Ulotka na spotkanie inauguracyjne projektu Nail w 8 krokach (+ darmowy szablon!)

Nawet najbardziej zdyscyplinowane firmy mogą czasami poczuć, że ich projekty chybiają. Najczęściej problemem jest jeden z przygotowanie. Rozwiązanie? Dobrze zorganizowany i w pełni interaktywny spotkanie inauguracyjne projektu!

Więcej niż tylko pompa i ceremonia, dobrze przeprowadzone spotkanie inauguracyjne może naprawdę przynieść coś pięknego na właściwą stopę. Oto 8 kroków do zorganizowania spotkania inaugurującego projekt, które buduje emocje i dostaje wszyscy na tej samej stronie.

Czas rozpoczęcia!

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?
Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?
8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass
Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Wskazówki dotyczące spotkań, o których należy pamiętać

Musisz mieć wcześniej plan spotkania kickoff. Wysyłanie wczesnych wiadomości e-mail kickoff projektu jest bardzo ważne! Sprawdźmy więc kilka przykładów planów spotkania kickoff!

Sesja kickoff powinna być krótka i zwięzła, z wieloma grami i aktywnościami, ponieważ wtedy AhaSlides jest bardzo przydatny! Sprawdź więcej wskazówek z nami poniżej:

alternatywny tekst

Rozpocznij rozmowę.

Uzyskaj wartościowy wkład od swojego zespołu i klientów podczas spotkania inauguracyjnego projektu. Skorzystaj z ankiet na żywo, pytań i odpowiedzi oraz narzędzi do wymiany pomysłów dzięki temu bezpłatnemu szablonowi!

🚀 Zobacz szablon

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?

Jak napisano na puszce, spotkanie inaugurujące projekt to spotkanie, na którym rozpoczynasz swój projekt.

Spotkanie kickoffowe projektu to zazwyczaj pierwsze spotkanie klienta, który zlecił projekt, z firmą, która go zrealizuje. Obie strony usiądą razem i przedyskutują podstawy projektu, jego cel, cele i sposób przejścia od pomysłu do realizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, są Typy 2 spotkań inauguracyjnych, o których należy pamiętać:

Rozpoczęcie projektu zewnętrznego – Zespół programistów siada z kimś z zewnętrzne firma, jak klient lub interesariusz, i omawia plan wspólnego projektu.
Wewnętrzny PKM – Zespół z w ciągu firma siada razem i omawia plan nowego projektu wewnętrznego.

Chociaż oba te typy mogą mieć różne wyniki, procedura jest prawie taki sam. Jest zasadniczo żadna część zewnętrznego rozpoczęcia projektu, które nie jest częścią wewnętrznego rozpoczęcia projektu – jedyną różnicą będzie to, dla kogo jest ono organizowane.

Większe zaangażowanie w spotkania

Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?

Cel spotkań Kickoff powinien być głośny i jasny! Może się wydawać, że rozpoczęcie projektu jest wystarczająco proste, po prostu przydzielając wiele zadań odpowiednim osobom, zwłaszcza w dzisiejszym miejscu pracy, w którym obsesją są tablice Kanban. Może to jednak prowadzić do tego, że zespoły będą ciągle tracić orientację.

Pamiętaj, że tylko dlatego, że jesteś na ta sama tablica nie oznacza, że jesteś na ta sama strona.

Sednem tego spotkania jest spotkanie inauguracyjne projektu, które jest szczerym i otwartym Dialog między klientem a zespołem. To jest nie serię zapowiedzi co do tego, jak projekt ma działać, ale rozmowa o planach, oczekiwaniach i celach osiągniętych przez nieokiełznaną debatę.

Oto niektóre z korzyści płynących z organizacji spotkania inaugurującego projekt:

Dostaje wszystkich przygotowany - „Daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu topora”. Gdyby Abraham Lincoln żył dzisiaj, możesz być pewien, że spędziłby pierwsze 4 z 6 godzin projektu na spotkaniu inauguracyjnym. Dzieje się tak, ponieważ te spotkania zawierają cała kolekcja niezbędne kroki, aby każdy projekt był na dobrej stopie.
To wymaga wszyscy kluczowi gracze – Spotkania inauguracyjne nie mogą się rozpocząć, jeśli nie ma na nich wszystkich: menedżerów, liderów zespołów, klientów i wszystkich innych osób zaangażowanych w projekt. Tak łatwo stracić orientację, kto za co odpowiada, bez jasności spotkania inauguracyjnego, które pozwala wszystko ustalić.
Jego otwarty i oparty na współpracy – Jak powiedzieliśmy, spotkania inauguracyjne projektu to debaty. Najlepsze z nich angażują cała kolekcja uczestników i wydobądź najlepsze pomysły z każdego.

Większe zaangażowanie w spotkania

8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass

Co dokładnie obejmuje agenda spotkania inauguracyjnego projektu? Ograniczyliśmy ją do 8 kroków poniżej, ale zawsze należy pamiętać, że jest brak ustalonego menu dla tego typu spotkania.

Użyj tych 8 kroków jako przewodnika, ale nigdy nie zapominaj, że ostateczny plan leży w ty!

Krok 1 – Przedstawienia i przełamywanie lodów

Oczywiście jedynym sposobem na rozpoczęcie spotkania inauguracyjnego jest zapoznanie się uczestników. Bez względu na długość i wielkość projektu, klienci i członkowie zespołu muszą być ze sobą po imieniu, zanim będą mogli efektywnie ze sobą współpracować.

Chociaż proste wprowadzenie typu „przejście wokół stołu” wystarczy, aby zapoznać ludzi z nazwami, lodołamacz może dodać kolejną warstwę osobowość oraz rozjaśnić nastrój przed rozpoczęciem projektu.

Spróbuj tego: Zakręć kołem 🎡

Przedstaw proste tematy wprowadzające na koło zamachowe, a następnie poproś każdego członka zespołu, aby zakręcił nim i odpowiedział na dowolny temat, na który wyląduje koło. Zachęcamy do zadawania zabawnych pytań, ale pamiętaj, aby były mniej lub bardziej profesjonalne!

Chcesz więcej podobnych? 💡 Mamy 10 lodołamaczy na każde spotkanie właśnie tutaj.

Krok 2 – Tło projektu

Po załatwieniu formalności i uroczystości nadszedł czas, aby ruszyć dalej, rozpoczynając zimny jak kamień biznes. Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, powinieneś mieć jasny plan na spotkanie inauguracyjne!

Jak w przypadku wszystkich wspaniałych historii, najlepiej zacząć od początku. Zarysuj całą korespondencję między Tobą a Twoimi klientami, aby wszyscy zaangażowani w projekt byli w pełni na bieżąco z tym, co się do tej pory wydarzyło.

Mogą to być zrzuty ekranu e-maili, SMS-ów, minut z poprzednich spotkań lub wszelkich zasobów, które dodają kontekst dla Twojej firmy i Twojego klienta. Ułatw wszystkim wizualizację, tworząc oś czasu.

Krok 3 – Popyt na projekt

Oprócz wiedzy na temat korespondencji, będziesz chciał zagłębić się w temat w szczegóły dlaczego ten projekt jest uruchamiany w pierwszej kolejności.

Jest to kluczowy krok, ponieważ zapewnia jasny przegląd problemów, które projekt ma rozwiązać, co jest czymś, co zarówno zespoły, jak i klienci muszą przez cały czas utrzymywać na czele swoich umysłów.

Protip 👊

Takie etapy są gotowe do dyskusji. Zapytaj swoich klientów oraz Twój zespół do przedstawienia swoich pomysłów, dlaczego uważają, że ten projekt został wymyślony.

Jeśli ma to zastosowanie, należy zawsze starać się przekierować głos klienta w tej sekcji. Współpracuj z klientem, aby znaleźć rzeczywiste przykłady konsumentów, którzy wspominają o problemach, które Twój projekt próbuje naprawić. Ich opinie powinny kształtować podejście zespołu do projektu.

Krok 4 – Cele projektu

Więc zajrzałeś do Przeszłość projektu, teraz czas przyjrzeć się przyszłość.

Posiadanie bezpośrednich celów i jasnej definicji sukcesu dla Twojego projektu naprawdę pomoże Twojemu zespołowi pracować nad nim. Nie tylko to, pokaże to Twojemu klientowi, że poważnie podchodzisz do pracy i masz podobnie wysokie stawki w tym, jak ona przebiega.

Zapytaj uczestników spotkania inauguracyjnego „Jak będzie wyglądał sukces?” Czy to więcej klientów? Więcej recenzji? Lepszy wskaźnik satysfakcji klienta?

Bez względu na cel, zawsze powinno być…

Osiągalny – Nie przemęczajcie się. Znajcie swoje ograniczenia i wyznaczcie sobie cel, który faktycznie mieć szansę na osiągnięcie.
Wymierny – Podpieraj swój cel danymi. Celuj w konkretną liczbę i śledź swoje postępy w jej osiąganiu.
Czasowy – Wyznacz sobie datę końcową. Zrób wszystko, co możesz, aby osiągnąć swoje cele przed upływem tego terminu.

Krok 5 – Oświadczenie o pracy

Wprowadzając „mięso” do „spotkania inauguracyjnego”, Oświadczenie o pracy (SoW) to solidne zanurzenie się w specyfikę projektu i sposób jego realizacji. To rozliczenie główne w programie spotkania inauguracyjnego i powinien przyciągnąć większość twojej uwagi.

Sprawdź tę infografikę o tym, co należy zawrzeć w swoim oświadczeniu o pracy:

Infografika wyjaśniająca 6 mini-kroków związanych z ogłoszeniem deklaracji pracy na spotkaniu inauguracyjnym projektu.

Należy pamiętać, że zestawienie pracy nie dotyczy tak bardzo dyskusji, jak reszta programu spotkania inauguracyjnego projektu. . To naprawdę czas, aby projekt prowadził po prostu ułożyć plan działania dla nadchodzącego projektu, a następnie zapisz dyskusję na kolejny punkt spotkania.

Podobnie jak reszta twojego spotkania inauguracyjnego, twoje zestawienie pracy to: super zmienna. Specyfika Twojego zestawienia pracy zawsze będzie zależeć od złożoności projektu, wielkości zespołu, zaangażowanych części itp.

Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź to obszerny artykuł na temat tworzenia zestawienia pracy.

Krok 6 – Sekcja pytań i odpowiedzi

Choć możesz czuć się zmuszony zostawić sekcję pytań i odpowiedzi na koniec, zalecamy, aby ją wstrzymać bezpośrednio po rozliczeniu pracy.

Tak treściwy segment z pewnością wywoła pytania zarówno ze strony klienta, jak i zespołu. Ponieważ większość spotkania jest tak świeża w pamięci wszystkich, najlepiej kuć żelazo, póki gorące.

Korzystanie z interaktywnego oprogramowania do prezentacji podczas sesji pytań i odpowiedzi może pomóc w zapewnieniu płynnego przebiegu całego procesu, zwłaszcza jeśli spotkanie inauguracyjne projektu ma dużą frekwencję….

Jego zorganizowany – Pytania są uporządkowane według popularności (poprzez głosy pozytywne) lub według czasu i można je oznaczyć jako „z odpowiedzią” lub przypiąć u góry.
Jego moderowany – Pytania można zatwierdzać i odrzucać przed ich wyświetleniem na ekranie.
Jego anonimowy – Pytania można zadawać anonimowo, co oznacza, że każdy ma prawo głosu.

Krok 7 – Potencjalne problemy

Jak powiedzieliśmy wcześniej, spotkanie inaugurujące projekt polega na byciu tak otwartym i szczerym, jak to tylko możliwe. To jest jak budujesz poczucie zaufania z klientem od samego początku.

W tym celu najlepiej omówić potencjalne problemy, z którymi projekt może się zmierzyć po drodze. Nikt nie prosi cię o przewidywanie przyszłości, tylko o przygotowanie wstępnej listy barier, na które możesz natrafić.

Ponieważ Ty, Twój zespół i Twój klient będziecie podchodzić do tego projektu z różnymi założeniami, najlepiej jest uzyskać wszyscy zaangażowani w dyskusję na temat potencjalnego problemu.

Krok 8 – Meldowanie się

Regularne sprawdzanie klienta to kolejny sposób na wzmocnienie zaufania między obiema stronami. Na spotkaniu inauguracyjnym projektu masz kilka pytań do omówienia co, kiedy kto oraz w jaki sposób te odprawy będą miały miejsce.

Odprawa jest dość dobrym balansowaniem między transparentność oraz wysiłek. Chociaż miło jest być tak otwartym i przejrzystym, jak to możliwe, musisz zarządzać tym w zakresie tego, jak bardzo będziesz dostępny dla be otwarte i przejrzyste.

Upewnij się, że masz odpowiedzi na te pytania przed zakończeniem spotkania:

Jakie? – W jakich szczegółach klient potrzebuje aktualizacji? Czy musi wiedzieć o każdym najmniejszym szczególe postępu, czy też liczą się tylko duże zatwierdzenia?
Kiedy? – Jak często Twój zespół powinien aktualizować Twojego klienta? Czy powinni przekazywać, co zrobili każdego dnia, czy po prostu podsumowywać to, co udało im się osiągnąć, pod koniec tygodnia?
Kto? – Który członek zespołu będzie osobą kontaktową z klientem? Czy w każdym zespole będzie członek na każdym etapie, czy tylko jeden korespondent przez cały projekt?
W jaki sposób? – Jaką metodą klient i korespondent będą pozostawać w kontakcie? Zwykłą rozmową wideo, e-mailem czy stale aktualizowanym dokumentem na żywo?

Jak w przypadku większości punktów programu spotkania inauguracyjnego projektu, najlepiej jest omówić je otwarcie. W przypadku dużego zespołu i dużej grupy klientów może być łatwiej przeprowadzić sonda na żywo w celu ograniczenia możliwości ustalenia najlepszej możliwej formuły odprawy.

Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź niektóre najlepsze praktyki dotyczące kontaktowania się z klientami.

Skuteczne badanie z AhaSlides

Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Ponieważ twoje fachowo zaplanowane spotkanie inauguracyjne tylko czeka, aby wysadzić kilka umysłów w sali konferencyjnej, ostatni akcent może być trochę wzajemne oddziaływanie aby to wszystko połączyć.

Czy wiesz, że tylko 29% firm czują się związani ze swoimi klientami (Gallup)? Brak zaangażowania jest epidemią na poziomie B2B i może sprawić, że spotkania inauguracyjne będą wydawać się nudnym i mało inspirującym procesem, mimo formalności.

Angażowanie klientów i zespołów za pomocą interaktywnych slajdów może naprawdę zwiększyć uczestnictwo oraz zwiększyć zakresy uwagi.

AhaSlides ma arsenał narzędzi w tym ankiety na żywo, slajdy pytań i odpowiedzi i burzy mózgów, a nawet quizy na żywo i gry, które rozpalą Twój projekt we właściwy sposób.

Kliknij poniżej, aby pobrać darmowy szablon spotkania inauguracyjnego bez pobierania. Zmień co chcesz i zaprezentuj za darmo!

Chwyć szablon

Kliknij poniżej, aby utworzyć bezpłatne konto AhaSlides i zacząć tworzyć własne angażujące spotkania dzięki interaktywności!

Tworzenie własnych

tagi: Spotkanie biznesowe