Flyer för möte om nagelprojektets start i 8 steg (+gratis mall!)

Även de mest disciplinerade företagen kan ibland känna att deras projekt går på avvägar. Oftast ligger problemet i förberedelserna . Lösningen? Ett välstrukturerat och helt interaktivt projektstartmöte!

Mer än bara pompa och ståt, ett väl genomfört kickoff-möte kan verkligen få igång något vackert. Här är 8 steg för att hålla ett projektkickoff-möte som bygger upp entusiasm och får alla att vara på samma sida.

Kickoff tid!

Vad är ett Project Kickoff-möte?
Varför är Project Kickoff-möten så viktiga?
8 steg till ett Kickass-projekt Kickoff-möte
Projekt Kickoff Meeting Agenda Mall

Mötetips att komma ihåg

Du måste ha en agenda för kickoff-mötet i förväg. Att skicka e-postmeddelanden tidigt för projektets kickoff är mycket viktigt! Så låt oss kolla in några exempel på agendaer för kickoff-möten!

Upptaktssessionen bör vara kort och koncis, med massor av spel och aktiviteter, eftersom det är då AhaSlides kommer väl till pass! Kolla in fler tips från oss nedan:

Alternativ text

Kickstarta samtalet.

Få värdefull input från ditt team och dina kunder under projektets kickoff-möte. Använd live-omröstningar, frågor och svar och verktyg för idéutbyte med den här gratis mallen!

🚀 Se mallen

Vad är ett Project Kickoff-möte?

Som det står på burken är ett projektkickoff-möte ett möte där du kickstartar ditt projekt.

Vanligtvis är ett projekt kickoff-möte det första mötet mellan kunden som beställt ett projekt och företaget som kommer att förverkliga det. Båda sidor kommer att sitta ner tillsammans och diskutera grunderna för projektet, dess syfte, dess mål och hur det kommer att gå från idé hela vägen till förverkligande.

Generellt sett finns det två typer av kickoff-möten att vara medveten om:

Extern projektstart – Ett utvecklingsteam sätter sig ner med någon från utanför företaget, som en klient eller intressent, och diskuterar planen för ett samarbetsprojekt.
Intern PKM – Ett team från inom företaget sätter sig tillsammans och diskuterar planen för ett nytt internt projekt.

Även om båda dessa typer kan ha olika resultat, är proceduren i stort sett densamma. Det finns i princip ingen del av en extern projektstart som inte är en del av en intern projektstart – den enda skillnaden är vem du håller den för.

Mer engagemang med dina sammankomster

Varför är Project Kickoff-möten så viktiga?

Syftet med kickoff-möten bör vara tydligt och tydligt! Det kan verka enkelt nog att kickstarta ett projekt genom att bara tilldela en massa uppgifter till rätt personer, särskilt på dagens Kanban-tavlebesatta arbetsplats. Detta kan dock leda till att team ständigt tappar bort sig.

Kom ihåg att bara för att ni är på samma sida betyder det inte att ni är på samma våglängd.

I grund och botten är ett projektstartmöte en ärlig och öppen dialog mellan en klient och ett team. Det är inte en serie tillkännagivanden om hur projektet ska fungera, utan ett samtal om planer, förväntningar och mål som nås genom ohämmad debatt.

Här är några av fördelarna med att hålla ett projekts kickoff-möte:

Det får alla beredd - "Ge mig sex timmar att hugga ner ett träd, så ska jag ägna de första fyra åt att slipa yxan." Om Abraham Lincoln levde idag kan du vara säker på att han skulle tillbringa de första 4 av 6 projekttimmarna i ett projektstartmöte. Det beror på att dessa möten innehåller Alla Produkter nödvändiga steg för att få ut alla projekt på höger fot.
Det involverar alla viktiga aktörer – Kickoff-möten kan inte startas om inte alla är där: chefer, teamledare, kunder och alla andra som har ett intresse i projektet. Det är så lätt att tappa koll på vem som ansvarar för vad utan den tydlighet som ett kickoff-möte ger för att reda ut allt.
Det är öppen och samarbetsvillig – Som vi sa är projektstartmöten debatter. De bästa engagerar Alla Produkter deltagare och ta med de bästa idéerna från alla.

Mer engagemang med dina sammankomster

8 steg till ett Kickass-projekt Kickoff-möte

Så, vad ingår egentligen i agendan för ett projektstartmöte? Vi har begränsat det till de 8 stegen nedan, men du bör alltid komma ihåg att det inte finns någon fast meny för den här typen av möte.

Använd dessa 8 steg som en guide, men glöm aldrig att den slutgiltiga agendan ligger hos dig!

Steg #1 – Introduktioner och isbrytare

Naturligtvis är det enda sättet att starta ett kickoffmöte genom att göra deltagarna bekanta med varandra. Oavsett längden eller storleken på ditt projekt måste kunder och teammedlemmar vara på förnamn med varandra innan de kan arbeta effektivt tillsammans.

En enkel introduktion av typen "gå runt bordet" räcker för att bekanta folk med namn, men en isbrytare kan ge ytterligare ett lager av personlighet och lätta upp stämningen inför projektets start.

Testa den här: Snurra hjulet 🎡

Lägg ut några enkla introduktionsämnen på ett snurrhjul , låt sedan varje gruppmedlem snurra det och svara på det ämne hjulet landar på. Roliga frågor uppmuntras, men se till att hålla det mer eller mindre professionellt!

Ett snurrhjul som ska användas som isbrytare.

Vill du ha mer sådant här? 💡 Vi har 10 isbrytare för alla möten här.

Steg #2 – Projektbakgrund

Med formaliteterna och festligheterna avklarade är det dags att kicka igång med den iskalla lanseringen. För att lansera mötet framgångsrikt bör du ha en tydlig agenda för kick-off-mötet!

Som alla fantastiska berättelser gör är det bäst att börja från början. Beskriv all korrespondens mellan dig och dina kunder så att alla inblandade i projektet är helt uppdaterade om vad som har hänt hittills.

Detta kan vara skärmdumpar av e-post, texter, protokoll från tidigare möten eller andra resurser som lägger till någon form av sammanhang för ditt företag och din klient. Gör det enkelt för alla att visualisera genom att skapa en tidslinje.

Steg #3 – Projektets efterfrågan

Förutom bakgrunden till korrespondensen vill du också fördjupa dig i detaljerna kring varför det här projektet startar från första början.

Detta är ett viktigt steg eftersom det ger en tydlig översikt över de smärtpunkter som projektet vill lösa, vilket är något som både team och kunder alltid måste ligga i framkant.

Proffstips ????

Steg som detta är mogna för diskussion. Be dina kunder och ditt team att lägga fram sina idéer om varför de tror att det här projektet kom på tal.

Om tillämpligt bör du alltid försöka kanalisera kundens röst i det här avsnittet. Samarbeta med kunden för att hitta verkliga exempel på konsumenter som nämner smärtpunkter som ditt projekt försöker åtgärda. Deras åsikter bör forma hur ditt team närmar sig projektet.

Steg #4 – Projektmål

Så du har tittat på projektets förflutna , nu är det dags att se framåt.

Att ha tydliga mål och en tydlig definition av vad som är framgång för ditt projekt kommer verkligen att hjälpa ditt team att arbeta mot det. Inte bara det, det kommer att visa din klient att du tar arbetet på allvar och har lika höga insatser för hur det går.

Fråga deltagarna i kickoff-mötet "hur kommer framgång att se ut?" Är det fler kunder? Fler recensioner? En bättre kundnöjdhet?

Oavsett mål, bör det alltid vara…

Achievable – Överansträng er inte. Känn till era gränser och sätt upp ett mål för er. faktiskt har en chans att uppnå.
Mätbar – Stöd ditt mål med data. Sikta mot ett specifikt tal och följ dina framsteg mot det.
Timed – Ge dig själv ett slutdatum. Gör allt du kan för att nå dina mål före den deadline.

Steg #5 – Arbetsbeskrivningen

En arbetsbeskrivning (Statement of Work, SoW) är en rejäl genomgång av projektets detaljer och hur det ska genomföras, med fokus på kickoff-mötets agenda. Det är den viktigaste punkten på kickoff-mötets agenda och bör få mest uppmärksamhet.

Kolla in denna infografik om vad du ska inkludera i din arbetsredovisning:

Infografik som förklarar de 6 ministegen som är involverade i att tillkännage ett uttalande om arbete vid ett projektstartmöte.

Tänk på att arbetsbeskrivningen inte handlar lika mycket om diskussion som resten av agendan för projektets kickoff-möte. Det här är egentligen rätt tillfälle för en projektledare att helt enkelt lägga fram handlingsplanen för det kommande projektet och sedan spara diskussionen till nästa punkt på mötet.

Precis som resten av ditt kickoff-möte är din arbetsbeskrivning väldigt varierande . Detaljerna i din arbetsbeskrivning kommer alltid att bero på projektets komplexitet, teamets storlek, de inblandade delarna etc.

Vill du veta mer? 💡 Kolla in den här omfattande artikeln om hur du skriver en arbetsbeskrivning.

Steg #6 – Fråge- och svarssektion

Även om du kanske känner dig tvungen att vänta med din frågestund till slutet, rekommenderar vi faktiskt att du håller den direkt efter din arbetsbeskrivning.

Ett sådant intensivt segment kommer säkerligen att ge upphov till frågor från både din klient och ditt team. Med tanke på att huvuddelen av mötet är så färskt i allas minne är det bäst att smida medan järnet är varmt.

Att använda interaktiv presentationsprogramvara för att hålla dina frågestunder kan hjälpa till att hålla allting flytande, särskilt om ditt projektstartmöte har ett högt deltagande....

Det är organiserad – Frågorna är ordnade efter popularitet (genom uppröster) eller efter tid och kan markeras som "besvarade" eller fästas högst upp.
Det är modererad – Frågor kan godkännas och avfärdas innan de visas på skärmen.
Det är anonym – Frågor kan skickas in anonymt, vilket innebär att alla har en röst.

Steg #7 – Potentiella problem

Som vi sa tidigare handlar ett projektstartmöte om att vara så öppen och ärlig som möjligt. Det är så du bygger upp en känsla av förtroende med din klient från början.

Därför är det bäst att diskutera de potentiella problem som projektet kan stöta på längs vägen. Ingen ber dig att förutspå framtiden här, bara att komma med en preliminär lista över hinder du kan stöta på.

Eftersom du, ditt team och din klient kommer att närma sig det här projektet med olika insatser är det idealiskt att få alla involverade i diskussionen om det potentiella problemet.

Steg #8 – Incheckning

Att regelbundet kontakta din klient är ett annat sätt att stärka förtroendet mellan båda parter. Vid ditt projektstartmöte har du några frågor att ta upp om vad, när, vem och hur dessa avstämningar kommer att ske.

Att checka in är en ganska fin balansgång mellan transparens och ansträngning . Även om det är bra att vara så öppen och transparent som möjligt, måste du hantera detta inom ramen för hur tillgänglig du faktiskt kommer att vara för att vara öppen och transparent.

Se till att du har dessa frågor besvarade innan mötet är slut:

Vad söker du? – Exakt i vilken detalj behöver klienten uppdateras? Behöver de veta om varje liten detalj i framstegen, eller är det bara de stora signeringarna som spelar roll?
När? – Hur ofta bör ert team uppdatera era klienter? Bör de berätta vad de har gjort varje dag, eller bara sammanfatta vad de har lyckats med i slutet av veckan?
Vem? – Vilken teammedlem kommer att vara den som samarbetar med klienten? Kommer det att finnas en medlem i varje team, i varje steg, eller bara en enda korrespondent genom hela projektet?
Hur? – Hur ska klienten och korrespondenten hålla kontakten? Regelbundet videosamtal, e-post eller kontinuerligt uppdaterade dokument i realtid?

Som med de flesta punkter på agendan för ett projektstartmöte är det bäst att diskutera dem öppet. För ett stort team och en stor grupp kunder kan det vara enklare att göra en live-omröstning för att begränsa alternativen och fastställa den bästa möjliga incheckningsformeln.

Vill du veta mer? 💡 Kolla in några bästa metoder för att kontakta dina kunder.

Undersök effektivt med AhaSlides

Projekt Kickoff Meeting Agenda Mall

Med ert expertplanerade kickoff-möte som bara väntar på att chocka några i styrelserummet, kan den sista touchen vara lite interaktion för att få allt på plats.

Visste du att bara 29 % av företagen känner kontakt med sina kunder ( Gallup )? Avstängdhet är en epidemi på B2B-nivå, och det kan göra att kickoff-möten känns som en platt och oinspirerande process genom alla formaliteter.

Att engagera dina kunder och team genom interaktiva bilder kan verkligen öka deltagandet och öka uppmärksamhetsspännen.

AhaSlides har en arsenal av verktyg inklusive liveundersökningar, Q&A och brainstorming -bilder, och till och med levande frågesporter och spel för att tända ditt projekt på rätt sätt.

Klicka nedan för att få en gratis mall utan nedladdning för ditt kickoff-möte. Ändra vad du vill och presentera det utan kostnad!

Ta tag i mallen

Klicka nedan för att skapa ett gratis AhaSlides-konto och börja skapa dina egna engagerande möten genom interaktivitet!

Skapa din egen

Taggar: Affärsmöte