6 Mötesetikettregler för att öka effektiviteten i teammöten

You may probably have gathered a bunch of creative ideas to make your team meetings an interactive and engaging experience. Yet you still find your team meetings lacking something? Efficiency shall be the key point here, so let’s check out a few of AhaSlides mötesetikett!

Du kan "hacka" effektiviteten i dina teammöten nu genom att använda dessa enkla praktiska tips om hur du når ditt lags toppprestanda med en väl underlättad plats, en atmosfär som främjar en öppen, kreativ och engagerad attityd bland de deltagare och en tidslinje som får alla uppgifter diskuterade ordentligt.

Innehållsförteckning

• Vad är mötesetikett?
• 6 mötesetiketttips som alla borde känna till
  • #1 – Emphasise the importance of the meeting
  • #2 – Organise in a meeting space with facilitated logistics
  • #3 – Set ground rules for every member
  • #4 – Create an agenda in order of importance
  • #5 -Uppmuntra aktivt engagemang från lagkamrater
  • #6 -Ta slutliga beslut och tilldela individuella uppgifter
• Vad du bör undvika i mötesetikett
• Avslutande tankar

Fler affärsmötestips att utforska

• Möten i Business
• Mötesagenda
• Rådhusmötesguide

Vad är mötesetikett?

Meeting manners matter more than you may think. Whether you’re working at a down-to-earth start-up or in an organisation voluntarily, there is an unwritten set of rules to make the business work. Picture this – you’re attending an important client meeting. Several key stakeholders will be there, many of whom you’ve yet to meet. How do you ensure you make the best possible impression and the meeting is a success? That’s where meeting etiquette comes in.

Mötesetikett is the unwritten code of conduct that keeps professional interactions polished and productive. The rules may seem stodgy, but following proper meeting manners fosters focus, respect and rapport. Things like arriving early show you value others’ time. Even if you consider yourself an easygoing person, following meeting etiquette can smoothen out important work functions, particularly with strangers.

6 mötesetiketttips som alla borde känna till

#1 - Betona vikten av mötet

If your teammates do not acknowledge the values of team meetings, they will feel forced and unwilling to engage themselves. So firstly, show them the advantages of the meeting. Many decisions can’t be made without an in-depth and face-to-face discussion, as it is the talking – asking process that probe the way for rational choices. Besides, effective team meetings allow open conversations that take advantage of members’ perspectives and expertise to resolve issues based on their skills and knowledge. They also enhance interpersonal relations and understanding among teammates.

#2. – Organise in a Meeting Space with Facilitated Logistics

Mötesutrymmen påverkar djupt känslor och intellekt hos deltagarna, så ta hänsyn till detta när du väljer plats. Beroende på det tänkta temat och atmosfären för mötet kan du välja ett lämpligt utrymme. Det kan antingen ge ifrån sig en mysig, monoton eller distanserad känsla, vilket är upp till ditt lag. Mötesrummet bör vara utrustat med nödvändiga faciliteter (luftkonditionering, bekväma säten, vatten/te, etc), och se till att tekniska egenskaper fungerar korrekt genom att dubbelkolla före mötet.

#3. Ange grundregler för varje medlem

Att fastställa regler för ditt team håller alla ansvariga för sitt ansvar och sporrar deras engagemang under mötet. Du kan skräddarsy grundreglerna för ditt teams arbetskultur och stil, men generellt sett kan det hänvisa till närvaro, snabbhet, aktivt deltagande, hantering av avbrott, konversationsartighet, ärlighet, etc. Ge dessutom alla makten att diskutera om dessa regler är rationella nog, och hur man tillämpar dem under möten. Glöm inte att lyfta fram deras betydelse så att dina lagkamrater känner till spelet och följer reglerna.

#4 – Create an Agenda in Order of Importance

Försök inte klämma så många saker i tidslinjen att du kämpar för att fullborda dem på ett perfekt sätt. Slutför i stället de som är relevanta för mötets ämne och ordna dem i viktigt ordningsföljd, så att även om du kanske är slut på tiden och måste rusa igenom några saker, har alla brådskande frågor tagits upp. Dessutom bör du distribuera agendan till dina lagkamrater före mötet. På detta sätt kan de ge ut konstruktiva recensioner på dagordningen, utforma sina åsikter och förbereda alla nödvändiga resurser för det kommande mötet.

#5 – Encourage Active Involvement from Teammates

Mitt favorittips! Detta kan göras under hela mötet, med interaktiva aktiviteter som involverar deltagande av alla lagkamrater. Några isbrytande spel i början, några live-undersökningar och en liten text- eller röst-frågeställning skulle engagera alla i en entusiastisk atmosfär. Du kan också få alla i rummet uppdaterade med aktuella rapporter och skicka in sina recensioner i tid. Ett enkelt sätt att göra dessa är att använda AhaSlides, en onlinepresentationsprogramvara som är idealisk för interaktiva och innovativa teammöten. Ingen installation krävs, så varför inte prova?

#6 – Make Final Decisions and Assign Individual Duties

Gå inte vidare till nästa punkt på dagordningen om inga slutgiltiga beslut har fattats i den aktuella frågan. Faktum är att nyckelprincipen för ett effektivt möte är att avsluta saker snyggt istället för att dra ut på tiden för ingenting. Att ha mötesprotokoll är ett tips: du kan hålla koll på flödet och veta om det har blivit ett sista klipp i alla ämnen. Se dessutom till att du har tilldelat några uppgifter till varje individ och att de känner till sitt ansvar utan förvirring.

Låt teammöten göra ett starkare lag med dessa hacks! Prova att skapa roliga mötesaktiviteter med AhaSlides nu!

Vad du bör undvika i mötesetikett

Some don’ts for meeting etiquette you’ll want to avoid if you don’t want your meeting to end in frowns and dissatisfaction👇

• Don’t arrive late: Showing up late is a no-go. Respect others’ schedules by arriving early whenever possible.
• Don’t be Distracted Dave: Phones, emails and side chatter won’t fly. Phone calls and texting are the största dödsfallen, så håll fokus på mötesärendet. Privata samtal under mötet stör flödet så spara skvaller till vattenkylaren.
• Var inte aggressiv: Respect the meeting lead and keep things organised. Schedule a meet-up with the person you personally don’t agree with to settle down disagreements.
• Don’t come ’empty-handed’: Kom förberedd med dina fakta raka och läxor gjorda. 
• Don’t shift subjects: Håll dig på agendan så att saker och ting går smidigt. Slumpmässiga tangenter är en momentumdödare.

Avslutande tankar

While meeting manners may seem stuffy, don’t underestimate their power. Nailing meeting etiquette helps you crush it in discussions and level up your relationships in a major way.

So next time a big meeting comes your way, remember – slipping on those etiquette techniques can be your not-so-secret weapon for not only nailing that discussion but also taking away new connections that’ll serve you well for meetings to come. With manners in your back pocket, you’ll be well on your way to not only impressing today, but building the trusted partnerships that power success long-term.

Vanliga frågor