Vad är bra mötesinbjudan via e-post exempel?
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
En mötesinbjudan är viktig för att genomföra officiella möten effektivt och smidigt. Det finns många sätt att skicka mötesinbjudningar. I den här artikeln fokuserar vi på att hantera mötesinbjudningar via e-post, den mest bekväma och populära metoden för att bjuda in människor att delta i dina möten.
Innehållsförteckning
- Vad är mötesinbjudan via e-post?
- Varför är mötesinbjudan via e-post viktigt?
- Skriv mötesinbjudan e-post steg för steg
- Typer av mötesinbjudningar e-post och exempel
- The Bottom Line
Snabbmötesmallar med AhaSlides
Börja på några sekunder.
Få snabba mallar med AhaSlides. Registrera dig gratis och ta det du vill ha från mallbiblioteket!
🚀 Få gratis mallar ☁️
Vad är mötesinbjudan via e-post?
En viktig del av affärsverksamheten, ett e-postmeddelande med en mötesinbjudan är ett skriftligt meddelande med en demonstration av syftet med mötet och en begäran om att personer ska gå med i mötet efter det specifika datumet och platsen, plus mer detaljerade bilagor om de har det. Det kan skrivas i formella eller informella stilar beroende på mötenas egenskaper. De bör vara skrivna i en lämplig ton och stil för att möta företagens e-postetikett.
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
Varför är mötesinbjudan via e-post viktigt?
Att använda e-postinbjudningar ger många fördelar. Fördelarna med e-postinbjudningar listas nedan:
- Den ansluter direkt till kalendrar. När mottagare accepterar en inbjudan läggs den tillbaka till deras företagskalender och du kommer att få en påminnelse på samma sätt som andra händelser noterade i kalendern.
- Det är bekvämt och snabbt. Dina mottagare kan nå e-postmeddelandet direkt efter att du klickat på skicka-knappen. Eftersom det går direkt till mottagaren, om e-postadressen är fel, kan du få meddelandet direkt och snabbt gå efter ytterligare lösningar.
- Det är tidsbesparande. Du kan skicka gruppmail med tusentals e-postadresser samtidigt.
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
Skriv en mötesinbjudan via e-post steg för steg
Ett bra e-postmeddelande med inbjudan till möten är viktigt och som regel påverkar det en e-postleverans Betygsätta.
Det finns etiketter och principer som alla måste följa för att fylla i ett e-postmeddelande med inbjudan till affärsmöten när det gäller mottagarna. Du kan lära dig hur du skriver en vanlig mötesinbjudan via e-post genom att följa dessa steg:
Steg 1: Skriv en stark ämnesrad
Det är ett faktum att 47 % av e-postmottagarna läser igenom e-postmeddelanden som har en tydlig och kortfattad ämnesrad. Det första intrycket är viktigt. Detta kan se till att mottagare känner en känsla av brådska eller betydelse, vilket leder till en högre öppningsfrekvens.
- Kort, målinriktad. Var saklig, inte gåtfull.
- Du kan be om bekräftelse på närvaro i ämnesraden som ett tecken på brådska.
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- Lägg till tid om du vill betona den tidskänsliga frågan
Till exempel: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
Steg 2: Börja med en snabbintroduktion
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- Gör din introduktion angenäm eller relaterad till arbetet
- Påminn deltagarna om de behöver slutföra några uppgifter eller ta med sig något till mötet.
Till exempel Hej teammedlem, jag ser fram emot att se dig vid den nya produktlanseringen nästa måndag.
Steg 3: Dela tid och plats
Du bör ange den exakta tidpunkten för mötet. Du bör också berätta för dem hur och var mötet äger rum, antingen personligen eller online, och erbjuda riktlinjer eller plattformslänkar om de behöver dem.
- Lägg till tidszonen om några anställda arbetar i olika delar av världen
- Nämn en beräknad längd på mötet
- När du instruerar vägbeskrivning, var så detaljerad som möjligt eller bifoga en kartläggningsriktlinje
Till exempel: Häng med oss fredagen den 6 oktober kl 1:00 i mötesrum 2, på andra våningen i administrationsbyggnaden.
Steg 4: Beskriv mötesagendan
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
Till exempel, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8:00-9:30: Introduktion till projektet
- 9:30-11:30: Presentationer från Howard (IT), Nour (marknadsföring) och Charlotte (försäljning)
Steg 5: Be om ett OSA
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
Till exempel: Vänligen OSA senast [datum] till [e-postadress eller telefonnummer]
Steg 6: Lägg till en professionell e-postsignatur och varumärke
En företags e-postsignatur bör kombinera av fullständigt namn, befattningens titel, företagsnamn, kontaktinformation, personliga webbplatser och andra hyperlänkade adresser.
Du kan enkelt anpassa din signatur med gmail.
Till exempel:
Jessica Madison
Regional marknadschef, Inco-branschen
555-9577-990
Det finns massor av gratis e-signaturskapare som sparar tid och ansträngning, som t.ex Min signatur.
Typer av mötesinbjudningar e-post och exempel
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. E-post för formella mötesförfrågan
Det formella e-postmeddelandet om mötesförfrågan används för stora möten som vanligtvis sker en till tre gånger om året. Det är ett stort formellt möte så din e-post ska vara skriven i en formell skrivstil. Bifogade bilagor behövs för att göra det tydligare för deltagaren hur man deltar i mötet, hur man hittar platsen och detaljerad agenda.
Formella möten omfattar:
- Ledningsmöte
- kommittemöte
- Styrelsemöte
- Shareholders’ meeting
- Strategimöte
Exempel 1: aktieägares e-postmall för inbjudan
Ämnesrad: Viktigt. Du är inbjuden till årsmöte. [Tid]
[Mottagarens namn]
[Företagsnamn]
[Jobbtitel]
[Företags Adress]
[Datum]
Kära aktieägare,
Vi är glada att bjuda in till årsstämman som kommer att hållas den [Tid], [Adress]
Årsstämman är ett exceptionellt tillfälle för information, utbyte och diskussion mellan [Företagsnamn] och alla våra aktieägare.
Det är också möjligheten att uttrycka sig och rösta för att spela en aktiv roll i att fatta stora beslut för [Företagsnamn], oavsett hur många aktier du äger. Mötet kommer att täcka följande huvudagendor:
Agenda 1:
Agenda 2:
Agenda 3:
Agenda 4:
Du hittar instruktioner om hur du deltar i detta möte, dagordningen och texten till de resolutioner som ska lämnas in för ditt godkännande i det bifogade dokumentet nedan
Jag skulle vilja tacka dig, å styrelsens vägnar, för ditt bidrag och din lojalitet till [Företagsnamn] och jag ser fram emot att välkomna dig till mötet den [Datum]
Bästa avseende,
[Namn]
[Positionens titel]
[Företagsnamn]
[Företagets adress och webbplats]
Exempel 2: Strategimöte e-postmall för inbjudan
[Mottagarens namn]
[Företagsnamn]
[Jobbtitel]
[Företags Adress]
[Datum]
Ämnesrad: Projektlansering Marknadsföringskampanj Möte: 2/28
På uppdrag av [Företagsnamn], Jag skulle vilja bjuda in dig att delta i ett affärsmöte som hålls kl [Konferenssalens namn, byggnadens namn] [Datum och tid]. Mötet kommer att pågå i kl [Varaktighet].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
Agenda 1:
Agenda 2:
Agenda 3:
Agenda 4:
Detta förslag betraktas av hela vårt team som ett av de mest avgörande. För din vidare referens har vi bifogat ett dokument till detta brev som ger dig mer detaljerad information så att du kan finna det bekvämt att förbereda mötet i förväg.
Vi ser alla fram emot att ha ett samtal med dig för att diskutera vad mer vi kan göra för att detta förslag ska fungera framgångsrikt. Skicka gärna in frågor eller rekommendationer inför mötet innan [Deadline] till mig direkt genom att svara på detta mejl.
Ha en bra dag framåt.
Tacka dig,
Varma hälsningar,
[Namn]
[Positionens titel]
[Företagsnamn]
[Företagets adress och webbplats]
#2. E-postinbjudan till det informella mötet
Med formell mötesinbjudan via e-post, om bara mötet med underledningsnivå stavar eller medlemmar i teamet. Det är mycket lättare för dig att tänka på hur du ska skriva på rätt sätt. Du kan skriva under informell stil med en vänlig och glad ton.
Informella möten omfattar:
- Brainstorming möte
- Problemlösningsmöte
- Utbildning
- Incheckningsmöte
- Team Building möte
- Kaffe chattar
Exempel 3: E-postmall för incheckning av mötesinbjudan
Ämnesrad: Brådskande. [Projektnamn] uppdateringar. [Datum]
Kära lag,
Hälsningar!
Det har varit roligt och roligt att få tid att arbeta med dig angående [Projektnamn]. Men för att kunna fortsätta med våra planer på ett effektivt sätt tror jag att det är dags för oss att rapportera om de framsteg som har gjorts och jag skulle uppskatta möjligheten att träffa dig på [plats] att diskutera saken vidare kl [Datum och tid].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [Länk] för att meddela mig om du kommer att klara det.
Maila mig din bekräftelse snarast.
Varma hälsningar,
[Namn]
[Jobbtitel]
[Företagsnamn]
Exempel 4: Team building inbjudan e-postmall
Kära teammedlemmar,
Detta för att informera dig om att [Avdelningsnamn] organiserar en Team Building möte för all vår personal medlemmar på [Datum och tid]
För vidare professionell utveckling är det oerhört viktigt att vi växer tillsammans och det kan bara hända om vi arbetar som ett team så att våra färdigheter och talanger kan utnyttjas för att ge bättre prestationer. Det är anledningen till att vår avdelning fortsätter att marknadsföra olika team-building-aktiviteter varje månad.
Kom och gå med i eventet så att vi kan lyssna på din röst om hur vi kan förbättra oss för att ge dig bättre stöd. Det kommer också att finnas några lagbyggande spel tillsammans med drycker och lättare förfriskningar kommer företaget att tillhandahålla.
Vi ser fram emot att ha roliga stunder på detta teambuilding-event som arrangerats för att hjälpa var och en av oss att växa. Om du tror att du inte kan delta i detta möte, vänligen informera [Samordnarens namn] at [Telefonnummer]
Vänliga hälsningar,
[Namn]
[Jobbtitel]
[Företagsnamn]
#3. E-post med inbjudan till gästtalare
Ett e-postmeddelande med inbjudan till gästtalare bör innehålla information som är relevant för talaren när det gäller mötet och möjligheten att tala. Det är viktigt att talaren vet hur de kan bidra till ditt evenemang och vilka fördelar de kan få för att vara en del av ditt evenemang.
Exempel 5: E-postmall för inbjudan till gästtalare
Dear [Högtalare],
Vi hoppas att det här meddelandet hittar dig väl! Vi når ut idag med ett fantastiskt tillfälle att prata för din kontemplation. Vi vill be dig att vänligen vara vår ärade talare för [Mötets namn], en händelse fokuserad på [Beskrivning av syftet och publiken för ditt evenemang]. Hela [Mötets namn] teamet inspireras av dina prestationer och känner att du skulle vara den perfekta experten för att tilltala vår publik av likasinnade proffs.
[Mötets namn] kommer att äga rum i [Plats, inklusive stad och stat] on [Datum]. Vårt evenemang förväntas vara värd för upp till ca [Antal deltagare uppskattat#]. Vårt mål är att [Meeting’s objectives].
Vi tror att du är en fantastisk talare och din röst skulle vara ett viktigt tillskott till det samtalet med tanke på ditt omfattande arbete [Specialområde]. Du kan överväga att presentera dina idéer upp till [Duration] minuter som är relaterade till området [Mötens ämne]. Du kan skicka ditt förslag före [deadline] följ [länken] så att vårt team kan lyssna på dina idéer och bestämma detaljerna i ditt tal i förväg.
I vilket fall som helst, om du inte kan närvara ber vi dig ödmjukt att kontakta oss via [länk]. Tack för din tid och omtanke, vi ser fram emot att höra ett positivt svar från dig.
Bäst,
[Namn]
[Jobbtitel]
[Kontaktinformation]
[Företagets webbplatsadress]
#4. E-postinbjudan till webbseminarium
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
tips: Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
Exempel 6: Webinar inbjudan e-postmall
Ämnesrad: Grattis! Du är inbjuden till [Webinariets namn]
Dear [Kandidatens namn],
[Företagsnamn] är så glad över att organisera ett webbseminarium för [Webinar ämne] på [Datum] vid [Tid], siktar på [[Syften med webbseminariet]
Det kommer att vara ett bra tillfälle för dig att tjäna enorma förmåner från dina inbjudna experter inom området [Webinar-ämnen] och få gratis gåvor. Vårt team är så entusiastiska över din närvaro.
Obs: Detta webbseminarium är begränsat till [Antal personer]. För att spara din plats, vänligen registrera dig [Länk], och dela det gärna med dina vänner.
Jag hoppas att jag ser dig där!
Ha en bra dag,
[Ditt namn]
[namnteckning]
The Bottom Line
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
Om du också letar efter andra lösningar för din verksamhet kan du hitta AhaSlides är ett bra presentationsverktyg med många fantastiska funktioner för att stödja dina webbseminarieevenemang, teambuildingaktiviteter, konferenser och mer.
Vanliga frågor
Hur skriver man ett mejl för ett möte?
Viktiga punkter att ta med i e-postmeddelandet om mötesbokningar:
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
Hur skickar jag en inbjudan till teammöte via e-post?
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
Hur gör jag en e-postinbjudan?
Här är de viktigaste sakerna att inkludera i en kort e-postinbjudan:
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
