Ditt hjärta rasar när du föreställer dig de värsta scenarierna:
❗️ En talare insjuknar minuter innan han ställer sig på scenen.
❗️ Din lokal tappar plötsligt ström på evenemangsdagen.❗️ Or worst of all – someone gets hurt at your event.De magpirrande tankarna håller dig vaken på natten.
But even the most chaotic events can be managed – if you plan carefully and systematically in advance.
En enkel checklista för händelseriskhantering can help you identify, prepare for and mitigate potential issues before they derail your event. Let’s figure out the 10 must-haves in the checklist to transform worry into a well-laid plan of action.
Innehållsförteckning
- Översikt
- Vad är riskhanteringen för ett evenemang?
- What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
- Checklista för hantering av händelserisk
- 5 elements of risk management?
- Checklist in Event management
- takeaways
- Vanliga frågor
Översikt
| Vad är händelserisk? | Unexpected and unforeseen problems, which can negatively affect organisers and the company brand. |
| Exempel på händelserisk? | Extremt väder, livsmedelssäkerhet, brand, störningar, säkerhetshot, ekonomisk risk,... |
Vad är riskhanteringen för ett evenemang?
Event riskhantering innebär att identifiera potentiella risker eller problem som kan hota en händelse, och sedan införa processer och försiktighetsåtgärder för att minska dessa risker. Detta hjälper evenemangsarrangörer att ha beredskapsplaner redo för att minimera störningar och återhämta sig snabbt om problem uppstår. En checklista för händelseriskhantering används också för att säkerställa att alla potentiella hot korsas.
What are The 5 Steps to Managing Risk as an Event Planner?
We know it’s stressful as an event planner with all the possibilities that can occur. To save you from overthinking, follow our simple 5 steps to make a perfect risk management plan for events:
• Identifiera risker – Brainstorm all possible things that could go wrong at your event. Consider factors like venue issues, bad weather, technology failures, speaker cancellations, food issues, injuries, low attendance, etc. Think broadly and put it on a brainstorming verktyg för att behålla idéerna intakta.
Behöver du nya sätt att brainstorma?
Använd brainstorming-verktyget på AhaSlides för att generera fler idéer på jobbet och när du organiserar evenemang!
🚀 Registrera dig gratis☁️
Tips för bättre engagemang
Checklista för hantering av händelserisk
Vilka är de allmänna punkter som en checklista för händelseriskhantering behöver täcka? Leta efter inspiration med våra exempel på checklista för eventrisk nedan.
#1 – Venue
☐ Kontrakt undertecknat
☐ Tillstånd och licenser erhållna
☐ Planlösning och installationsarrangemang bekräftade
☐ Servering och tekniska krav specificerade
☐ Backupplats identifierad och i beredskap
#2 – Weather
☐ Övervakning av svår väderlek och aviseringsplan
☐ Tält eller alternativt skydd finns vid behov
☐ Arrangemang vidtas för att flytta evenemanget inomhus vid behov
#3 – Technology
☐ A/V och annan teknisk utrustning testad
☐ Kontaktinformation för IT-support erhållen
☐ Pappersutskrifter av material som finns som backup
☐ Beredskapsplan för internet eller strömavbrott
#4 – Medical/Safety
☐ Första hjälpen-kit och AED finns
☐ Nödutgångar är tydligt markerade
☐ Personal utbildad i nödsituationer
☐ Säkerhets-/polisens kontaktuppgifter till hands
#5 – Speakers
☐ Bios och foton har tagits emot
☐ Alternativa högtalare valda som backup
☐ Beredskapsplan för talare kommuniceras
#6 – Attendance
☐ Minsta närvarotröskel bekräftad
☐ Avbokningsregler kommuniceras
☐ Återbetalningsplan på plats om evenemanget ställs in
#7 – Insurance
☐ Allmän ansvarsförsäkring gäller
☐ Försäkringsbevis erhållet
#8 – Documentation
☐ Kopior av kontrakt, tillstånd och licenser
☐ Kontaktinformation för alla leverantörer och leverantörer
☐ Eventprogram, agenda och/eller resplan
#9 – Staffing/Volunteers
☐ Roller tilldelade personal och volontär
☐ Säkerhetskopieringar tillgängliga att fylla i vid utebliven ankomst
☐ Utbildning för nödrutiner och beredskapsplaner genomförd
#10 – Food and Beverage
☐ Ha säkerhetskopior tillgängliga för alla ömtåliga förnödenheter
☐ Alternativa matalternativ tillagade vid försenad/felaktig beställning/gäster med allergier
☐ Extra pappersprodukter, redskap och serveringsartiklar finns tillgängliga
#11 – Waste and Recycling
☐ Avfallskärl och återvinningskärl delas ut
☐ Roller tilldelade för att samla in skräp under och efter evenemanget
#12 – Procedures for Handling Complaints
☐ Personal utsedd att hantera deltagarklagomål
☐ Ett protokoll för att lösa problem och erbjuda återbetalning/kompensation vid behov
#13 – Emergency Evacuation Plan
☐ Utrymningsvägar och mötesplatser förberedda
☐ Ha personalen stationerad nära utgångar
#14 – Lost Person Protocol
☐ Personal med ansvar för förlorade barn/äldre/handikappade utses
☐ Kontaktuppgifter för föräldrar/vårdnadshavare till minderåriga inhämtade
#15 – Incident Reporting
☐ Incidentrapporteringsformulär skapat för personal för att dokumentera eventuella nödsituationer
What are The Five Elements of Risk Management?
Risk isn’t just bad luck – it’s part of every venture. But with the right event risk management plan, you can tame the chaos risk creates and turn threats into opportunities. The five approaches to risk management include:
• Risk identifiering – Think small stuff like tech glitches…all the way up to total catastrophe. Listing risks gets them out of your head and onto paper where you can confront them.• Riskbedömning– Rate each risk to understand which poses the biggest threat. Consider: How likely is this to happen? What damage could result if it does? Prioritising risks focus your efforts on the issues that really matter.• Riskreducering – Have plans to fight back! Consider ways to reduce the chances a risk occurs, lessen any impact if it does happen, or both. The more you can weaken risks beforehand, the less they’ll disrupt you.• Riskövervakning – Once your initial plans are in place, stay vigilant. Monitor for signs new risks are emerging or old risks are changing. Adjust your strategies as needed to keep up with the evolving threat landscape.• Riskrapportering – Share risks and plans with your team. Bringing others into the loop gets buy-in, exposes weaknesses you may have missed, and distributes accountability for managing risks.Vad är en checklista i Event Management?
En checklista i evenemangshantering hänvisar till en lista över poster eller uppgifter som evenemangsarrangörer verifierar har förberetts, arrangerats eller planerats för innan ett evenemang.
En omfattande checklista för riskhantering hjälper till att säkerställa att inget viktigt förbises när du ordnar alla detaljer som behövs för att framgångsrikt genomföra en händelse.
Checklistor är användbara för evenemangshantering eftersom de:
• Ge klarhet och struktur – They lay out in an order detailing everything that needs to be done, so nothing falls through the cracks.
• Uppmuntra noggranna förberedelser – Checking items off motivates organisers to ensure all arrangements and precautions are actually in place before the event begins.
• Förbättra kommunikationen – Teams can divide and assign checklist items to ensure everyone understands their roles and responsibilities.
• Stöd konsistens – Using the same checklist for recurring events helps maintain standards and catch areas for improvement each time.
• Avslöja luckor eller svagheter – Unchecked items highlight forgotten things or require more planning, enabling you to address them before issues arise.
• Underlätta överlämningar – Handing the checklist to new organisers helps them understand all that was done to plan previous successful events.
takeaways
Med dessa extrafunktioner i din checklista för riskhantering för evenemang är du väl förberedd för slagfältet! Förberedelser förvandlar potentiellt kaos till lugnt självförtroende. Så lägg till varje objekt i din lista. Kryssa av dem en efter en. Se att checklistan omformar oro till makt. För ju mer du förutser, desto bättre risker kommer att överlämnas till din noggranna planering och förberedelse.
Vanliga frågor
Har du en fråga? Vi har svaren.
