Struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami | Przewodnik dla początkujących w 2024 r

Zarządzanie projektem przypomina prowadzenie orkiestry. Aby powstało arcydzieło, każda część musi ze sobą współpracować. Jednak sprawienie, aby wszystko działało płynnie, stanowi prawdziwe wyzwanie, ponieważ występują takie problemy, jak niedopasowanie części, występujące błędy i ryzyko, że wszystko nie będzie działać prawidłowo.

Tam właśnie jest struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami (WBS) comes in. Think of it as the conductor’s stick that helps keep every part of the project working together nicely.

In this blog post, we’ll dive into the concept of the Work Breakdown Structure in project management, exploring its key features, providing examples, outlining steps to create one, and discussing tools that can assist in its development.

Spis treści

• Jaka jest struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami?
• Kluczowe cechy struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami
• Różnice między WBS a harmonogramem podziału pracy
• Przykłady struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami
  • 1/ Arkusz kalkulacyjny WBS
  • 2/ Schemat blokowy WBS
  • 3/ Lista WBS
  • 4/ Wykres Gantta WBS
• Jak utworzyć strukturę podziału pracy w zarządzaniu projektami
  • 6 kroków do utworzenia WBS w zarządzaniu projektami
  • Najlepsze wskazówki
• Narzędzia do struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami
  • 1. Projekt Microsoft
  • 2.Wrike
  • 3. Lucidchart
  • 4. Trello
  • 5. Geniusz umysłu
  • 6. Inteligentny arkusz
• Podsumowanie

Więcej wskazówek dotyczących AhaSlides

• Zarządzanie Projektami
• Przykłady oceny projektów
• Alternatywa dla projektu Microsoft

Jaka jest struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami?

Struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami (WBS) to narzędzie umożliwiające podzielenie projektu na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania części. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą identyfikować poszczególne zadania, produkty cząstkowe i pakiety prac wymagane do ukończenia projektu. Zapewnia jasny i uporządkowany przegląd tego, co należy osiągnąć.

WBS jest podstawowym narzędziem w Zarządzanie projektami ponieważ zapewnia jasne ramy tego, co należy zrobić:

• Skutecznie planuj i definiuj zakres projektu.
• Opracuj dokładne szacunki czasu, kosztów i zasobów.
• Przydzielaj zadania i obowiązki.
• Śledź postęp i wcześnie identyfikuj potencjalne ryzyko lub problemy.
• Popraw komunikację i współpracę w zespole projektowym.

Kluczowe cechy struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami

SPP zaczyna się od projektu jako najwyższego poziomu, a następnie jest dzielona na podpoziomy, które szczegółowo opisują mniejsze części projektu. Poziomy te mogą obejmować etapy, elementy cząstkowe, zadania i podzadania, które są niezbędne do ukończenia projektu. Podział trwa do momentu podzielenia projektu na pakiety zadań, które są na tyle małe, że można je przydzielać i efektywnie zarządzać.

Kluczowe cechy WBS obejmują:

• Hierarchia: Wizualny, drzewiasty widok wszystkich elementów projektu, od najwyższego poziomu do najniższych pakietów roboczych.
• Wzajemna wyłączność: Każdy element WBS jest odrębny i nie nakłada się na siebie, co zapewnia jasne przypisanie odpowiedzialności i pozwala uniknąć powielania wysiłków.
• Zdefiniowany wynik: Każdy poziom WBS ma określony wynik lub element dostarczany, co ułatwia pomiar postępu i wydajności.
• Pakiety robocze: Pakiety zadań, najmniejsze jednostki WBS, są na tyle szczegółowe, że członkowie zespołu projektowego mogą zrozumieć, co należy zrobić, dokładnie oszacować koszty i czas oraz przypisać obowiązki.

Różnice między WBS a harmonogramem podziału pracy

Chociaż oba są niezbędnymi narzędziami w zarządzaniu projektami, służą różnym celom. 

Zrozumienie różnicy między nimi ma kluczowe znaczenie dla skutecznego planowania i realizacji projektu.

Podsumowując, struktura podziału pracy rozkłada "co" projektu – definiując całą wymaganą pracę – podczas gdy harmonogram podziału pracy (lub harmonogram projektu) uwzględnia "kiedy" poprzez rozłożenie tych zadań w czasie. 

Przykłady struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami

Istnieją różne formaty struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami. Oto kilka typowych typów, które należy wziąć pod uwagę:

1/ Arkusz kalkulacyjny WBS: 

Ten format doskonale nadaje się do wizualnego organizowania różnych zadań lub działań na etapie planowania projektu.

• Plusy: Łatwe organizowanie zadań, dodawanie szczegółów i modyfikowanie.
• Wady: Może stać się duży i nieporęczny w przypadku złożonych projektów.

2/ Schemat blokowy WBS: 

Przedstawienie struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami w postaci schematu blokowego upraszcza wizualizację wszystkich komponentów projektu, niezależnie od tego, czy są one podzielone na kategorie według zespołu, kategorii czy etapu.

• Plusy: Przejrzyście pokazuje relacje i zależności pomiędzy zadaniami.
• Wady: Może nie nadawać się do prostych projektów i może być wizualnie zagracony.

3/ Lista WBS: 

Wypisanie zadań lub terminów w WBS może być prostym sposobem na szybkie śledzenie postępów.

• Plusy: Prosty i zwięzły, doskonały do ​​przeglądów na wysokim poziomie.
• Wady: Brakuje szczegółów i powiązań między zadaniami.

4/ Wykres Gantta WBS:

A Gantt chart format for your WBS offers a clear visual timeline of your project, making it easier to understand the entire project’s schedule.

• ZALETY: Doskonały do ​​wizualizacji harmonogramów i harmonogramów projektów.
• Wady: Wymaga dodatkowego wysiłku przy tworzeniu i utrzymaniu.

Jak utworzyć strukturę podziału pracy w zarządzaniu projektami

Here’s a guide on creating a Work Breakdown Structure in project management:

6 kroków do utworzenia WBS w zarządzaniu projektami:

1. Zdefiniuj zakres i cele projektu: Clearly outline the project’s goals and what needs to be delivered.
2. Zidentyfikuj kluczowe fazy projektu: Podziel projekt na logiczne, łatwe do zarządzania etapy (np. planowanie, projektowanie, rozwój, testowanie, wdrażanie).
3. Lista głównych rezultatów: W każdej fazie należy zidentyfikować kluczowe wyniki lub produkty (np. dokumenty, prototypy, produkt końcowy).
4. Rozłóż produkty na zadania: Następnie podziel każdy element dostarczany na mniejsze, wykonalne zadania. Dąż do zadań możliwych do wykonania w ciągu 8–80 godzin.
5. Udoskonalaj i udoskonalaj: Review the WBS for completeness, ensuring all necessary tasks are included and there’s no duplication. Check for a clear hierarchy and defined outcomes for each level.
6. Przypisz pakiety robocze: Zdefiniuj jasną własność każdego zadania, przypisując je poszczególnym osobom lub zespołom.

Najlepsze wskazówki:

• Skoncentruj się na wynikach, a nie na działaniach: Tasks should describe what needs to be achieved, not specific steps. (e.g., “Write user manual” instead of “Type instructions”).
• Zadbaj o łatwość zarządzania: Celuj w 3-5 poziomów hierarchii, równoważąc szczegóły z przejrzystością.
• Użyj wizualizacji: Diagramy i wykresy mogą pomóc w zrozumieniu i komunikacji.
• Otrzymać odpowiedź: Zaangażuj członków zespołu w przeglądanie i udoskonalanie WBS, upewniając się, że wszyscy rozumieją swoje role.

Narzędzia do struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami

Oto kilka popularnych narzędzi używanych do tworzenia WBS:

1. Projekt Microsoft

Microsoft Project – A leading project management software that allows users to create detailed WBS diagrams, track progress, and manage resources effectively.

2.Wrike

Wrike to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami oferujące solidne funkcje tworzenia WBS, a także funkcje współpracy i śledzenia projektów w czasie rzeczywistym.

3. Lucidchart

Lucidchart to wizualny obszar roboczy umożliwiający tworzenie diagramów i wizualizację danych w celu tworzenia wykresów SPP, schematów blokowych i innych diagramów organizacyjnych.

4. Trello

Trello – A flexible, card-based project management tool where each card can represent a task or a component of the WBS. It’s great for visual task management.

5. Geniusz umysłu

umysłgeniusz – A project management tool focused on mind mapping, project planning, and task management, allowing for the creation of detailed WBS charts.

6. Inteligentny arkusz

Smartsheet – An online project management tool that combines the ease of use of a spreadsheet with the functionality of a project management suite, ideal for creating WBS templates.

Podsumowanie

Struktura Podziału Pracy jest ważnym narzędziem w zarządzaniu projektami. Pomaga zorganizować projekt w mniejsze zadania, którymi łatwiej jest zarządzać. WBS może również wyjaśnić cele projektu i rezultaty oraz sprawić, że planowanie, alokacja zasobów i śledzenie postępów będą bardziej efektywne.

💡Are you tired of the same old, boring way of creating a WBS? Well, it’s time to switch things up! With interactive tools like AhaSlajdy, you can take your WBS to the next level. Imagine brainstorming and gathering feedback from your team in real time, all while creating an engaging and interactive environment. By collaborating, your team can create a more comprehensive plan that boosts morale and ensures everyone’s ideas are heard.  🚀 Explore our Szablony aby ulepszyć swoją strategię zarządzania projektami już dziś!

Ref: Forbes | Adobe | Menadżer projektu