Jak zorganizować najbardziej angażujące spotkanie w ratuszu w 2024 r. | Najlepsze wskazówki + przewodnik

Czy wiesz, że w dużej mierze powodem, dla którego Bill Clinton wygrał kampanię prezydencką w 1992 roku, był jego sukces spotkania w ratuszu?

Nieustannie ćwiczył prowadzenie tych spotkań, wykorzystując swoją laskę jako udanych widzów i dublerów dla swoich przeciwników. W końcu tak przyzwyczaił się do tego formatu, że stał się z niego prawie znany, a sukcesy w skutecznym odpowiadaniu na pytania zaprowadziły go aż do Gabinetu Owalnego.

Nie mówimy, że wygrasz jakiekolwiek wybory prezydenckie dzięki spotkaniu w ratuszu, ale zdobędziesz serca swoich pracowników. Tego rodzaju spotkanie pomaga utrzymać całą firmę na bieżąco, odpowiadając na konkretne pytania od zespołu w na żywo pytania i odpowiedzi.

Oto kompletny poradnik, jak zorganizować zebranie miejskie w 2024 roku.

• Co to jest spotkanie w ratuszu?
• Krótka historia spotkań w ratuszu
• 5 zalet ratusza
• 3 przykłady wspaniałych spotkań w ratuszu
• 11 wskazówek dotyczących ratusza

Co to jest spotkanie w ratuszu?

Co zatem dzieje się na spotkaniach firm w ratuszu? Spotkanie w ratuszu to po prostu zaplanowane spotkanie w całej firmie, na którym się koncentruje kierownictwo odpowiada na pytania pracowników.

Z tego powodu ratusz skupia się głównie wokół Sesja pytań i odpowiedzi, dzięki czemu jest bardziej otwartą, mniej formalną wersją an wszystkie ręce się spotykają.

Więcej wskazówek dotyczących pracy na

• Spotkania w biznesie
• 6 hacków na spotkania
• Wszystkie ręce się spotykają

Krótka historia spotkań w ratuszu

Pierwsze zebranie miejskie odbyło się w 1633 r. w Dorchester w stanie Massachusetts, aby rozstrzygnąć obawy mieszkańców. Biorąc pod uwagę jego sukces, praktyka ta szybko rozprzestrzeniła się w całej Nowej Anglii i stała się podstawą amerykańskiej demokracji.

Od tego czasu tradycyjne spotkania w ratuszu stały się popularne w wielu demokracjach jako sposób, w jaki politycy spotykają się z wyborcami i omawiają ustawodawstwo lub regulacje. I od tego czasu, pomimo nazwy, przeniosły się daleko od jakiegokolwiek ratusza do sal konferencyjnych, szkół, platformy cyfrowe i poza nią.

Spotkania w ratuszu odegrały również kluczową rolę w kampaniach prezydenckich. Jimmy Carter zasłynął z organizowania wycieczek „meet the people” w małych miasteczkach z silnym samorządem lokalnym. Bill Clinton organizował telewizyjne spotkania w ratuszu, aby odpowiadać na pytania, a Obama również organizował internetowe spotkania w ratuszu od 2011 r.

5 Korzyści ze spotkań w ratuszach

1. Tak otwarte, jak to tylko możliwe: Ponieważ duszą spotkań biznesowych w ratuszu jest sesja pytań i odpowiedzi, uczestnicy mogą zadawać pytania, które chcą i uzyskać natychmiastową informację zwrotną od liderów. Dowodzi, że przywódcy to nie tylko decydenci bez twarzy, ale także ludzie i współczujący.
2. Wszystko jest z pierwszej ręki: Zatrzymaj młyn plotek w biurze, dostarczając informacje z pierwszej ręki od kierownictwa. Zachowanie jak największej przejrzystości to najlepszy sposób, aby nikt nie słyszał fałszywych informacji z innych źródeł.
3. Zaangażowanie pracowników: Badanie 2018 wykazało, że 70% pracowników w USA nie było w pełni zaangażowanych w pracę, w tym 19% było aktywnie niezaangażowanych. Głównymi wymienianymi powodami są brak zaufania kadry kierowniczej wyższego szczebla, złe relacje z bezpośrednim przełożonym oraz brak dumy z pracy dla firmy. Spotkania w ratuszu pozwalają niezaangażowanym pracownikom poczuć się aktywnymi i mieć wpływ na funkcjonowanie firmy, co cudownie wpływa na ich motywację.
4. Wzmacnianie relacji: Spotkanie w ratuszu to okazja dla wszystkich do zebrania się i nadrobienia zaległości, nie tylko w pracy, ale także w życiu osobistym. Różne działy również lepiej zapoznają się ze swoją pracą i rolami i mogą potencjalnie nawiązać współpracę.
5. Wzmacnianie wartości: Podkreśl wartości i kulturę swojej organizacji. Ustal wspólne cele i przywróć to, co te cele faktycznie starają się osiągnąć.

3 przykłady wspaniałych spotkań w ratuszu

Oprócz spotkań politycznych, spotkania w ratuszach znalazły zastosowanie w każdej organizacji z różnych sektorów.

1. At Victor Centralny Okręg Szkolny w Nowym Jorku spotkania w ratuszu odbywają się obecnie online, aby omówić wdrażanie planowania strategicznego i nadchodzący budżet. Omówiono trzy filary kultury, uczenia się i nauczania oraz wsparcia i możliwości dla uczniów.
2. At Home Depot, grupa współpracowników spotyka się z członkiem kierownictwa i omawia sprawy, które dobrze się układają w sklepie oraz rzeczy, które wymagają poprawy. To szansa na szczerość w sprawach, które dzieją się w sklepie, których kierownictwo może nie zauważyć.
3. At Wietnam Techniki Rozwoju Co., wietnamskiej firmy, w której osobiście pracowałem, spotkania w ratuszu odbywają się co kwartał i co roku, aby omówić przychody i cele sprzedażowe, a także świętować święta. Dowiedziałem się, że pracownicy tak bardziej ugruntowany i skupiony po każdym spotkaniu.

11 wskazówek dotyczących spotkania w ratuszu

Po pierwsze, musisz zadać kilka pytań na zebraniu miejskim! Zorganizowanie zebrania miejskiego nie jest łatwym zadaniem. Trudno znaleźć właściwą równowagę między udzielaniem informacji i odpowiadaniem na pytania, jednocześnie starając się utrzymać załogę tak zaangażowaną, jak to możliwe.

Te 11 wskazówek pomoże Ci przeprowadzić najlepsze możliwe spotkanie w ratuszu, niezależnie od tego, czy odbędzie się ono na żywo, czy online…

Ogólne wskazówki dotyczące spotkań w ratuszu

Wskazówka nr 1 – Opracuj plan działania

Właściwe ustalenie porządku obrad jest bardzo ważne dla jasności.

1. Zawsze zaczynaj od krótkiego powitania i lodołamaczMamy na to kilka pomysłów w tym miejscu.
2. Masz sekcję, w której wspominasz aktualizacje firmy zespołowi i potwierdzić konkretne cele.
3. Zostaw czas na pytania i odpowiedzi. Dużo czasu. Około 40 minut na godzinne spotkanie jest dobre.

Prześlij agendę przynajmniej dzień przed spotkaniem, aby każdy mógł przygotować się mentalnie i zanotować pytania, które chce zadać.

Wskazówka nr 2 – Uczyń to interaktywnym

Nudna, statyczna prezentacja może szybko wyłączyć ludzi ze spotkania, pozostawiając morze pustych twarzy, jeśli chodzi o sekcję pytań i odpowiedzi. Aby temu zapobiec za wszelką cenę, możesz umieścić w swojej prezentacji ankiety wielokrotnego wyboru, chmury słów, a nawet quizy z darmowe konto na AhaSlides!

Wskazówka nr 3 – Korzystaj z technologii

Jeśli jesteś zalewany pytaniami, co prawdopodobnie nastąpi, skorzystasz z narzędzia online, które pomoże Ci wszystko uporządkować. Wiele narzędzi do pytań i odpowiedzi na żywo pozwala Ci kategoryzować pytania, oznaczać je jako odpowiedzi i przypinać je na później, podczas gdy Twój zespół może głosować na pytania innych i zadawać je anonimowo bez obawy o osąd.

Odpowiedź cała kolekcja ważne pytania

Nie przegap żadnego uderzenia dzięki AhaSlides bezpłatne narzędzie do pytań i odpowiedzi. Bądź zorganizowany, przejrzysty i świetnym liderem.

Wskazówka nr 4 – Promuj inkluzywność

Upewnij się, że informacje na spotkaniu w ratuszu są w pewnym stopniu istotne dla każdego uczestnika. Nie są tam, aby usłyszeć informacje, które możesz omówić prywatnie z poszczególnymi działami.

Wskazówka nr 5 – Napisz kontynuację

Po spotkaniu wyślij e-mail z podsumowaniem wszystkich pytań, na które odpowiedziałeś/aś, a także wszelkich innych pytań, na które nie miałeś/aś czasu odpowiedzieć na żywo.

Wskazówki dotyczące spotkań na żywo w ratuszu

• Zastanów się nad swoim miejscem do siedzenia – U-shape, Boardroom czy Circled – który układ jest najlepszy na spotkanie w ratuszu? Możesz sprawdzić zalety i wady każdego z nich w ten artykuł.
• Przynieś przekąski: Aby zwiększyć aktywne zaangażowanie w spotkanie, możesz także przynieść na spotkanie niebrudzące przekąski i napoje odpowiednie do wieku. Ta uprzejmość jest pomocna, zwłaszcza podczas długich spotkań, kiedy ludzie mogą doświadczyć odwodnienia, głodu i potrzebować zastrzyku energii, aby poczuć się w pełni zaangażowani.
• Przetestuj technologię: Jeśli używasz technologii jakiegokolwiek rodzaju, najpierw ją przetestuj. Najlepiej mieć kopię zapasową każdego oprogramowania, którego używasz.

Wirtualne spotkanie w ratuszu Wskazówki

• Zapewnij dobre połączenie – Nie chcesz, aby Twoje przemówienie zostało przerwane przez złe połączenie sieciowe. To frustruje Twoich interesariuszy i tracisz punkty, jeśli chodzi o profesjonalizm.
• Wybierz niezawodną platformę do rozmów – To jest oczywiste. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Twój wybór. Upewnij się tylko, że jest to coś, do czego większość ludzi może uzyskać dostęp i pobrać bez opłaty premium.
• Nagraj spotkanie – Niektórzy uczestnicy mogą nie być w stanie uczestniczyć w zaplanowanym czasie, więc przejście na tryb wirtualny jest plusem. Upewnij się, że nagrywasz ekran podczas spotkania, aby ludzie mogli go później obejrzeć.

💡 Uzyskaj więcej wskazówek na temat jak zorganizować najlepsze pytania i odpowiedzi online dla Twojej publiczności!

Często zadawane pytania