Nail Project Kickoff Meeting Flyer v 8 krokoch (+ bezplatná šablóna!)

Aj tie najdisciplinovanejšie spoločnosti môžu niekedy cítiť, že ich projekty sa trápia. Najčastejšie je problémom príprava . Riešenie? Dobre štruktúrované a plne interaktívne úvodné stretnutie projektu!

Dobre zorganizované úvodné stretnutie môže byť viac než len okázalosť a ceremónia, ale skutočne môže dať niečomu krásnemu správny impulz. Tu je 8 krokov, ako usporiadať úvodné stretnutie projektu, ktoré vzbudí nadšenie a všetkých zorientuje.

Čas výkopu!

Čo je stretnutie projektu Kickoff?
Prečo sú stretnutia projektu Kickoff také dôležité?
8 krokov k zasadnutiu Kickass Project Kickoff Meeting
Šablóna programu úvodnej schôdze projektu

Tipy na zapamätanie si stretnutí

Predtým musíte mať program úvodného stretnutia. Odoslanie včasného úvodného e-mailu projektu je veľmi dôležité! Pozrime sa teda na niekoľko ukážok programu úvodného stretnutia!

Úvodná časť by mala byť krátka a stručná, s množstvom hier a aktivít, pretože práve vtedy príde AhaSlides veľmi vhod! Pozrite si s nami ďalšie tipy, ako je uvedené nižšie:

Alternatívny text

Rozbehnite konverzáciu.

Získajte cenné informácie od svojho tímu a klientov počas úvodného stretnutia projektu. Pomocou tejto bezplatnej šablóny používajte živé hlasovanie, otázky a odpovede a nástroje na výmenu nápadov!

🚀 Pozrite si šablónu

Čo je stretnutie projektu Kickoff?

Ako sa píše na obale, úvodné stretnutie projektu je stretnutie, na ktorom odštartujete svoj projekt.

Zvyčajne je úvodné stretnutie projektu prvým stretnutím medzi klientom, ktorý si objednal projekt, a spoločnosťou, ktorá ho uvedie do života. Obe strany si spolu sadnú a prediskutujú základy projektu, jeho účel, ciele a ako sa dostane od nápadu až po realizáciu.

Vo všeobecnosti existujú 2 typy úvodných stretnutí, na ktoré si treba dať pozor:

Výkop externého projektu - Vývojový tím si sadne s niekým z zvonka spoločnosti alebo klientovi a prediskutuje plán spoločného projektu.
Interné PKM - tím z v spoločnosť si spoločne sadne a prediskutuje plán nového interného projektu.

Hoci oba tieto typy môžu mať odlišné výsledky, postup je v podstate rovnaký. V podstate neexistuje žiadna časť externého projektu, ktorá by nebola súčasťou interného projektu – rozdiel bude len v tom, pre koho ho organizujete.

Viac zapojenia sa do vašich stretnutí

Prečo sú stretnutia projektu Kickoff také dôležité?

Účel úvodných stretnutí by mal byť hlasný a jasný! Môže sa zdať dosť jednoduché naštartovať projekt len pridelením množstva úloh tým správnym ľuďom, najmä na dnešnom pracovisku posadnutom Kanbanom. To však môže viesť k tomu, že tímy budú neustále strácať svoju cestu.

Pamätajte, že len preto, že ste na rovnakej doske, neznamená to, že ste na rovnakej vlne.

V jadre úvodného stretnutia projektu ide o úprimný a otvorený dialóg medzi klientom a tímom. Nie je to séria oznámení o tom, ako bude projekt fungovať, ale rozhovor o plánoch, očakávaniach a cieľoch, ku ktorým sa dospeje v nespútanej debate.

Tu sú niektoré z výhod usporiadania úvodných stretnutí projektu:

To dostane každého pripravený - "Daj mi šesť hodín, aby som vyrúbal strom a prvé štyri strávim ostrením sekery." Keby bol dnes Abraham Lincoln nažive, môžete si byť istí, že prvé 4 zo 6 projektových hodín strávi na úvodnom stretnutí projektu. Je to preto, lebo tieto stretnutia obsahujú všetko potrebné kroky, aby sa akýkoľvek projekt dostal pravou nohou.
Zahŕňa to všetci kľúčoví hráči - Stretnutia Kickoff nemôžu začať, pokiaľ tam nie sú všetci: manažéri, vedúci tímov, klienti a ktokoľvek iný, kto má účasť na projekte. Je ľahké stratiť prehľad o tom, kto je za čo zodpovedný, a to bez toho, aby bol objasnený úvodný míting.
to je otvorené a spolupracujúce – Ako sme povedali, úvodné stretnutia projektu sú diskusie. Tí najlepší sa zapájajú všetko účastníkov a priniesť zo všetkých najlepšie nápady.

Viac zapojenia sa do vašich stretnutí

8 krokov k zasadnutiu Kickass Project Kickoff Meeting

Čo presne je teda zahrnuté v programe úvodného stretnutia projektu? Zúžili sme ho na 8 krokov uvedených nižšie, ale vždy by ste mali pamätať na to, že pre tento typ stretnutia neexistuje žiadne pevné menu.

Použite týchto 8 krokov ako pomôcku, ale nikdy nezabudnite, že konečný program je na vás!

Krok 1 - Predstavenie a ľadoborce

Prirodzene, jediný spôsob, ako začať akékoľvek úvodné stretnutie, je oboznámiť účastníkov navzájom. Bez ohľadu na dĺžku alebo rozsah vášho projektu, klienti a členovia tímu si musia navzájom rozumieť, aby mohli efektívne spolupracovať.

Zatiaľ čo jednoduchý úvod typu „okrohlý stôl“ stačí na to, aby sa ľudia zoznámili s menami, úvodný úvod môže pridať ďalšiu vrstvu osobnosti a spríjemniť atmosféru pred začiatkom projektu.

Vyskúšaj tento: roztočte kolo 🎡

Na roztočené koleso si rozložte niekoľko jednoduchých úvodných tém a potom nechajte každého člena tímu, aby ho roztočil a odpovedal na tému, na ktorú sa koleso dostane. Vtipné otázky sú vítané, ale dbajte na to, aby boli viac-menej profesionálne!

Kolovrat, ktorý sa používa ako rozbíjač ľadu.

Chcete viac takýchto vecí? 💡 Máme tu 10 tipov na prelomenie ľadov pre akékoľvek stretnutie .

Krok 2 - Pozadie projektu

Keďže formality a slávnosti sú mimo dosahu, je čas začať tým, že rozbehnete chladný biznis. Na úspešné spustenie stretnutia by ste mali mať jasný program úvodného stretnutia!

Ako pri všetkých skvelých príbehoch, najlepšie je začať od začiatku. Zhrňte všetku korešpondenciu medzi vami a vašimi klientmi, aby všetci zapojení do projektu mali prehľad o tom, čo sa doteraz udialo.

Môžu to byť snímky obrazovky s e-mailmi, textami, zápisnicami z predchádzajúcich stretnutí alebo akýmikoľvek prostriedkami, ktoré vašej spoločnosti a klientovi dodajú akýkoľvek kontext. Uľahčite všetkým vizualizáciu vytvorením časovej osi.

Krok 3 - Dopyt po projekte

Okrem pozadia korešpondencie sa budete chcieť hlbšie ponoriť do detailov, prečo sa tento projekt vôbec začína.

Toto je zásadný krok, pretože poskytuje jasný prehľad o bolestivých bodoch, ktoré sa projekt snaží vyriešiť, a to je to, čo musia tímy aj klienti neustále udržiavať v popredí svojich myslí.

protipo 👊

Takéto fázy sú ideálne na diskusiu. Požiadajte svojich klientov a tím, aby vám vysvetlili, prečo si myslia, že tento projekt vznikol ako vysnívaný.

Ak je to relevantné, mali by ste sa v tejto časti vždy snažiť vyjadriť názor zákazníka . Spolupracujte s klientom na získaní príkladov z reálneho sveta, kde spotrebitelia spomínajú problematické body, ktoré sa váš projekt snaží vyriešiť. Ich názory by mali ovplyvniť, ako váš tím pristupuje k projektu.

Krok č. 4 - Ciele projektu

Takže ste sa pozreli na minulosť projektu, teraz je čas pozrieť sa na budúcnosť.

Priame ciele a jasná definícia úspechu vášho projektu skutočne pomôžu vášmu tímu pracovať na jeho dosiahnutí. Nielen to, ukáže vášmu klientovi, že to s prácou myslíte vážne a má podobne vysoké podiely na tom, ako to ide.

Opýtajte sa účastníkov úvodného stretnutia : „Ako bude vyzerať úspech?“ Je to viac zákazníkov? Viac recenzií? Lepšia miera spokojnosti zákazníkov?

Bez ohľadu na cieľ, vždy by to malo byť ...

Dosiahnuteľný - Nepreťažujte sa. Poznajte svoje limity a príďte s cieľom, ktorý ste dosiahli skutočne mať šancu dosiahnuť.
Merateľný - Podporte svoj cieľ údajmi. Zamierte na konkrétne číslo a sledujte svoj pokrok smerom k nemu.
načasovaný - Dajte si dátum ukončenia. Urobte všetko pre to, aby ste dosiahli svoje ciele pred týmto termínom.

Krok č. 5 - Vyhlásenie o práci

Ak chcete na úvodnú schôdzku priniesť podstatu, pracovná dokumentácia (SoW) je podrobný popis špecifík projektu a spôsobu jeho realizácie. Je to hlavná účtovná záležitosť na programe úvodnej schôdze a mala by vám venovať najväčšiu pozornosť.

Pozrite si túto infografiku o tom, čo treba zahrnúť do svojho výkazu práce:

Infografika vysvetľujúca 6 mini krokov potrebných na oznámenie vyhlásenia o práci na úvodnom stretnutí projektu.

Majte na pamäti, že pracovný rozpis nie je ani tak o diskusii ako zvyšok programu úvodného stretnutia projektu. Toto je skutočne čas, aby vedúci projektu jednoducho načrtol akčný plán pre nadchádzajúci projekt a potom si diskusiu nechal na ďalší bod stretnutia.

Rovnako ako zvyšok vášho úvodného stretnutia, aj váš pracovný rozpis je veľmi variabilný . Podrobnosti vášho pracovného rozpisu budú vždy závisieť od zložitosti projektu, veľkosti tímu, zúčastnených častí atď.

Chcete sa dozvedieť viac? 💡 Pozrite si tento komplexný článok o písaní pracovného rozpisu.

Krok č. 6 - Sekcia otázok a odpovedí

Aj keď možno budete mať pocit, že si sekciu otázok a odpovedí necháte na koniec, v skutočnosti by sme odporúčali, aby ste ju usporiadali hneď po vypracovaní pracovného plánu.

Takýto svalnatý segment určite vyvolá otázky od vášho klienta aj od vášho tímu. Pretože prevažná časť stretnutia je v svedomí každého človeka tak svieža, je najlepšie udrieť, kým je železo horúce.

Používanie interaktívneho prezentačného softvéru na hosťovanie vašich otázok a odpovedí vám môže pomôcť udržiavať všetko plynulé, najmä ak má úvodná schôdza projektu vysoký počet účastníkov….

to je organizovaný - Otázky sú zoradené podľa popularity (na základe hlasov) alebo podľa času a môžu byť označené ako „zodpovedané“ alebo pripnuté na začiatok.
to je moderované - Otázky je možné schváliť a zamietnuť skôr, ako sa zobrazia na obrazovke.
to je anonymný - Otázky je možné vkladať anonymne, čo znamená, že každý má svoj hlas.

Krok 7 - Potenciálne problémy

Ako sme už spomenuli, úvodné stretnutie projektu je o čo najotvorenejšom a najúprimnejšom prístupe. Takto si od začiatku vybudujete dôveru s klientom.

Na tento účel je najlepšie prediskutovať potenciálne problémy, s ktorými sa projekt môže stretnúť. Nikto od vás nežiada, aby ste tu predpovedali budúcnosť, iba aby ste prišli na predbežný zoznam prekážok, na ktoré môžete naraziť.

Keďže vy, váš tím a váš klient budete k tomuto projektu pristupovať s rôznymi záujmami, je ideálne zapojiť do diskusie o potenciálnom probléme všetkých .

Krok č. 8 - Registrácia

Pravidelné stretnutia s klientom sú ďalším spôsobom, ako upevniť dôveru medzi oboma stranami. Na úvodnom stretnutí projektu máte niekoľko otázok, na ktoré sa treba zamerať o tom , čo, kedy, kto a ako sa budú tieto stretnutia uskutočňovať.

Prihlasovanie sa je pomerne jemné balansovanie medzi transparentnosťou a úsilím . Aj keď je pekné byť čo najotvorenejší a najtransparentnejší, musíte to zvládnuť v rámci toho, akí ste skutočne k dispozícii, aby ste boli otvorení a transparentní.

Pred koncom stretnutia si overte, či máte zodpovedané tieto otázky:

Čo? - Aké konkrétne podrobnosti musí klient aktualizovať? Potrebujú vedieť o každom drobnom detaile pokroku, alebo záleží len na veľkých znameniach?
Kedy? - Ako často by mal váš tím aktualizovať vášho klienta? Mali by odovzdávať to, čo robili každý deň, alebo len zhrnúť, čo sa im na konci týždňa podarilo?
Kto? - Ktorý člen tímu bude ten, kto je v kontakte s klientom? Bude v celom projekte člen každého tímu alebo v každej etape alebo iba jeden osobitný korešpondent?
Ako? - Akým spôsobom zostanú klient a korešpondent v kontakte? Pravidelný videohovor, e-mail alebo neustále aktualizovaný živý dokument?

Ako v prípade väčšiny bodov programu úvodného stretnutia projektu, je najlepšie diskutovať o nich otvorene. Pre veľký tím a veľkú skupinu klientov môže byť jednoduchšie urobiť živú anketu , aby ste zúžili možnosti a stanovili čo najlepší vzorec pre prihlásenie.

Chcete sa dozvedieť viac? 💡 Pozrite si niekoľko osvedčených postupov pre komunikáciu s klientmi.

Prieskum efektívne s AhaSlides

Šablóna programu úvodnej schôdze projektu

Keďže vaša odborne naplánovaná úvodná schôdza už len čaká, aby ohromila všetkých v zasadacej miestnosti, posledným prvkom môže byť trochu interakcie , ktorá všetko spojí.

Vedeli ste, že iba 29 % firiem cíti prepojenie so svojimi klientmi ( Gallup )? Odpojenie je na úrovni B2B epidémiou a úvodné stretnutia sa môžu kvôli formálnym náležitostiam zdať ako plochý a neinšpiratívny proces.

Zapojenie vašich klientov a tímov prostredníctvom interaktívnych snímok skutočne môže zvýšiť účasť a zvýšiť rozpätie pozornosti.

AhaSlides má arzenál nástrojov vrátane živých hlasovaní, otázok a odpovedí a snímok brainstormingu, a dokonca živé kvízy a hier na správne zapálenie vášho projektu.

Kliknutím nižšie získate bezplatnú šablónu pre vašu úvodnú schôdzu bez sťahovania. Zmeňte všetko, čo chcete, a prezentujte to bez akýchkoľvek nákladov!

Chyťte šablónu

Kliknutím nižšie si vytvoríte bezplatný účet AhaSlides a začnete interaktívne vytvárať vlastné pútavé stretnutia!

Vytvor svoju vlastnú

Tagy: Obchodné stretnutie