Szablon analizy przyczyn źródłowych 101 | Przewodnik krok po kroku

Picture your team as a crew navigating through the waters of projects and goals. What happens when you hit a rough patch? Enter the Root Cause Analysis Template, your organizational compass. In this blog post, we’ll uncover Root Cause Analysis and its key principles, how to perform RCA step-by-step, and various Root Cause Analysis templates to aid your journey.

Spis treści

Co to jest analiza przyczyn źródłowych?

Analiza przyczyn źródłowych (RCA) to systematyczny proces stosowany w celu identyfikacji podstawowych przyczyn problemów lub incydentów w systemie. Podstawowym celem RCA jest ustalenie, dlaczego wystąpił konkretny problem i zajęcie się jego pierwotnymi przyczynami, a nie tylko leczenie objawów. Takie podejście pomaga zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.

Analiza przyczyn źródłowych jest szeroko stosowana w różnych gałęziach przemysłu, w tym w produkcji, opiece zdrowotnej, technologiach informatycznych i nie tylko. Jest to proaktywne podejście do rozwiązywania problemów, którego celem jest tworzenie rozwiązań długoterminowych, a nie szybkich rozwiązań, sprzyjających ciągłemu doskonaleniu w organizacjach lub systemach.

Kluczowe zasady analizy przyczyn źródłowych

Oto główne kluczowe zasady RCA:

Skoncentruj się na problemie, a nie na ludziach:

Instead of blaming individuals, concentrate on solving the problem. Root Cause Analysis (RCA) is a tool to find and fix issues, making sure they don’t happen again, without pointing fingers at specific people.

Utrzymuj porządek:

Wykonując RCA, myśl w sposób zorganizowany. Postępuj krok po kroku, aby znaleźć wszystkie możliwe przyczyny problemu. Dobra organizacja sprawia, że RCA działa lepiej.

Skorzystaj z faktów i dowodów:

Podejmuj decyzje w oparciu o prawdziwe informacje. Upewnij się, że RCA wykorzystuje fakty i dowody, a nie domysły i uczucia.

Pytaj o pomysły otwarcie:

Create a space where it’s okay to question ideas. When doing RCA, be open to new thoughts and perspectives. This helps explore all possible reasons for the problem.

Trzymać się tego:

Zrozum, że RCA może zająć trochę czasu. Kontynuuj, aż znajdziesz główną przyczynę problemu. Bycie cierpliwym jest ważne, aby znaleźć dobre rozwiązania i zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.

Jak przeprowadzić analizę pierwotnej przyczyny

Przeprowadzenie analizy przyczyn źródłowych obejmuje systematyczny proces mający na celu identyfikację przyczyn leżących u podstaw problemu. Oto przewodnik krok po kroku, jak przeprowadzić RCA:

1/ Zdefiniuj problem:

Jasno przedstaw problem lub kwestię wymagającą zbadania. Napisz zwięzłe określenie problemu, zawierające szczegółowe informacje, takie jak objawy, wpływ na operacje i wszelkie inne istotne informacje. Ten krok przygotowuje grunt pod cały proces RCA.

2/ Zbierz drużynę:

Utwórz multidyscyplinarny zespół składający się z osób, które mają udział w danym problemie lub mają wiedzę specjalistyczną związaną z danym problemem. Różnorodność perspektyw może prowadzić do pełniejszego zrozumienia problemu.

3/ Zbierz dane:

Zbierz odpowiednie informacje i dane. Może to obejmować przeglądanie dokumentacji, przeprowadzanie wywiadów, obserwację procesów i gromadzenie wszelkich innych odpowiednich źródeł danych. Celem jest wszechstronne i dokładne zrozumienie sytuacji.

4/ Użyj narzędzi RCA:

Stosuj różne narzędzia i techniki RCA, aby zidentyfikować przyczyny źródłowe. Typowe narzędzia obejmują:

Diagram rybiej ości (Ishikawa): wizualna reprezentacja, która kategoryzuje potencjalne przyczyny problemu na gałęzie, takie jak ludzie, procesy, sprzęt, środowisko i zarządzanie.
5 Whys: Ask “why” repeatedly to trace the sequence of events and get to the fundamental causes. Until you get to the root cause, keep asking “why”.

5/ Zidentyfikuj przyczyny źródłowe:

Analizuj zebrane dane i informacje, aby zidentyfikować podstawowe lub pierwotne przyczyny problemu.

Spójrz poza bezpośrednie objawy, aby zrozumieć problemy systemowe przyczyniające się do problemu.
Upewnij się, że zidentyfikowane przyczyny źródłowe są ważne i poparte dowodami. Sprawdź krzyżowo z zespołem i, jeśli to możliwe, przetestuj założenia, aby zweryfikować dokładność analizy.

6/ Opracuj rozwiązania:

Przeprowadź burzę mózgów i oceń potencjalne działania naprawcze i zapobiegawcze. Skoncentruj się na rozwiązaniach, które eliminują zidentyfikowane przyczyny źródłowe. Rozważ wykonalność, skuteczność i potencjalne niezamierzone konsekwencje każdego rozwiązania.

7/ Stwórz plan działania:

Opracuj szczegółowy plan działania, który nakreśli kroki niezbędne do wdrożenia wybranych rozwiązań. Przydzielaj obowiązki, ustalaj ramy czasowe i ustalaj wskaźniki monitorowania postępu.

8/ Wdrażaj rozwiązania:

Wprowadź wybrane rozwiązania w życie. Wprowadź zmiany w procesach, procedurach lub innych aspektach określonych w planie działania.

9/ Monitoruj i oceniaj:

Uważnie monitoruj sytuację, aby mieć pewność, że wdrożone rozwiązania są skuteczne. Ustanów system ciągłej oceny i informacji zwrotnej. Jeśli to konieczne, dostosuj rozwiązania w oparciu o wyniki ze świata rzeczywistego.

Szablon analizy przyczyn root

Poniżej znajdują się uproszczone szablony analizy przyczyn źródłowych w różnych formatach:

Szablon analizy głównych przyczyn w programie Excel:

Here is the root cause analysis template excel

Opis problemu: Krótko opisz problem lub kwestię.
Data i godzina zdarzenia: Zapisz, kiedy wystąpił problem.
Zbieranie danych: Określ wykorzystywane źródła danych i metody.
Podstawowe przyczyny: Wymień zidentyfikowane przyczyny źródłowe.
Solutions: Dokumentuj proponowane rozwiązania.
Plan wdrożenia: Nakreśl kroki umożliwiające wdrożenie rozwiązań.
Monitorowanie i ocena: Zdefiniuj sposób monitorowania rozwiązań.

Szablon analizy przyczyn źródłowych 5 Dlaczego:

Here is 5 whys root cause analysis template

Przedstawienie problemu:

Jasno określ problem.

Dlaczego? (pierwsza iteracja):

Zapytaj, dlaczego wystąpił problem i zanotuj odpowiedź.

Dlaczego? (druga iteracja):

Powtórz proces, ponownie pytając, dlaczego.

Dlaczego? (trzecia iteracja):

Kontynuuj, aż dotrzesz do pierwotnej przyczyny.

Solutions:

Zaproponuj rozwiązania w oparciu o zidentyfikowaną pierwotną przyczynę.

Szablon analizy przyczyny źródłowej ości rybiej:

Oto szablon analizy przyczyny źródłowej kości rybiej

Przedstawienie problemu:

Write the problem at the “head” of the fishbone diagram.

Kategorie (np. Ludzie, Proces, Sprzęt):

Oznacz gałęzie pod kątem różnych potencjalnych przyczyn.

Szczegółowe przyczyny:

Podziel każdą kategorię na konkretne przyczyny.

Podstawowe przyczyny:

Zidentyfikuj pierwotne przyczyny każdej szczegółowej przyczyny.

Solutions:

Zaproponuj rozwiązania związane z każdą pierwotną przyczyną.

Przykład analizy przyczyn źródłowych w opiece zdrowotnej:

Here is root cause analysis example in healthcare

Opis zdarzenia u pacjenta: Krótko opisz zdarzenie związane z opieką zdrowotną.
Oś czasu wydarzeń: Opisz, kiedy miało miejsce każde zdarzenie.
Czynniki przyczyniające się: Wymień czynniki, które przyczyniły się do zdarzenia.
Podstawowe przyczyny: Określ główne przyczyny zdarzenia.
Działania naprawcze: Zaproponuj działania zapobiegające nawrotom.
Dalsze działania i monitorowanie: Określ, w jaki sposób działania naprawcze będą monitorowane.

Szablon analizy przyczyn źródłowych Six Sigma:

Definiować: Jasno zdefiniuj problem lub odchylenie.
Zmierzyć: Zbierz dane, aby określić ilościowo problem.
Analizować: Użyj narzędzi takich jak Fishbone lub 5 Dlaczego, aby zidentyfikować pierwotne przyczyny.
Doskonalenie: Opracowywać i wdrażać rozwiązania.
Kontrola: Ustanowienie kontroli w celu monitorowania i utrzymywania ulepszeń.

Ponadto poniżej znajduje się kilka witryn internetowych, na których można znaleźć szablony analizy przyczyn źródłowych, które pomogą Ci w procesie RCA: SmartSheet, Kliknij w górę, Kultura bezpieczeństwa.

Uwagi końcowe

The Root Cause Analysis template is your compass for effective problem-solving. By following the step-by-step guide outlined here, your team can navigate challenges with precision and ensure long-term solutions. To enhance your meetings and brainstorming sessions further, don’t forget to use AhaSlajdy – narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia współpracy i usprawnienia komunikacji.

Najczęstsze pytania

Jak napisać analizę przyczyn źródłowych?

Jasno zdefiniuj problem, Zbierz odpowiednie dane, Zidentyfikuj przyczyny źródłowe, Opracuj rozwiązania dotyczące przyczyn źródłowych, Wdrażaj i monitoruj skuteczność rozwiązań.