinn til et Kickass-prosjekt Kickoff-møte

Så, hva er egentlig inkludert i agendaen for et prosjektoppstartsmøte? Vi har snevret det inn til de åtte trinnene nedenfor, men du bør alltid huske at det ikke finnes noen fast meny for denne typen møte.

Bruk disse åtte trinnene som en veiledning, men glem aldri at den endelige agendaen ligger hos deg!

Trinn 1 - Introduksjoner og isbrytere

Naturligvis er den eneste måten å starte et kickoff-møte på ved å gjøre deltakerne kjent med hverandre. Uansett lengden eller omfanget av prosjektet ditt, må kunder og teammedlemmer være på fornavn med hverandre før de kan jobbe effektivt sammen.

Selv om en enkel introduksjon av typen «gå rundt bordet» er nok til å gjøre folk kjent med navn, kan en isbryter legge til et nytt lag med personlighet og lette opp stemningen før prosjektet starter.

Prøv denne: Spinn hjulet 🎡

Legg ut noen enkle introduksjonsemner på et spinnerhjul , og få deretter hvert teammedlem til å snurre det og svare på hvilket som helst emne hjulet lander på. Morsomme spørsmål oppfordres, men sørg for å holde det mer eller mindre profesjonelt!

Et spinnerhjul som skal brukes som isbryter.

Vil du ha mer av dette? 💡 Vi har 10 isbrytere for ethvert møte her.

Trinn 2 - Prosjektbakgrunn

Med formalitetene og festlighetene ute av veien, er det på tide å sparke i gang med å sparke i gang den steinkalde virksomheten. For å starte møtet på en vellykket måte, bør du ha en klar agenda for oppstartsmøtet!

Som alle gode historier gjør, er det best å begynne helt fra begynnelsen. Skisser all korrespondanse mellom deg og kundene dine, slik at alle involverte i prosjektet er fullstendig oppdatert på hva som har skjedd så langt.

Dette kan være skjermbilder av e-post, tekster, referater fra tidligere møter eller andre ressurser som legger til noen form for kontekst for din bedrift og din klient. Gjør det enkelt for alle å visualisere ved å lage en tidslinje.

Trinn 3 - Prosjektbehov

I tillegg til bakgrunnen for korrespondansen, bør du dykke dypt ned i detaljene om hvorfor dette prosjektet i utgangspunktet startes.

Dette er et avgjørende trinn da det gir en klar oversikt over smertepunktene som prosjektet ønsker å løse, noe som både lag og klienter har til å være i forkant av hodet til enhver tid.

Protip ????

Faser som dette er modne for diskusjon. Be kundene dine og teamet ditt om å legge frem ideene sine om hvorfor de tror dette prosjektet ble uttenkt.

Hvis det er aktuelt, bør du alltid prøve å kanalisere kundens stemme i denne delen. Samarbeid med klienten for å finne eksempler fra den virkelige verden på forbrukere som nevner smertepunkter som prosjektet ditt prøver å fikse. Meningene deres bør forme hvordan teamet ditt nærmer seg prosjektet.

Trinn 4 - Prosjektmål

Så du har sett tilbake på prosjektets fortid , nå er det på tide å se fremover.

Å ha direkte mål og en klar definisjon av suksess for prosjektet ditt, vil virkelig hjelpe teamet ditt til å jobbe mot det. Ikke bare det, det vil vise klienten din at du er seriøs om arbeidet og har lignende høye innsatser i hvordan det går.

Spør deltakerne på kickoff-møtet «Hvordan vil suksess se ut?» Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshet?

Uansett mål, bør det alltid være ...

Oppnåelig - Ikke stram dere. Kjenn dine grenser og kom med et mål du faktisk har en sjanse til å oppnå.
Målbar - Forbedre målet ditt med data. Sikt etter et spesifikt nummer og følg fremgangen din mot det.
Tidsbestemt - Gi deg selv en sluttdato. Gjør alt du kan for å nå målene dine før fristen.

Trinn 5 - Arbeidserklæringen

En arbeidsomfangsbeskrivelse (SoW) er et dypt dykk i detaljene i prosjektet og hvordan det skal gjennomføres, og det er hovedtemaet på agendaen for oppstartsmøtet, og det bør få mest oppmerksomhet.

Ta en titt på denne infografikken om hva du skal inkludere i arbeidserklæringen din:

Infographic som forklarer de 6 små trinnene som er involvert i kunngjøringen av en arbeidserklæring på et prosjekt kickoff-møte.

Husk at arbeidsbeskrivelsen ikke handler like mye om diskusjon som resten av agendaen for prosjektets oppstartsmøte. Dette er egentlig tiden for en prosjektleder å legge frem handlingsplanen for det kommende prosjektet, og deretter spare diskusjonen til neste punkt på møtet.

Akkurat som resten av oppstartsmøtet, er arbeidsbeskrivelsen din svært variabel . Detaljene i arbeidsbeskrivelsen vil alltid avhenge av prosjektets kompleksitet, teamets størrelse, de involverte delene osv.

Vil du vite mer? 💡 Sjekk ut denne omfattende artikkelen om hvordan du utarbeider en arbeidsplan.

Trinn 6 - Spørsmål og svar-seksjon

Selv om du kanskje føler deg tvunget til å vente med spørsmål og svar-delen til slutten, anbefaler vi faktisk at du holder den rett etter arbeidsbeskrivelsen din.

Et slikt biffig segment vil sikkert gi opphav til spørsmål fra både klienten og teamet ditt. Da hoveddelen av møtet er så fersk i alles sinn, er det best å slå mens jernet er varmt.

Bruk av interaktiv presentasjonsprogramvare for å være vert for spørsmål og svar kan bidra til å holde alt tikkende jevnt, spesielt hvis prosjektets kickoffmøte har et høyt fremmøtetall ...

det er organisert - Spørsmål er ordnet etter popularitet (gjennom oppstemmer) eller etter tid og kan merkes som 'besvart' eller festet til toppen.
det er moderert - Spørsmål kan godkjennes og avvises før de vises på skjermen.
det er anonym - Spørsmål kan sendes anonymt, noe som betyr at alle har en stemme.

Trinn 7 - Potensielle problemer

Som vi sa tidligere, handler et oppstartsmøte for prosjektet om å være så åpen og ærlig som mulig. Det er slik du bygger tillit med klienten din fra starten av.

For det formål er det best å diskutere potensielle problemer som prosjektet kan møte underveis. Ingen ber deg om å forutsi fremtiden her, bare for å komme opp med en foreløpig liste over barrierer du kan komme i.

Ettersom du, teamet ditt og klienten din vil nærme seg dette prosjektet med ulike innsatser, er det ideelt å få alle involvert i diskusjonen om det potensielle problemet.

Trinn 8 - Innsjekking

Å sjekke inn med klienten regelmessig er en annen måte å styrke tilliten mellom begge parter. På oppstartsmøtet for prosjektet har du noen spørsmål å ta opp om hva, når, hvem og hvordan disse innsjekkingene skal skje.

Innsjekking er en fin balansegang mellom åpenhet og innsats . Selv om det er fint å være så åpen og transparent som mulig, må du håndtere dette innenfor rammen av hvor tilgjengelig du faktisk vil være for å være åpen og transparent.

Forsikre deg om at du har svar på disse spørsmålene før møteslutt:

Hva? - Nøyaktig i hvilke detaljer trenger klienten oppdatering? Trenger de å vite om alle små detaljene i fremgangen, eller er det bare de store tegnene som betyr noe?
Når? - Hvor ofte skal teamet ditt oppdatere klienten din? Skal de videreformidle det de har gjort hver dag, eller bare oppsummere det de har klart på slutten av uken?
Hvem? - Hvilket teammedlem vil være den som har kontakt med klienten? Vil det være et medlem av hvert team, på hvert trinn, eller bare en entallskorrespondent gjennom hele prosjektet?
Hvordan? - Etter hvilken metode skal klienten og korrespondenten holde kontakten? Vanlig videosamtale, e-post eller kontinuerlig oppdatert live-dokument?

Som tilfellet er med de fleste punktene på agendaen for et prosjektoppstartsmøte, er det best å diskutere dem åpent. For et stort team og en stor gruppe kunder kan det være enklere å gjennomføre en live-avstemning for å redusere alternativene og etablere den beste mulige innsjekkingsformelen.

Vil du vite mer? 💡 Sjekk ut noen gode fremgangsmåter for å sjekke inn med kundene dine.

Spørre effektivt med AhaSlides

Prosjekt Kickoff Meeting Agenda Mal

Med det ekspertplanlagte kickoff-møtet som bare venter på å imponere noen i styrerommet, kan den siste finpussen være litt samhandling for å få det hele på plass.

Visste du at bare 29 % av bedrifter føler seg tilknyttet kundene sine ( Gallup )? Frakobling er en epidemi på B2B-nivå, og det kan føre til at kickoff-møter føles som en flat og uinspirerende prosess gjennom formalitetene.

Å engasjere dine kunder og team gjennom interaktive lysbilder kan virkelig øke deltakelsen og øke oppmerksomhetsspennene.

AhaSlides har en arsenal av verktøy inkludert live meningsmålinger, spørsmål og svar og brainstorming av lysbilder, og til og med live quizer og spill for å tenne prosjektet ditt på riktig måte.

Klikk nedenfor for å hente en gratis mal uten nedlasting for kickoffmøtet ditt. Endre alt du vil og presentere det uten kostnad!

Ta tak i malen

Klikk nedenfor for å opprette en gratis AhaSlides-konto og begynne å lage dine egne engasjerende møter gjennom interaktivitet!

Lag din egen

Tags: Forretningsmøte