Флаер для встречи в рамках проекта Nail Project за 8 шагов (+бесплатный шаблон!)

Даже самые дисциплинированные компании иногда чувствуют, что их проекты сбиваются с пути. Чаще всего проблема заключается в подготовке . Решение? Хорошо структурированное и полностью интерактивное совещание по запуску проекта!

Проведенное стартовое совещание – это не просто помпезность и церемония, а действительно важный шаг на пути к успеху. Вот 8 шагов к проведению стартового совещания по проекту, которое вызовет энтузиазм и поможет всем прийти к общему мнению.

Время начала!

Что такое стартовая встреча проекта?
Почему так важны стартовые встречи проекта?
8 шагов к стартовому совещанию о сногсшибательном проекте
Шаблон повестки дня стартового собрания проекта

Советы по совещанию, которые следует помнить

У вас должна быть заранее подготовлена повестка стартового совещания. Отправка раннего электронного письма о старте проекта очень важна! Итак, давайте взглянем на несколько образцов повестки стартового собрания!

Стартовая сессия должна быть короткой и лаконичной, с множеством игр и занятий, так как именно здесь AhaSlides очень кстати! Проверьте больше советов с нами, как показано ниже:

Альтернативный текст

Начните разговор.

Получите ценный вклад от вашей команды и клиентов во время стартового совещания по проекту. Используйте живые опросы, вопросы и ответы и инструменты для обмена идеями с этим бесплатным шаблоном!

🚀 Посмотреть шаблон

Что такое стартовая встреча проекта?

Как следует из названия, совещание по запуску проекта — это совещание, на котором вы даете старт своему проекту.

Обычно стартовая встреча по проекту — это первая встреча заказчика, заказавшего проект, и компании, которая воплотит его в жизнь. Обе стороны сядут вместе и обсудят основы проекта, его цель, цели и то, как он пройдет путь от идеи до воплощения.

В целом, следует учитывать два типа стартовых совещаний:

Начало внешнего проекта - Команда разработчиков встречается с кем-то из внешнюю компания, как клиент или заинтересованное лицо, и обсуждает план совместного проекта.
Внутренний ПКМ - Команда из одной компания садится вместе и обсуждает план нового внутреннего проекта.

Хотя результаты обоих типов могут быть разными, процедура в основном одинакова. По сути, нет ни одной части внешнего запуска проекта, которая отличалась бы от внутреннего запуска проекта – разница будет только в том, для кого вы его проводите.

Больше взаимодействия с вашими собраниями

Почему так важны стартовые встречи проекта?

Цель стартовых встреч должна быть громкой и ясной! Может показаться, что начать проект достаточно просто, просто назначив кучу задач нужным людям, особенно на сегодняшнем рабочем месте, одержимом канбан-досками. Однако это может привести к тому, что команды будут постоянно сбиваться с пути.

Помните, что если вы находитесь в одном совете директоров, это ещё не значит, что вы придерживаетесь одного мнения.

По сути, стартовое совещание по проекту — это честный и открытый диалог между клиентом и командой. Это не серия объявлений о том, как будет работать проект, а разговор о планах, ожиданиях и целях, достигнутый в результате открытого обсуждения.

Вот некоторые из преимуществ проведения начального собрания проекта:

Это получает всех (например, – «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу первые четыре на то, чтобы точить топор». Если бы Авраам Линкольн был жив сегодня, можете не сомневаться, что он провел бы первые 4 из 6 проектных часов на стартовом собрании. Это потому, что эти встречи содержат ВСЕ необходимые шаги, чтобы любой проект сдвинулся с мертвой точки.
Это включает в себя все ключевые игроки - Стартовые встречи нельзя начинать, если на них нет всех: менеджеров, руководителей групп, клиентов и всех, кто заинтересован в проекте. Так легко потерять из виду, кто за что отвечает, без ясности на стартовом собрании, чтобы во всем разобраться.
Это открытые и совместные – Как мы уже говорили, стартовые встречи проекта – это дебаты. Лучшие участвуют ВСЕ участников и донести до всех лучшие идеи.

Больше взаимодействия с вашими собраниями

8 шагов к стартовому совещанию о сногсшибательном проекте

Итак, что именно входит в повестку дня стартового совещания по проекту? Ниже мы выделили 8 основных шагов, но всегда следует помнить, что для такого рода совещаний нет установленного меню.

Используйте эти 8 шагов в качестве руководства, но никогда не забывайте, что конечная цель зависит от вас!

Шаг № 1 - Знакомство и ледоколы

Естественно, единственный способ начать любую стартовую встречу — это познакомить участников друг с другом. Независимо от продолжительности или масштабности вашего проекта, клиенты и члены команды должны быть в хороших отношениях друг с другом, прежде чем они смогут эффективно работать вместе.

Хотя простого знакомства по кругу достаточно, чтобы познакомить людей с именами, прием, призванный разрядить обстановку, может добавить индивидуальности и разрядить атмосферу перед началом проекта.

Попробуй это: Вращай колесо 🎡

На волчке разложите несколько простых тем для знакомства , затем попросите каждого члена команды покрутить его и ответить на вопрос, на который укажет колесо. Приветствуются забавные вопросы, но обязательно придерживайтесь более или менее профессионального стиля!

Вертушка для использования в качестве ледокола.

Хотите больше подобных идей? 💡 У нас есть 10 способов начать любую встречу.

Шаг # 2 - Предпосылки проекта

Закончив с формальностями и торжествами, пришло время приступить к делу. Чтобы успешно провести встречу, у вас должна быть четкая повестка дня!

Как и в любой великой истории, лучше всего начать с начала. Составьте план всей переписки между вами и вашими клиентами, чтобы все участники проекта были в курсе того, что произошло к настоящему моменту.

Это могут быть скриншоты электронных писем, тексты, протоколы предыдущих встреч или любые ресурсы, которые добавляют какой-либо контекст для вашей компании и вашего клиента. Сделайте так, чтобы всем было легко визуализировать, создав временную шкалу.

Шаг # 3 - Спрос на проект

Помимо знаний в области переписки, вам следует подробно изучить причины, по которым этот проект вообще был запущен.

Это важный шаг, так как он дает четкое представление о болевых точках, которые проект пытается решить, и это то, что и команды, и клиенты должны постоянно держать в центре внимания.

Protip 👊

На таких этапах самое время для обсуждения. Попросите своих клиентов и команду высказать свои идеи о том, почему, по их мнению, был задуман этот проект.

При необходимости всегда старайтесь учитывать мнение клиента в этом разделе. В сотрудничестве с клиентом найдите реальные примеры того, как потребители упоминают проблемы, которые ваш проект пытается решить. Их мнение должно повлиять на подход вашей команды к проекту.

Шаг # 4 - Цели проекта

Итак, вы изучили историю проекта, теперь пришло время заглянуть в будущее.

Наличие прямых целей и четкого определения успеха вашего проекта действительно поможет вашей команде работать в этом направлении. Мало того, это покажет вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к работе и столь же высоки ставки в ее работе.

Спросите участников вашей стартовой встречи : «Как будет выглядеть успех?» Это больше клиентов? Больше отзывов? Более высокий уровень удовлетворенности клиентов?

Независимо от цели, она всегда должна быть…

Достижимый - Не перенапрягайтесь. Знайте свои пределы и ставьте цель, которую вы на самом деле есть шанс на достижение.
Измеримый - Поддержите свою цель данными. Стремитесь к определенному числу и отслеживайте свой прогресс в этом направлении.
Timed - Назовите себе дату окончания. Сделайте все возможное, чтобы достичь своих целей до указанного срока.

Шаг # 5 - Описание работы

Если говорить о сути «стартового совещания», то техническое задание (Statement of Work, SoW) — это подробное описание специфики проекта и того, как он будет реализован. Это главный пункт повестки дня стартового совещания, и ему следует уделить большую часть внимания.

Ознакомьтесь с этой инфографикой о том, что включить в ваше техническое задание:

Инфографика, объясняющая 6 мини-шагов, связанных с объявлением технического задания на стартовом собрании проекта.

Следует помнить, что описание работ не столько предназначено для обсуждения, сколько остальная часть повестки дня стартового совещания по проекту. Это время, когда руководитель проекта должен просто изложить план действий на предстоящий проект, а обсуждение оставить на следующий пункт совещания.

Как и остальная часть вашего стартового совещания, ваше техническое задание очень изменчиво . Конкретные детали вашего технического задания всегда будут зависеть от сложности проекта, размера команды, задействованных частей и т. д.

Хотите узнать больше? 💡 Ознакомьтесь с этой подробной статьей о составлении технического задания.

Шаг # 6 - Раздел вопросов и ответов

Хотя вам может показаться необходимым оставить раздел вопросов и ответов на конец, мы бы рекомендовали провести его сразу после описания вашей работы.

Такой мощный сегмент наверняка вызовет вопросы как у вашего клиента, так и у вашей команды. Поскольку основная часть встречи так свежа в умах всех, лучше бить, пока железо горячее.

Использование программного обеспечения для интерактивных презентаций для проведения ваших вопросов и ответов может помочь обеспечить бесперебойную работу, особенно если на стартовом собрании вашего проекта очень много посетителей….

Это организованная - Вопросы упорядочены по популярности (посредством голосов "за") или по времени и могут быть отмечены как "отвеченные" или прикреплены к началу.
Это Модератором - Вопросы можно утверждать и отклонять до того, как они будут показаны на экране.
Это анонимный - Вопросы можно задавать анонимно, что означает, что у каждого есть право голоса.

Шаг № 7 - Возможные проблемы

Как мы уже говорили, на стартовом совещании проекта важно быть максимально открытым и честным. Именно так вы с самого начала завоюете доверие клиента.

С этой целью лучше всего обсудить потенциальные проблемы, с которыми проект может столкнуться в процессе. Здесь никто не просит вас предсказывать будущее, просто чтобы составить предварительный список препятствий, с которыми вы можете столкнуться.

Поскольку вы, ваша команда и ваш клиент подходите к этому проекту с разными интересами, идеально вовлечь всех в обсуждение потенциальных проблем.

Шаг # 8 - Регистрация

Регулярное общение с клиентом — еще один способ укрепить доверие между обеими сторонами. На стартовом совещании проекта вам нужно обсудить несколько вопросов о том , что, когда, с кем и как будут проходить эти встречи.

Регулярное общение — это довольно тонкий баланс между прозрачностью и затраченными усилиями . Хотя быть максимально открытым и прозрачным — это хорошо, это нужно учитывать в рамках вашей реальной доступности для этого.

Убедитесь, что вы ответили на эти вопросы до конца встречи:

Какие? - В каких именно деталях клиент нуждается в обновлении? Нужно ли им знать о каждой крошечной детали прогресса или важны только важные признаки?
Когда? - Как часто вашей команде следует обновлять клиента? Должны ли они рассказывать о том, что они делали каждый день, или просто подводить итоги того, что им удалось в конце недели?
Кто? - Какой член команды будет поддерживать связь с клиентом? Будет ли на каждом этапе присутствовать член каждой команды или только один корреспондент на протяжении всего проекта?
Как? - Каким способом клиент и корреспондент будут поддерживать связь? Регулярный видеозвонок, электронная почта или постоянно обновляемый документ в реальном времени?

Как и в случае с большинством пунктов повестки дня стартового совещания по проекту, лучше всего обсуждать их открыто. Для большой команды и большого числа клиентов может быть проще провести опрос в режиме реального времени , чтобы сузить круг вариантов и установить оптимальную формулу для проверки хода работы.

Хотите узнать больше? 💡 Ознакомьтесь с некоторыми рекомендациями по поддержанию связи с клиентами.

Эффективно проводите опросы с помощью AhaSlides

Шаблон повестки дня стартового собрания проекта

Тщательно спланированное стартовое совещание вот-вот произведет фурор в зале заседаний, и последним штрихом может стать небольшое взаимодействие , которое объединит все элементы воедино.

Знаете ли вы, что только 29% компаний чувствуют связь со своими клиентами ( Gallup )? Отсутствие вовлеченности — это эпидемия на уровне B2B, и из-за формальностей первые встречи могут казаться скучным и неинтересным процессом.

Взаимодействие с вашими клиентами и командами с помощью интерактивных слайдов действительно может повысить участие и увеличить продолжительность концентрации внимания.

AhaSlides имеет арсенал инструментов включая прямые опросы, вопросы и ответы, слайды для мозгового штурма и даже живые викторины и игры, чтобы правильно зажечь ваш проект.

Нажмите ниже, чтобы получить бесплатный шаблон для вступительной встречи. Измените все, что захотите, и подарите это бесплатно!

Возьмите шаблон

Нажмите ниже, чтобы создать бесплатную учетную запись AhaSlides и начать создавать свои собственные увлекательные встречи с помощью интерактивности!

Создайте свой собственный

Теги: Деловая встреча