Twoje serce bije szybciej, gdy wyobrażasz sobie najgorsze scenariusze:
❗️Mówca zachoruje na kilka minut przed wejściem na scenę.
❗️Twój lokal nagle traci prąd w dniu imprezy.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.Męczące myśli nie pozwalają ci zasnąć w nocy.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
Prosty lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
Spis treści
- O platformie
- Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- Takeaways
- Często zadawane pytania
O platformie
| Co to jest ryzyko zdarzenia? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Przykłady ryzyka zdarzenia? | Ekstremalne warunki pogodowe, bezpieczeństwo żywności, pożar, zakłócenia, zagrożenia bezpieczeństwa, ryzyko finansowe,… |
Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?
Zarządzanie ryzykiem zdarzeń obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń lub problemów, które mogą zagrozić wydarzeniu, a następnie wdrożenie procesów i środków ostrożności w celu ograniczenia tych zagrożeń. Pomaga to organizatorom wydarzeń w przygotowaniu planów awaryjnych w celu zminimalizowania zakłóceń i szybkiego powrotu do zdrowia w przypadku wystąpienia problemów. Wykorzystywana jest również lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń, aby upewnić się, że każde potencjalne zagrożenie zostało pokonane.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Zidentyfikuj ryzyko – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a narzędzie do burzy mózgów aby idee pozostały nienaruszone.
Potrzebujesz nowych sposobów na burzę mózgów?
Użyj narzędzia do burzy mózgów w AhaSlides, aby wygenerować więcej pomysłów w pracy i podczas organizacji wydarzeń!
🚀 Zarejestruj się za darmo☁️
Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania
Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń
Jakie są ogólne punkty, które musi uwzględnić lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń? Poszukaj inspiracji, korzystając z poniższych przykładowych list kontrolnych ryzyka zdarzeń.
#1 – Venue
☐ Umowa podpisana
☐ Uzyskane zezwolenia i licencje
☐ Potwierdzono plan piętra i ustawienia
☐ Określenie wymagań gastronomicznych i technicznych
☐ Miejsce rezerwowe zidentyfikowane i w gotowości
#2 – Weather
☐ Plan monitorowania i powiadamiania o trudnych warunkach pogodowych
☐ W razie potrzeby dostępny namiot lub inne schronienie
☐ Ustalenia dotyczące przeniesienia wydarzenia do budynku w razie potrzeby
#3 – Technology
☐ Przetestowano sprzęt A/V i inny sprzęt techniczny
☐ Uzyskane dane kontaktowe wsparcia IT
☐ Wydruki papierowe materiałów dostępnych jako kopia zapasowa
☐ Plan awaryjny na wypadek przerwy w dostawie prądu lub internetu
#4 – Medical/Safety
☐ Dostępne apteczki pierwszej pomocy i AED
☐ Wyraźnie oznakowane wyjścia awaryjne
☐ Personel przeszkolony w zakresie procedur awaryjnych
☐ Informacje kontaktowe policji/ochrony pod ręką
#5 – Speakers
☐ Bios i zdjęcia otrzymane
☐ Wybrano alternatywne głośniki jako rezerwowe
☐ Ogłoszono plan awaryjny mówców
#6 – Attendance
☐ Minimalny próg frekwencji potwierdzony
☐ Zasady anulowania przekazane
☐ Obowiązuje plan zwrotu kosztów w przypadku odwołania wydarzenia
#7 – Insurance
☐ Obowiązująca polisa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
☐ Uzyskany certyfikat ubezpieczenia
#8 – Documentation
☐ Kopie umów, zezwoleń i licencji
☐ Dane kontaktowe wszystkich sprzedawców i dostawców
☐ Program imprezy, porządek obrad i/lub trasa
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Role przypisane pracownikom i wolontariuszom
☐ Kopie zapasowe dostępne do wypełnienia w przypadku niestawienia się
☐ Ukończono szkolenie w zakresie procedur awaryjnych i planów awaryjnych
#10 – Food and Beverage
☐ Miej dostępne kopie zapasowe wszelkich łatwo psujących się materiałów
☐ Alternatywne opcje wyżywienia przygotowane w przypadku opóźnionego/nieprawidłowego zamówienia/gości z alergiami
☐ Dostępne są dodatkowe produkty papierowe, sztućce i zastawa stołowa
#11 – Waste and Recycling
☐ Rozdano kosze na śmieci i pojemniki do recyklingu
☐ Role przypisane do zbierania śmieci w trakcie i po imprezie
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Członek personelu wyznaczony do rozpatrywania skarg uczestników
☐ Protokół rozwiązywania problemów i oferowania zwrotów/odszkodowań w razie potrzeby
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Przygotowane drogi ewakuacyjne i miejsca zbiórki
☐ Niech personel stacjonuje w pobliżu wyjść
#14 – Lost Person Protocol
☐ Wyznaczony personel odpowiedzialny za zagubione dzieci/osoby starsze/niepełnosprawne
☐ Uzyskano dane kontaktowe rodziców/opiekunów nieletnich
#15 – Incident Reporting
☐ Formularz zgłaszania incydentów stworzony dla personelu w celu dokumentowania wszelkich sytuacji awaryjnych
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Identyfikacja ryzyka – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Ocena ryzyka– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Ograniczenie ryzyka – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Monitorowanie ryzyka – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Raportowanie ryzyka – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Co to jest lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami?
Lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami odnosi się do listy elementów lub zadań, które organizatorzy wydarzenia sprawdzają, czy zostały przygotowane, zorganizowane lub zaplanowane przed wydarzeniem.
Kompleksowa lista kontrolna zarządzania ryzykiem pomaga mieć pewność, że nic ważnego nie zostanie przeoczone podczas ustalania wszystkich szczegółów niezbędnych do pomyślnej realizacji wydarzenia.
Listy kontrolne są przydatne w zarządzaniu wydarzeniami, ponieważ:
• Zapewnij przejrzystość i strukturę – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Zachęcaj do dokładnego przygotowania – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Popraw komunikację – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Wspieraj spójność – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Ujawnij luki lub słabości – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Ułatwiaj przekazywanie – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
Takeaways
Dzięki tym dodatkom na liście kontrolnej zarządzania ryzykiem wydarzenia jesteś dobrze przygotowany na pole bitwy! Przygotowanie przekształca potencjalny chaos w spokojną pewność siebie. Więc dodaj każdy element do swojej listy. Skreśl je jeden po drugim. Zobacz, jak ta lista kontrolna przekształca zmartwienia w siłę. Ponieważ im więcej przewidujesz, tym większe ryzyko podda się Twojemu skrupulatnemu planowaniu i przygotowaniu.
Często zadawane pytania
Masz pytanie? Mamy odpowiedzi.
