Spotkania odgrywają kluczową rolę w firmach i organizacjach, służąc jako platforma do omawiania i rozwiązywania problemów oraz zarządzania sprawami wewnętrznymi w celu napędzania postępu. Aby uchwycić istotę tych spotkań, zarówno wirtualnych, jak i osobistych, Protokół ze spotkań or protokół spotkania (MoM) są kluczowe w robieniu notatek, podsumowywaniu kluczowych omawianych tematów oraz śledzeniu podjętych decyzji i rezolucji.
Ten artykuł pomoże Ci w pisaniu skutecznych protokołów ze spotkań, z przykładami i szablonami do wykorzystania, a także najlepszymi praktykami do naśladowania.
Spis treści
- Czym są protokoły ze spotkań?
- Kim jest minutnik?
- Jak pisać protokoły ze spotkań
- Przykłady protokołów ze spotkań (+ szablony)
- Wskazówki, jak tworzyć dobre protokoły ze spotkań
- Na wynos
Hopefully, this article will help you no longer feel the challenge of writing meeting minutes. And don’t forget to be creative and interactive in each of your meetings with:
- AhaSlides Public Template
- Spotkanie inauguracyjne projektu
- Spotkanie Zarządzania Strategicznego
- Spotkania W Biznesie |10 typów i najlepszych praktyk
- Program spotkania | 8 kluczowych kroków, przykłady i darmowe szablony
- E-mail z zaproszeniem na spotkanie | Najlepsze wskazówki, przykłady i szablony
- Kreator quizów online AI | Twórz quizy na żywo | Ujawnia rok 2024
- Generator chmur słów na żywo | Najlepszy twórca bezpłatnych klastrów słów w 1 r
- 14 najlepszych narzędzi do burzy mózgów w szkole i pracy w 2024 r
- Co to jest skala ocen? | Darmowy kreator skali ankiet
- Generator losowych drużyn | Ujawnia się losowy twórca grup 2024
Czym są protokoły ze spotkań?
Protokoły ze spotkań to pisemny zapis dyskusji, decyzji i działań, które mają miejsce podczas spotkania.
- Służą jako punkt odniesienia i źródło informacji dla wszystkich uczestników i tych, którzy nie mogą uczestniczyć.
- Pomagają zapewnić, że ważne informacje nie zostaną zapomniane i że wszyscy są na tej samej stronie, co do tego, co zostało omówione i jakie działania należy podjąć.
- Zapewniają również odpowiedzialność i przejrzystość poprzez dokumentowanie decyzji i zobowiązań podjętych podczas spotkania.
Kim jest minutnik?
Protokół jest odpowiedzialny za dokładne rejestrowanie dyskusji i decyzji podjętych podczas spotkania.
Może to być urzędnik administracyjny, sekretarz, asystent lub kierownik lub członek zespołu wolontariuszy wykonujący zadanie. Istotne jest, aby protokolant miał dobrą organizację i sporządzanie notatek oraz potrafił skutecznie podsumowywać dyskusje.
Zabawne uczestnictwo w spotkaniach z AhaSlides
Zbierz ludzi w tym samym czasie
Rather than coming to each table and ‘checking’ on people in case they don’t show up, now, you can gather people attention and check attendance by fun interactive quizzes with AhaSlides!
🚀 Uzyskaj bezpłatne szablony ☁️
Jak pisać protokoły ze spotkań
Aby uzyskać efektywne protokoły ze spotkań, po pierwsze, powinny być obiektywne, stanowić rzeczowy zapis spotkaniai unikaj osobistych opinii lub subiektywnych interpretacji dyskusji. Następny, powinno być krótkie, jasne i łatwe do zrozumienia, skup się tylko na głównych punktach i unikaj dodawania zbędnych szczegółów. Wreszcie, musi być dokładny i zapewniać, że wszystkie zapisane informacje są aktualne i istotne.
Let’s go into the details of writing meeting minutes with the following steps!
8 podstawowych elementów protokołów posiedzeń
- Data, godzina i miejsce spotkania
- Lista obecności i ewentualne przeprosiny za nieobecność
- Program i cel spotkania
- Podsumowanie dyskusji i podjętych decyzji
- Wszelkie oddane głosy i ich wyniki
- Pozycje działań, w tym strona odpowiedzialna i termin zakończenia
- Wszelkie następne kroki lub elementy uzupełniające
- Uwagi końcowe lub przerwa w obradach
Kroki pisania efektywnych protokołów ze spotkań
1/ Przygotowanie
Przed spotkaniem zapoznaj się z agendą spotkania i wszelkimi istotnymi materiałami pomocniczymi. Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne narzędzia, takie jak laptop, notatnik i długopis. Dobrym pomysłem jest również przejrzenie protokołów z poprzednich spotkań, aby zorientować się, jakie informacje należy uwzględnić i jak je sformatować.
2/ Sporządzanie notatek
Podczas spotkania rób jasne i zwięzłe notatki z dyskusji i podjętych decyzji. Powinieneś skupić się na uchwyceniu kluczowych punktów, decyzji i działań, a nie na transkrypcji całego spotkania dosłownie. Pamiętaj, aby dołączyć nazwiska mówców lub kluczowe cytaty oraz wszelkie działania lub decyzje. I unikaj pisania skrótami lub skrótami, które sprawiają, że inni nie rozumieją.
3/ Uporządkuj protokoły
Przejrzyj i uporządkuj swoje notatki, aby stworzyć spójne i zwięzłe podsumowanie protokołów po spotkaniu. Możesz użyć nagłówków i wypunktowań, aby ułatwić odczytanie protokołów. Nie przyjmuj osobistych opinii ani subiektywnych interpretacji dyskusji. Skoncentruj się na faktach i na tym, co zostało uzgodnione podczas spotkania.
4/ Zapisywanie szczegółów
Protokół ze spotkania powinien zawierać wszystkie istotne szczegóły, takie jak data, godzina, miejsce i uczestnicy. I wspomnij o wszelkich ważnych omawianych tematach, decyzjach i przydzielonych działaniach. Pamiętaj, aby odnotować wszystkie oddane głosy i wyniki wszelkich dyskusji.
5/ Przedmioty akcji
Upewnij się, że wymieniłeś wszystkie przypisane działania, w tym osobę odpowiedzialną i termin zakończenia. Jest to kluczowa część protokołu ze spotkania, ponieważ zapewnia, że każdy zna swoje obowiązki i harmonogram ich wykonania.
6/ Recenzja i dystrybucja
Należy przejrzeć protokoły pod kątem dokładności i kompletności oraz wprowadzić niezbędne poprawki. Upewnij się, że wszystkie kluczowe punkty i decyzje zostały odnotowane. Następnie możesz rozesłać minuty do wszystkich uczestników, osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przechowuj kopie protokołów w scentralizowanej lokalizacji, aby mieć do nich łatwy dostęp, na przykład na dysku współdzielonym lub w chmurze.
7/ Kontynuacja
Upewnij się, że działania ze spotkania są kontynuowane i szybko zakończone. Wykorzystaj minuty, aby śledzić postępy i upewnić się, że decyzje są wdrażane. Pomaga zachować odpowiedzialność i zapewnia, że spotkanie jest produktywne i skuteczne.
Przykłady protokołów ze spotkań (+ szablony)
1/ Przykład protokołu spotkania: prosty szablon spotkania
Poziom szczegółowości i złożoności prostych protokołów ze spotkań będzie zależał od celu spotkania i potrzeb Twojej organizacji.
Ogólnie rzecz biorąc, proste protokoły z posiedzeń są wykorzystywane do celów wewnętrznych i nie muszą być tak formalne ani wyczerpujące, jak inne rodzaje protokołów z posiedzeń.
Jeśli więc jesteś w pilnej potrzebie, a spotkanie dotyczy prostych, niezbyt ważnych treści, możesz skorzystać z następującego szablonu:
| Tytuł spotkania: [Wstaw tytuł spotkania] Data: [Wstaw datę] Czas: [Wstaw czas] Lokalizacja: [Wstaw lokalizację] Uczestnicy: [Wstaw nazwiska uczestników] Przeprosiny za nieobecność: [Wstaw nazwy] Porządek obrad: [Wstaw punkt porządku obrad 1] [Wstaw punkt porządku obrad 2] [Wstaw punkt porządku obrad 3] Podsumowanie spotkania: [Wstaw podsumowanie dyskusji i decyzji podjętych podczas spotkania, w tym wszelkie kluczowe punkty lub działania.] Elementy akcji: [Wstawić listę wszelkich działań, które zostały przydzielone podczas spotkania, w tym stronę odpowiedzialną i termin zakończenia.] Kolejne etapy: [Wstaw kolejne kroki lub kwestie uzupełniające, które zostały omówione podczas spotkania.] Uwagi końcowe: [Wstawić uwagi końcowe lub odroczenie spotkania.] Podpisano: [Wstaw podpis osoby sporządzającej protokół] |
2/ Protokół ze spotkania Przykład: Szablon spotkania zarządu
Protokoły z posiedzeń zarządu są rejestrowane i przekazywane wszystkim członkom, stanowiąc zapis podjętych decyzji i kierunku organizacji. Dlatego powinien być jasny, kompletny, szczegółowy i formalny. Oto wzór protokołu posiedzenia zarządu:
| Tytuł spotkania: Spotkanie Zarządu Data: [Wstaw datę] Czas: [Wstaw czas] Lokalizacja: [Wstaw lokalizację] Uczestnicy: [Wstaw nazwiska uczestników] Przeprosiny za nieobecność: [Wstaw nazwiska tych, którzy przeprosili za nieobecność] Porządek obrad: 1. Approval of previous meeting’s minutes 2. Przegląd sprawozdania finansowego 3. Omówienie planu strategicznego 4. Wszelkie inne sprawy Podsumowanie spotkania: 1. Zatwierdzenie protokołów z poprzednich posiedzeń: [Wstawić najważniejsze informacje z poprzedniego posiedzenia, które zostały sprawdzone i zatwierdzone] 2. Przegląd sprawozdania finansowego: [wstawić najważniejsze informacje dotyczące bieżącej sytuacji finansowej i zalecenia dotyczące przyszłego planowania finansowego] 3. Discussion of the strategic plan: [Insert which the board discussed and made updates to the organization’s strategic plan] 4. Sprawy różne: [wstawić inne ważne sprawy nie objęte porządkiem obrad] Elementy akcji: [Wstaw listę wszelkich działań, które zostały przydzielone podczas spotkania, w tym stronę odpowiedzialną i termin zakończenia] Kolejne etapy: Rada odbędzie następne spotkanie w [wstaw datę]. Uwagi końcowe: Spotkanie zostało odroczone o [wstawić godzinę]. Podpisano: [Wstaw podpis osoby sporządzającej protokół] |
To jest tylko podstawowy szablon spotkania zarządu i możesz dodawać lub usuwać elementy w zależności od potrzeb spotkania i organizacji.
3/ Przykład protokołów ze spotkań: szablon zarządzania projektami
Oto przykład protokołu spotkania dla szablonu zarządzania projektami:
| Tytuł spotkania: Spotkanie Zespołu Zarządzania Projektami Data: [Wstaw datę] Czas: [Wstaw czas] Lokalizacja: [Wstaw lokalizację] Uczestnicy: [Wstaw nazwiska uczestników] Przeprosiny za nieobecność: [Wstaw nazwiska tych, którzy przeprosili za nieobecność] Porządek obrad: 1. Przegląd statusu projektu 2. Omówienie ryzyk projektowych 3. Przegląd postępów zespołu 4. Wszelkie inne sprawy Podsumowanie spotkania: 1. Przegląd statusu projektu: [Wstaw wszelkie aktualizacje dotyczące postępu i zaznacz wszelkie problemy, którymi należy się zająć] 2. Omówienie ryzyk projektu: [Wstaw potencjalne ryzyka do projektu i plan ich ograniczenia] 3. Przegląd postępów zespołu: [wstawić przegląd postępów i omówienie wszelkich powstałych problemów] 4 Sprawy różne: [wstawić inne ważne sprawy, które nie zostały ujęte w porządku obrad] Elementy akcji: [Wstaw listę wszelkich działań, które zostały przydzielone podczas spotkania, w tym stronę odpowiedzialną i termin zakończenia] Kolejne etapy: Zespół odbędzie kolejne spotkanie w [wstaw datę]. Uwagi końcowe: Spotkanie zostało odroczone o [wstawić godzinę]. Podpisano: [Wstaw podpis osoby sporządzającej protokół] |
Wskazówki, jak tworzyć dobre protokoły ze spotkań
Don’t stress about capturing every word, focus on logging the major topics, outcomes, decisions, and action items. Put the discussions on a live platform so you can catch all the words into a big one net🎣 – AhaSlides’ idea board is an intuitive and simple tool for everyone to submit their ideas quickly. Here’s how you do it:
Utwórz nową prezentację za pomocą swojego Konto AhaSlides, then add the Brainstorm slide in the “Poll” section.
Napisz swoje temat dyskusji, then hit “Present” so everyone in the meeting can join and submit their ideas.
Sounds easy-peasy, isn’t it? Try this feature now, it’s just one of the useful features to help facilitate your meetings with lively, robust discussions.
Na wynos
Celem protokołów ze spotkań jest zapewnienie ogólnego przeglądu spotkania dla tych, którzy nie mogli w nim uczestniczyć, a także prowadzenie rejestru wyników spotkania. Dlatego protokoły powinny być uporządkowane i łatwe do zrozumienia, podkreślając najważniejsze informacje jasno i zwięźle.
