Ditt hjärta rasar när du föreställer dig de värsta scenarierna:
❗️ En talare insjuknar minuter innan han ställer sig på scenen.
❗️ Din lokal tappar plötsligt ström på evenemangsdagen.❗️ Eller värst av allt – någon blir skadad på ditt evenemang.De magpirrande tankarna håller dig vaken på natten.
Men även de mest kaotiska händelserna kan hanteras – om man planerar noggrant och systematiskt i förväg.
En enkel checklista för händelseriskhantering kan hjälpa dig att identifiera, förbereda dig för och mildra potentiella problem innan de spårar ur ditt evenemang. Låt oss lista ut de 10 nödvändiga sakerna i checklistan för att omvandla oro till en väl utarbetad handlingsplan.
Innehållsförteckning
- Översikt
- Vad är riskhanteringen för ett evenemang?
- Vilka är de 5 stegen för att hantera risker som eventplanerare?
- Checklista för hantering av händelserisk
- 5 element i riskhantering?
- Checklista i evenemangshantering
- takeaways
- Vanliga frågor
Översikt
| Vad är händelserisk? | Oväntade och oförutsedda problem, som kan påverka arrangörerna och företagets varumärke negativt. |
| Exempel på händelserisk? | Extremt väder, livsmedelssäkerhet, brand, störningar, säkerhetshot, ekonomisk risk,... |
Vad är riskhanteringen för ett evenemang?
Event riskhantering innebär att identifiera potentiella risker eller problem som kan hota en händelse, och sedan införa processer och försiktighetsåtgärder för att minska dessa risker. Detta hjälper evenemangsarrangörer att ha beredskapsplaner redo för att minimera störningar och återhämta sig snabbt om problem uppstår. En checklista för händelseriskhantering används också för att säkerställa att alla potentiella hot korsas.
Vilka är de 5 stegen för att hantera risker som eventplanerare?
Vi vet att det är stressigt som eventplanerare med alla möjligheter som kan uppstå. För att slippa övertänka, följ våra enkla 5 steg för att skapa en perfekt riskhanteringsplan för event:
• Identifiera risker – Brainstorma om allt som kan gå fel på ert evenemang. Tänk på faktorer som problem med lokalen, dåligt väder, tekniska fel, inställda talare, matproblem, skador, låg närvaro etc. Tänk brett och lägg det på en brainstorming verktyg för att behålla idéerna intakta.
Behöver du nya sätt att brainstorma?
Använd brainstorming-verktyget på AhaSlides för att generera fler idéer på jobbet och när du organiserar evenemang!
🚀 Registrera dig gratis☁️
Tips för bättre engagemang
Checklista för hantering av händelserisk
Vilka är de allmänna punkter som en checklista för händelseriskhantering behöver täcka? Leta efter inspiration med våra exempel på checklista för eventrisk nedan.
#1 – Plats
☐ Kontrakt undertecknat
☐ Tillstånd och licenser erhållna
☐ Planlösning och installationsarrangemang bekräftade
☐ Servering och tekniska krav specificerade
☐ Backupplats identifierad och i beredskap
#2 – Väder
☐ Övervakning av svår väderlek och aviseringsplan
☐ Tält eller alternativt skydd finns vid behov
☐ Arrangemang vidtas för att flytta evenemanget inomhus vid behov
#3 – Teknik
☐ A/V och annan teknisk utrustning testad
☐ Kontaktinformation för IT-support erhållen
☐ Pappersutskrifter av material som finns som backup
☐ Beredskapsplan för internet eller strömavbrott
#4 – Medicinsk/Säkerhet
☐ Första hjälpen-kit och AED finns
☐ Nödutgångar är tydligt markerade
☐ Personal utbildad i nödsituationer
☐ Säkerhets-/polisens kontaktuppgifter till hands
#5 – Högtalare
☐ Bios och foton har tagits emot
☐ Alternativa högtalare valda som backup
☐ Beredskapsplan för talare kommuniceras
#6 – Närvaro
☐ Minsta närvarotröskel bekräftad
☐ Avbokningsregler kommuniceras
☐ Återbetalningsplan på plats om evenemanget ställs in
#7 – Försäkring
☐ Allmän ansvarsförsäkring gäller
☐ Försäkringsbevis erhållet
#8 – Dokumentation
☐ Kopior av kontrakt, tillstånd och licenser
☐ Kontaktinformation för alla leverantörer och leverantörer
☐ Eventprogram, agenda och/eller resplan
#9 – Personal/Volontärer
☐ Roller tilldelade personal och volontär
☐ Säkerhetskopieringar tillgängliga att fylla i vid utebliven ankomst
☐ Utbildning för nödrutiner och beredskapsplaner genomförd
#10 – Mat och dryck
☐ Ha säkerhetskopior tillgängliga för alla ömtåliga förnödenheter
☐ Alternativa matalternativ tillagade vid försenad/felaktig beställning/gäster med allergier
☐ Extra pappersprodukter, redskap och serveringsartiklar finns tillgängliga
#11 – Avfall och återvinning
☐ Avfallskärl och återvinningskärl delas ut
☐ Roller tilldelade för att samla in skräp under och efter evenemanget
#12 – Förfaranden för hantering av klagomål
☐ Personal utsedd att hantera deltagarklagomål
☐ Ett protokoll för att lösa problem och erbjuda återbetalning/kompensation vid behov
#13 – Nödutrymningsplan
☐ Utrymningsvägar och mötesplatser förberedda
☐ Ha personalen stationerad nära utgångar
#14 – Protokoll för förlorade personer
☐ Personal med ansvar för förlorade barn/äldre/handikappade utses
☐ Kontaktuppgifter för föräldrar/vårdnadshavare till minderåriga inhämtade
#15 – Incidentrapportering
☐ Incidentrapporteringsformulär skapat för personal för att dokumentera eventuella nödsituationer
Vilka är de fem elementen i riskhantering?
Risk är inte bara otur – det är en del av varje satsning. Men med rätt riskhanteringsplan för evenemang kan du tämja det kaos som risker skapar och förvandla hot till möjligheter. De fem metoderna för riskhantering inkluderar:
• Risk identifiering – Tänk på småsaker som tekniska problem… ända upp till total katastrof. Att lista risker får dem ur huvudet och ner på papper där du kan konfrontera dem.• Riskbedömning– Betygsätt varje risk för att förstå vilken som utgör det största hotet. Fundera över: Hur sannolikt är det att detta händer? Vilken skada kan uppstå om det händer? Genom att prioritera risker fokuserar du dina ansträngningar på de problem som verkligen spelar roll.• Riskreducering – Ha planer för att slå tillbaka! Överväg sätt att minska risken för att en risk inträffar, minska eventuella konsekvenser om den väl inträffar, eller båda. Ju mer du kan försvaga riskerna i förväg, desto mindre kommer de att störa dig.• Riskövervakning – När dina första planer är på plats, var vaksam. Övervaka tecken på att nya risker uppstår eller att gamla risker förändras. Anpassa dina strategier efter behov för att hålla jämna steg med det föränderliga hotbilden.• Riskrapportering – Dela risker och planer med ditt team. Att involvera andra i processen skapar engagemang, avslöjar svagheter som du kanske har missat och fördelar ansvaret för riskhanteringen.Vad är en checklista i Event Management?
En checklista i evenemangshantering hänvisar till en lista över poster eller uppgifter som evenemangsarrangörer verifierar har förberetts, arrangerats eller planerats för innan ett evenemang.
En omfattande checklista för riskhantering hjälper till att säkerställa att inget viktigt förbises när du ordnar alla detaljer som behövs för att framgångsrikt genomföra en händelse.
Checklistor är användbara för evenemangshantering eftersom de:
• Ge klarhet och struktur – De lägger upp en ordning som specificerar allt som behöver göras, så att ingenting faller mellan stolarna.
• Uppmuntra noggranna förberedelser – Att bocka av punkter motiverar arrangörerna att säkerställa att alla arrangemang och försiktighetsåtgärder faktiskt är på plats innan evenemanget börjar.
• Förbättra kommunikationen – Team kan dela upp och tilldela checklistapunkter för att säkerställa att alla förstår sina roller och ansvarsområden.
• Stöd konsistens – Att använda samma checklista för återkommande evenemang hjälper till att upprätthålla standarder och upptäcka förbättringsområden varje gång.
• Avslöja luckor eller svagheter – Obekräckade punkter lyfter fram glömda saker eller kräver mer planering, vilket gör att du kan åtgärda dem innan problem uppstår.
• Underlätta överlämningar – Att ge checklistan till nya arrangörer hjälper dem att förstå allt som gjordes för att planera tidigare lyckade evenemang.
takeaways
Med dessa extrafunktioner i din checklista för riskhantering för evenemang är du väl förberedd för slagfältet! Förberedelser förvandlar potentiellt kaos till lugnt självförtroende. Så lägg till varje objekt i din lista. Kryssa av dem en efter en. Se att checklistan omformar oro till makt. För ju mer du förutser, desto bättre risker kommer att överlämnas till din noggranna planering och förberedelse.
Vanliga frågor
Har du en fråga? Vi har svaren.
