Nail Project Kickoff Meeting Flyer in 8 Steps (+Free Template!)

Även de mest disciplinerade företagen där ute kan ibland känna att deras projekt går vilse. Oftare än inte är problemet ett av beredning. Lösningen? En välstrukturerad och helt interaktiv projektets kickoff-möte!

Mer än bara pomp och ceremoni kan ett väl genomfört kickoff-möte verkligen få något vackert på höger fot. Här är åtta steg för att hålla ett kickoff-möte för projektet som skapar spänning och blir alla på samma sida.

Kickoff tid!

Vad är ett Project Kickoff-möte?
Varför är Project Kickoff-möten så viktiga?
8 steg till ett Kickass-projekt Kickoff-möte
Projekt Kickoff Meeting Agenda Mall

Meeting Tips to Remember

You must have a kickoff meeting agenda beforehand. Sending early project kickoff email is very important! So, let’s check out the few kickoff meeting agenda samples!

The kickoff session should be short and concise, with lots of games and activities, as this is when AhaSlides comes in very handy! Check out more tips with us as below:

Alternativ text

Kick-Start the Conversation.

Get valuable input from your team and clients during project kickoff meeting. Use live polling, Q&As and idea exchanging tools with this free template!

🚀 See the template

Vad är ett Project Kickoff-möte?

Som det står på burken är ett projekt kickoff-möte ett möte där du startar ditt projekt.

Vanligtvis är ett projekt kickoff-möte det första mötet mellan kunden som beställt ett projekt och företaget som kommer att förverkliga det. Båda sidor kommer att sitta ner tillsammans och diskutera grunderna för projektet, dess syfte, dess mål och hur det kommer att gå från idé hela vägen till förverkligande.

Generellt sett finns det 2 typer av kickoff-möten att vara medveten om:

External Project Kickoff – Ett utvecklingsteam sätter sig ner med någon från utanför företaget, som en klient eller intressent, och diskuterar planen för ett samarbetsprojekt.
Internal PKM – Ett team från inom företaget sätter sig tillsammans och diskuterar planen för ett nytt internt projekt.

Även om båda dessa typer kan ha olika resultat, proceduren är ungefär detsamma. Det finns i huvudsak ingen del of an external project kickoff that isn’t part of an internal project kickoff – the only difference will be who you’re holding it for.

Mer engagemang med dina sammankomster

Varför är Project Kickoff-möten så viktiga?

The purpose of Kickoff Meetings should be loud and clear! It may seem simple enough to kick off a project just by assigning a bunch of tasks to the right people, especially in today’s Kanban board-obsessed workplace. However, this can lead to teams continuously losing their way.

Remember, just because you’re on the samma styrelse doesn’t mean you’re on the samma sida.

Kärnan i det är ett projekts kickoff-möte ett ärligt och öppet dialog between a client and a team. It’s inte en serie meddelanden om hur projektet ska fungera, men a konversation om planer, förväntningar och mål som uppnåtts genom obehindrad debatt.

Här är några av fördelarna med att hålla ett projekts kickoff-möte:

Det får alla beredd - “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”. If Abraham Lincoln was alive today, you can be assured he’d be spending the first 4 out of 6 project hours in a project kickoff meeting. That’s because these meetings contain Alla Produkter nödvändiga steg för att få ut alla projekt på höger fot.
Det involverar alla viktiga aktörer – Kickoff meetings can’t get started unless everyone’s there: managers, team leads, clients and anyone else with a stake in the project. It’s so easy to lose track of who’s in charge of what without the clarity of a kickoff meeting to figure it all out.
Det är öppen och samarbetsvillig – As we said, project kickoff meetings are debates. The best ones engage Alla Produkter deltagare och ta med de bästa idéerna från alla.

Mer engagemang med dina sammankomster

8 steg till ett Kickass-projekt Kickoff-möte

So, what exactly is included in the agenda of a project kickoff meeting? We’ve narrowed it down to the 8 steps below, but you should always remember that there’s ingen fast meny för denna typ av möte.

Använd dessa 8 steg som en guide, men glöm aldrig att den slutliga dagordningen ligger med dig!

Step #1 – Introductions and Ice Breakers

Naturligtvis är det enda sättet att starta ett kickoffmöte genom att göra deltagarna bekanta med varandra. Oavsett längden eller storleken på ditt projekt måste kunder och teammedlemmar vara på förnamn med varandra innan de kan arbeta effektivt tillsammans.

While a simple ‘go-round-the-table’ type introduction is enough to get people familiar with names, an icebreaker can add another layer of personlighet och lättare på stämningen före start av projektet.

Testa den här: Snurra hjulet 🎡

Lägg ut några enkla introduktionsämnen på en spinnerhjul, få sedan varje lagmedlem att snurra på det och svara på vilket ämne hjulet än landar på. Roliga frågor uppmuntras, men se till att hålla det mer eller mindre professionellt!

Ett snurrhjul som ska användas som isbrytare.

Vill du ha mer så här? 💡 We’ve got 10 isbrytare för alla möten här.

Step #2 – Project Background

With the formalities and festivities out of the way, it’s time to kick on by kicking off the stone-cold business. In order to launch the meeting successfully, you should have a clear agenda for the kick-off meeting!

As all great stories do, it’s best to begin at the beginning. Skissera all korrespondens between you and your clients to get everyone involved in the project fully up to scratch on what’s happened so far.

Detta kan vara skärmdumpar av e-post, texter, protokoll från tidigare möten eller andra resurser som lägger till någon form av sammanhang för ditt företag och din klient. Gör det enkelt för alla att visualisera genom att skapa en tidslinje.

Step #3 – Project Demand

In addition to the correspondence background, you’ll want to dive deep in i detaljerna i varför detta projekt startas i första hand.

Detta är ett viktigt steg eftersom det ger en tydlig översikt över de smärtpunkter som projektet vill lösa, vilket är något som både team och kunder alltid måste ligga i framkant.

Proffstips ????

Stadier som detta är mogna för diskussion. Fråga dina kunder och ditt team att lägga fram sina idéer om varför de tror att detta projekt drömts upp.

Om tillämpligt bör du alltid försöka kanalisera kundens röst i denna avdelning. Samarbeta med kunden för att hitta verkliga exempel på konsumenter som nämner smärtpunkter som ditt projekt försöker fixa. Deras åsikter bör forma hur ditt team närmar sig projektet.

Step #4 – Project Goals

So you’ve looked into the Tidigare of the project, now it’s time to look at the framtida.

Having direct goals and a clear definition of success for your project will really help your team work towards it. Not only that, it will show your client that you’re serious about the work and have similarly high stakes in how it goes.

Fråga dina kickoff-mötesdeltagare ‘what will success look like?’ Är det fler kunder? Fler recensioner? En bättre kundtillfredsställelse?

No matter the goal, it should always be…

Achievable – Don’t overstretch yourselves. Know your limits and come up with a goal you faktiskt har en chans att uppnå.
Mätbar – Prop up your goal with data. Aim for a specific number and track your progress towards it.
Timed – Give yourself an end date. Do everything you can to reach your goals before that deadline.

Step #5 – The Statement of Work

Putting the ‘meat’ in ‘kickoff meeting’, a Statement of Work (SoW) is a hefty dive into the specifics of the project and how it’s going to be carried out. It’s the huvudfakturering på kickoff-mötesagendan och bör få mest av din uppmärksamhet.

Kolla in denna infografik om vad du ska inkludera i din arbetsredovisning:

Infografik som förklarar de 6 ministegen som är involverade i att tillkännage ett uttalande om arbete vid ett projektstartmöte.

Tänk på att arbetsredogörelsen inte handlar så mycket om diskussion som resten av projektets kickoff-mötesagenda. Det är verkligen dags för ett projekt att leda till helt enkelt lägga upp handlingsplanen för det kommande projektet, spara sedan diskussionen för nästa punkt på mötet.

Precis som resten av ditt kickoff-möte är ditt uttalande om arbete super variabel. Specifikationerna för ditt arbetsförklaring beror alltid på projektets komplexitet, teamets storlek, de inblandade delarna etc.

Vill du veta mer? 💡 Kolla in detta omfattande artikel om att skapa en arbetsredogörelse.

Step #6 – Q&A Section

While you may feel compelled to leave your Q&A section until the end, we’d actually recommend holding it direkt efter ditt arbetsförklaring.

Such a beefy segment will surely give rise to questions from both your client and your team. With the bulk part of the meeting being so fresh in everyone’s minds, it’s best to strike while the iron is hot.

Using interactive presentation software to host your Q&A can help keep everything ticking along smoothly, especially if your project kickoff meeting has a high attendance number….

Det är organiserad – Questions are arranged by popularity (through upvotes) or by time and can be marked as ‘answered’ or pinned to the top.
Det är modererad – Questions can be approved and dismissed before they’re shown on screen.
Det är anonym – Questions can be submitted anonymously, meaning that everyone has a voice.

Step #7 – Potential Problems

Som vi sa tidigare handlar ett kickoff-möte om att vara så öppen och ärlig som möjligt. Det är hur du bygger en känsla av förtroende med din klient från början.

To that end, it’s best to discuss the potential problems that the project might face along the way. No one’s asking you to predict the future here, just to come up with a tentative list of barriers you may run into.

As you, your team and your client will be approaching this project with different stakes, it’s ideal to get alla involverad i den potentiella problemdiskussionen.

Step #8 – Checking In

Checking in with your client regularly is another way to solidify trust between both parties. At your project kickoff meeting, you’ve got a few questions to address about Vad, när vem och hur dessa incheckningar kommer att ske.

Incheckning är en ganska fin balans mellan öppenhet och ansträngning. While it’s nice to be as open and transparent as possible, you have to manage this within the scope of how available you’ll actually be to be öppen och transparent.

Se till att du har dessa frågor besvarade innan mötet är slut:

Vad söker du? – Exactly in what detail does the client need updating? Do they need to know about every tiny detail of progress, or is it just the big sign offs that matter?
När? – How often should your team update your client? Should they relay what they’ve done every day, or just sum up what they’ve managed at the end of the week?
Vem? – Which team member will be the one who liaisons with the client? Will there be a member of each team, at each stage, or just one singular correspondent throughout the whole project?
Hur? – By what method are the client and the correspondent going to stay in touch? Regular video call, email or continuously updated live document?

As is the case with most items on the agenda of a project kickoff meeting, it’s best to discuss in the open. For a big team and large group of clients, you might find it easier to do a levande omröstning för att korta ner alternativen för att skapa bästa möjliga incheckningsformel.

Vill du veta mer? 💡 Kolla in några bästa praxis för att checka in med dina kunder.

Undersök effektivt med AhaSlides

Projekt Kickoff Meeting Agenda Mall

Med ditt sakkunnigt planerade kickoff-möte som bara väntar på att spränga några tankar i styrelserummet, kan det vara sista touch interaktion att föra samman allt.

Visste du bara det 29% av företagen känner sig ansluten till sina kunder (Gallup)? Disengagement är en epidemi på B2B-nivå, och det kan göra att kickoffmöten känns som en platt, oinspirerande process genom formaliteterna.

Att engagera dina kunder och team genom interaktiva bilder kan verkligen öka deltagandet och öka uppmärksamhetsspännen.

AhaSlides har en arsenal av verktyg inklusive liveundersökningar, Q&A och brainstorming -bilder, och till och med levande frågesporter och spel för att tända ditt projekt på rätt sätt.

Klicka nedan för att få en gratis mall utan nedladdning för ditt kickoff-möte. Ändra vad du vill och presentera det utan kostnad!

Ta tag i mallen

Klicka nedan för att skapa ett gratis AhaSlides-konto och börja skapa dina egna engagerande möten genom interaktivitet!

Skapa din egen

Taggar: Affärsmöte