Co jest dobre e-mail z zaproszeniem na spotkanie przykład?
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
Zaproszenie na spotkanie jest ważne dla skutecznego i sprawnego przeprowadzenia oficjalnych spotkań. Istnieje wiele sposobów wysyłania zaproszeń na spotkania. W tym artykule skupimy się na radzeniu sobie z e-maile z zaproszeniami na spotkania, najwygodniejsza i popularna metoda zapraszania ludzi do udziału w Twoich spotkaniach.
Spis treści
- Co to jest e-mail z zaproszeniem na spotkanie?
- Dlaczego e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest ważny?
- Napisz e-mail z zaproszeniem na spotkanie krok po kroku
- Rodzaje wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie i przykłady
- Bottom Line
Szybkie szablony spotkań z AhaSlides
Zacznij w kilka sekund.
Uzyskaj szybkie szablony z AhaSlides. Zarejestruj się za darmo i weź to, czego chcesz z biblioteki szablonów!
🚀 Uzyskaj bezpłatne szablony ☁️
Co to jest e-mail z zaproszeniem na spotkanie?
E-mail z zaproszeniem na spotkanie, stanowiący kluczowy element działalności biznesowej, to pisemna wiadomość zawierająca cel spotkania i prośbę o dołączenie do spotkania w określonej dacie i miejscu, a także bardziej szczegółowe załączniki, jeśli takie istnieją. Może być napisany w stylu formalnym lub nieformalnym, w zależności od specyfiki spotkań. Powinny być napisane w odpowiednim tonie i stylu, aby zachować etykietę biznesowej poczty e-mail.
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
Dlaczego e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest ważny?
Korzystanie z zaproszeń e-mailowych niesie ze sobą wiele korzyści. Poniżej wymieniono zalety zaproszeń e-mailowych:
- Łączy się bezpośrednio z kalendarzami. Kiedy odbiorcy zaakceptują zaproszenie, zostanie ono dodane z powrotem do ich kalendarza biznesowego, a Ty otrzymasz przypomnienie takie samo, jak inne wydarzenia odnotowane w kalendarzu.
- Jest to wygodne i szybkie. Twoi odbiorcy mogą dotrzeć do e-maila natychmiast po kliknięciu przycisku wyślij. Ponieważ trafia bezpośrednio do odbiorcy, jeśli adres e-mail jest błędny, możesz od razu otrzymać zawiadomienie i szybko przejść do dalszych rozwiązań.
- To oszczędność czasu. Możesz wysyłać e-maile grupowe z tysiącami adresów e-mail jednocześnie.
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
Napisz e-mail z zaproszeniem na spotkanie krok po kroku
Dobry e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest niezbędny i z reguły wpływa na dostawa e-mailem oceniać.
Istnieją etykiety i zasady, których każdy musi przestrzegać, aby wypełnić e-mail z zaproszeniem na spotkanie biznesowe w odniesieniu do odbiorców. Aby dowiedzieć się, jak napisać standardową wiadomość e-mail z zaproszeniem na spotkanie, wykonaj następujące czynności:
Krok 1: Napisz mocny temat
Faktem jest, że 47% odbiorców e-maili czyta e-maile, które mają jasny i zwięzły temat. Pierwsze wrażenie jest ważne. Może to zapewnić odbiorcom poczucie pilności lub ważności, co prowadzi do wyższego wskaźnika otwarć.
- Krótkie, ukierunkowane. Bądź rzeczowy, a nie enigmatyczny.
- Możesz poprosić o potwierdzenie obecności w temacie jako oznakę pilności.
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- Dodaj czas, jeśli chcesz podkreślić kwestię wrażliwą na czas
Na przykład: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
Krok 2: Zacznij od szybkiego wprowadzenia
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- Spraw, aby wprowadzenie było przyjemne lub związane z pracą
- Przypomnij uczestnikom, jeśli muszą dokończyć jakieś zadania lub przynieść coś ze sobą na spotkanie.
Na przykład Witaj członku zespołu, nie mogę się doczekać spotkania z Tobą na premierze nowego produktu w następny poniedziałek.
Krok 3: Udostępnij czas i lokalizację
Należy podać dokładny czas spotkania. Powinieneś również powiedzieć im, jak i gdzie odbywa się spotkanie, osobiście lub online, i zaoferować wytyczne lub linki do platform, na wypadek gdyby ich potrzebowali.
- Dodaj strefę czasową, jeśli pracownicy pracują w różnych częściach świata
- Podaj przewidywany czas trwania spotkania
- Wydając wskazówki, bądź jak najbardziej szczegółowy lub dołącz wytyczne mapowania
Na przykład: Zapraszamy w piątek 6 października o godzinie 1:00 do sali konferencyjnej nr 2 na drugim piętrze budynku administracyjnego.
Krok 4: Przedstaw program spotkania
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
Na przykład, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8:00-9:30: Wprowadzenie do projektu
- 9:30-11:30: Prezentacje Howarda (IT), Noura (marketing) i Charlotte (sprzedaż)
Krok 5: Poproś o RSVP
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
Na przykład: Prosimy o potwierdzenie do [data] na adres [adres e-mail lub numer telefonu]
Krok 6: Dodaj profesjonalny podpis e-mail i branding
Podpis w firmowym e-mailu powinien zawierać imię i nazwisko, nazwę stanowiska, nazwę firmy, dane kontaktowe, osobiste strony internetowe i inne adresy z hiperlinkami.
Możesz łatwo dostosować swój podpis za pomocą gmail.
Na przykład:
Jessiki Madison
Regionalny dyrektor ds. marketingu, branża Inco
555-9577-990
Istnieje mnóstwo bezpłatnych kreatorów podpisów e-mail, które oszczędzają czas i wysiłek, np Mój podpis.
Rodzaje wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie i przykłady
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. E-mail z prośbą o spotkanie formalne
E-mail z prośbą o spotkanie formalne jest używany w przypadku dużych spotkań, które zwykle odbywają się raz do trzech razy w roku. Jest to duże, formalne spotkanie, dlatego Twój e-mail powinien być napisany formalnym stylem pisma. Załączone załączniki są potrzebne, aby uczestnikowi łatwiej było zrozumieć, jak wziąć udział w spotkaniu, jak znaleźć miejsce i szczegółowo zaplanować program.
Formalne spotkania obejmują:
- Spotkanie zarządu
- posiedzenie Komisji
- Posiedzenie Rady Dyrektorów
- Shareholders’ meeting
- Spotkanie strategiczne
1 przykład: Shareholders’ szablon e-maila z zaproszeniem
Temat: Ważne. Zapraszamy na doroczne walne zgromadzenie. [Czas]
[Nazwa odbiorcy]
[Nazwa firmy]
[Stanowisko]
[Adres spółki]
[Data]
Szanowni Akcjonariusze,
Mamy przyjemność zaprosić Państwa na Walne Zgromadzenie, które odbędzie się w dn [Czas], [Adres]
Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy jest wyjątkową okazją do wymiany informacji, wymiany i dyskusji pomiędzy [Nazwa firmy] oraz wszyscy nasi akcjonariusze.
To także okazja do wyrażenia siebie i oddania głosu, aby odgrywać aktywną rolę w podejmowaniu ważnych decyzji za [Nazwa firmy], niezależnie od liczby posiadanych udziałów. Spotkanie obejmie następujące kluczowe tematy:
Porządek obrad 1:
Porządek obrad 2:
Porządek obrad 3:
Porządek obrad 4:
Instrukcję dotyczącą udziału w tym posiedzeniu, porządek obrad oraz treść uchwał, które należy przedłożyć Państwu do akceptacji, znajdą Państwo w załączonym poniżej dokumencie
Chciałbym podziękować w imieniu zarządu za wkład i lojalność wobec [Nazwa firmy] i serdecznie zapraszam na spotkanie w dn [Data]
Najlepsze względzie
[Nazwa]
[Tytuł Stanowiska]
[Nazwa firmy]
[Adres firmy i strona internetowa]
2 przykład: Spotkanie strategiczne szablon e-maila z zaproszeniem
[Nazwa odbiorcy]
[Nazwa firmy]
[Stanowisko]
[Adres spółki]
[Data]
Wiersz tematu: Uruchomienie projektu Kampania marketingowa Spotkanie: 2
W imieniu [Nazwa firmy], serdecznie zapraszam na spotkanie biznesowe, które odbędzie się o godz [Nazwa sali konferencyjnej, Nazwa budynku] [Data i godzina]. Spotkanie potrwa ok [Czas trwania].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
Porządek obrad 1:
Porządek obrad 2:
Porządek obrad 3:
Porządek obrad 4:
Ta propozycja jest uważana przez cały nasz zespół za jedną z najważniejszych. W celu uzyskania dalszych informacji, dołączyliśmy do niniejszego listu dokument zawierający bardziej szczegółowe informacje, tak aby można było wygodnie przygotować się do spotkania z wyprzedzeniem.
Wszyscy nie możemy się doczekać rozmowy z Państwem, aby omówić, co jeszcze możemy zrobić, aby ta propozycja pomyślnie zadziałała. Wszelkie pytania lub rekomendacje dotyczące spotkania prosimy zgłaszać wcześniej [Termin ostateczny] bezpośrednio do mnie, odpowiadając na ten e-mail.
Życzę miłego dnia.
Dziękując Tobie,
Warm regards,
[Nazwa]
[Tytuł Stanowiska]
[Nazwa firmy]
[Adres firmy i strona internetowa]
#2. E-mail z zaproszeniem na nieformalne spotkanie
Z formalnym zaproszeniem na spotkanie e-mailem, jeśli jest to po prostu spotkanie z pracownikami niższego szczebla lub członkami zespołu. O wiele łatwiej jest ci myśleć o tym, jak poprawnie pisać. Możesz pisać w nieformalnym stylu, przyjaznym i radosnym tonem.
Nieformalne spotkania obejmują:
- Spotkanie burzy mózgów
- Spotkanie rozwiązywania problemów
- Szkolenia
- Spotkanie kontrolne
- Spotkanie integracyjne
- Rozmowy przy kawie
Przykład 3: szablon e-maila z zaproszeniem na spotkanie meldunkowe
Temat: pilne. [Nazwa Projektu] aktualizacje. [Data]
Drogie Zespoły,
Pozdrowienia!
Praca z tobą była przyjemna i zabawna [Nazwa Projektu]. Aby jednak móc skutecznie realizować nasze plany, uważam, że nadszedł właściwy czas, abyśmy zdali sprawozdanie z poczynionych postępów i byłbym wdzięczny za możliwość spotkania się z Państwem w [Lokalizacja] w celu dalszego omówienia sprawy o godz [Data i godzina].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [Link] daj znać, czy dasz radę.
Proszę jak najszybciej wysłać mi potwierdzenie.
Warm regards,
[Nazwa]
[Stanowisko]
[Nazwa firmy]
4 przykład: Zespół building szablon e-maila z zaproszeniem
Drodzy Członkowie Zespołu,
Ma to na celu poinformowanie, że [Nazwa oddziału] organizuje A Spotkanie integracyjne dla wszystkich naszych pracowników członkowie na [Data i godzina]
Dla dalszego rozwoju zawodowego niezwykle ważne jest, abyśmy razem się rozwijali, a to może się zdarzyć tylko wtedy, gdy pracujemy jako zespół, dzięki czemu nasze umiejętności i talenty mogą być wykorzystywane do osiągania lepszych wyników. Z tego powodu nasz dział co miesiąc promuje różne działania integracyjne.
Przyjdź i dołącz do wydarzenia, abyśmy mogli wysłuchać Twojego głosu na temat tego, jak możemy ulepszyć, aby zapewnić Ci lepsze wsparcie. Będzie też kilka gry integracyjne wraz z napojami i lekkim poczęstunkiem zapewni firma.
Z niecierpliwością czekamy na chwile zabawy podczas tego wydarzenia integracyjnego, które zostało zorganizowane, aby pomóc każdemu z nas się rozwijać. Jeśli uważasz, że nie możesz uczestniczyć w tym spotkaniu, uprzejmie poinformuj o tym [Nazwa koordynatora] at [Numer telefonu]
Pozdrawiamy,
[Nazwa]
[Stanowisko]
[Nazwa firmy]
#3. E-mail z zaproszeniem dla prelegentów gościnnych
Wiadomość e-mail z zaproszeniem do wystąpienia gościa powinna zawierać istotne dla mówcy informacje dotyczące spotkania i możliwości wystąpienia. Ważne jest, aby mówca wiedział, w jaki sposób może przyczynić się do Twojego wydarzenia i jakie korzyści może uzyskać, będąc częścią Twojego wydarzenia.
Przykład 5: Szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem dla prelegentów
Drogi [Głośnik],
Mamy nadzieję, że ta wiadomość dobrze Cię zastanie! Zwracamy się dzisiaj z fantastyczną okazją do przemówienia dla waszej kontemplacji. Zwracamy się do Państwa z uprzejmą prośbą o bycie naszym honorowym prelegentem [Nazwa spotkania], impreza poświęcona [Opis celu i odbiorców Twojego wydarzenia]. Cały [Nazwa spotkania] jest zainspirowany Twoimi osiągnięciami i uważa, że byłbyś idealnym ekspertem, który zwróciłby się do naszej grupy podobnie myślących profesjonalistów.
[Nazwa spotkania] odbędzie się w [Miejsce, w tym miasto i stan] on [Daktyle]. Przewidujemy, że w naszym wydarzeniu weźmie udział ok [Szacowana liczba uczestników#]. Naszym celem jest [Meeting’s objectives].
Wierzymy, że jesteś wspaniałym mówcą, a Twój głos byłby krytycznym dodatkiem do tej rozmowy, biorąc pod uwagę Twoją rozległą pracę [Obszar zainteresowań]. Możesz rozważyć przedstawienie swoich pomysłów do [Czas trwania] minut, które są związane z dziedziną [Temat spotkania]. Możesz wysłać swoją propozycję przed [deadline], klikając [link], aby nasz zespół mógł wysłuchać twoich pomysłów i ustalić z wyprzedzeniem szczegóły twojego przemówienia.
W każdym przypadku, jeśli nie możesz uczestniczyć, pokornie prosimy o kontakt za pośrednictwem [link]. Dziękujemy za poświęcony czas i uwagę, czekamy na pozytywną odpowiedź od Ciebie.
Najlepiej,
[Nazwa]
[Stanowisko]
[Informacje kontaktowe]
[Adres strony internetowej firmy]
#4. E-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
Poradnik: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
6 przykład: Szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem na seminarium internetowe
Temat: Gratulacje! Jesteś zaproszony do [Nazwa webinaru]
Drogi [Imię kandydata],
[Nazwa firmy] ma przyjemność zorganizować seminarium internetowe dla [Temat webinaru] NA [Data] Na [Czas], mając na celu [[Cele seminarium internetowego]
Będzie to dla Ciebie dobra okazja, aby zarobić ogromne korzyści od zaproszonych przez Ciebie ekspertów w dziedzinie [Tematy Webinarów] i otrzymać darmowe upominki. Nasz zespół jest bardzo entuzjastycznie nastawiony do Twojej obecności.
Uwaga: to seminarium internetowe jest ograniczone do [Liczba ludzi]. Aby zapisać swoje miejsce, zarejestruj się [Połączyć] i nie krępuj się udostępniać go swoim znajomym.
Mam nadzieję, że cię tam zobaczę!
Miłego dnia,
[Twoje imię]
[podpis]
Bottom Line
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
Jeśli szukasz również innych rozwiązań dla swojego biznesu, możesz je znaleźć AhaSlajdy to dobre narzędzie do prezentacji z wieloma niesamowitymi funkcjami wspierającymi wydarzenia związane z seminariami internetowymi, działaniami związanymi z budowaniem zespołu, konferencje i nie tylko.
Często zadawane pytania
Jak napisać e-mail z informacją o spotkaniu?
Kluczowe punkty, które należy uwzględnić w wiadomości e-mail z terminem spotkania:
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
Jak wysłać zaproszenie na spotkanie zespołu pocztą elektroniczną?
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
Jak zrobić zaproszenie e-mailem?
Oto najważniejsze elementy, które należy uwzględnić w krótkim zaproszeniu e-mailowym:
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
Ref: W rzeczy samej | Sherpany'ego
