Folheto de reunião inicial do projeto Nail em 8 etapas (+ modelo grátis!)

Até mesmo as empresas mais disciplinadas podem, às vezes, sentir que seus projetos estão saindo do controle. Na maioria das vezes, o problema está na preparação . A solução? Uma reunião de kickoff de projeto bem estruturada e totalmente interativa!

Mais do que mera pompa e circunstância, uma reunião de kickoff bem executada pode realmente dar o pontapé inicial certo para algo incrível. Aqui estão 8 passos para realizar uma reunião de kickoff de projeto que gere entusiasmo e alinhe todos os envolvidos.

Hora do pontapé inicial!

O que é uma reunião de lançamento do projeto?
Por que as reuniões de lançamento do projeto são tão importantes?
8 etapas para uma reunião inicial do projeto Kickass
Modelo de agenda de reunião inicial do projeto

Dicas de reuniões a serem lembradas

Você deve ter uma agenda da reunião inicial com antecedência. Enviar um e-mail de início do projeto é muito importante! Então, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de pautas de reunião inicial!

A sessão inicial deve ser curta e concisa, com muitos jogos e atividades, pois é quando o AhaSlides é muito útil! Confira mais dicas conosco abaixo:

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Comece a conversa.

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O que é uma reunião de lançamento do projeto?

Como o próprio nome indica, uma reunião de kickoff de projeto é uma reunião onde você dá início ao seu projeto.

Normalmente, uma reunião inicial do projeto é a primeira reunião entre o cliente que encomendou um projeto e a empresa que o concretizará. Ambos os lados se sentarão juntos e discutirão os fundamentos do projeto, seu propósito, seus objetivos e como ele passará da ideia até a fruição.

De um modo geral, existem dois tipos de reuniões de kickoff que você deve conhecer:

Início do Projeto Externo - Uma equipe de desenvolvimento se senta com alguém de lado de fora a empresa, como um cliente ou parte interessada, e discute o plano de um projeto colaborativo.
PKM interno - Uma equipe da dentro a empresa se reúne e discute o plano de um novo projeto interno.

Embora esses dois tipos de reunião possam ter resultados diferentes, o procedimento é praticamente o mesmo. Essencialmente, não há nada em uma reunião de início de projeto externo que não faça parte de uma reunião de início de projeto interno – a única diferença será para quem você está realizando a reunião.

Mais envolvimento com suas reuniões

Por que as reuniões de lançamento do projeto são tão importantes?

O objetivo das reuniões iniciais deve ser alto e claro! Pode parecer bastante simples iniciar um projeto apenas atribuindo um monte de tarefas às pessoas certas, especialmente no atual local de trabalho obcecado pelo conselho Kanban. No entanto, isso pode fazer com que as equipes se percam continuamente.

Lembre-se: só porque vocês estão no mesmo fórum não significa que estejam em sintonia.

Em essência, uma reunião de kickoff de projeto é um diálogo honesto e aberto entre o cliente e a equipe. Não se trata de uma série de anúncios sobre como o projeto funcionará, mas sim de uma conversa sobre planos, expectativas e objetivos, fruto de um debate franco e aberto.

Aqui estão alguns dos benefícios de realizar uma reunião inicial do projeto:

Pega todos preparado - “Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado”. Se Abraham Lincoln estivesse vivo hoje, você pode ter certeza de que ele gastaria as primeiras 4 das 6 horas de projeto em uma reunião inicial. Isso porque essas reuniões contêm todos os as etapas necessárias para começar qualquer projeto com o pé direito.
Envolve todos os jogadores-chave - As reuniões iniciais não podem começar a menos que todos estejam presentes: gerentes, líderes de equipe, clientes e qualquer outra pessoa com interesse no projeto. É tão fácil perder a noção de quem está no comando do quê, sem a clareza de uma reunião inicial para descobrir tudo.
É aberto e colaborativo – Como dissemos, reuniões de kickoff de projetos são debates. Os melhores se envolvem todos os participantes e trazer as melhores ideias de todos.

Mais envolvimento com suas reuniões

8 etapas para uma reunião inicial do projeto Kickass

Então, o que exatamente está incluído na pauta de uma reunião de kickoff de projeto? Resumimos em 8 etapas, conforme descrito abaixo, mas lembre-se sempre de que não há um roteiro fixo para esse tipo de reunião.

Use esses 8 passos como um guia, mas nunca se esqueça de que a decisão final é sua!

Etapa # 1 - Apresentações e quebra-gelos

Naturalmente, a única maneira de iniciar qualquer reunião inicial é familiarizar os participantes uns com os outros. Não importa a duração ou a magnitude do seu projeto, os clientes e os membros da equipe precisam se relacionar pelo primeiro nome antes de poderem trabalhar juntos de forma eficiente.

Embora uma simples apresentação do tipo "cada um dá a sua vez" seja suficiente para que as pessoas se familiarizem com os nomes, uma atividade quebra-gelo pode adicionar outra camada de personalidade e descontrair o ambiente antes do início do projeto.

Tente este: Gire a roda 🎡

Elabore alguns tópicos introdutórios simples em uma roleta e peça a cada membro da equipe que a gire e responda ao tópico que sair. Perguntas engraçadas são bem-vindas, mas tente manter um tom profissional!

Quer mais conteúdo como este? 💡 Temos 10 quebra-gelos para qualquer reunião aqui mesmo.

Etapa 2 - Plano de Fundo do Projeto

Com as formalidades e festividades fora do caminho, é hora de começar o negócio frio. Para iniciar a reunião com sucesso, você deve ter uma agenda clara para a reunião inicial!

Como em todas as grandes histórias, o melhor é começar pelo começo. Faça um resumo de toda a correspondência entre você e seus clientes para que todos os envolvidos no projeto estejam completamente a par do que aconteceu até o momento.

Podem ser capturas de tela de e-mails, textos, atas de reuniões anteriores ou quaisquer recursos que adicionem qualquer tipo de contexto para sua empresa e seu cliente. Facilite a visualização de todos criando uma linha do tempo.

Etapa # 3 - Demanda do Projeto

Além do histórico de correspondência, você precisará se aprofundar nos detalhes que motivaram o início deste projeto.

Esta é uma etapa crucial, pois fornece uma visão geral clara dos pontos problemáticos que o projeto está procurando resolver, que é algo que as equipes e os clientes devem manter em mente o tempo todo.

Protip 👊

Etapas como esta são propícias para discussão. Peça aos seus clientes e à sua equipe que apresentem suas ideias sobre o porquê de, na opinião deles, este projeto ter sido idealizado.

Sempre que possível, tente incorporar a perspectiva do cliente nesta seção. Colabore com o cliente para obter exemplos reais de consumidores que mencionam os problemas que seu projeto busca solucionar. As opiniões deles devem moldar a abordagem da sua equipe ao projeto.

Etapa 4 - Objetivos do Projeto

Você já analisou o passado do projeto, agora é hora de olhar para o futuro.

Ter metas diretas e uma definição clara de sucesso para seu projeto realmente ajudará sua equipe a trabalhar nessa direção. Não só isso, ele mostrará ao seu cliente que você leva o trabalho a sério e tem interesses semelhantes em seu andamento.

Pergunte aos participantes da sua reunião inicial : "Como será o sucesso para vocês?" Será mais clientes? Mais avaliações? Uma maior taxa de satisfação do cliente?

Não importa o objetivo, sempre deve ser ...

Realizável - Não se esforce demais. Conheça seus limites e estabeleça uma meta para você têm uma chance de alcançar.
Mensurável - Aumente sua meta com dados. Procure um número específico e acompanhe seu progresso em relação a ele.
Cronometrado - Dê a si mesmo uma data de término. Faça tudo o que puder para atingir seus objetivos antes desse prazo.

Etapa 5 - A Declaração de Trabalho

Dando substância à reunião de kickoff, a Declaração de Trabalho (SoW, na sigla em inglês) é um documento robusto que detalha os aspectos específicos do projeto e como ele será executado. É o principal item da pauta da reunião de kickoff e deve receber a maior parte da sua atenção.

Confira este infográfico sobre o que incluir em sua declaração de trabalho:

Infográfico explicando as 6 mini-etapas envolvidas no anúncio de uma declaração de trabalho em uma reunião inicial do projeto.

Lembre-se de que a declaração de trabalho não se concentra tanto na discussão quanto o restante da pauta da reunião de início do projeto. Este é o momento ideal para o líder do projeto simplesmente apresentar o plano de ação para o projeto em questão e, em seguida, deixar a discussão para o próximo item da reunião.

Assim como o restante da reunião inicial, a sua declaração de escopo do projeto é extremamente variável . Os detalhes específicos da sua declaração de escopo sempre dependerão da complexidade do projeto, do tamanho da equipe, das partes envolvidas, etc.

Quer saber mais? 💡 Confira este artigo completo sobre como elaborar uma declaração de trabalho.

Etapa 6 - Seção de perguntas e respostas

Embora você possa se sentir compelido a deixar a seção de perguntas e respostas para o final, na verdade recomendamos que ela seja realizada logo após a apresentação da sua proposta de trabalho.

Um segmento tão robusto certamente gerará dúvidas tanto de seu cliente quanto de sua equipe. Com a maior parte da reunião tão recente na mente de todos, é melhor atacar enquanto o ferro está quente.

Usar um software de apresentação interativa para hospedar suas perguntas e respostas pode ajudar a manter tudo funcionando perfeitamente, especialmente se a reunião inicial do projeto tiver um grande número de participantes….

É organizado - As perguntas são organizadas por popularidade (por meio de votos positivos) ou por tempo e podem ser marcadas como 'respondidas' ou fixadas no topo.
É moderado - As perguntas podem ser aprovadas e descartadas antes de serem mostradas na tela.
É anónima - As perguntas podem ser enviadas anonimamente, o que significa que todos têm voz.

Etapa # 7 - Problemas potenciais

Como já mencionamos, a reunião inicial de um projeto deve ser o mais aberta e honesta possível. É assim que você constrói confiança com o cliente desde o princípio.

Para tanto, é melhor discutir os problemas potenciais que o projeto pode enfrentar ao longo do caminho. Ninguém está pedindo que você preveja o futuro aqui, apenas para fazer uma lista provisória de barreiras que você pode encontrar.

Como você, sua equipe e seu cliente abordarão este projeto com diferentes interesses em jogo, o ideal é envolver todos na discussão sobre os possíveis problemas.

Etapa # 8 - Check-in

Manter contato regular com o cliente é outra forma de fortalecer a confiança mútua. Na reunião inicial do projeto, você precisa abordar algumas questões sobre o quê, quando, quem e como esses contatos acontecerão.

Fazer o acompanhamento é um delicado equilíbrio entre transparência e esforço . Embora seja bom ser o mais aberto e transparente possível, você precisa gerenciar isso dentro do escopo da sua disponibilidade real para ser aberto e transparente.

Certifique-se de ter estas perguntas respondidas antes do final da reunião:

O que? - Exatamente em que detalhes o cliente precisa ser atualizado? Eles precisam saber sobre cada pequeno detalhe do progresso, ou são apenas as grandes assinaturas que importam?
Quando? - Com que frequência sua equipe deve atualizar seu cliente? Eles deveriam retransmitir o que fizeram todos os dias ou apenas resumir o que conseguiram no final da semana?
Quem? - Qual membro da equipe será aquele que fará a ligação com o cliente? Haverá um membro de cada equipe, em cada etapa, ou apenas um único correspondente ao longo de todo o projeto?
Como? - Por qual método o cliente e o correspondente manterão contato? Videochamada regular, e-mail ou documento ao vivo atualizado continuamente?

Como acontece com a maioria dos itens da pauta de uma reunião de kickoff de projeto, o ideal é discutir abertamente. Para uma equipe grande e um grupo numeroso de clientes, pode ser mais fácil realizar uma votação ao vivo para reduzir as opções e estabelecer a melhor fórmula de acompanhamento possível.

Quer saber mais? 💡 Confira algumas práticas recomendadas para entrar em contato com seus clientes.

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Modelo de agenda de reunião inicial do projeto

Com sua reunião inicial, planejada com maestria e pronta para impressionar a todos na sala de reuniões, o toque final pode ser um pouco de interação para consolidar tudo.

Você sabia que apenas 29% das empresas se sentem conectadas com seus clientes ( Gallup )? O desengajamento é uma epidemia no nível B2B e pode fazer com que as reuniões iniciais pareçam um processo monótono e desmotivador, repleto de formalidades.

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Tags: Reunião de negócios