Co to jest proces planowania projektu w zarządzaniu projektami?

Good project management includes five fundamental steps: Starting Initiation, Planning, Execution, Monitoring and Control, and finishing with Closure. It is important to note that none of the successful projects can ignore any of these stages, especially a project planning process which keeps everything to follow track, such as being delivered on time and budget.

Planowanie projektu jest sercem cyklu życia projektu, co oznacza również, że jest to najbardziej wymagająca faza. Jednak zawsze istnieje sposób, aby się tam dostać.

W tym artykule dowiemy się więcej o planowaniu projektów, definicjach, przykładach, procesach i niektórych narzędziach planistycznych, które pomogą Ci lepiej zrozumieć proces planowania projektu i nauczyć się radzić sobie z jego trudnościami. 

Spis treści

• What is the definition of project planning?
• 7 stages of the project planning process?
  • Etap 1: Określenie celów i zakresów projektu
  • Etap 2: Przeprowadzenie Kompleksowej Oceny Projektu
  • Etap 3: Opracowanie struktury podziału pracy (WBS)
  • Etap 4: Szacowanie zasobów i ustalanie terminów
  • Etap 5: Strategie identyfikacji i ograniczania ryzyka
  • Etap 6: Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy
  • Etap 7: Monitorowanie, kontrola i ocena
• Why is the project planning process necessary?
• What are the components of project planning?
• What is the best project planning process?
• What are some project planning tools and software?
• Jakie są 10 etapów planowania projektu?
• Często zadawane pytania
• Końcowe przemyślenia

Wskazówki dotyczące lepszego zaangażowania

• Zarządzanie Projektami
• Przykład harmonogramu projektu
• Metodologia wodospadu

Jaka jest definicja planowania projektu?

Planowanie projektu można zdefiniować jako systematyczny proces nakreślania, organizowania i ustalania strategii niezbędnych kroków i zasobów wymaganych do osiągnięcia określonego celu w określonych ramach czasowych. Jest to proaktywne podejście, które obejmuje określenie celów, ustanowienie planu działania i alokację zasobów w celu optymalizacji wydajności i ograniczenia ryzyka.

Związane z: Proces Zarządzania Strategicznego | Kompletny przewodnik z 7 najlepszymi wskazówkami

7 stages of the project planning process?

W tej części zagłębimy się w 7 kroków związanych z planowaniem projektu w następujący sposób:

Etap 1: Określenie celów i zakresów projektu

Początkowy etap procesu planowania projektu polega na jasnym określeniu celów i zakresu projektu. Wiąże się to ze zrozumieniem pożądanych rezultatów, zidentyfikowaniem interesariuszy i ustaleniem mierzalnych celów. Zdefiniowanie granic projektu, rezultatów i ograniczeń stanowi podstawę dla dalszych działań związanych z planowaniem.

Na przykład Nike stawia sobie za cel sprzedaż 3,00,000 30 XNUMX sztuk w przyszłym roku, co oznacza wzrost o XNUMX% w porównaniu z obecną sprzedażą.

Etap 2: Przeprowadzenie Kompleksowej Oceny Projektu

A thorough project assessment is crucial for informed decision-making and risk mitigation. This stage involves conducting a detailed analysis of project requirements, resources, potential risks, and dependencies. By assessing the project’s feasibility, viability, and potential challenges, planners can identify critical success factors and develop strategies to address potential roadblocks.

Etap 3: Opracowanie struktury podziału pracy (WBS)

Na tym etapie planowania projektu cały projekt jest dzielony na mniejsze, łatwe do zarządzania komponenty. Takie podejście nosi nazwę struktury podziału pracy (WBS), która zapewnia hierarchiczną reprezentację zadań, podzadań i wyników, zapewniając przejrzystość i organizację. Ułatwia alokację zasobów i sekwencjonowanie zadań oraz ustanawia logiczne ramy realizacji projektu.

Etap 4: Szacowanie zasobów i ustalanie terminów

Oszacowanie zasobów i ustalenie harmonogramu są również kluczowe dla powodzenia planowania projektu. Ten etap ma na celu określenie niezbędnego personelu, przydziałów budżetowych i materiałów wymaganych do każdego zadania. Biorąc pod uwagę zależności zadań, priorytety i dostępne zasoby, planiści lub menedżerowie mogą opracować realistyczne ramy czasowe, identyfikując kluczowe kamienie milowe po drodze.

Etap 5: Strategie identyfikacji i ograniczania ryzyka

No project is immune to risks, and addressing them early on is vital to processing a plan. During this stage, potential risks and uncertainties are identified, analyzed, and prioritized. Proactive strategies are developed to mitigate risks, encompassing contingency plans, risk transfer mechanisms, and alternative courses of action. Regular risk monitoring and assessment ensure adaptability throughout the project’s lifecycle.

Etap 6: Komunikacja i zaangażowanie interesariuszy

Like glue, effective communication can hold a project together. Establishing a communication plan that outlines channels, frequency, and stakeholders’ involvement is imperative. Regular status updates, progress reports, and collaborative discussions foster transparency, enhance coordination, and manage stakeholder expectations.

Etap 7: Monitorowanie, kontrola i ocena

Dojście do finału skutecznych ram planowania projektu to etap ciągłego monitorowania i oceny. Ten etap koncentruje się na śledzeniu postępów, porównywaniu ich z ustalonymi kamieniami milowymi i identyfikowaniu odchyleń. W razie potrzeby wprowadzane są korekty w celu dostosowania projektu do jego celów. Wyciągnięte wnioski są dokumentowane, co umożliwia transfer wiedzy i przyszłe doskonalenie.

What are the components of project planning?

Oto 7 kluczowych elementów procesu planowania projektu:

• Zakres planowania w zarządzaniu: Jasno zdefiniuj granice i cele projektu.
• Struktura podziału pracy (WBS): Dzielenie projektu na mniejsze, wykonalne zadania.
• Oś czasu i kamienie milowe: Ustalenie realistycznego harmonogramu i wyznaczenie kamieni milowych w celu śledzenia postępów.
• Alokacja zasobów: Identyfikacja i alokacja niezbędnych zasobów, w tym personelu, budżetu i materiałów.
• Analiza i ograniczanie ryzyka: Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i opracowywanie strategii ich ograniczania.
• Plan komunikacji: Ustanowienie skutecznych kanałów komunikacji w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między interesariuszami projektu.
• Monitorowanie i ocena: Wdrażanie mechanizmów monitorowania postępów projektu i oceny wydajności w stosunku do predefiniowanych wskaźników KPI.

Why is the project planning process necessary?

Zwiększa wydajność projektu i szanse na sukces

There are a number of reasons why projects fail and one of them is the failure to well-defining objectives, goals, and responsibilities among team members (close to 39% estimated). The project won’t run smoothly if team members are confused about their individual roles and responsibilities. Furthermore, the lack of clear objectives and goals or misunderstanding the direction and purpose of the project can lead to misalignment and a lack of focus, resulting in unexpected glitches, and scope creep.

Poprawia współpracę i komunikację w zespole 

Dobrze zorganizowany plan stwarza członkom zespołu okazję do efektywnej komunikacji i współpracy. Zwłaszcza w przypadku projektów międzywydziałowych lub międzyfirmowych, w których pracuje wielu pracowników i ekspertów z różnych środowisk, rola planowania jest jeszcze bardziej oczywista. W rezultacie jasna komunikacja i współpraca usprawniają pracę zespołową, promują wspólną wizję, zmniejszają liczbę konfliktów między pracownikami i sprzyjają pozytywnemu środowisku projektowemu.

Zapewnia optymalizację zasobów

Planowanie to ostateczna praktyka najlepszego wykorzystania zasobów, w tym czasu, zasobów ludzkich, budżetu, sprzętu i materiałów. Identyfikując z wyprzedzeniem wymagane zasoby, zespół projektowy może zapewnić dostępność odpowiednich zasobów we właściwym czasie, minimalizując opóźnienia i powielanie, a także optymalizując wydajność.

Zmniejsza ryzyko i nieoczekiwane problemy

Dzięki wczesnej identyfikacji zagrożeń zespół projektowy może opracować strategie planowania reakcji na ryzyko i plany awaryjne, aby im zaradzić. To proaktywne podejście pomaga zmniejszyć prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka, poprawiając wydajność projektu i zmniejszając ryzyko niepowodzenia.

What is the best project planning process?

For better project planning as well as overcoming challenges that might encounter during the planning, it is worth considering some project planning methodologies. They refer to structured approaches and frameworks used to effectively plan and manage projects.

Planowanie wodospadu

Metodologia Waterfall to sekwencyjne podejście, które dzieli projekt na odrębne fazy, przy czym każda faza opiera się na poprzedniej. Następuje liniowy postęp, w którym każda faza musi zostać zakończona przed przejściem do następnej. Kluczowe etapy zazwyczaj obejmują zbieranie wymagań, projektowanie, opracowywanie, testowanie, wdrażanie i konserwację. Wodospad najlepiej nadaje się do projektów o dobrze zdefiniowanych i stabilnych wymaganiach.

PRINCE2 (Projekty w środowiskach kontrolowanych)

PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami oparta na procesach, szeroko stosowana w Wielkiej Brytanii i na świecie. Zapewnia ustrukturyzowane ramy planowania, monitorowania i kontroli projektu. PRINCE2 dzieli projekty na łatwe do zarządzania etapy i kładzie nacisk na skuteczne zarządzanie, zarządzanie ryzykiem i zaangażowanie interesariuszy. Jest powszechnie uznawany za skupienie się na uzasadnieniu biznesowym i kompleksowej dokumentacji.

PRISM (integracja projektów, zarządzanie zakresem, czasem i zasobami)

PRISM to metodologia zarządzania projektami opracowana przez Project Management Institute (PMI). Zapewnia kompleksowe ramy, które obejmują integrację, zakres, czas i zarządzanie zasobami. PRISM kładzie nacisk na ustrukturyzowane podejście do planowania projektu, obejmujące procesy, takie jak definiowanie celów projektu, tworzenie struktur podziału pracy, planowanie działań i przydzielanie zasobów.

Związane z: Najlepsze szablony planowania strategicznego w 2024 r. | Pobierz za darmo

What are some project planning tools and software?

Project planning tools and software have become indispensable for effective project management in today’s fast-paced and dynamic business landscape. As a project manager, you might want to take a look at these top suggestions:

Microsoft Project to kompleksowe oprogramowanie do planowania projektów, powszechnie używane przez profesjonalistów z różnych branż. Oferuje szereg niezawodnych funkcji do zarządzania zadaniami, zasobami, terminami i budżetami.

Asana to wszechstronne narzędzie do planowania projektów, znane z solidnych funkcji i elastyczności. Oferuje scentralizowaną platformę dla zespołów do efektywnego planowania, organizowania i śledzenia projektów.

Trello to popularne oprogramowanie do planowania zadań znane ze swojej prostoty i atrakcyjności wizualnej. Przyjazny dla użytkownika interfejs składa się z tablic, list i kart, umożliwiając zespołom bezproblemowe organizowanie i ustalanie priorytetów zadań.

Związane z: 10 wskazówek, jak skutecznie korzystać z zarządzania projektami Asana w 2024 r

Jakie są 10 etapów planowania projektu?

Proces planowania projektu różni się w zależności od organizacji, w zależności od zakresu i skali projektów. Niektórzy menedżerowie mogą preferować następujące 10 etapów planowania projektu:

1. Zdefiniuj cele i cele projektu.
2. Zidentyfikuj interesariuszy projektu.
3. Przeprowadź dokładną analizę zakresu projektu.
4. Opracuj szczegółową strukturę podziału pracy (WBS).
5. Określ zależności projektu i kolejność zadań.
6. Oszacuj zapotrzebowanie na zasoby i utwórz plan zasobów.
7. Opracuj realistyczny harmonogram projektu.
8. Zidentyfikuj i oceń ryzyka projektowe.
9. Stwórz plan komunikacji.
10. Uzyskaj zatwierdzenia projektu i sfinalizuj plan projektu.

Często zadawane pytania

Uwagi końcowe

It is important to note that project planning is the best process to keep everything in positive progress. While project planning software can help improve the productivity of the project planning process, please don’t take it for granted, the role of project manager and team coordination is much more critical.

So, don’t forget to have an spotkanie wprowadzające połączenie wszystkich zespołów na początku projektu i szkolenie umiejętności, aby zapewnić wysoką wydajność zespołów i motywację podczas całego projektu. Jeśli potrzebujesz bardziej angażujących i ekscytujących prezentacji na spotkaniach lub szkoleniach, AhaSlajdy może być Twoim najlepszym partnerem dzięki wielu darmowym zaawansowanym funkcjom i szablonom oraz konkurencyjnemu planowi cenowemu dla wszystkich firm.

Ref: BIJU’S | Plan tygodnia | Naucz cel