The Ultimate All-Hands Meeting Guide 2024: Agenda + gratis mall!

Försvinner stora anteckningar? Ny personal som väntar på att bli introducerad? Lag som slår sina mål men får inget erkännande? Ser ut som en möte med alla händer står på agendan!

Ett företags alla händer är möjligen det bästa sättet att förena hela ditt team i ett avslappnat men intensivt produktivt möte.

Så här gör du det rätt, med ett exempel på en agenda och en gratis, interaktiv mall!

Innehållsförteckning

• Vad är ett All-Hands Meeting?
• Varför hålla ett möte med alla händer?
• Mötesmall för alla händer
• Agenda för alla händers möte
  • Extra hjälp för möte med alla händer
• Vanliga frågor

Vad är ett All-Hands Meeting?

An möte med alla händer är helt enkelt ett möte som involverar all personal på ett företagDet är ett regelbundet möte – som kanske äger rum en gång i månaden – och som vanligtvis leds av företagets chefer.

Ett möte med alla parter försöker uppnå några viktiga saker ...

• att uppdatera personal med ev nya meddelanden inte lämplig för e-post.
• för att ställa in företagets mål och spåra framstegen mot befintliga.
• att belöna enastående prestationer från individer och team.
• till erkänna personalen som har gått med såväl som de som lämnat.
• att svara anställdas frågor från varje hörn av verksamheten.

Med allt detta slutliga Målet med ett möte med alla händer är att injicera en känsla av enhet in i ett företag. Inte överraskande är det något som är mer och mer efterfrågat nuförtiden, och möten med alla personer blir alltmer populära bland företag som vill behålla starka kontakter inom sina led.

Rolig fakta ⚓ Betydelsen av "alla händer på däck" kommer från det gamla flottans uttryck "alla händer på däck", som användes för att samla alla besättningsmedlemmar på ett fartyg till översta däck för att hjälpa till att navigera en storm.

Är ett möte med alla deltagare samma sak som ett rådhusmöte?

För att vara rakt på sak, nej. Även om ett rådhusmöte är ganska likt skiljer sig det från ett möte med alla händer på ett stort sätt:

En all-hands fokuserar mer på att leverera förplanerad information, medan ett rådhus fokuserar mer på Q&A.

Detta innebär att medan en all-hands har känslan av ett vanligt möte, kan ett stadshus kännas mer som en avslappnad politisk händelse, vilket faktiskt är där det har fått sitt namn.

Ändå är de två av samma i många avseenden. Båda är regelbundna möten i hela företaget, som drivs av toppmästare, som ger de anställda nödvändig information och utmärkelser.

Kolla in de bästa mötesidéerna från:

• Möten i Business
• Projekt Kickoff-möte
• Stadshus Mötesguide

Varför hålla ett möte med alla händer?

Jag förstår; vi försöker alla undvika syndromet "inte ett till möte". Att lägga till ytterligare ett till listan över vecko-, månatliga och årliga möten kan verka som ett bra sätt att vända personalen emot dig, men i själva verket kan det... minska antalet möten du håller.

Hur? För att ett möte med alla deltagare är allomfattande. Det tar de viktiga delarna av många av de andra mötena du kommer att ha under din arbetsmånad och kondenserar ner dem till en snäv tidsram på en timme.

I slutändan kan detta verkligen frigöra lite tid i ditt schema. Här är några av de andra fördelarna med ett möte med alla deltagarna…

1. Var inkluderande – Det är svårt att uttrycka hur mycket det kan betyda för ditt team att du är villig att sitta ner med dem varje vecka eller månad. Att ge dem chansen att ställa sina brännande frågor genom en frågestund och vara så öppen och ärlig som möjligt med dem bygger en fantastisk företagskultur.
2. Var ett team – Precis som det är kul att höra från chefen är det också kul att se kollegornas ansikten. Distansarbete och segmenterade kontor kan ofta isolera de personer som är menade att umgås mest. Ett möte med alla anställda ger dem en informell chans att träffas och prata med varandra igen.
3. Missa inte någon – Hela idén bakom ett möte med alla deltagare är att det är alla händer ombord. Även om du kanske har några frånvaro, kan du leverera dina meddelanden med vetskapen om att alla, inklusive distansarbetare, hör vad de behöver höra.

Upp med händerna för Alla händer!

Om alla ska vara där, Sätta upp en show. Ta den här gratis interaktiva presentationsmallen för ditt nästa möte med alla händer!

Agenda för alla händers möte

Behöver ett mötesexempel för alla händer för att verkligen linda huvudet kring vad faktiskt händer i alla händer?

Här är 6 typiska punkter du kan se på agendan, samt rekommenderade tidsgränser för att hålla allt på ett smidigt sätt 1 timme.

1. Isbrytare

⏰ 5 minuter

Eftersom det är ett företagsomfattande möte med potentiellt några nya ansikten finns det en god chans att vissa kollegor inte har haft chansen att sitta och prata med varandra på ett tag. Använd en eller två isbrytare för att hålla laganda stark och värm upp de vackra hjärnorna innan mötets tyngd börjar.

Prova några av dessa idéer:

• Vilken GIF beskriver ditt humör? – Ge alla några GIF-bilder och be dem rösta på den som bäst passar in på hur de känner.
• Dela en pinsam historia – Här är en som är visat sig generera bra idéer. Be alla att skriva en kort, pinsam historia och skicka in den anonymt. Att läsa upp dessa kan vara en rolig start på din mötesdagordning för alla händer.
• Frågesport! – Det finns ingen situation som inte kan förhöjas med lite kuriosa. Ett snabbt 5-minutersquiz om aktuella händelser eller företagspraxis kan inspirera kreativitet och ge dig en bra start på lite roligt och roligt.

💡 Kolla in 10 isbrytare för alla möten – online eller på annat sätt! Tillsammans med några idéer för projektets kickoff-möte!

2. Laguppdateringar

⏰ 5 minuter

Det finns en chans att du kommer att se några nya ansikten under det här mötet, samt att du missar ett par nyligen avgångna. Det är bäst att ta itu med detta tidigt i agendan så att ingen sitter och väntar tafatt på att bli presenterad.

Att ge ett stort tack till personalen som just lämnat är inte bara bra ledarskap, det humaniserar dig inför ditt folk. Likaså är att introducera nya ansikten för företaget tidigt ett bra sätt att hjälpa dem att känna sig inkluderade och göra alla lugna under resten av mötet.

Bara ett snabbt tack och en hälsning räcker för detta, men du kan gå den extra milen genom att göra en kort presentation.

3. Företagsnyheter

⏰ 5 minuter

En annan snabb men viktig punkt i din agenda för alla möten är den där du kan uppdatera ditt team på företagets kommer och går.

Tänk på att detta inte handlar om projekt och mål (det kommer strax), utan mer om tillkännagivanden som påverkar hela företaget. Det kan handla om nya avtal som ingås, nya teambuilding planer på gång och även allt det där nödvändiga tråkiga, som vilken dag rörmokaren kommer och hämtar kaffemuggen han lämnade förra gången.

4. Målframsteg

⏰ 20 minuter

Nu är det verkligen mitt i era händer. Det är här ni visar upp målen och stolt skryter (eller gråter offentligt) om ert lags framsteg mot dem.

Detta är möjligen den viktigaste delen av ditt möte, så kolla in dessa snabba tips…

• Använd visuell data – Det här kanske inte är någon överraskning, men grafer och diagram gör en skillnad mycket bättre att förtydliga data än text. Visa varje avdelnings framsteg som en punkt i ett diagram för att ge dem en tydligare indikation på var de kommer ifrån och vart de (förhoppningsvis) är på väg.
• Grattis och knuffa – För ert team kan detta vara den mest nervpirrande delen av hela agendan för mötet med alla parter. Lindra rädslor genom att gratulera teamen till deras goda arbete och försiktigt knuffa till team som underpresterar genom att fråga dem vad de skulle behöva för att ha en bättre chans att nå sina mål.
• Gör det interaktivt – Eftersom det är den längsta delen av ert möte med alla, och många aspekter inte är direkt tillämpliga på alla, kanske ni vill hålla fokus i rummet med lite interaktivitet. Prova en omröstning, en skala, ett ordmoln eller till och med ett quiz för att se hur på spår ditt lag tror att de är det.

När du har levererat den här delen av föredraget är det en bra idé att dela in teamen i grupper för att brainstorma fram ett tredelat svar…

1. Vad de gillade med deras framstegsuppdatering.
2. Vad de ogillade med deras framstegsuppdatering.
3. En blockerare som står i vägen för bättre framsteg.

5. Personal erkännande

⏰ 10 minuter

Det finns inget värre än att slita över något man inte får någon erkännande för. Det är en grundläggande önskan hos var och en av era medarbetare att kräva erkännande där äran förtjänar det, så använd den här delen av ert allomfattande möte för att ge dem den uppmärksamhet de förtjänar.

Ni behöver inte sätta upp en hel sång och dans (många i er personal kanske känner sig obekväma med detta ändå), men lite erkännande och eventuellt ett litet pris kan göra mycket, inte bara för individen, utan för ert möte som helhet.

Generellt sett finns det två sätt att göra detta:

1. Före mötet, alla teamledare skickar in namnet på någon i sitt team som har gjort mer än vad som förväntas i sin roll. Använd mötet för att uppmärksamma det mest inskickade namnet från varje team.
2. Under mötet – Håll en levande word cloud för allas "tysta hjälte". Det mest inskickade namnet från din publik kommer att torna upp sig i mitten av ordmolnet, vilket ger dig en chans att offentligt erkänna vem det än är.

Tips 💡 A spinnerhjul är det perfekta verktyget för prisutdelning. Det finns inget liknande för publikens engagemang!

6. Öppna Frågor och svar

⏰ 15 minuter

Avsluta med det som många anser vara högsta prioritet i ett möte med alla händer: live Q&A.

Detta är en chans för vem som helst från vilken avdelning som helst att ställa frågor till högsta ledningen. Förvänta dig allt från den här delen, och välkomna den också, eftersom ditt team kan känna att det är enda gången de kan få ett direkt svar på en giltig fråga.

Om ni har ett stort team är ett effektivt sätt att hantera frågestunden att ställa frågor några dagar före ert möte med alla parter och sedan filtrera igenom dem för att hitta de som är värda att besvara inför publik.

Men om du vill vara mer transparent om hela processen, låt helt enkelt ditt team ställa frågor till dig via en live Q&A-plattform. På så sätt kan du behålla allt organiserad, modererad och 100% vänlig för distansarbetare.

Extra hjälp för ett möte med alla händer

Om du vill utöka din all-in-one-aktivitet till något som tar lite längre än en timme, prova dessa extra aktiviteter…

1. Kundberättelser

Tider när ditt företag har berört en kund kan vara en oerhört kraftfull motivation för ditt team.

Be ditt team att skicka dig lysande recensioner från kunder, antingen före eller under mötet. Läs upp dessa för hela teamet, eller till och med ha en frågesport så att alla kan gissa vilken kund som gav vilken recension.

2. Team Talk

Låt oss vara ärliga, teammedlemmar är ofta mycket närmare sina teamledare än sin VD.

Låt alla höra från en bekant röst genom att bjuda in ledarna för varje lag att komma till scenen och leverera sin version av målframsteg steg. Det är mer sannolikt att detta är relaterbart och korrekt, och det ger andra en paus från din röst!

3. Quiz Time!

Krydda upp dina all-hands-matcher med ett tävlingsinriktat frågesport. Du kan dela in varje lag i… lag och sedan låta dem utmana om topplistan genom frågor relaterade till arbete.

Vad är vår förväntade innehållsproduktion i år? Hur stor var implementeringsgraden för vår största funktion förra året? Frågor som dessa lär inte bara ut viktiga företagsmått, de får också igång mötet och hjälper till att bygga de lag du vill ha.

Vanliga frågor