Hur man är värd för smidiga introduktionsmöten | Bästa tips som låstes upp 2024!

Har du någonsin varit i framgångsrika introduktionsmöten?

If you’re participating in a new cross-functional team at work or a new project team, they can be someone from other departments or from other companies that you might not be acquainted or have worked with before, and you want to make sure your readiness to commit and invest your skills and ideas to the team — especially if that team is high-performing. Thus, it is essential to host a meeting to gather new teammates together.

Det är dock ingen överraskning om du känner dig lite besvärlig och nervös eftersom även de mest erfarna proffsen har darrningen när de har ett första möte med ett nytt team. Om du är en ledare och oroar dig för att inte vara värd för produktivitetsintroduktionsmöten.

Den här artikeln ger dig en komplett guide, exempel och tips på vad som gör introduktionsmöten framgångsrika.

I den här artikeln får du lära dig

• What’s an Introductory Meeting?
• Vad är målet med introduktionsmötet?
• Hur man skapar ett effektivt introduktionsmöte
• Tips för att skapa ett framgångsrikt introduktionsmöte
• Key Takeaways

Fler tips från AhaSlides

• Möten i Business
• Stand Up möte | Den ultimata guiden
• De 8 bästa tipsen för att ha ett bra möte

Vad är ett introduktionsmöte?

Ett introduktions- eller introduktionsmöte har ungefär samma innebörd när det kommer till introduktionen till teamet när det är första gången teammedlemmar och deras ledare träffar varandra officiellt, för att avgöra om de inblandade individerna vill bygga upp en arbetsrelation och engagera sig i teamet i teamet. framtida.

It aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings formal or informal.

En vanlig agenda för introduktionsmöten innefattar:

• Presentera målet med mötet
• Presentera ledare och varje medlem
• Discuss the team regulations, work, benefits, and treatments…
• Dags att spela lite spel
• Avsluta mötena och vidta uppföljningsåtgärder

Vad är målet med de inledande mötena?

Don’t just see introductions as a box to check. Use this time to ignite real connections, gain unique insights, and establish a framework for flawless teamwork. Introduction meetings are awesome to:

• Öka lagarbete och teamsammanhållning

Det allra första målet med inledande möten är att föra främlingar till nära lagkamrater. Om ni aldrig har sett varandra förut och vet lite om dem kommer det att brista sammanhållning och koppling, vilket kan påverka laganda och produktivitet. När människor kan diskutera och förena lagregler, lämpliga belöningar och straff, eller vet att deras ledare är rättvisa och trogna människor, deras lagkamrater är ödmjuka, pålitliga, empatiska och mer, kommer förtroendevilja och en positiv arbetsmiljö att byggas upp bland de team.

• Bryt ner spänningar och tafatthet

Produktiviteten kommer sannolikt att minska om anställda arbetar i en pressad arbetsmiljö. Det är inte heller bra om medarbetare skrämmer sin ledare snarare än att inspireras av dem. Introduktionsmöten kan hjälpa de nya teamen att känna sig mer säkra på att dela med sig av sina idéer och åsikter. De börjar också lätt få vänner, kommunicera och minskar besvärligheten för ytterligare samarbete. Till exempel är en gruppmedlem inte tveksam att säga ifrån och be om hjälp när de inte kan hålla deadlines.

• Hjälp till att strukturera och anpassa standarder och praxis

Betoning av reglerna och föreskrifterna är en viktig del av de allra första introduktionsmötena. Underlåtenhet att göra det tydligt, rättvist och okomplicerat i början av lagarbetet kan leda till konflikter i teamet och felkommunikation. Tvärtom, om du kan få laget att följa standarder och praxis, there will be resource efficiency due to a team’s effectiveness and efficiency, at the same time, enhancing job satisfaction among team members who are part of a cohesive team.

Hur man skapar ett effektivt introduktionsmöte

Introduktionsmöten kan följa standardmötesplaneringsprocessen med 5 ps: Syfte, Planering, FÖRBEREDNING, Deltagandeoch Framsteg. Beroende på din tidsbegränsning, antalet deltagare, din teambakgrund och dina resurser kan du ställa in formella eller tillfälliga introduktionsmöten. Det första intrycket är viktigt. Ju mer respekt och tillit som dina teammedlemmar kommer att uppskatta när du visar organiserade och hänsynsfulla möten.

• Syfte

Det handlar om att sätta upp mål för mötena. Var tydlig och koncis när du listar målen för mötena så att du enkelt kan få alla tillbaka i fokus om en deltagare blir distraherad av orelaterade aktiviteter. Du kan överväga att strukturera mål genom att arrangera en målpyramid som beskriver varje uppsättning mål på olika nivåer.

• Planering

Det första nya teamledare bör göra är att planera detaljer eller utveckla en agenda. När du har något att referera till, lindrar stressen att försöka komma ihåg allt själv. Du kan skapa en mall med hjälp av ett bildspel via PowerPoint eller handskrivna kökort.

• FÖRBEREDNING

Den här delen innefattar vissa aktiviteter som att förbereda mötesintroduktionsmanuset och Granska agendan innan ett officiellt möte påbörjas. Det blir lättare för dig att säga all viktig information och fokusera på agendan med stöd av talaranteckningar eller manus när du plötsligt slinker.

• Deltagande

Don’t forget to encourage new members to ask questions and engage in interactive activities during the meetings. If others seem so hesitant, ask them for their opinions. Make sure everyone in the team has the chance to speak out not just focus on the extrovert members. You can host a live poll so that some introverts can share their opinions directly.

• Framsteg

Du bör avsluta ditt möte med en sammanfattning och informera om åtgärder för nästa steg. Och uppföljning efter ett möte är en avgörande del, du kan överväga att fatta ett slutgiltigt beslut och dokumentera dem.

Tips för att skapa ett framgångsrikt introduktionsmöte

• Använd ett interaktivt presentationsverktyg

Känner du dig blyg eller obekväm första dagen? Du kan göra dina introduktionsmöten 100 gånger roligare genom att använda ett interaktivt presentationsverktyg som AhaSlides!

A

Det finns ett dussin sätt att göra det på, men vi rekommenderar denna översikt för att bryta isen snabbt:

• Börja med en introduktionsbild.
• Krydda med frågesporter om dig själv med poäng och en topplista.
• Avsluta med en Q&A-bild i slutet där alla kan fråga saker de har undrat om dig.

With AhaSlides’ interactive presentation platform, you can craft a compelling introduction that flies people to the moon🚀Try this template here:

• Start an introduction with “we"

The team works on the collaboration between team members to achieve common goals not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of “we” culture. Try to use “we: rather than “I” as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are dedicated more to working for the team rather than for themselves.

• Underhåll dina lagkamrater

Hur kickar man igång introduktionsmötena på de mest spännande sätten? Eftersom alla medlemmar är nya för varandra kan du som värd överväga att börja med några snabba isbrytare. Du kan också ställa in 2 till 3 spel och frågesporter och brainstormingsessioner för att låta andra få tid att dela sin personlighet, talanger och tänkande; kommunicera och arbeta med andra för att förbättra teamets sammanhållning och arbetsplatskultur och anknytning. Du kan till exempel prova några spel som Cirkel av uppskattning, Skattejakt, Would you rather…

• Tidshantering

Usually, highly productive meetings, can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn’t running out while you still have a lot to cover up.

Key Takeaways

Det är fördelaktigt för ditt team att börja teamarbete med ett nytt team genom att dra fördel av inledande möten. Att arrangera ett allra första möte kan vara utmanande och imiterande. När du är i förberedelseprocessen, tveka inte att söka stöd även om du är en PowerPoint-mästare. Du kan definitivt göra ditt arbete enklare och rädda din dag med AhaSlides.

Vanliga frågor

Ref: Verkligen. Bättre upp, LinkedIn