Co to jest proces planowania projektu w zarządzaniu projektami?

Dobre zarządzanie projektem obejmuje pięć podstawowych kroków: rozpoczęcie inicjacji, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola, a na końcu zamknięcie. Ważne jest, aby pamiętać, że żaden z udanych projektów nie może zignorować żadnego z tych etapów, zwłaszcza procesu planowania projektu, który sprawia, że ​​wszystko idzie zgodnie z planem, np. jest dostarczane na czas i zgodnie z budżetem.

Planowanie projektu jest sercem cyklu życia projektu, co oznacza również, że jest to najbardziej wymagająca faza. Jednak zawsze istnieje sposób, aby się tam dostać.

W tym artykule dowiemy się więcej o planowaniu projektów, definicjach, przykładach, procesach i niektórych narzędziach planistycznych, które pomogą Ci lepiej zrozumieć proces planowania projektu i nauczyć się radzić sobie z jego trudnościami. 

Spis treści

• Jaka jest definicja planowania projektu?
• 7 etapów procesu planowania projektu?
  • Etap 1: Określenie celów i zakresów projektu
  • Etap 2: Przeprowadzenie Kompleksowej Oceny Projektu
  • Etap 3: Opracowanie struktury podziału pracy (WBS)
  • Etap 4: Szacowanie zasobów i ustalanie terminów
  • Etap 5: Strategie identyfikacji i ograniczania ryzyka
  • Etap 6: Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy
  • Etap 7: Monitorowanie, kontrola i ocena
• Dlaczego proces planowania projektu jest konieczny?
• Jakie są elementy planowania projektu?
• Jaki jest najlepszy proces planowania projektu?
• Jakie są narzędzia i oprogramowanie do planowania projektów?
• Jakie są 10 etapów planowania projektu?
• Często zadawane pytania
• Końcowe przemyślenia

Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania

• Zarządzanie Projektami
• Przykład harmonogramu projektu
• Metodologia wodospadu

Jaka jest definicja planowania projektu?

Planowanie projektu można zdefiniować jako systematyczny proces nakreślania, organizowania i ustalania strategii niezbędnych kroków i zasobów wymaganych do osiągnięcia określonego celu w określonych ramach czasowych. Jest to proaktywne podejście, które obejmuje określenie celów, ustanowienie planu działania i alokację zasobów w celu optymalizacji wydajności i ograniczenia ryzyka.

Związane z: Proces Zarządzania Strategicznego | Kompletny przewodnik z 7 najlepszymi wskazówkami

7 etapów procesu planowania projektu?

W tej części zagłębimy się w 7 kroków związanych z planowaniem projektu w następujący sposób:

Etap 1: Określenie celów i zakresów projektu

Początkowy etap procesu planowania projektu polega na jasnym określeniu celów i zakresu projektu. Wiąże się to ze zrozumieniem pożądanych rezultatów, zidentyfikowaniem interesariuszy i ustaleniem mierzalnych celów. Zdefiniowanie granic projektu, rezultatów i ograniczeń stanowi podstawę dla dalszych działań związanych z planowaniem.

Na przykład Nike stawia sobie za cel sprzedaż 3,00,000 30 XNUMX sztuk w przyszłym roku, co oznacza wzrost o XNUMX% w porównaniu z obecną sprzedażą.

Etap 2: Przeprowadzenie Kompleksowej Oceny Projektu

Dokładna ocena projektu jest kluczowa dla świadomego podejmowania decyzji i łagodzenia ryzyka. Ten etap obejmuje przeprowadzenie szczegółowej analizy wymagań projektu, zasobów, potencjalnych ryzyk i zależności. Oceniając wykonalność, rentowność i potencjalne wyzwania projektu, planiści mogą zidentyfikować kluczowe czynniki sukcesu i opracować strategie rozwiązywania potencjalnych przeszkód.

Etap 3: Opracowanie struktury podziału pracy (WBS)

Na tym etapie planowania projektu cały projekt jest dzielony na mniejsze, łatwe do zarządzania komponenty. Takie podejście nosi nazwę struktury podziału pracy (WBS), która zapewnia hierarchiczną reprezentację zadań, podzadań i wyników, zapewniając przejrzystość i organizację. Ułatwia alokację zasobów i sekwencjonowanie zadań oraz ustanawia logiczne ramy realizacji projektu.

Etap 4: Szacowanie zasobów i ustalanie terminów

Oszacowanie zasobów i ustalenie harmonogramu są również kluczowe dla powodzenia planowania projektu. Ten etap ma na celu określenie niezbędnego personelu, przydziałów budżetowych i materiałów wymaganych do każdego zadania. Biorąc pod uwagę zależności zadań, priorytety i dostępne zasoby, planiści lub menedżerowie mogą opracować realistyczne ramy czasowe, identyfikując kluczowe kamienie milowe po drodze.

Etap 5: Strategie identyfikacji i ograniczania ryzyka

Żaden projekt nie jest odporny na ryzyko, a wczesne zajęcie się nim jest kluczowe dla przetworzenia planu. Na tym etapie potencjalne ryzyka i niepewności są identyfikowane, analizowane i priorytetyzowane. Opracowywane są proaktywne strategie łagodzenia ryzyka, obejmujące plany awaryjne, mechanizmy transferu ryzyka i alternatywne sposoby działania. Regularne monitorowanie i ocena ryzyka zapewniają adaptowalność w całym cyklu życia projektu.

Etap 6: Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy

Podobnie jak klej, skuteczna komunikacja może utrzymać projekt w całości. Ustanowienie planu komunikacji, który określa kanały, częstotliwość i zaangażowanie interesariuszy, jest konieczne. Regularne aktualizacje statusu, raporty o postępach i dyskusje grupowe sprzyjają przejrzystości, wzmacniają koordynację i zarządzają oczekiwaniami interesariuszy.

Etap 7: Monitorowanie, kontrola i ocena

Dojście do finału skutecznych ram planowania projektu to etap ciągłego monitorowania i oceny. Ten etap koncentruje się na śledzeniu postępów, porównywaniu ich z ustalonymi kamieniami milowymi i identyfikowaniu odchyleń. W razie potrzeby wprowadzane są korekty w celu dostosowania projektu do jego celów. Wyciągnięte wnioski są dokumentowane, co umożliwia transfer wiedzy i przyszłe doskonalenie.

Jakie są elementy planowania projektu?

Oto 7 kluczowych elementów procesu planowania projektu:

• Zakres planowania w zarządzaniu: Jasno zdefiniuj granice i cele projektu.
• Struktura podziału pracy (WBS): Dzielenie projektu na mniejsze, wykonalne zadania.
• Oś czasu i kamienie milowe: Ustalenie realistycznego harmonogramu i wyznaczenie kamieni milowych w celu śledzenia postępów.
• Alokacja zasobów: Identyfikacja i alokacja niezbędnych zasobów, w tym personelu, budżetu i materiałów.
• Analiza i ograniczanie ryzyka: Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i opracowywanie strategii ich ograniczania.
• Plan komunikacji: Ustanowienie skutecznych kanałów komunikacji w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między interesariuszami projektu.
• Monitorowanie i ocena: Wdrażanie mechanizmów monitorowania postępów projektu i oceny wydajności w stosunku do predefiniowanych wskaźników KPI.

Dlaczego proces planowania projektu jest konieczny?

Zwiększa wydajność projektu i szanse na sukces

Istnieje wiele powodów, dla których projekty się nie udają, a jednym z nich jest brak jasnego zdefiniowania celów, zadań i obowiązków wśród członków zespołu (szacunkowo blisko 39%). Projekt nie będzie przebiegał sprawnie, jeśli członkowie zespołu będą zdezorientowani co do swoich indywidualnych ról i obowiązków. Ponadto brak jasnych celów i zadań lub niezrozumienie kierunku i celu projektu może prowadzić do braku spójności i braku skupienia, co skutkuje nieoczekiwanymi usterkami i rozrostem zakresu.

Poprawia współpracę i komunikację w zespole 

Dobrze zorganizowany plan stwarza członkom zespołu okazję do efektywnej komunikacji i współpracy. Zwłaszcza w przypadku projektów międzywydziałowych lub międzyfirmowych, w których pracuje wielu pracowników i ekspertów z różnych środowisk, rola planowania jest jeszcze bardziej oczywista. W rezultacie jasna komunikacja i współpraca usprawniają pracę zespołową, promują wspólną wizję, zmniejszają liczbę konfliktów między pracownikami i sprzyjają pozytywnemu środowisku projektowemu.

Zapewnia optymalizację zasobów

Planowanie to ostateczna praktyka najlepszego wykorzystania zasobów, w tym czasu, zasobów ludzkich, budżetu, sprzętu i materiałów. Identyfikując z wyprzedzeniem wymagane zasoby, zespół projektowy może zapewnić dostępność odpowiednich zasobów we właściwym czasie, minimalizując opóźnienia i powielanie, a także optymalizując wydajność.

Zmniejsza ryzyko i nieoczekiwane problemy

Dzięki wczesnej identyfikacji zagrożeń zespół projektowy może opracować strategie planowania reakcji na ryzyko i plany awaryjne, aby im zaradzić. To proaktywne podejście pomaga zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka, poprawiając wydajność projektu i zmniejszając ryzyko niepowodzenia.

Jaki jest najlepszy proces planowania projektu?

Aby lepiej zaplanować projekt, a także pokonać wyzwania, które mogą pojawić się podczas planowania, warto rozważyć niektóre metodologie planowania projektu. Odnoszą się one do ustrukturyzowanych podejść i ram stosowanych do efektywnego planowania i zarządzania projektami.

Planowanie wodospadu

Metodologia Waterfall to sekwencyjne podejście, które dzieli projekt na odrębne fazy, przy czym każda faza opiera się na poprzedniej. Następuje liniowy postęp, w którym każda faza musi zostać zakończona przed przejściem do następnej. Kluczowe etapy zazwyczaj obejmują zbieranie wymagań, projektowanie, opracowywanie, testowanie, wdrażanie i konserwację. Wodospad najlepiej nadaje się do projektów o dobrze zdefiniowanych i stabilnych wymaganiach.

PRINCE2 (Projekty w środowiskach kontrolowanych)

PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami oparta na procesach, szeroko stosowana w Wielkiej Brytanii i na świecie. Zapewnia ustrukturyzowane ramy planowania, monitorowania i kontroli projektu. PRINCE2 dzieli projekty na łatwe do zarządzania etapy i kładzie nacisk na skuteczne zarządzanie, zarządzanie ryzykiem i zaangażowanie interesariuszy. Jest powszechnie uznawany za skupienie się na uzasadnieniu biznesowym i kompleksowej dokumentacji.

PRISM (integracja projektów, zarządzanie zakresem, czasem i zasobami)

PRISM to metodologia zarządzania projektami opracowana przez Project Management Institute (PMI). Zapewnia kompleksowe ramy, które obejmują integrację, zakres, czas i zarządzanie zasobami. PRISM kładzie nacisk na ustrukturyzowane podejście do planowania projektu, obejmujące procesy, takie jak definiowanie celów projektu, tworzenie struktur podziału pracy, planowanie działań i przydzielanie zasobów.

Związane z: Najlepsze szablony planowania strategicznego w 2024 r. | Pobierz za darmo

Jakie są narzędzia i oprogramowanie do planowania projektów?

Narzędzia i oprogramowanie do planowania projektów stały się niezbędne do efektywnego zarządzania projektami w dzisiejszym szybkim i dynamicznym środowisku biznesowym. Jako kierownik projektu możesz chcieć przyjrzeć się tym najlepszym sugestiom:

Microsoft Project to kompleksowe oprogramowanie do planowania projektów, powszechnie używane przez profesjonalistów z różnych branż. Oferuje szereg niezawodnych funkcji do zarządzania zadaniami, zasobami, terminami i budżetami.

Asana to wszechstronne narzędzie do planowania projektów, znane z solidnych funkcji i elastyczności. Oferuje scentralizowaną platformę dla zespołów do efektywnego planowania, organizowania i śledzenia projektów.

Trello to popularne oprogramowanie do planowania zadań znane ze swojej prostoty i atrakcyjności wizualnej. Przyjazny dla użytkownika interfejs składa się z tablic, list i kart, umożliwiając zespołom bezproblemowe organizowanie i ustalanie priorytetów zadań.

Związane z: 10 wskazówek, jak skutecznie korzystać z zarządzania projektami Asana w 2024 r

Jakie są 10 etapów planowania projektu?

Proces planowania projektu różni się w zależności od organizacji, w zależności od zakresu i skali projektów. Niektórzy menedżerowie mogą preferować następujące 10 etapów planowania projektu:

1. Zdefiniuj cele i cele projektu.
2. Zidentyfikuj interesariuszy projektu.
3. Przeprowadź dokładną analizę zakresu projektu.
4. Opracuj szczegółową strukturę podziału pracy (WBS).
5. Określ zależności projektu i kolejność zadań.
6. Oszacuj zapotrzebowanie na zasoby i utwórz plan zasobów.
7. Opracuj realistyczny harmonogram projektu.
8. Zidentyfikuj i oceń ryzyka projektowe.
9. Stwórz plan komunikacji.
10. Uzyskaj zatwierdzenia projektu i sfinalizuj plan projektu.

Często zadawane pytania

Uwagi końcowe

Ważne jest, aby pamiętać, że planowanie projektu jest najlepszym procesem, aby wszystko przebiegało pozytywnie. Podczas gdy oprogramowanie do planowania projektu może pomóc w zwiększeniu produktywności procesu planowania projektu, proszę nie traktować tego jako pewnika, rola kierownika projektu i koordynacji zespołu jest o wiele ważniejsza.

Dlatego nie zapomnij o tym, żeby mieć spotkanie wprowadzające połączenie wszystkich zespołów na początku projektu i szkolenie umiejętności, aby zapewnić wysoką wydajność zespołów i motywację podczas całego projektu. Jeśli potrzebujesz bardziej angażujących i ekscytujących prezentacji na spotkaniach lub szkoleniach, AhaSlajdy może być Twoim najlepszym partnerem dzięki wielu darmowym zaawansowanym funkcjom i szablonom oraz konkurencyjnemu planowi cenowemu dla wszystkich firm.

Ref: BIJU'S | Plan tygodnia | Naucz cel