Modernizacja procesu planowania siły roboczej | 4 strategie sukcesu

Making sure you have the right people with the suitable skills ready to go when you need them – that’s manpower planning.

It doesn’t matter if you’re a startup or an established company, having a smart, well-thought-out staffing plan makes a huge difference in reaching your goals.

In this guide, we’ll cover the basics of figuring out your proces planowania siły roboczej, why it’s important, and how to make a plan that’ll help your business succeed no matter what’s changing out there.

So get comfy, we’re jumping into the world of staffing strategies!

Spis treści

• Co to jest planowanie siły roboczej?
• Jakie są kluczowe elementy procesu planowania siły roboczej?
• Jaki jest cel planowania siły roboczej w ZZL?
• Jakie są 4 kroki w procesie planowania siły roboczej?
  • # 1. Prognozowanie popytu
  • #2. Analiza podaży
  • #3. Analiza luki
  • #4. Planowanie działań
• Przykład planowania siły roboczej
• Podsumowanie
• Często zadawane pytania

Wskazówki dotyczące zaangażowania organizacji

Co to jest planowanie siły roboczej?

Planowanie siły roboczej lub Planowanie zasobów ludzkich is the process of forecasting an organisation’s future human resource needs and determining how to meet those needs. It involves:

• Analysing the current workforce – their skills, competencies, jobs, and roles

• Prognozowanie przyszłych potrzeb w zakresie zasobów ludzkich na podstawie celów biznesowych, strategii i przewidywanego wzrostu

• Determining any gaps between current and future needs – in terms of quantity, quality, skills, and roles

• Developing solutions to fill those gaps – through recruitment, training, development programs, compensation adjustments, etc.

• Stworzenie planu wdrożenia tych rozwiązań w pożądanych ramach czasowych i budżetach

• Monitorowanie realizacji iw razie potrzeby dostosowywanie planu zatrudnienia

Jakie są kluczowe elementy procesu planowania siły roboczej?

Głównymi składnikami procesu planowania siły roboczej są zazwyczaj:

Zakres: obejmuje zarówno analizę ilościową, jak i jakościową. Analiza ilościowa obejmuje obliczanie obecnego i przyszłego poziomu zatrudnienia w oparciu o prognozy obciążenia pracą. Analiza jakościowa uwzględnia potrzebne umiejętności, kompetencje i role.

Czas trwania: Plan dotyczący siły roboczej zwykle obejmuje okres od 1 do 3 lat, z uwzględnieniem prognoz długoterminowych. Równoważy krótkoterminowe potrzeby taktyczne z długoterminowymi celami strategicznymi.

Źródła: Dane z różnych źródeł są wykorzystywane jako dane wejściowe do procesu planowania, w tym biznesplany, prognozy rynkowe, trendy ścierania, analizy wynagrodzeń, miary produktywności itp.

Method: Forecasting methods may range from simple trend analysis to more sophisticated techniques like simulation and modelling. Multiple ‘what if’ scenarios are often evaluated.

Zastosowanie: Plan siły roboczej określa rozwiązania w zakresie uzupełniania luk w umiejętnościach, w tym rekrutacji, szkoleń, zmian wynagrodzeń, outsourcingu/offshoringu i przesunięć istniejącego personelu. Tworzone są plany działania w celu wdrożenia rozwiązań w ramach harmonogramu i ograniczeń kosztowych. Odpowiedzialność i odpowiedzialność są przypisane.

Plan kadrowy jest na bieżąco monitorowany. Plany awaryjne są opracowywane na wypadek, gdyby prognozy nie spełniły się zgodnie z planem.

Skuteczne planowanie siły roboczej wymaga wkładu i współpracy ze wszystkich kluczowych obszarów funkcjonalnych, zwłaszcza operacji, finansów i różnych jednostek biznesowych.

Narzędzia technologiczne mogą pomóc w planowaniu siły roboczej, zwłaszcza w przypadku analizy ilościowej i modelowania siły roboczej. Ale ludzki osąd pozostaje kluczowy.

Jaki jest cel planowania siły roboczej w ZZL?

#1 – Align human resource needs with business objectives and strategy: Manpower planning helps determine the number and types of employees needed to support the company’s goals, growth plans and strategic initiatives. It ensures human resources are deployed where they can make the biggest impact.

#2 – Identify and fill skill gaps: Prognozując przyszłe zapotrzebowanie na umiejętności, planowanie siły roboczej może zidentyfikować wszelkie luki między obecnymi umiejętnościami pracowników a przyszłymi potrzebami. Następnie określa, w jaki sposób wypełnić te luki poprzez rekrutację, szkolenia lub programy rozwojowe.

#3 – Optimise workforce costs: Planowanie siły roboczej ma na celu dopasowanie kosztów pracy do zapotrzebowania na pracę. Może identyfikować obszary nadmiaru lub niedoboru personelu, aby można było zatrudnić odpowiednią liczbę pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Pomaga to kontrolować koszty pracy.

#4 – Improve talents’ productivity: Dzięki zapewnieniu, że właściwi ludzie zajmują właściwe stanowiska i posiadają odpowiednie umiejętności, planowanie siły roboczej może zwiększyć ogólną produktywność i efektywność. Pracownicy są lepiej dopasowani do swoich ról, a organizacja maksymalizuje ich kapitał ludzki.

#5 – Anticipate future needs: Planowanie siły roboczej pomaga przewidywać zmiany w środowisku biznesowym i potrzeby pracowników. W związku z tym HR może z wyprzedzeniem przygotować strategie, aby zapewnić spełnienie wymagań dotyczących siły roboczej. To proaktywne podejście pomaga w tworzeniu zwinnej i zdolnej do adaptacji siły roboczej, co ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji.

#6 – Enhance employee motivation: Precyzyjnie prognozując i spełniając wymagania dotyczące zasobów ludzkich, firma może zminimalizować wszelkie niejasności dotyczące obowiązków służbowych, przytłaczającego obciążenia pracą i braków kompetencyjnych, z których wszystkie mogą negatywnie wpłynąć na zadowolenie pracowników.

Jakie są 4 kroki w procesie planowania siły roboczej?

Organizacje mogą planować efektywne planowanie siły roboczej proces, biorąc pod uwagę te cztery proste kroki, nie przesadzając:

# 1. Prognozowanie popytu

• Na podstawie celów, strategii i prognoz firmy dotyczących wzrostu, ekspansji, wprowadzania nowych produktów itp.
• Bierze pod uwagę takie czynniki, jak organizacja firmy, jakich nowych technologii mogą używać i w jakim stopniu wykorzystują swoich pracowników.
• Określa liczbę potrzebnych osób według roli, zestawu umiejętności, rodziny stanowisk, poziomu, lokalizacji itp.
• Często ocenia się wiele scenariuszy, aby zapewnić pewną elastyczność.

#2. Analiza podaży

• Rozpoczyna się od aktualnej liczby pracowników i ich zadań/roli.
• Analizuje trendy odpływu, prognozy emerytalne i wskaźniki wakatów, aby określić, ile osób pozostanie.
• Uwzględnia terminy rekrutacji zewnętrznej i dostępność potrzebnych umiejętności na rynku pracy.
• Ocenia możliwości przesunięć, podziału pracy, pracy w niepełnym wymiarze godzin i outsourcingu.

#3. Analiza luki

• Porównaj prognozy tego, czego ludzie będą potrzebować w przyszłości, z tym, co już mamy. W ten sposób możemy zobaczyć, czy jakieś luki wymagają uzupełnienia.
• Kwantyfikuje luki pod względem liczby osób i określonych zestawów umiejętności.
• Identyfikuje luki w wymiarach, takich jak kompetencje, poziomy doświadczenia, role zawodowe, lokalizacje itp.
• Pomaga określić skalę wymaganych rozwiązań, na przykład liczbę nowych pracowników, stażystów i przeprojektowanie stanowisk pracy.

#4. Planowanie działań

• Określa rozwiązania takie jak rekrutacja, szkolenia, promocje, programy premiowe itp.
• Ustala terminy realizacji, przydziela obowiązki i szacuje budżety.
• Opracowuje plany awaryjne na wypadek niższego niż oczekiwano zużycia, wyższego popytu itp.
• Definiuje kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) do pomiaru sukcesu planu siły roboczej.
• Napędza ciągłe dostosowywanie i ulepszanie procesu planowania siły roboczej w czasie.

Przykład planowania siły roboczej

Haven’t got a clear picture yet? Here’s an example of the manpower planning process following the 4 essential steps to help you grab the concept better:

Firma programistyczna przewiduje 30% wzrost w ciągu najbliższych 2 lat na podstawie nowych kontraktów i projektów w przygotowaniu. Muszą opracować plan zatrudnienia, aby upewnić się, że mają wystarczającą liczbę programistów, aby sprostać temu zapotrzebowaniu.

Krok 1: Prognozowanie popytu

Obliczają, że aby wesprzeć prognozowany wzrost o 30%, będą potrzebować:

• 15 dodatkowych starszych programistów
• 20 dodatkowych programistów średniego poziomu
• 10 dodatkowych młodszych programistów

W oparciu o ich obecną strukturę i wymagania projektowe.

Krok 2: Analiza podaży

Obecnie mają:

• 50 starszych programistów
• 35 programistów średniego poziomu
• 20 młodszych programistów

Opierając się na trendach ścierania, spodziewają się stracić:

• 5 starszych programistów
• 3 programistów średniego poziomu
• 2 młodszych programistów

Przez następne 2 lata.

Krok 3: Analiza luk

Porównanie popytu i podaży:

• Potrzebują 15 starszych programistów więcej, ale zyskają tylko 5, pozostawiając lukę 10
• Potrzebują 20 dodatkowych programistów średniego poziomu, a zyskują tylko 2, pozostawiając lukę 18
• Potrzebują jeszcze 10 młodszych programistów, tracąc tylko 2, pozostawiając lukę 12

Krok 4: Planowanie działań

Opracowują plan:

• Zatrudnij 8 starszych programistów i 15 programistów średniego poziomu z zewnątrz
• Awans 5 wewnętrznych programistów średniego szczebla na wyższy poziom
• Zatrudnij 10 początkujących stażystów na 2-letni program rozwojowy

Przydzielają rekruterów, ustalają ramy czasowe i ustalają kluczowe wskaźniki efektywności, aby mierzyć wyniki.

To tylko jeden przykład tego, jak organizacja może podejść do planowania siły roboczej, aby zaspokoić swoje przyszłe potrzeby w zakresie zasobów ludzkich w oparciu o przewidywane zapotrzebowanie biznesowe. Kluczem jest posiadanie systematycznego, opartego na danych procesu, który identyfikuje luki i opracowuje inteligentne rozwiązania.

Podsumowanie

In today’s fast-paced business world, it’s crucial to stay ahead of the curve. And manpower planning process is powerful to forecast your company’s future needs and plan accordingly, thus helping to stay competitive and ensuring you’re prepared for whatever lies ahead.

Często zadawane pytania

Jakie są 4 główne cele zarządzania siłą roboczą?

Zarządzanie siłą roboczą gwarantuje, że organizacja ma odpowiednią liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną, aby osiągnąć swoje cele. Ma na celu produktywne wykorzystywanie ludzi, rozwijanie ich potencjału oraz budowanie pozytywnych relacji między pracownikami a firmą. Osiąga się to poprzez praktyki takie jak rekrutacja, szkolenia, zarządzanie wydajnością i zarządzanie wynagrodzeniami.

Jakie są 6 kroków planowania zasobów ludzkich?

5 etapów skutecznego procesu planowania siły roboczej to · Prognozowanie zapotrzebowania · Ocena aktualnej siły roboczej · Analiza luk · Planowanie rozwiązań w celu wypełnienia luk · Wdrożenie i przegląd.