Spotkania w biznesie są znane osobom na stanowiskach kierowniczych, takich jak kierownicy projektów lub wyższe stanowiska w firmie. Spotkania te są niezbędne do poprawy komunikacji, zachęcania do współpracy i zwiększania sukcesu w organizacji.
However, not everyone may be aware of these meetings’ definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.
Co to jest spotkanie biznesowe?
Spotkanie biznesowe to spotkanie osób, które spotykają się, aby przedyskutować i podjąć decyzje na określone tematy związane z biznesem. Cele tego spotkania mogą obejmować informowanie członków zespołu o bieżących projektach, planowanie przyszłych działań, rozwiązywanie problemów lub podejmowanie decyzji, które mają wpływ na całą firmę.
Spotkania biznesowe mogą odbywać się osobiście, faktycznylub połączenie obu i może mieć charakter formalny lub nieformalny.
Celem spotkania biznesowego jest wymiana informacji, dostosowanie członków zespołu i podejmowanie decyzji, które pomogą firmie osiągnąć jej cele.
Typy Spotkań W Biznesie
Istnieje kilka rodzajów spotkań w biznesie, ale 10 typowych typów to:
1/ Miesięczne Spotkania Zespołu
Monthly team meetings are regular meetings of a company’s team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).
Comiesięczne spotkania zespołu dają członkom zespołu możliwość i wskazówki do wymiany informacji i pomysłów, omawiania postępów w projekcie i upewnienia się, że wszyscy dążą do tego samego celu.
These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team’s work.
An wszystkie ręce się spotykają to po prostu spotkanie wszystkich pracowników firmy, czyli comiesięczne spotkanie zespołu. To regularne spotkanie – zdarza się może raz w miesiącu – i zwykle prowadzą je szefowie firmy.
2/ Spotkania na stojąco
spotkanie na stojąco, znany również jako codzienne spotkanie stand-up lub codzienne spotkanie scrumowe, jest rodzajem krótkiego spotkania, zwykle trwającego nie dłużej niż 15 minut i odbywającego się codziennie w celu przekazania zespołowi szybkich informacji o postępie projektu lub ukończonym obciążeniu pracą, planowaniu pracować na dzisiaj.
At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team’s common goals.
3/ Spotkania aktualizujące status
Spotkania aktualizujące status koncentrują się na dostarczaniu od członków zespołu aktualnych informacji na temat postępów ich projektów i zadań. Mogą odbywać się częściej niż comiesięczne spotkania, na przykład cotygodniowe.
Celem spotkań aktualizujących status jest oczywiście zapewnienie przejrzystego wglądu w postęp każdego projektu i zidentyfikowanie wszelkich wyzwań, które mogą wpłynąć na powodzenie projektu. Spotkania te nie będą pochłonięte kwestiami takimi jak dyskusja czy rozwiązywanie problemów.
For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a ‘Spotkanie w ratuszu‘, A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!
4/ Spotkania rozwiązywania problemów
Są to spotkania, które koncentrują się wokół identyfikowania i rozwiązywania wyzwań, kryzysów lub problemów, przed którymi stoi organizacja. Często są one nieoczekiwane i wymagają zaangażowania osób z różnych działów lub zespołów do współpracy i znalezienia rozwiązań konkretnych problemów.
Na tym spotkaniu uczestnicy podzielą się swoimi poglądami, wspólnie zidentyfikują przyczyny problemów i zaproponują potencjalne rozwiązania. Aby to spotkanie było skuteczne, należy zachęcić ich do otwartej i szczerej dyskusji, unikania obwiniania i skupienia się na szukaniu odpowiedzi.
5/ Spotkania decyzyjne
Spotkania te mają na celu podjęcie ważnych decyzji, które mają wpływ na kierunek projektu, zespołu lub całej organizacji. Uczestnikami są zazwyczaj osoby posiadające niezbędne uprawnienia decyzyjne i wiedzę specjalistyczną.
To spotkanie będzie musiało być dostarczone z wyprzedzeniem z wszystkimi istotnymi informacjami, potrzebującymi interesariuszy. Następnie, aby zapewnić wykonanie decyzji podjętych na spotkaniu, ustalane są działania uzupełniające wraz z czasem realizacji.
6/ Spotkania burzy mózgów
Spotkania burzy mózgów koncentrują się na generowaniu nowych i innowacyjnych pomysłów dla Twojej firmy.
The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another’s ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.
7/ Spotkania zarządzania strategicznego
Spotkania zarządzania strategicznego are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization’s long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.
Podczas tych spotkań dokonuje się przeglądu i oceny organizacji, a także konkurencyjności lub identyfikuje się nowe możliwości wzrostu i doskonalenia.
8/ Spotkania otwierające projekt
A spotkanie inauguracyjne projektu to spotkanie będące oficjalnym początkiem nowego projektu. Skupia kluczowe osoby z zespołu projektowego, w tym kierowników projektów, członków zespołu i interesariuszy z innych działów, w celu omówienia celów, celów, harmonogramów i budżetów.
Stanowi również okazję dla kierownika projektu do ustanowienia jasnych kanałów komunikacji, określenia oczekiwań i upewnienia się, że członkowie zespołu rozumieją swoje role i obowiązki.
Są to jedne z najczęstszych rodzajów spotkań w biznesie, a format i struktura mogą się zmieniać w zależności od wielkości i typu organizacji.
9/ Spotkania wprowadzające
An spotkanie wprowadzające to pierwsze oficjalne spotkanie członków zespołu i ich liderów, aby ustalić, czy zaangażowane osoby chcą nawiązać współpracę i zaangażować się w zespół w przyszłości.
To spotkanie ma na celu zapewnienie członkom zespołu czasu na pozostanie razem, aby poznać pochodzenie, zainteresowania i cele każdego uczestnika. W zależności od preferencji Twoich i Twojego zespołu, możesz organizować spotkania wprowadzające, formalne lub nieformalne, w zależności od różnych kontekstów.
10/ Spotkania w ratuszu
Koncepcja ta wywodzi się z lokalnych spotkań miejskich w Nowej Anglii, podczas których politycy spotykali się z wyborcami, aby omówić kwestie i ustawodawstwo.
Dzisiaj, a spotkanie w ratuszu to zaplanowane spotkanie ogólnofirmowe, podczas którego kierownictwo odpowiada na pytania bezpośrednio pracowników. Pozwala na otwartą komunikację i przejrzystość pomiędzy kierownictwem a personelem. Pracownicy mogą zadawać pytania i otrzymywać natychmiastową informację zwrotną.
Odpowiedź cała kolekcja ważne pytania
Don’t miss a beat with AhaSlides’ bezpłatne narzędzie do pytań i odpowiedzi. Bądź zorganizowany, przejrzysty i świetnym liderem.
Jak prowadzić spotkania w biznesie
W celu miłego spotkania, po pierwsze, musisz wysłać e-mail z zaproszeniem na spotkanie.
Prowadzenie efektywnych spotkań w biznesie wymaga starannego zaplanowania i przygotowania, aby spotkanie było produktywne i osiągnęło zamierzone cele. Poniższe porady mogą pomóc w prowadzeniu produktywnych spotkań biznesowych:
1/ Określ cel i cele
Zdefiniowanie celu i celów spotkania biznesowego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że spotkanie jest produktywne i przynosi zamierzone rezultaty. Muszą zapewnić, co następuje:
- Cel. Upewnij się, że celem spotkania jest omówienie konkretnych tematów, podjęcie decyzji lub przekazanie aktualnych informacji. Musisz określić, dlaczego spotkanie jest konieczne i jaki jest oczekiwany rezultat.
- Celów. Cele spotkania biznesowego to konkretne, mierzalne rezultaty, które chcesz osiągnąć do końca spotkania. Powinny być zgodne z ogólnym celem spotkania z harmonogramem, KPI itp.
Na przykład spotkanie w celu omówienia wprowadzenia nowego produktu na rynek powinno mieć cele zgodne z ogólnym celem, jakim jest zwiększenie sprzedaży lub zwiększenie udziału w rynku.
2/ Przygotuj program spotkania
A porządek obrad służy jako mapa drogowa dla spotkania i pomaga utrzymać koncentrację i prowadzenie dyskusji.
Dlatego przygotowując skuteczną agendę, możesz zapewnić, że spotkania biznesowe będą produktywne i skoncentrowane, a wszyscy będą świadomi tego, o czym rozmawiać, czego się spodziewać i co należy osiągnąć.
3/ Zaproś odpowiednich uczestników
Zastanów się, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu w oparciu o ich rolę i tematy do omówienia. Zaproś tylko tych, którzy muszą być obecni, aby zapewnić płynny przebieg spotkania. Niektóre czynniki, które należy wziąć pod uwagę, aby wybrać odpowiednich uczestników, obejmują przydatność, poziom wiedzy specjalistycznej i autorytet.
4/ Efektywnie przydzielaj czas
Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn’t go overtime.
Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting’s energy and interest.
5/ Spraw, aby spotkania były bardziej interaktywne i wciągające
Spraw, aby spotkania biznesowe były bardziej interaktywne i wciągające, zachęcając wszystkich uczestników do zabierania głosu i dzielenia się przemyśleniami i pomysłami. Oprócz korzystania z interaktywnych działań, takich jak ankiety na żywo or sesje burzy mózgów i obrotowe koła pomagają utrzymać zaangażowanie uczestników i skupienie się na dyskusji.
Lub użyj AhaSlides biblioteka gotowych szablonów pożegnać się z nudnymi spotkaniami i szklistymi oczami.
Sprawdź: 20+ zabawy online Gry Lodołamacz dla lepszego zaangażowania lub 14 inspirujących Gry na wirtualne spotkania, z najlepszymi 6 hacki na spotkania można znaleźć w 2024 roku!
6/ Protokół ze spotkania
Biorąc protokół ze spotkania podczas spotkania biznesowego to ważne zadanie, które pomaga udokumentować główne dyskusje i decyzje podjęte podczas spotkania. Pomaga również poprawić przejrzystość i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie przed udaniem się na następne spotkanie.
7/ Kontynuuj działania
Kontynuując działania, możesz upewnić się, że decyzje podjęte podczas spotkania zostaną wprowadzone w życie i że wszyscy mają jasność co do swoich obowiązków.
And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better – you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪
Uzyskaj bezpłatne szablony ankiet na swoje spotkania!
Zarejestruj się za darmo i weź to, co chcesz z biblioteki szablonów!
🚀 Darmowe szablony ☁️
Na wynos
Mam nadzieję, że z tym artykułem AhaSlajdy, można wyróżnić rodzaje spotkań w biznesie i ich cele. Postępując zgodnie z tymi krokami i najlepszymi praktykami, możesz zapewnić, że spotkania biznesowe będą wydajne, skoncentrowane i przyniosą pożądane rezultaty.
Skuteczne prowadzenie spotkań biznesowych może pomóc poprawić komunikację, współpracę i sukces w organizacji i jest kluczowym elementem udanego zarządzania przedsiębiorstwem.
Często zadawane pytania
Dlaczego spotkania są ważne w biznesie?
Spotkania pozwalają na skuteczną komunikację zarówno w dół, jak i w górę w organizacji. Można udostępniać ważne aktualizacje, pomysły i opinie.
Jakie spotkania powinna odbywać się firma?
– All-hands/All-staff meetings: Company-wide meetings to share updates, announcements and foster communication across departments.
– Executive/Leadership meetings: For senior management to discuss high-level strategy, plans and make key decisions.
– Department/Team meetings: For individual departments/teams to sync, discuss tasks and resolve issues within their scope.
– Project meetings: To plan, track progress and resolve blockers for individual projects.
– One-on-ones: Individual check-ins between managers and direct reports to discuss work, priorities and professional development.
– Sales meetings: For the sales team to review performance, identify opportunities and plan sales strategies.
– Marketing meetings: Used by the marketing team for planning campaigns, content calendar and measuring success.
– Budget/Finance meetings: For financial review of expenses vs budget, forecasting and investment discussions.
– Hiring meetings: To screen resumes, conduct interviews and make decisions for new job openings.
– Training meetings: To plan and deliver onboarding, skills development sessions for employees.
– Client meetings: To manage client relationships, feedback and scope out future work.
