Czy kiedykolwiek byłeś w udane spotkania wstępne?
Jeśli bierzesz udział w nowym międzyfunkcyjnym zespole w pracy lub nowym zespole projektowym, mogą to być osoby z innych działów lub firm, których możesz nie znać lub z którymi wcześniej nie współpracowałeś, i chcesz się upewnić, że jesteś gotowy zaangażować się i zainwestować swoje umiejętności i pomysły w zespół — zwłaszcza jeśli ten zespół jest wysoce wydajny. Dlatego też ważne jest zorganizowanie spotkania, na którym zbierzesz nowych członków zespołu.
Nie ma jednak niespodzianki, jeśli czujesz się trochę niezręcznie i nerwowo, ponieważ nawet najbardziej doświadczeni profesjonaliści mają dreszcze podczas pierwszego spotkania z nowym zespołem. Jeśli jesteś liderem i martwisz się, że nie uda Ci się zorganizować spotkań wprowadzających do produktywności.
W tym artykule znajdziesz kompletny przewodnik, przykłady i wskazówki dotyczące tego, co decyduje o powodzeniu spotkań wprowadzających.
W tym artykule dowiesz się
- Czym jest spotkanie wprowadzające?
- Jaki jest cel spotkania wprowadzającego?
- Jak zorganizować skuteczne spotkanie wprowadzające
- Wskazówki, jak pomyślnie zorganizować spotkanie wprowadzające
- Na wynos
Więcej wskazówek od AhaSlides
- Spotkania w biznesie
- Spotkanie na stojąco | Najlepszy przewodnik
- 8 najlepszych wskazówek, jak miło spędzić spotkanie
Co to jest spotkanie wprowadzające?
Spotkanie wprowadzające lub wprowadzające ma całkiem to samo znaczenie, jeśli chodzi o zapoznanie się z zespołem, gdy członkowie zespołu i ich liderzy spotykają się po raz pierwszy oficjalnie, aby ustalić, czy zaangażowane osoby chcą zbudować relację roboczą i zaangażować się w zespół w przyszły.
Celem jest zapewnienie członkom zespołu czasu na wspólne przebywanie, aby poznać pochodzenie, zainteresowania i cele każdego uczestnika. W zależności od preferencji Twoich i Twojego zespołu możesz zorganizować spotkania wprowadzające formalne lub nieformalne.
Standardowy program spotkania wprowadzającego obejmuje:
- Przedstaw cel spotkania
- Przedstaw liderów i każdego członka
- Omów regulaminy zespołu, pracę, świadczenia i zasady leczenia…
- Czas zagrać w kilka gier
- Zakończ spotkania i podejmij działania następcze
Bezpłatna prezentacja na żywo dla Twoich spotkań wprowadzających.
Uzyskaj bezpłatne szablony do organizacji spotkania wprowadzającego, aby mieć więcej zabawy z nowymi współpracownikami. Zarejestruj się za darmo i weź to, co chcesz z biblioteki szablonów!
🚀 Darmowe szablony na żywo ☁️
Jaki jest cel spotkań wprowadzających?
Nie traktuj wprowadzeń tylko jako pola do zaznaczenia. Wykorzystaj ten czas, aby rozpalić prawdziwe połączenia, uzyskać unikalne spostrzeżenia i ustalić ramy dla bezbłędnej pracy zespołowej. Spotkania wprowadzające są świetne, aby:
- Wzmocnij pracę zespołową i spójność zespołu
Pierwszym celem spotkań wprowadzających jest zbliżenie nieznajomych do bliskich członków zespołu. Jeśli nigdy wcześniej się nie widzieliście i niewiele o nich wiecie, będzie brakować spójności i więzi, co może wpływać na ducha zespołu i produktywność. Kiedy ludzie mogą omówić i ujednolicić zasady zespołowe, odpowiednie nagrody i kary lub wiedzą, że ich liderzy są ludźmi uczciwymi i wiernymi, a ich koledzy z zespołu są pokorni, niezawodni, empatyczni i nie tylko, zbudowane zostanie zaufanie i pozytywne środowisko pracy wśród pracowników. zespół.
- Przełamać napięcie i niezręczność
Produktywność prawdopodobnie spadnie, jeśli pracownicy będą pracować w stresującym środowisku pracy. Niedobrze jest też, jeśli pracownicy straszą swojego lidera, zamiast się nim inspirować. Spotkania wprowadzające mogą pomóc nowym zespołom poczuć się pewniej w dzieleniu się swoimi pomysłami i opiniami. Łatwo też nawiązują przyjaźnie, komunikują się i łagodzą niezręczność w dalszej współpracy. Na przykład członek zespołu nie waha się zabrać głosu i poprosić o pomoc, gdy nie jest w stanie dotrzymać terminów.
- Pomóż ustrukturyzować i ujednolicić standardy i praktyki
Nacisk na zasady i przepisy jest ważną częścią pierwszych spotkań wprowadzających. Brak wyjaśnienia, uczciwości i prostoty na początku pracy zespołowej może prowadzić do konfliktów i nieporozumień w zespole. Wręcz przeciwnie, jeśli możesz zmusić zespół do przestrzegania standardy i praktyki, nastąpi efektywne wykorzystanie zasobów dzięki skuteczności i wydajności zespołu, a jednocześnie wzrośnie zadowolenie z pracy wśród członków zespołu, którzy są częścią spójnego zespołu.
Jak zorganizować skuteczne spotkanie wprowadzające
Spotkania wprowadzające mogą przebiegać zgodnie ze standardowym procesem planowania spotkań z użyciem 5 KM: Cel, Planowanie, Przygotowanie, Udział, Postęp. W zależności od ograniczeń czasowych, liczby uczestników, pochodzenia zespołu i zasobów możesz organizować formalne lub swobodne spotkania wprowadzające. Pierwsze wrażenie jest ważne. Tym więcej szacunku i zaufania docenią członkowie Twojego zespołu, gdy pokażesz zorganizowane i przemyślane spotkania.
- Cel
Chodzi o ustalenie celów spotkań. Podawaj cele spotkań w sposób jasny i zwięzły, aby móc łatwo skupić uwagę wszystkich, jeśli uczestnik zostanie rozproszony przez niepowiązane ze sobą zajęcia. Możesz rozważyć ustrukturyzowanie celów, tworząc piramidę celów, która przedstawia każdy zestaw celów na różnych poziomach.
- Planowanie
Pierwszą rzeczą, którą powinni zrobić nowi liderzy zespołów, jest zaplanowanie szczegółów lub opracowanie planu działania. Kiedy masz do czego się odnieść, samodzielna próba zapamiętania wszystkiego łagodzi stres. Możesz utworzyć szablon za pomocą pokazu slajdów w programie PowerPoint lub odręcznie wypisane karty.
- Przygotowanie
Ta część obejmuje pewne czynności, takie jak przygotowanie scenariusza wprowadzenia do spotkania i przejrzenie porządku obrad przed rozpoczęciem oficjalnego spotkania. Łatwiej będzie Ci przekazać wszystkie kluczowe informacje i skupić się na programie dzięki notatkom dla prelegenta lub scenariuszowi, gdy nagle stracisz rozum.
- Udział
Nie zapomnij zachęcić nowych członków do zadawania pytań i angażowania się w interaktywne działania podczas spotkań. Jeśli inni wydają się tak niezdecydowani, zapytaj ich o opinię. Upewnij się, że każdy w zespole ma szansę wypowiedzieć się, a nie skupiać się tylko na ekstrawertycznych członkach. Możesz przeprowadzić ankietę na żywo, aby niektórzy introwertycy mogli bezpośrednio podzielić się swoimi opiniami.
- Postęp
Spotkanie powinieneś zakończyć podsumowaniem i poinformować o dalszych krokach. Ponieważ działania następcze po spotkaniu są kluczową częścią, możesz rozważyć podjęcie ostatecznej decyzji i udokumentowanie jej.
Wskazówki, jak pomyślnie zorganizować spotkanie wprowadzające
- Użyj interaktywnego narzędzia do prezentacji
Czujesz się nieśmiało lub niezręcznie pierwszego dnia? Możesz sprawić, że Twoje spotkania wprowadzające będą 100 razy przyjemniejsze, korzystając z interaktywnego narzędzia do prezentacji, takiego jak AhaSlides!
A
Można to zrobić na kilkanaście sposobów, ale polecamy ten zarys, aby szybko przełamać lody:
- Zacznij od slajdu wprowadzającego.
- Urozmaicaj sytuację quizami na swój temat, punktami i tabelą wyników.
- Na koniec zakończ slajdem z pytaniami i odpowiedziami, na którym każdy może zadać pytanie, nad którym się zastanawiał.
Dzięki interaktywnej platformie prezentacyjnej AhaSlides możesz stworzyć porywające wprowadzenie, które sprawi, że ludzie poczują się jak na księżycu🚀Wypróbuj ten szablon tutaj:
- Rozpocznij wprowadzenie od „my”"
Zespół pracuje nad współpracą między członkami zespołu, aby osiągnąć wspólne cele, a nie pokazywać osobiste talenty. Dlatego ważne jest podkreślenie poczucia kultury „my”. Staraj się używać „my” zamiast „ja” tak często, jak to możliwe w slajdach wprowadzających i na całych spotkaniach, z wyjątkiem osobistego wprowadzenia. Ostatecznie zachęca to zespół do bardziej efektywnej współpracy, ponieważ rozumieją, że dzielą spójną wizję i są bardziej oddani pracy dla zespołu niż dla siebie.
- Zabawiaj swoich kolegów z drużyny
Jak rozpocząć spotkania wprowadzające w najbardziej ekscytujący sposób? Ponieważ wszyscy członkowie są dla siebie nowi, jako gospodarz możesz rozważyć rozpoczęcie od kilku szybkich przełamań lodów. Możesz także zorganizować od 2 do 3 gier i quizów oraz sesje burzy mózgów, aby dać innym czas na podzielenie się swoją osobowością, talentami i sposobem myślenia; komunikować się i współpracować z innymi w celu poprawy spójności zespołu oraz kultury i więzi w miejscu pracy. Na przykład możesz wypróbować kilka gier, takich jak Krąg uznania, Polowania na padlinożerców, Wolałbyś…
- Zarządzanie czasem
Zazwyczaj wysoce produktywne spotkania mogą trwać od 15 do 45 minut, zwłaszcza spotkania wprowadzające, które powinny być kontrolowane w ciągu 30 minut. To wystarczająco dużo czasu, aby nowi członkowie zespołu mogli się poznać, krótko się przedstawić i współpracować ze sobą w kilku prostych i zabawnych działaniach team buildingowych. Ustalasz również limity czasowe dla różnych sekcji, aby upewnić się, że Twój czas się nie kończy, gdy masz jeszcze wiele do omówienia.
Na wynos
Korzystne dla Twojego zespołu jest rozpoczęcie pracy zespołowej z nowym zespołem poprzez wykorzystanie spotkań wprowadzających. Umówienie się na pierwsze spotkanie może być wyzwaniem i naśladownictwem. Kiedy jesteś w trakcie przygotowań, nie wahaj się szukać wsparcia, nawet jeśli jesteś mistrzem PowerPointa. Z pewnością możesz ułatwić sobie pracę i zaoszczędzić dzień AhaSlides.
Często zadawane pytania
O czym rozmawiacie na spotkaniu wprowadzającym?
1. Rozgrzewki – zacznij od zabawnego pytania lub aktywności rozgrzewkowej, aby pomóc ludziom się rozluźnić. Niech będzie lekko!
2. Doświadczenie zawodowe – poproś każdą osobę o podzielenie się swoją dotychczasową ścieżką kariery, w tym poprzednimi rolami i doświadczeniami.
3. Umiejętności i zainteresowania – Oprócz umiejętności zawodowych dowiedz się, jakie są hobby, pasje lub obszary specjalizacji członków zespołu poza godzinami pracy.
4. Struktura zespołu – Nakreśl role i kto odpowiada za co na wysokim poziomie. Wyjaśnij, jak zespół współpracuje.
5. Cele i priorytety – Jakie są cele zespołu i organizacji na najbliższe 6-12 miesięcy? Jak przyczyniają się do tego poszczególne role?
Jak zorganizować spotkanie wprowadzające?
Oto jeden ze sposobów na zorganizowanie spotkania wstępnego:
1. Powitanie i Lodołamacz (5-10 min)
2. Wprowadzenie (10-15 min)
3. Tło zespołu (5-10 minut)
4. Oczekiwania zespołu (5-10 minut)
5. Pytania i odpowiedzi (5 minut)
Co mówisz otwierając spotkanie?
Oto kilka sugestii, co powiedzieć otwierając spotkanie wprowadzające:
.1. Powitanie i przedstawienie:
„Witamy wszystkich i dziękujemy za dołączenie do nas dzisiaj. Nie możemy się doczekać rozpoczęcia”
2. Rozpoczęcie lodołamacza:
„Dobrze, rozluźnijmy się, zadając lekkie pytanie na przełamanie lodów…”
3. Podgląd kolejnych kroków:
„Po dzisiejszym dniu zajmiemy się realizacją zadań i zaczniemy planować naszą pracę”
Ref: W rzeczy samej. Lepiej w górę, LinkedIn
