Twoje serce bije szybciej, gdy wyobrażasz sobie najgorsze scenariusze:
❗️Mówca zachoruje na kilka minut przed wejściem na scenę.
❗️Twój lokal nagle traci prąd w dniu imprezy.❗️ Albo, co najgorsze – ktoś ulegnie wypadkowi na twoim wydarzeniu.Męczące myśli nie pozwalają ci zasnąć w nocy.
Ale nawet najbardziej chaotyczne wydarzenia można opanować – jeśli zaplanujesz je z wyprzedzeniem starannie i systematycznie.
Prosty lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń może pomóc Ci zidentyfikować, przygotować się i złagodzić potencjalne problemy, zanim wykoleją Twoje wydarzenie. Poznajmy 10 niezbędnych rzeczy na liście kontrolnej, aby przekształcić zmartwienie w dobrze opracowany plan działania.
Spis treści
- O platformie
- Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?
- Jakie są 5 kroków zarządzania ryzykiem przez organizatora wydarzeń?
- Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń
- 5 elementów zarządzania ryzykiem?
- Lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami
- Takeaways
- Często zadawane pytania
O platformie
| Co to jest ryzyko zdarzenia? | Nieoczekiwane i nieprzewidziane problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na organizatorów i markę firmy. |
| Przykłady ryzyka zdarzenia? | Ekstremalne warunki pogodowe, bezpieczeństwo żywności, pożar, zakłócenia, zagrożenia bezpieczeństwa, ryzyko finansowe,… |
Co to jest zarządzanie ryzykiem zdarzenia?
Zarządzanie ryzykiem zdarzeń obejmuje identyfikację potencjalnych zagrożeń lub problemów, które mogą zagrozić wydarzeniu, a następnie wdrożenie procesów i środków ostrożności w celu ograniczenia tych zagrożeń. Pomaga to organizatorom wydarzeń w przygotowaniu planów awaryjnych w celu zminimalizowania zakłóceń i szybkiego powrotu do zdrowia w przypadku wystąpienia problemów. Wykorzystywana jest również lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń, aby upewnić się, że każde potencjalne zagrożenie zostało pokonane.
Jakie są 5 kroków zarządzania ryzykiem przez organizatora wydarzeń?
Wiemy, że dla organizatora wydarzeń jest to stresujące, biorąc pod uwagę wszystkie możliwe możliwości. Aby oszczędzić Ci nadmiernego myślenia, postępuj zgodnie z naszymi 5 prostymi krokami, aby stworzyć idealny plan zarządzania ryzykiem dla wydarzeń:
• Zidentyfikuj ryzyko – Zrób burzę mózgów na temat wszystkich możliwych rzeczy, które mogłyby pójść nie tak podczas Twojego wydarzenia. Weź pod uwagę takie czynniki, jak problemy z miejscem, zła pogoda, awarie technologiczne, odwołania prelegentów, problemy z jedzeniem, kontuzje, niska frekwencja itp. Myśl szeroko i umieść to na narzędzie do burzy mózgów aby idee pozostały nienaruszone.
Potrzebujesz nowych sposobów na burzę mózgów?
Użyj narzędzia do burzy mózgów w AhaSlides, aby wygenerować więcej pomysłów w pracy i podczas organizacji wydarzeń!
🚀 Zarejestruj się za darmo☁️
Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania
Lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń
Jakie są ogólne punkty, które musi uwzględnić lista kontrolna zarządzania ryzykiem zdarzeń? Poszukaj inspiracji, korzystając z poniższych przykładowych list kontrolnych ryzyka zdarzeń.
#1 – Miejsce
☐ Umowa podpisana
☐ Uzyskane zezwolenia i licencje
☐ Potwierdzono plan piętra i ustawienia
☐ Określenie wymagań gastronomicznych i technicznych
☐ Miejsce rezerwowe zidentyfikowane i w gotowości
#2 – Pogoda
☐ Plan monitorowania i powiadamiania o trudnych warunkach pogodowych
☐ W razie potrzeby dostępny namiot lub inne schronienie
☐ Ustalenia dotyczące przeniesienia wydarzenia do budynku w razie potrzeby
#3 – Technologia
☐ Przetestowano sprzęt A/V i inny sprzęt techniczny
☐ Uzyskane dane kontaktowe wsparcia IT
☐ Wydruki papierowe materiałów dostępnych jako kopia zapasowa
☐ Plan awaryjny na wypadek przerwy w dostawie prądu lub internetu
#4 – Medycyna/Bezpieczeństwo
☐ Dostępne apteczki pierwszej pomocy i AED
☐ Wyraźnie oznakowane wyjścia awaryjne
☐ Personel przeszkolony w zakresie procedur awaryjnych
☐ Informacje kontaktowe policji/ochrony pod ręką
#5 – Głośniki
☐ Bios i zdjęcia otrzymane
☐ Wybrano alternatywne głośniki jako rezerwowe
☐ Ogłoszono plan awaryjny mówców
#6 – Obecność
☐ Minimalny próg frekwencji potwierdzony
☐ Zasady anulowania przekazane
☐ Obowiązuje plan zwrotu kosztów w przypadku odwołania wydarzenia
#7 – Ubezpieczenie
☐ Obowiązująca polisa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
☐ Uzyskany certyfikat ubezpieczenia
#8 – Dokumentacja
☐ Kopie umów, zezwoleń i licencji
☐ Dane kontaktowe wszystkich sprzedawców i dostawców
☐ Program imprezy, porządek obrad i/lub trasa
#9 – Personel/wolontariusze
☐ Role przypisane pracownikom i wolontariuszom
☐ Kopie zapasowe dostępne do wypełnienia w przypadku niestawienia się
☐ Ukończono szkolenie w zakresie procedur awaryjnych i planów awaryjnych
#10 – Jedzenie i napoje
☐ Miej dostępne kopie zapasowe wszelkich łatwo psujących się materiałów
☐ Alternatywne opcje wyżywienia przygotowane w przypadku opóźnionego/nieprawidłowego zamówienia/gości z alergiami
☐ Dostępne są dodatkowe produkty papierowe, sztućce i zastawa stołowa
#11 – Odpady i recykling
☐ Rozdano kosze na śmieci i pojemniki do recyklingu
☐ Role przypisane do zbierania śmieci w trakcie i po imprezie
#12 – Procedury rozpatrywania skarg
☐ Członek personelu wyznaczony do rozpatrywania skarg uczestników
☐ Protokół rozwiązywania problemów i oferowania zwrotów/odszkodowań w razie potrzeby
#13 – Plan ewakuacji awaryjnej
☐ Przygotowane drogi ewakuacyjne i miejsca zbiórki
☐ Niech personel stacjonuje w pobliżu wyjść
#14 – Protokół dotyczący zagubionej osoby
☐ Wyznaczony personel odpowiedzialny za zagubione dzieci/osoby starsze/niepełnosprawne
☐ Uzyskano dane kontaktowe rodziców/opiekunów nieletnich
#15 – Zgłaszanie incydentów
☐ Formularz zgłaszania incydentów stworzony dla personelu w celu dokumentowania wszelkich sytuacji awaryjnych
Jakie są pięć elementów zarządzania ryzykiem?
Ryzyko to nie tylko pech – to część każdego przedsięwzięcia. Ale dzięki odpowiedniemu planowi zarządzania ryzykiem zdarzeń możesz okiełznać chaos, jaki tworzy ryzyko, i zamienić zagrożenia w szanse. Pięć podejść do zarządzania ryzykiem obejmuje:
• Identyfikacja ryzyka – Pomyśl o małych rzeczach, takich jak usterki techniczne… aż do całkowitej katastrofy. Wypisanie ryzyka pozwala ci je wyrzucić z głowy i spisać na papierze, gdzie możesz się z nimi zmierzyć.• Ocena ryzyka– Oceń każde ryzyko, aby zrozumieć, które stanowi największe zagrożenie. Rozważ: Jak prawdopodobne jest, że to się wydarzy? Jakie szkody mogą wyniknąć, jeśli tak się stanie? Priorytetyzacja ryzyka koncentruje Twoje wysiłki na kwestiach, które naprawdę mają znaczenie.• Ograniczenie ryzyka – Miej plany, aby się bronić! Rozważ sposoby na zmniejszenie szans na wystąpienie ryzyka, złagodzenie wpływu, jeśli się zdarzy, lub jedno i drugie. Im bardziej osłabisz ryzyko z wyprzedzeniem, tym mniej będzie ono przeszkadzać.• Monitorowanie ryzyka – Gdy Twoje wstępne plany będą gotowe, zachowaj czujność. Monitoruj oznaki pojawiania się nowych zagrożeń lub zmiany starych zagrożeń. Dostosuj swoje strategie w razie potrzeby, aby nadążyć za zmieniającym się krajobrazem zagrożeń.• Raportowanie ryzyka – Dziel się ryzykiem i planami ze swoim zespołem. Włączenie innych w pętlę zyskuje akceptację, ujawnia słabości, które mogłeś przeoczyć, i rozdziela odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem.Co to jest lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami?
Lista kontrolna w zarządzaniu wydarzeniami odnosi się do listy elementów lub zadań, które organizatorzy wydarzenia sprawdzają, czy zostały przygotowane, zorganizowane lub zaplanowane przed wydarzeniem.
Kompleksowa lista kontrolna zarządzania ryzykiem pomaga mieć pewność, że nic ważnego nie zostanie przeoczone podczas ustalania wszystkich szczegółów niezbędnych do pomyślnej realizacji wydarzenia.
Listy kontrolne są przydatne w zarządzaniu wydarzeniami, ponieważ:
• Zapewnij przejrzystość i strukturę – Są one ułożone w kolejności szczegółowo opisującej wszystko, co należy zrobić, dzięki czemu nic nie umknie uwadze.
• Zachęcaj do dokładnego przygotowania – Odhaczanie kolejnych punktów motywuje organizatorów do upewnienia się, że wszystkie ustalenia i środki ostrożności zostały faktycznie wdrożone przed rozpoczęciem wydarzenia.
• Popraw komunikację – Zespoły mogą dzielić i przydzielać elementy listy kontrolnej, aby mieć pewność, że każdy rozumie swoją rolę i obowiązki.
• Wspieraj spójność – Korzystanie z tej samej listy kontrolnej w przypadku wydarzeń cyklicznych pomaga zachować standardy i za każdym razem wychwycić obszary wymagające udoskonalenia.
• Ujawnij luki lub słabości – Niezaznaczone elementy uwypuklają zapomniane rzeczy lub wymagają większego planowania, dzięki czemu możesz się nimi zająć zanim pojawią się problemy.
• Ułatwiaj przekazywanie – Przekazanie listy kontrolnej nowym organizatorom pomaga im zrozumieć, co zostało zrobione, aby zaplanować poprzednie udane wydarzenia.
Takeaways
Dzięki tym dodatkom na liście kontrolnej zarządzania ryzykiem wydarzenia jesteś dobrze przygotowany na pole bitwy! Przygotowanie przekształca potencjalny chaos w spokojną pewność siebie. Więc dodaj każdy element do swojej listy. Skreśl je jeden po drugim. Zobacz, jak ta lista kontrolna przekształca zmartwienia w siłę. Ponieważ im więcej przewidujesz, tym większe ryzyko podda się Twojemu skrupulatnemu planowaniu i przygotowaniu.
Często zadawane pytania
Masz pytanie? Mamy odpowiedzi.
