Ulotka informująca o spotkaniu inauguracyjnym projektu Nail w 8 krokach (+ bezpłatny szablon!)

Nawet najbardziej zdyscyplinowane firmy mogą czasami poczuć, że ich projekty chybiają. Najczęściej problemem jest jeden z przygotowanie. Rozwiązanie? Dobrze zorganizowany i w pełni interaktywny spotkanie inauguracyjne projektu!

Więcej niż tylko pompa i ceremonia, dobrze przeprowadzone spotkanie inauguracyjne może naprawdę przynieść coś pięknego na właściwą stopę. Oto 8 kroków do zorganizowania spotkania inaugurującego projekt, które buduje emocje i dostaje wszyscy na tej samej stronie.

Czas rozpoczęcia!

• Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?
• Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?
• 8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass
  • Step #1 – Introductions and Ice Breakers
  • Step #2 – Project Background
  • Step #3 – Project Demand
  • Step #4 – Project Goals
  • Step #5 – The Statement of Work
  • Step #6 – Q&A Section
  • Step #7 – Potential Problems
  • Step #8 – Checking In
• Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

• 10 Common Meetings in Business and Best Practices
• Spotkanie Zarządzania Strategicznego
• All Hands Meeting Guide

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?

Jak napisano na puszce, spotkanie inaugurujące projekt to spotkanie, na którym rozpoczynasz swój projekt.

Spotkanie kickoffowe projektu to zazwyczaj pierwsze spotkanie klienta, który zlecił projekt, z firmą, która go zrealizuje. Obie strony usiądą razem i przedyskutują podstawy projektu, jego cel, cele i sposób przejścia od pomysłu do realizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, są Typy 2 spotkań inauguracyjnych, o których należy pamiętać:

1. External Project Kickoff – Zespół programistów siada z kimś z zewnętrzne firma, jak klient lub interesariusz, i omawia plan wspólnego projektu.
   
2. Internal PKM – Zespół z w ciągu firma siada razem i omawia plan nowego projektu wewnętrznego.

Chociaż oba te typy mogą mieć różne wyniki, procedura jest prawie taki sam. Jest zasadniczo żadna część of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

Większe zaangażowanie w spotkania

• Najlepsze koło obrotowe AhaSlides
• Kreator quizów online AI | Twórz quizy na żywo | Ujawnia rok 2024
• AhaSlides Online Poll Maker – najlepsze narzędzie do ankiet
• Generator losowych drużyn | Ujawnia się losowy twórca grup 2024

Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the ta sama tablica doesn’t mean you’re on the ta sama strona.

Sednem tego spotkania jest spotkanie inauguracyjne projektu, które jest szczerym i otwartym Dialog between a client and a team. It’s nie serię zapowiedzi co do tego, jak projekt ma działać, ale rozmowa o planach, oczekiwaniach i celach osiągniętych przez nieokiełznaną debatę.

Oto niektóre z korzyści płynących z organizacji spotkania inaugurującego projekt:

1. Dostaje wszystkich przygotowany - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain cała kolekcja niezbędne kroki, aby każdy projekt był na dobrej stopie.
   
2. To wymaga wszyscy kluczowi gracze – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
   
3. Jego otwarty i oparty na współpracy – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage cała kolekcja uczestników i wydobądź najlepsze pomysły z każdego.

Większe zaangażowanie w spotkania

• Najlepsze koło obrotowe AhaSlides
• Kreator quizów online AI | Twórz quizy na żywo | Ujawnia rok 2024
• AhaSlides Online Poll Maker – najlepsze narzędzie do ankiet
• Generator losowych drużyn | Ujawnia się losowy twórca grup 2024

8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s brak ustalonego menu dla tego typu spotkania.

Użyj tych 8 kroków jako przewodnika, ale nigdy nie zapominaj, że ostateczny plan leży w ty!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Oczywiście jedynym sposobem na rozpoczęcie spotkania inauguracyjnego jest zapoznanie się uczestników. Bez względu na długość i wielkość projektu, klienci i członkowie zespołu muszą być ze sobą po imieniu, zanim będą mogli efektywnie ze sobą współpracować.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of osobowość i rozjaśnić nastrój przed rozpoczęciem projektu.

Spróbuj tego: Zakręć kołem 🎡

Przedstaw proste tematy wprowadzające na koło zamachowe, a następnie poproś każdego członka zespołu, aby zakręcił nim i odpowiedział na dowolny temat, na który wyląduje koło. Zachęcamy do zadawania zabawnych pytań, ale pamiętaj, aby były mniej lub bardziej profesjonalne!

Chcesz więcej podobnych? 💡 We’ve got 10 lodołamaczy na każde spotkanie właśnie tutaj.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Zarysuj całą korespondencję between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Mogą to być zrzuty ekranu e-maili, SMS-ów, minut z poprzednich spotkań lub wszelkich zasobów, które dodają kontekst dla Twojej firmy i Twojego klienta. Ułatw wszystkim wizualizację, tworząc oś czasu.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep w szczegóły dlaczego ten projekt jest uruchamiany w pierwszej kolejności.

Jest to kluczowy krok, ponieważ zapewnia jasny przegląd problemów, które projekt ma rozwiązać, co jest czymś, co zarówno zespoły, jak i klienci muszą przez cały czas utrzymywać na czele swoich umysłów.

Protip 👊

Takie etapy są gotowe do dyskusji. Zapytaj swoich klientów i Twój zespół do przedstawienia swoich pomysłów, dlaczego uważają, że ten projekt został wymyślony.

Jeśli ma to zastosowanie, należy zawsze starać się przekierować głos klienta w tej sekcji. Współpracuj z klientem, aby znaleźć rzeczywiste przykłady konsumentów, którzy wspominają o problemach, które Twój projekt próbuje naprawić. Ich opinie powinny kształtować podejście zespołu do projektu.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the Przeszłość of the project, now it’s time to look at the przyszłość.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Zapytaj uczestników spotkania inauguracyjnego ‘what will success look like?’ Czy to więcej klientów? Więcej recenzji? Lepszy wskaźnik satysfakcji klienta?

No matter the goal, it should always be…

1. Osiągalny – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you faktycznie mieć szansę na osiągnięcie.
2. Wymierny – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
3. Czasowy – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the rozliczenie główne w programie spotkania inauguracyjnego i powinien przyciągnąć większość twojej uwagi.

Sprawdź tę infografikę o tym, co należy zawrzeć w swoim oświadczeniu o pracy:

Należy pamiętać, że zestawienie pracy nie dotyczy tak bardzo dyskusji, jak reszta programu spotkania inauguracyjnego projektu. . To naprawdę czas, aby projekt prowadził po prostu ułożyć plan działania dla nadchodzącego projektu, a następnie zapisz dyskusję na kolejny punkt spotkania.

Podobnie jak reszta twojego spotkania inauguracyjnego, twoje zestawienie pracy to: super zmienna. Specyfika Twojego zestawienia pracy zawsze będzie zależeć od złożoności projektu, wielkości zespołu, zaangażowanych części itp.

Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź to obszerny artykuł na temat tworzenia zestawienia pracy.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it bezpośrednio po rozliczeniu pracy.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

1. Jego zorganizowany – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
2. Jego moderowany – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
3. Jego anonimowy – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Jak powiedzieliśmy wcześniej, spotkanie inaugurujące projekt polega na byciu tak otwartym i szczerym, jak to tylko możliwe. To jest jak budujesz poczucie zaufania z klientem od samego początku.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get wszyscy zaangażowani w dyskusję na temat potencjalnego problemu.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about co, kiedy kto i w jaki sposób te odprawy będą miały miejsce.

Odprawa jest dość dobrym balansowaniem między transparentność i wysiłek. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be otwarte i przejrzyste.

Upewnij się, że masz odpowiedzi na te pytania przed zakończeniem spotkania:

• Jakie? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
• Kiedy? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
• Kto? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
• W jaki sposób? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a sonda na żywo w celu ograniczenia możliwości ustalenia najlepszej możliwej formuły odprawy.

Chcesz wiedzieć więcej? 💡 Sprawdź niektóre najlepsze praktyki dotyczące kontaktowania się z klientami.

Skuteczne badanie z AhaSlides

• Co to jest skala ocen? | Darmowy kreator skali ankiet
• Zorganizuj bezpłatne pytania i odpowiedzi na żywo w 2024 r
• Zadawanie pytań otwartych
• 12 bezpłatnych narzędzi ankietowych w 2024 r

Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Ponieważ twoje fachowo zaplanowane spotkanie inauguracyjne tylko czeka, aby wysadzić kilka umysłów w sali konferencyjnej, ostatni akcent może być trochę wzajemne oddziaływanie aby to wszystko połączyć.

Czy wiesz, że tylko 29% firm czują się związani ze swoimi klientami (Gallup)? Brak zaangażowania jest epidemią na poziomie B2B i może sprawić, że spotkania inauguracyjne będą wydawać się nudnym i mało inspirującym procesem, mimo formalności.

Angażowanie klientów i zespołów za pomocą interaktywnych slajdów może naprawdę zwiększyć uczestnictwo i zwiększyć zakresy uwagi.

AhaSlides ma arsenał narzędzi w tym ankiety na żywo, slajdy pytań i odpowiedzi i burzy mózgów, a nawet quizy na żywo i gry, które rozpalą Twój projekt we właściwy sposób.