Jak sprawnie organizować spotkania wprowadzające | Najlepsze wskazówki odblokowane w 2024 roku!

Czy kiedykolwiek byłeś w udane spotkania wstępne?

If you’re participating in a new cross-functional team at work or a new project team, they can be someone from other departments or from other companies that you might not be acquainted or have worked with before, and you want to make sure your readiness to commit and invest your skills and ideas to the team — especially if that team is high-performing. Thus, it is essential to host a meeting to gather new teammates together.

Nie ma jednak niespodzianki, jeśli czujesz się trochę niezręcznie i nerwowo, ponieważ nawet najbardziej doświadczeni profesjonaliści mają dreszcze podczas pierwszego spotkania z nowym zespołem. Jeśli jesteś liderem i martwisz się, że nie uda Ci się zorganizować spotkań wprowadzających do produktywności.

W tym artykule znajdziesz kompletny przewodnik, przykłady i wskazówki dotyczące tego, co decyduje o powodzeniu spotkań wprowadzających.

W tym artykule dowiesz się

• What’s an Introductory Meeting?
• Jaki jest cel spotkania wprowadzającego?
• Jak zorganizować skuteczne spotkanie wprowadzające
• Wskazówki, jak pomyślnie zorganizować spotkanie wprowadzające
• Na wynos

Więcej wskazówek od AhaSlides

• Spotkania w biznesie
• Spotkanie na stojąco | Najlepszy przewodnik
• 8 najlepszych wskazówek, jak miło spędzić spotkanie

Co to jest spotkanie wprowadzające?

Spotkanie wprowadzające lub wprowadzające ma całkiem to samo znaczenie, jeśli chodzi o zapoznanie się z zespołem, gdy członkowie zespołu i ich liderzy spotykają się po raz pierwszy oficjalnie, aby ustalić, czy zaangażowane osoby chcą zbudować relację roboczą i zaangażować się w zespół w przyszły.

It aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings formal or informal.

Standardowy program spotkania wprowadzającego obejmuje:

• Przedstaw cel spotkania
• Przedstaw liderów i każdego członka
• Discuss the team regulations, work, benefits, and treatments…
• Czas zagrać w kilka gier
• Zakończ spotkania i podejmij działania następcze

Jaki jest cel spotkań wprowadzających?

Don’t just see introductions as a box to check. Use this time to ignite real connections, gain unique insights, and establish a framework for flawless teamwork. Introduction meetings are awesome to:

• Wzmocnij pracę zespołową i spójność zespołu

Pierwszym celem spotkań wprowadzających jest zbliżenie nieznajomych do bliskich członków zespołu. Jeśli nigdy wcześniej się nie widzieliście i niewiele o nich wiecie, będzie brakować spójności i więzi, co może wpływać na ducha zespołu i produktywność. Kiedy ludzie mogą omówić i ujednolicić zasady zespołowe, odpowiednie nagrody i kary lub wiedzą, że ich liderzy są ludźmi uczciwymi i wiernymi, a ich koledzy z zespołu są pokorni, niezawodni, empatyczni i nie tylko, zbudowane zostanie zaufanie i pozytywne środowisko pracy wśród pracowników. zespół.

• Przełamać napięcie i niezręczność

Produktywność prawdopodobnie spadnie, jeśli pracownicy będą pracować w stresującym środowisku pracy. Niedobrze jest też, jeśli pracownicy straszą swojego lidera, zamiast się nim inspirować. Spotkania wprowadzające mogą pomóc nowym zespołom poczuć się pewniej w dzieleniu się swoimi pomysłami i opiniami. Łatwo też nawiązują przyjaźnie, komunikują się i łagodzą niezręczność w dalszej współpracy. Na przykład członek zespołu nie waha się zabrać głosu i poprosić o pomoc, gdy nie jest w stanie dotrzymać terminów.

• Pomóż ustrukturyzować i ujednolicić standardy i praktyki

Nacisk na zasady i przepisy jest ważną częścią pierwszych spotkań wprowadzających. Brak wyjaśnienia, uczciwości i prostoty na początku pracy zespołowej może prowadzić do konfliktów i nieporozumień w zespole. Wręcz przeciwnie, jeśli możesz zmusić zespół do przestrzegania standardy i praktyki, there will be resource efficiency due to a team’s effectiveness and efficiency, at the same time, enhancing job satisfaction among team members who are part of a cohesive team.

Jak zorganizować skuteczne spotkanie wprowadzające

Spotkania wprowadzające mogą przebiegać zgodnie ze standardowym procesem planowania spotkań z użyciem 5 KM: Cel, Planowanie, Przygotowanie, Udział, Postęp. W zależności od ograniczeń czasowych, liczby uczestników, pochodzenia zespołu i zasobów możesz organizować formalne lub swobodne spotkania wprowadzające. Pierwsze wrażenie jest ważne. Tym więcej szacunku i zaufania docenią członkowie Twojego zespołu, gdy pokażesz zorganizowane i przemyślane spotkania.

• Cel

Chodzi o ustalenie celów spotkań. Podawaj cele spotkań w sposób jasny i zwięzły, aby móc łatwo skupić uwagę wszystkich, jeśli uczestnik zostanie rozproszony przez niepowiązane ze sobą zajęcia. Możesz rozważyć ustrukturyzowanie celów, tworząc piramidę celów, która przedstawia każdy zestaw celów na różnych poziomach.

• Planowanie

Pierwszą rzeczą, którą powinni zrobić nowi liderzy zespołów, jest zaplanowanie szczegółów lub opracowanie planu działania. Kiedy masz do czego się odnieść, samodzielna próba zapamiętania wszystkiego łagodzi stres. Możesz utworzyć szablon za pomocą pokazu slajdów w programie PowerPoint lub odręcznie wypisane karty.

• Przygotowanie

Ta część obejmuje pewne czynności, takie jak przygotowanie scenariusza wprowadzenia do spotkania i przejrzenie porządku obrad przed rozpoczęciem oficjalnego spotkania. Łatwiej będzie Ci przekazać wszystkie kluczowe informacje i skupić się na programie dzięki notatkom dla prelegenta lub scenariuszowi, gdy nagle stracisz rozum.

• Udział

Don’t forget to encourage new members to ask questions and engage in interactive activities during the meetings. If others seem so hesitant, ask them for their opinions. Make sure everyone in the team has the chance to speak out not just focus on the extrovert members. You can host a live poll so that some introverts can share their opinions directly.

• Postęp

Spotkanie powinieneś zakończyć podsumowaniem i poinformować o dalszych krokach. Ponieważ działania następcze po spotkaniu są kluczową częścią, możesz rozważyć podjęcie ostatecznej decyzji i udokumentowanie jej.

Wskazówki, jak pomyślnie zorganizować spotkanie wprowadzające

• Użyj interaktywnego narzędzia do prezentacji

Czujesz się nieśmiało lub niezręcznie pierwszego dnia? Możesz sprawić, że Twoje spotkania wprowadzające będą 100 razy przyjemniejsze, korzystając z interaktywnego narzędzia do prezentacji, takiego jak AhaSlides!

A

Można to zrobić na kilkanaście sposobów, ale polecamy ten zarys, aby szybko przełamać lody:

• Zacznij od slajdu wprowadzającego.
• Urozmaicaj sytuację quizami na swój temat, punktami i tabelą wyników.
• Na koniec zakończ slajdem z pytaniami i odpowiedziami, na którym każdy może zadać pytanie, nad którym się zastanawiał.

With AhaSlides’ interactive presentation platform, you can craft a compelling introduction that flies people to the moon🚀Try this template here:

• Start an introduction with “we"

The team works on the collaboration between team members to achieve common goals not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of “we” culture. Try to use “we: rather than “I” as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are dedicated more to working for the team rather than for themselves.

• Zabawiaj swoich kolegów z drużyny

Jak rozpocząć spotkania wprowadzające w najbardziej ekscytujący sposób? Ponieważ wszyscy członkowie są dla siebie nowi, jako gospodarz możesz rozważyć rozpoczęcie od kilku szybkich przełamań lodów. Możesz także zorganizować od 2 do 3 gier i quizów oraz sesje burzy mózgów, aby dać innym czas na podzielenie się swoją osobowością, talentami i sposobem myślenia; komunikować się i współpracować z innymi w celu poprawy spójności zespołu oraz kultury i więzi w miejscu pracy. Na przykład możesz wypróbować kilka gier, takich jak Krąg uznania, Polowania na padlinożerców, Would you rather…

• Zarządzanie czasem

Usually, highly productive meetings, can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn’t running out while you still have a lot to cover up.

Na wynos

Korzystne dla Twojego zespołu jest rozpoczęcie pracy zespołowej z nowym zespołem poprzez wykorzystanie spotkań wprowadzających. Umówienie się na pierwsze spotkanie może być wyzwaniem i naśladownictwem. Kiedy jesteś w trakcie przygotowań, nie wahaj się szukać wsparcia, nawet jeśli jesteś mistrzem PowerPointa. Z pewnością możesz ułatwić sobie pracę i zaoszczędzić dzień AhaSlides.

Często zadawane pytania

Ref: W rzeczy samej. Lepiej w górę, LinkedIn