Большинство собраний с участием всего персонала заканчиваются одинаково: череда обновлений от отделов, короткая сессия вопросов и ответов, где задают вопросы три человека, и все уходят в недоумении, зачем вообще нужно было проводить мероприятие для всей компании.
Это прискорбно, потому что при правильном подходе собрание с участием всех сотрудников — один из немногих форматов, где руководство может напрямую обратиться ко всем, услышать, о чем люди действительно думают, и дать всей организации более ясное представление о том, куда все движется. В 2024 году в США вовлеченность сотрудников на работе составляла всего 31%, что является самым низким показателем за десятилетие [1]. Разрыв между тем, что знает руководство, и тем, что понимают сотрудники о направлении развития компании, является одной из главных причин этого.
В этом руководстве рассказывается о том, что такое собрание жителей города, почему важно проводить его качественно и как организовать такое собрание, чтобы люди после него действительно почувствовали, что его время было потрачено не зря.
Что такое собрание в ратуше?
Общее собрание — это запланированное мероприятие для всей компании, на котором руководство сообщает о последних новостях, а сотрудники задают вопросы напрямую. Вопросы и ответы являются основной частью формата, а не второстепенным элементом. Именно это отличает его от стандартного собрания всех сотрудников, которое, как правило, носит более формальный характер и меньше носит разговорный характер.
Этот термин происходит от традиционных собраний жителей городов в ранней американской системе управления, где члены общины встречались с избранными должностными лицами для обсуждения местных решений. Первое зафиксированное собрание жителей города состоялось в 1633 году в Дорчестере, штат Массачусетс. Этот формат распространился и в корпоративной среде, поскольку он подразумевает то же самое: руководство должно быть доступным и подотчетным, а не просто заниматься вещанием.
Зачем вообще проводить собрания с жителями города?
Прежде чем перейти к тому, как это делается, стоит уточнить, для чего на самом деле нужны собрания жителей города.
Наиболее прямая функция – устранение информационного разрыва. Исследование компании Line of Sight показало, что 95% сотрудников не имеют четкого представления о стратегии своей компании или не осведомлены о ней [2]. Информация фильтруется на каждом уровне управления, и к тому моменту, когда она доходит до рядовых сотрудников, она часто бывает неполной или искаженной. Общие собрания дают руководству прямой, нефильтрованный канал связи со всей организацией.
Они также дают понять, что вопросы приветствуются. Сотрудники, которые чувствуют, что их голос слышен на работе, в 4.6 раза чаще показывают лучшие результаты [3]. Даже сотрудники, которые не задают вопросов, получают пользу от честных ответов на вопросы других. Формат вопросов и ответов делает это так, как корпоративная рассылка никогда не сможет.
Доверие – это долгосрочная выгода. Только каждый третий сотрудник твердо убежден, что доверяет руководству своей организации [1]. Это число меняется, когда руководство регулярно появляется, прямо отвечает на сложные вопросы и выполняет свои обещания.
Наконец, важно обеспечить согласованность. Когда отделы маркетинга, проектирования и эксплуатации получают одно и то же сообщение из одного и того же источника одновременно, остается меньше места для несогласованных приоритетов, которые замедляют работу организаций.
3 реальных примера
Home Depot. Ритейлер регулярно проводит собрания с сотрудниками магазинов, где рядовые работники могут напрямую сообщать о своих проблемах высшему руководству. Считается, что эти собрания помогли выявить операционные проблемы, которые менеджеры, имеющие более прямой доступ к данным, не заметили.
Школьный округ Виктор Сентрал (Нью-Йорк). В округе используются собрания в формате «общественного обсуждения» для стратегического планирования, объединяющие сотрудников, родителей и администраторов для совместной работы над приоритетами. Такой формат позволяет информировать всех заинтересованных сторон и уменьшает ощущение того, что решения принимаются за закрытыми дверями.
Buffer. Полностью удаленная компания проводит ежеквартальные собрания с участием всех сотрудников, уделяя особое внимание финансовой прозрачности. Сотрудники видят данные о доходах, расходах и численности персонала, а руководство отвечает на вопросы в режиме реального времени. Заявленная Buffer продолжительность собраний в 60-90 минут стала практическим эталоном оптимальной продолжительности собраний [4].
Как составить повестку дня собрания жителей города
Правильная повестка дня очень важна для ясности.
- Всегда начинайте с короткого приветствия и ледокол. У нас есть несколько идей на этот счет здесь.
- Иметь раздел, в котором вы упоминаете новости компании команде и подтвердить конкретные цели.
- Оставьте время для вопросов и ответов. Много времени. Около 40 минут в часовой встрече — это хорошо.
Отправьте повестку как минимум за день до встречи, чтобы каждый мог мысленно подготовиться и записать вопросы, которые они хотят задать.
11 советов для улучшения работы ратуши
Перед встречей
Заранее отправьте структурированную повестку дня. 64% регулярных совещаний вообще не имеют повестки дня [2]. Отправка повестки дня, даже короткой, сигнализирует о цели совещания и позволяет сотрудникам подготовить вопросы.
Заранее подготовьте вопросы. Заранее заданные вопросы позволяют руководству подготовить честные ответы, а не импровизировать на деликатные темы. Они также позволяют выявить то, что сотрудники действительно хотят знать, а это часто отличается от того, что руководство предполагает, что они хотят знать.
Назначьте модератора. Человек, отвечающий на вопросы, не должен одновременно управлять очередью вопросов, следить за временем и решать, когда переходить к следующему вопросу. Отдельный модератор обеспечивает бесперебойное проведение сессии.
Во время встречи
Начните с чего-нибудь интерактивного. Опрос в режиме реального времени с вопросом «Какой ваш главный вопрос на сегодня?» или подсказка в виде облака слов дадут людям занятие в первые две минуты и покажут, что сессия носит интерактивный характер.
Разбивайте контент на части каждые 10-15 минут. Внимание аудитории значительно снижается примерно через 10 минут [2]. Короткий опрос, быстрое поднятие рук или даже смена говорящего помогают переключить внимание.
Используйте анонимные вопросы и ответы. 74% сотрудников говорят, что они с большей вероятностью дадут честный отзыв, если канал будет анонимным [3]. Вопросы и ответы в формате «открытого микрофона» больше подходят для экстравертов и старших сотрудников. Инструменты для анонимных вопросов позволяют понять, о чем на самом деле думает аудитория.
Отвечайте на сложные вопросы прямо. Если на вопрос пока нет ответа, скажите об этом и укажите сроки, когда это станет возможным. Расплывчатые ответы («мы работаем над этим») быстрее подрывают доверие, чем прямое «пока не могу этим поделиться».
Следите за соотношением времени. Если обновления затягиваются, а ответы на вопросы сокращаются до пяти минут, сотрудники это заметят. Защитите время, отведенное на вопросы и ответы.
Для виртуальных встреч с жителями города
Проверяйте технологию до начала сессии, а не во время нее. Проблемы со звуком и видео сразу же влияют на вовлеченность. Почти три четверти цифровых работников сообщают о технических задержках во время онлайн-встреч [2].
Запишите сессию. Некоторые сотрудники могут находиться в разных часовых поясах или быть недоступны. Запись сигнализирует о том, что вы хотите, чтобы доступ к информации был у всех, а не только у тех, кто может присутствовать в прямом эфире.
Для больших групп используйте комнаты для обсуждений. На собраниях с участием более 200 человек небольшие дискуссии в малых группах могут генерировать более качественные вопросы, чем одна большая очередь вопросов и ответов.
После встречи
В течение 24 часов отправьте письменный отчет. Включите в него краткое изложение ключевых обновлений, заданных и полученных вопросов, принятых решений, а также любых нерешенных вопросов с ответственными лицами и сроков их выполнения. Этот отчет зачастую оказывается более полезным, чем сама встреча, для тех, кому потребуется обратиться к конкретным решениям позже.
Инструменты для проведения собраний жителей города
Платформа для проведения встреч обрабатывает видео. Однако большинство платформ плохо справляются с участием в режиме реального времени: сбором вопросов в прямом эфире, проведением опросов во время сессии и предоставлением возможности молчаливым участникам внести свой вклад.
AhaSlides интегрируется с совещаниями в качестве интерактивного слоя. Вы можете проводить опросы в режиме реального времени, создавать облака слов, анонимные вопросы и ответы, а также задавать вопросы для оценки, не переключаясь между вкладками и не требуя от сотрудников ничего скачивать. Результаты отображаются в режиме реального времени, поэтому вопрос типа «Какая из этих тем для вас наиболее важна?» может мгновенно повлиять на повестку дня совещания, а не появиться в опросе после мероприятия, на который никто не отреагирует.
Эта оперативность имеет значение. Когда сотрудники видят отражение своих ответов в ходе сессии, последующее обсуждение, как правило, получается более откровенным, чем при подготовленной презентации руководства.
Виртуальное обучение против очного: что меняется?
Формат меняется чаще, чем большинство людей планируют.
Личное присутствие имеет одно большое преимущество: ощущение присутствия. Лидеры физически находятся в комнате, что сигнализирует о приверженности делу таким образом, который экран не может полностью воспроизвести. Риски в основном носят логистический характер. Неправильное расположение микрофона означает, что люди в заднем ряду пропустят половину разговора. Расстановка мест, при которой лидеры находятся в передней части зала, как в театре, укрепляет иерархию, а не открытость. Небольшие исправления, но о них стоит подумать.
Виртуальный формат устраняет географический барьер, что чрезвычайно важно для распределенных команд. Он также упрощает анонимное участие, поскольку сотрудники и так находятся за экраном. Главный риск — это отвлечение внимания. Люди проверяют электронную почту, отключают микрофоны и теряют интерес, причем таким образом, что это незаметно для докладчика. Структурированное взаимодействие на протяжении всей сессии, а не только в конце, — наиболее эффективный способ удержать внимание участников.
Гибридный формат — самый сложный для правильной организации. Практически всегда доминирует очное взаимодействие, и удаленные участники в итоге чувствуют себя зрителями, наблюдающими за реальной встречей где-то в другом месте. Если вы проводите гибридную конференцию, решение должно быть продуманным: назначьте отдельного модератора для удаленного канала, направляйте вопросы удаленных участников в тот же раздел вопросов и ответов, что и вопросы участников очной встречи, и как минимум дважды за время сессии явно обращайтесь к удаленной группе.
Как часто следует проводить собрания с жителями города?
Универсального ответа нет, но исследования показывают, что частота проведения собраний коррелирует со стадией роста компании [4]. Быстрорастущие организации, как правило, выигрывают от ежемесячных собраний, поскольку быстрые изменения означают, что сотрудникам необходимы регулярные обновления, чтобы оставаться в курсе событий. Стабильные организации часто считают, что достаточно ежеквартальных собраний. Ежегодные собрания компании способствуют соблюдению правил и сохранению традиций, но сами по себе они редко бывают достаточными для поддержания согласованности действий.
Практический вариант по умолчанию: ежеквартальные общие собрания для всей компании, а также ежемесячные сессии на уровне отделов (10-30 человек). Именно на небольших встречах происходит наиболее полезная сессия вопросов и ответов, поскольку сотрудники охотнее задают конкретные вопросы в небольшой группе.
Типичные ошибки, чтобы избежать
Самая распространенная ошибка — превращение собрания в презентацию. Если руководство говорит 80% времени и отвечает на три вопроса в конце, сотрудники быстро понимают, что их вклад на самом деле не имеет значения. Вопросы и ответы должны восприниматься как главное событие, а не как то, что вырезают, когда обновления затягиваются.
Фильтрация вопросов — самый быстрый способ потерять доверие. Если предварительно отправленные вопросы проходят проверку до того, как их увидит руководство, или если модераторы постоянно пропускают сложные вопросы, информация распространяется. Сотрудники перестают задавать действительно важные вопросы и начинают воспринимать формат как театральное представление.
Отсутствие последующих действий наносит почти такой же вред. Общее собрание, на котором даются ответы на вопросы, но видимых изменений нет, хуже, чем полное отсутствие собрания. Люди помнят, когда обещания не выполняются. Электронное письмо с кратким обзором, в котором четко указаны ответственные лица и сроки, замыкает этот порочный круг.
Наконец, непостоянная частота проведения собраний приучает сотрудников ассоциировать их с плохими новостями. Если такой формат появляется только после увольнений или сложного квартала, именно такая ассоциация и формируется. Регулярность же превращает такие собрания в инструмент коммуникации, а не в средство управления кризисными ситуациями.
Источники
[1] Gallup. Отчет о состоянии глобального рабочего места за 2024 год. https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx
[2] Pigeonhole Live. Более 25 статистических данных и тенденций для повышения эффективности собраний вашей компании в 2025 году. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics . Содержит данные от Line of Sight, Flowtrace, The Gathering Effect, Owl Labs и Event Tech Live.
[3] Исследование Forbes / Salesforce, цитируется в: Pigeonhole Live. 25+ статистических данных и тенденций для повышения эффективности собраний акционеров вашей компании в 2025 году. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics
[4] Pigeonhole Live. Более 25 статистических данных и тенденций для повышения эффективности собраний акционеров вашей компании в 2025 году. Приводятся данные Buffer, ClickUp и Hoppier о показателях продолжительности и частоты. https://blog.pigeonholelive.com/company-town-hall-statistics
