Ulotka na spotkanie inauguracyjne projektu Nail w 8 krokach (+ darmowy szablon!)

Nawet najbardziej zdyscyplinowane firmy mogą czasami mieć wrażenie, że ich projekty nie idą zgodnie z planem. Najczęściej problem leży w przygotowaniu . Rozwiązanie? Dobrze zorganizowane i w pełni interaktywne spotkanie inauguracyjne projektu!

Dobrze przeprowadzone spotkanie inauguracyjne to coś więcej niż tylko pompa i ceremonia – może naprawdę dobrze rozpocząć coś pięknego. Oto 8 kroków do zorganizowania spotkania inauguracyjnego projektu, które wzbudzi entuzjazm i sprawi, że wszyscy będą zgodni.

Czas rozpoczęcia!

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?
Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?
8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass
Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Wskazówki dotyczące spotkań, o których należy pamiętać

Musisz mieć wcześniej plan spotkania kickoff. Wysyłanie wczesnych wiadomości e-mail kickoff projektu jest bardzo ważne! Sprawdźmy więc kilka przykładów planów spotkania kickoff!

Sesja kickoff powinna być krótka i zwięzła, z wieloma grami i aktywnościami, ponieważ wtedy AhaSlides jest bardzo przydatny! Sprawdź więcej wskazówek z nami poniżej:

alternatywny tekst

Rozpocznij rozmowę.

Uzyskaj wartościowy wkład od swojego zespołu i klientów podczas spotkania inauguracyjnego projektu. Skorzystaj z ankiet na żywo, pytań i odpowiedzi oraz narzędzi do wymiany pomysłów dzięki temu bezpłatnemu szablonowi!

🚀 Zobacz szablon

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?

Jak sama nazwa wskazuje, spotkanie rozpoczynające projekt to spotkanie, na którym rozpoczynasz swój projekt.

Spotkanie kickoffowe projektu to zazwyczaj pierwsze spotkanie klienta, który zlecił projekt, z firmą, która go zrealizuje. Obie strony usiądą razem i przedyskutują podstawy projektu, jego cel, cele i sposób przejścia od pomysłu do realizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, należy pamiętać o dwóch rodzajach spotkań inauguracyjnych:

Rozpoczęcie projektu zewnętrznego – Zespół programistów siada z kimś z zewnętrzne firma, jak klient lub interesariusz, i omawia plan wspólnego projektu.
Wewnętrzny PKM – Zespół z w ciągu firma siada razem i omawia plan nowego projektu wewnętrznego.

Chociaż oba te typy mogą mieć różne rezultaty, procedura jest zasadniczo taka sama. Zasadniczo nie ma części zewnętrznego rozpoczęcia projektu, która nie byłaby częścią wewnętrznego rozpoczęcia projektu – jedyną różnicą będzie to, dla kogo jest ono organizowane.

Większe zaangażowanie w spotkania

Dlaczego spotkania inauguracyjne projektu są tak ważne?

Cel spotkań Kickoff powinien być głośny i jasny! Może się wydawać, że rozpoczęcie projektu jest wystarczająco proste, po prostu przydzielając wiele zadań odpowiednim osobom, zwłaszcza w dzisiejszym miejscu pracy, w którym obsesją są tablice Kanban. Może to jednak prowadzić do tego, że zespoły będą ciągle tracić orientację.

Pamiętaj, że nawet jeśli jesteście w tym samym zarządzie, nie oznacza to, że jesteście na tej samej stronie.

Spotkanie inauguracyjne projektu to w istocie szczery i otwarty dialog między klientem a zespołem. Nie jest to seria ogłoszeń dotyczących przebiegu projektu, lecz rozmowa o planach, oczekiwaniach i celach, do których doszliśmy w wyniku nieskrępowanej debaty.

Oto niektóre z korzyści płynących z organizacji spotkania inaugurującego projekt:

Dostaje wszystkich przygotowany - „Daj mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu topora”. Gdyby Abraham Lincoln żył dzisiaj, możesz być pewien, że spędziłby pierwsze 4 z 6 godzin projektu na spotkaniu inauguracyjnym. Dzieje się tak, ponieważ te spotkania zawierają cała kolekcja niezbędne kroki, aby każdy projekt był na dobrej stopie.
To wymaga wszyscy kluczowi gracze – Spotkania inauguracyjne nie mogą się rozpocząć, jeśli nie ma na nich wszystkich: menedżerów, liderów zespołów, klientów i wszystkich innych osób zaangażowanych w projekt. Tak łatwo stracić orientację, kto za co odpowiada, bez jasności spotkania inauguracyjnego, które pozwala wszystko ustalić.
Jego otwarty i oparty na współpracy – Jak powiedzieliśmy, spotkania inauguracyjne projektu to debaty. Najlepsze z nich angażują cała kolekcja uczestników i wydobądź najlepsze pomysły z każdego.

Większe zaangażowanie w spotkania

8 kroków do spotkania inauguracyjnego projektu kick-ass

Co dokładnie obejmuje agenda spotkania inauguracyjnego projektu? Zawęziliśmy ją do 8 kroków poniżej, ale zawsze należy pamiętać, że nie ma ustalonego menu dla tego typu spotkań.

Skorzystaj z tych 8 kroków jako przewodnika, ale nigdy nie zapominaj, że ostateczny cel zależy od Ciebie!

Krok 1 – Przedstawienia i przełamywanie lodów

Oczywiście jedynym sposobem na rozpoczęcie spotkania inauguracyjnego jest zapoznanie się uczestników. Bez względu na długość i wielkość projektu, klienci i członkowie zespołu muszą być ze sobą po imieniu, zanim będą mogli efektywnie ze sobą współpracować.

Chociaż proste przedstawienie się, na przykład „obejrzenie wszystkich uczestników”, wystarczy, aby zapoznać ich z imionami, przełamanie lodów może dodać odrobinę charakteru i rozluźnić atmosferę przed rozpoczęciem projektu.

Spróbuj tego: Zakręć kołem 🎡

Rozłóż kilka prostych tematów wprowadzających na kole foremnym , a następnie poproś każdego członka zespołu o zakręcenie nim i udzielenie odpowiedzi na pytanie, na które wyląduje koło foremne. Zachęcamy do zadawania zabawnych pytań, ale pamiętaj, aby pytania były mniej lub bardziej profesjonalne!

Chcesz więcej takich rzeczy? 💡 Mamy dla Ciebie 10 pomysłów na przełamanie lodów na każde spotkanie.

Krok 2 – Tło projektu

Po załatwieniu formalności i uroczystości nadszedł czas, aby ruszyć dalej, rozpoczynając zimny jak kamień biznes. Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, powinieneś mieć jasny plan na spotkanie inauguracyjne!

Jak w przypadku wszystkich wspaniałych historii, najlepiej zacząć od początku. Sporządź zarys całej korespondencji między Tobą a klientami, aby wszyscy zaangażowani w projekt byli w pełni świadomi tego, co się do tej pory wydarzyło.

Mogą to być zrzuty ekranu e-maili, SMS-ów, minut z poprzednich spotkań lub wszelkich zasobów, które dodają kontekst dla Twojej firmy i Twojego klienta. Ułatw wszystkim wizualizację, tworząc oś czasu.

Krok 3 – Popyt na projekt

Oprócz informacji dotyczących korespondencji, warto zagłębić się w szczegóły dotyczące powodów , dla których w ogóle rozpoczyna się ten projekt.

Jest to kluczowy krok, ponieważ zapewnia jasny przegląd problemów, które projekt ma rozwiązać, co jest czymś, co zarówno zespoły, jak i klienci muszą przez cały czas utrzymywać na czele swoich umysłów.

Protip 👊

Takie etapy są idealne do dyskusji. Poproś swoich klientów i zespół o przedstawienie swoich pomysłów i argumentów, dlaczego ich zdaniem ten projekt powstał w zamierzeniu.

Jeśli to możliwe, zawsze staraj się w tej sekcji uwzględnić głos klienta . Współpracuj z klientem, aby znaleźć rzeczywiste przykłady konsumentów, którzy wspominają o problemach, które Twój projekt próbuje rozwiązać. Ich opinie powinny kształtować podejście Twojego zespołu do projektu.

Krok 4 – Cele projektu

Zajrzeliśmy już do przeszłości projektu, czas więc przyjrzeć się przyszłości.

Posiadanie bezpośrednich celów i jasnej definicji sukcesu dla Twojego projektu naprawdę pomoże Twojemu zespołowi pracować nad nim. Nie tylko to, pokaże to Twojemu klientowi, że poważnie podchodzisz do pracy i masz podobnie wysokie stawki w tym, jak ona przebiega.

Zapytaj uczestników spotkania inauguracyjnego : „Jak będzie wyglądał sukces?”. Czy będzie to większa liczba klientów? Więcej opinii? Lepszy wskaźnik satysfakcji klienta?

Bez względu na cel, zawsze powinno być…

Osiągalny – Nie przemęczajcie się. Znajcie swoje ograniczenia i wyznaczcie sobie cel, który faktycznie mieć szansę na osiągnięcie.
Wymierny – Podpieraj swój cel danymi. Celuj w konkretną liczbę i śledź swoje postępy w jej osiąganiu.
Czasowy – Wyznacz sobie datę końcową. Zrób wszystko, co możesz, aby osiągnąć swoje cele przed upływem tego terminu.

Krok 5 – Oświadczenie o pracy

Wprowadzając „treść” do „spotkania inauguracyjnego”, Oświadczenie o Zakresie Prac (SoW) to dogłębne omówienie szczegółów projektu i sposobu jego realizacji. Jest to główny punkt rozliczeniowy w programie spotkania inauguracyjnego i to jemu należy poświęcić najwięcej uwagi.

Sprawdź tę infografikę o tym, co należy zawrzeć w swoim oświadczeniu o pracy:

Infografika wyjaśniająca 6 mini-kroków związanych z ogłoszeniem deklaracji pracy na spotkaniu inauguracyjnym projektu.

Należy pamiętać, że opis prac nie jest tak bardzo tematem dyskusji, jak reszta programu spotkania inauguracyjnego projektu. To właściwy moment, aby kierownik projektu po prostu przedstawił plan działania dla nadchodzącego projektu, a następnie odłożył dyskusję na kolejny punkt spotkania.

Podobnie jak reszta spotkania inauguracyjnego, zakres prac jest bardzo zmienny . Szczegóły zakresu prac zawsze będą zależeć od złożoności projektu, wielkości zespołu, zaangażowanych części itp.

Chcesz dowiedzieć się więcej? 💡 Przeczytaj ten obszerny artykuł na temat tworzenia oświadczenia o pracy.

Krok 6 – Sekcja pytań i odpowiedzi

Chociaż możesz czuć się zmuszony zostawić sekcję pytań i odpowiedzi na koniec, zalecamy, aby zrobić to zaraz po opisie pracy.

Tak treściwy segment z pewnością wywoła pytania zarówno ze strony klienta, jak i zespołu. Ponieważ większość spotkania jest tak świeża w pamięci wszystkich, najlepiej kuć żelazo, póki gorące.

Korzystanie z interaktywnego oprogramowania do prezentacji podczas sesji pytań i odpowiedzi może pomóc w zapewnieniu płynnego przebiegu całego procesu, zwłaszcza jeśli spotkanie inauguracyjne projektu ma dużą frekwencję….

Jego zorganizowany – Pytania są uporządkowane według popularności (poprzez głosy pozytywne) lub według czasu i można je oznaczyć jako „z odpowiedzią” lub przypiąć u góry.
Jego moderowany – Pytania można zatwierdzać i odrzucać przed ich wyświetleniem na ekranie.
Jego anonimowy – Pytania można zadawać anonimowo, co oznacza, że każdy ma prawo głosu.

Krok 7 – Potencjalne problemy

Jak już wspomnieliśmy, spotkanie inauguracyjne projektu powinno być maksymalnie otwarte i szczere. W ten sposób od samego początku budujesz zaufanie z klientem.

W tym celu najlepiej omówić potencjalne problemy, z którymi projekt może się zmierzyć po drodze. Nikt nie prosi cię o przewidywanie przyszłości, tylko o przygotowanie wstępnej listy barier, na które możesz natrafić.

Ponieważ Ty, Twój zespół i Twój klient będziecie podchodzić do tego projektu z różnymi interesami, najlepiej będzie, jeśli wszyscy będą zaangażowani w dyskusję na temat potencjalnego problemu.

Krok 8 – Meldowanie się

Regularne sprawdzanie postępów klienta to kolejny sposób na budowanie zaufania między obiema stronami. Na spotkaniu inauguracyjnym projektu musisz odpowiedzieć na kilka pytań dotyczących tego , co, kiedy, z kim i jak będą się odbywać te spotkania.

Rejestracja to dość delikatna sztuka równowagi między transparentnością a wysiłkiem . Choć miło jest być tak otwartym i transparentnym, jak to tylko możliwe, trzeba to robić w ramach swojej gotowości do bycia otwartym i transparentnym.

Upewnij się, że masz odpowiedzi na te pytania przed zakończeniem spotkania:

Jakie? – W jakich szczegółach klient potrzebuje aktualizacji? Czy musi wiedzieć o każdym najmniejszym szczególe postępu, czy też liczą się tylko duże zatwierdzenia?
Kiedy? – Jak często Twój zespół powinien aktualizować Twojego klienta? Czy powinni przekazywać, co zrobili każdego dnia, czy po prostu podsumowywać to, co udało im się osiągnąć, pod koniec tygodnia?
Kto? – Który członek zespołu będzie osobą kontaktową z klientem? Czy w każdym zespole będzie członek na każdym etapie, czy tylko jeden korespondent przez cały projekt?
W jaki sposób? – Jaką metodą klient i korespondent będą pozostawać w kontakcie? Zwykłą rozmową wideo, e-mailem czy stale aktualizowanym dokumentem na żywo?

Podobnie jak w przypadku większości punktów programu spotkania inauguracyjnego projektu, najlepiej jest omówić je otwarcie. W przypadku dużego zespołu i dużej grupy klientów, łatwiejszym rozwiązaniem może okazać się przeprowadzenie ankiety na żywo , aby ograniczyć liczbę opcji i ustalić najlepszą możliwą formułę odprawy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? 💡 Zapoznaj się z najlepszymi praktykami kontaktowania się z klientami.

Skuteczne badanie z AhaSlides

Szablon planu spotkania inaugurującego projekt

Podczas gdy Twoje profesjonalnie zaplanowane spotkanie inauguracyjne tylko czeka, by zachwycić kilka osób w sali konferencyjnej, ostatnim krokiem może być odrobina interakcji , która doprowadzi wszystko do końca.

Czy wiesz, że tylko 29% firm czuje więź ze swoimi klientami ( Galup )? Brak zaangażowania to plaga w sektorze B2B, która może sprawić, że spotkania inauguracyjne będą wydawać się nudne i mało inspirujące ze względu na formalności.

Angażowanie klientów i zespołów za pomocą interaktywnych slajdów może naprawdę zwiększyć uczestnictwo oraz zwiększyć zakresy uwagi.

AhaSlides ma arsenał narzędzi w tym ankiety na żywo, slajdy pytań i odpowiedzi i burzy mózgów, a nawet quizy na żywo i gry, które rozpalą Twój projekt we właściwy sposób.

Kliknij poniżej, aby pobrać darmowy szablon spotkania inauguracyjnego bez pobierania. Zmień co chcesz i zaprezentuj za darmo!

Chwyć szablon

Kliknij poniżej, aby utworzyć bezpłatne konto AhaSlides i zacząć tworzyć własne angażujące spotkania dzięki interaktywności!

Tworzenie własnych

tagi: Spotkanie biznesowe