6 zasad etykiety spotkań zwiększających efektywność spotkań zespołu

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides etykieta spotkania!

Możesz teraz „zhakować” efektywność spotkań zespołu, korzystając z tych prostych praktycznych wskazówek, jak osiągnąć najwyższą wydajność zespołu w dobrze zorganizowanym miejscu, w atmosferze, która sprzyja otwartemu, kreatywnemu i zaangażowanemu podejściu wśród uczestników oraz oś czasu, która odpowiednio omawia wszystkie zadania.

Spis treści

• Czym jest etykieta spotkania?
• 6 wskazówek dotyczących etykiety spotkania, które każdy powinien znać
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -Zachęcaj do aktywnego zaangażowania członków drużyny
  • #6 -Podejmuj ostateczne decyzje i przydzielaj indywidualne obowiązki
• Czego należy unikać w ramach etykiety spotkań
• Uwagi końcowe

Więcej wskazówek dotyczących spotkań biznesowych do odkrycia

• Spotkania w biznesie
• Program spotkania
• Przewodnik po spotkaniach w ratuszu

Czym jest etykieta spotkania?

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

Etykieta spotkania is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 wskazówek dotyczących etykiety spotkania, które każdy powinien znać

#1 - Podkreśl wagę spotkania

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

Miejsce spotkania głęboko wpływa na emocje i intelekt uczestników, dlatego należy wziąć to pod uwagę przy wyborze miejsca. W zależności od zamierzonego tematu i atmosfery spotkania, możesz wybrać odpowiednią przestrzeń. Może stworzyć przytulną, monotonną lub odległą atmosferę, w zależności od Twojego zespołu. Sala konferencyjna powinna być wyposażona w niezbędne udogodnienia (klimatyzacja, wygodne siedzenia, woda/herbata itp.) i upewnić się, że właściwości techniczne działają prawidłowo, sprawdzając je dwukrotnie przed spotkaniem.

#3. Ustal podstawowe zasady dla każdego członka

Ustalenie zasad dla Twojego zespołu sprawia, że ​​wszyscy są odpowiedzialni za swoje obowiązki, a także zwiększa ich zaangażowanie podczas spotkania. Możesz dostosować zestaw podstawowych zasad do kultury pracy i stylu pracy swojego zespołu, ale ogólnie może on odnosić się do obecności, terminowości, aktywnego uczestnictwa, radzenia sobie z przerwami, uprzejmości podczas rozmowy, uczciwości itp. Ponadto daj każdemu prawo do przedyskutowania, czy te zasady są wystarczająco racjonalne i jak je stosować podczas spotkań. Nie zapomnij podkreślić ich znaczenia, aby Twoi koledzy z drużyny znali grę i przestrzegali zasad.

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

Nie próbuj wciskać tak wielu rzeczy na linii czasu, że masz trudności z ich ukończeniem w sposób pobieżny. Zamiast tego sfinalizuj te, które są istotne dla tematu spotkania i ułóż je w kolejności według ważności, aby chociaż zabrakło Ci czasu i trzeba było pospiesznie przejrzeć niektóre elementy, wszystkie pilne problemy zostały rozwiązane. Poza tym powinieneś przekazać plan spotkania swoim kolegom z drużyny przed spotkaniem. W ten sposób mogą wydać konstruktywne recenzje w porządku obrad, sformułować swoje opinie i przygotować wszystkie niezbędne zasoby na nadchodzące spotkanie.

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

Moja ulubiona wskazówka! Można tego dokonać w trakcie spotkania, korzystając z interaktywnych zajęć, w których biorą udział wszyscy członkowie zespołu. Kilka gier przełamujących lody na początku, kilka ankiet na żywo i mini pytania i odpowiedzi tekstowe lub głosowe wciągnęły wszystkich w entuzjastyczną atmosferę. Możesz także aktualizować aktualne raporty dla wszystkich osób w pomieszczeniu i przesyłać ich recenzje na czas. Łatwym sposobem na zrobienie tego jest użycie AhaSlajdy, oprogramowanie do prezentacji online, które idealnie nadaje się do interaktywnych i innowacyjnych spotkań zespołu. Nie wymaga instalacji, więc dlaczego nie spróbować?

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

Nie przechodź do kolejnego punktu porządku obrad, jeżeli w bieżącej sprawie nie podjęto jeszcze ostatecznych decyzji. Rzeczywiście, kluczową zasadą skutecznego spotkania jest ładnie zakończyć sprawę, a nie przeciągać ją na próżno. Posiadanie protokołów spotkań to wskazówka: możesz śledzić przebieg spotkań i wiedzieć, czy wszystkie tematy zostały już opracowane. Poza tym upewnij się, że każdej osobie przydzieliłeś jakieś zadania i że znają swoje obowiązki bez żadnych nieporozumień.

Niech spotkania drużyn staną się silniejsze dzięki tym hackom! Spróbuj tworzyć zabawne spotkania z AhaSlajdy teraz!

Czego należy unikać w ramach etykiety spotkań

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Don’t arrive late: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the największe zabójstwa, więc skup się na bieżącej sprawie spotkania. Prywatne rozmowy podczas spotkania zakłócają przebieg spotkania, dlatego plotki zachowaj na rzecz dystrybutora wody.
• Nie bądź agresywny: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: Przyjdź przygotowany, przedstawiając proste fakty i odrabiając pracę domową. 
• Don’t shift subjects: Trzymaj się planu dnia, aby wszystko przebiegało sprawnie. Losowe styczne są zabójcą pędu.

Uwagi końcowe

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

Często zadawane pytania