8 tips för att genomföra en översyn för anställda effektivt 2024

Medarbetarsamtal är en viktig aspekt av alla organisationers personalledning. Dessa samtal ger organisationer en möjlighet att utvärdera sina anställdas prestationer, ge feedback och sätta upp mål för förbättring. 

Däremot genomför en framgångsrik granskning för anställda kan vara en utmanande uppgift. Därför ska vi i det här blogginlägget utforska några användbara tips och exempel som kan hjälpa dig att skapa en användbar utvärdering för dina anställda. 

Fler arbetstips med AhaSlides

• Utvärdering av medarbetares prestation
• Arbetsmål Exempel för utvärdering
• Exempel på prestationsutvärdering
• Exempel på självvärdering

Innehållsförteckning

• Vad är en anställd granskning?
• Tips för att genomföra en översyn för anställda på ett effektivt sätt
• Key Takeaways 

Vad är en recension för anställda?

En medarbetarsamtal är en process där en arbetsgivare utvärderar en medarbetares prestation över en tidsperiod. Det är en möjlighet för organisationer att dela feedback om sin medarbetare, sätta upp mål och identifiera medarbetarnas förbättringsområden.

Dessutom är ett medarbetarsamtal avgörande för att hjälpa anställda att växa och utvecklas i sina roller, samtidigt som det gör det möjligt för arbetsgivare att kontrollera att deras team uppfyller organisationens mål.

Granskningen kan också bidra till att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö genom att uppmuntra öppen kommunikation och en kultur av ständiga förbättringar.

Tips för att genomföra en översyn för anställda på ett effektivt sätt

Här är några praktiska tips som hjälper dig att göra en effektiv granskning för anställda:

1/ Definiera tydliga mål och förväntningar – Genomgång för medarbetaren

Genom att sätta tydliga mål och förväntningar kan du och medarbetaren fokusera på vad granskningen syftar till att uppnå. Detta kan hjälpa till att säkerställa att granskningen är till nytta för båda sidor. 

Här är några steg för hur du anger tydliga mål för granskningen:

Definiera syftet med granskningen

Du behöver börja med att besvara frågan ”Vad är syftet med denna utvärdering?”. Är den att utvärdera medarbetarnas prestationer under en specifik period (3 månader, 6 månader, årsslut), identifiera förbättringsområden eller sätta upp mål för framtiden? Eller allt ovanstående? Kommunicera med medarbetarna så att de kan förstå vad utvärderingen är till för.

Beskriv specifika mål

När du har definierat syftet med granskningen, beskriv de specifika mål du vill uppnå. Dessa mål bör vara i linje med organisationens mål och SMART (specifik, mätbar, uppnåelig, relevant och tidsbunden).

Till exempel, En anställds prestationsbedömning kommer att ha ett syfte och specifika mål som: 

Syfte: Att utvärdera medarbetarens prestation under de senaste sex månaderna och identifiera förbättringsområden.

Specifika mål:

• Granska medarbetarens prestationer under de senaste sex månaderna, inklusive försäljningsmål, kundnöjdhetsbetyg etc.
• Identifiera områden där medarbetaren har utmärkt sig och områden där de kan behöva ytterligare stöd.
• Ge konstruktiv feedback på förbättringsområden och samarbeta med medarbetaren för att sätta upp handlingsbara mål för de kommande 6 månaderna.

2/ Förbered i förväg – Genomgång för medarbetaren

När du har fastställt målet med medarbetarsamtalen behöver du förbereda information och data för att få en heltäckande bild av medarbetarens prestation.

• Granska anställdas arbetsbeskrivningar: Granska de anställdas arbetsbeskrivningar för att se till att din utvärdering överensstämmer med deras ansvar och mål.

• Datainsamling: Samla in all relevant personaldata, såsom produktivitetsstatistik, månadsrapporter, tidsregistrering och kundfeedback. Denna information hjälper dig att identifiera anställdas styrkor och svagheter som behöver förbättras.

• Granska tidigare recensioner: Visa tidigare medarbetarrecensioner för att se var de har förbättrats och var problem är återkommande.

• Få feedback från andra: Prata med dina anställdas kollegor, underordnade eller kunder för att få insikt i deras prestationer.

• Ställ in agenda: Skapa en agenda för granskningen, beskriv de nyckelområden du vill diskutera och skicka den till medarbetaren så att de kan förbereda sig.

• Schemalägg tid och plats: Se till att schemalägga tillräckligt med tid för att täcka allt som behöver diskuteras. Och granskningen måste ske på en bekväm och lugn plats, fri från distraktioner eller avbrott.

3/ Ge specifika exempel – Granska för medarbetaren

Genom att ge specifika exempel och specifik information under utvärderingen kan du hjälpa medarbetarna att förstå exakt vad de gör bra och vad de behöver förbättra. Du kan svara enligt följande:

Använd specifika exempel

Istället för att generalisera, använd specifika exempel för att illustrera medarbetarnas framgångar och förbättringsområden. 

• Om du till exempel vill framhäva en anställds utmärkta kommunikationsförmåga, ge specifika exempel på hur de kommunicerade effektivt när de pratade med kunder eller samarbetade med kollegor på andra avdelningar. 

Använd specifika data

När det är möjligt, använd data för att stödja din feedback. 

• Om du till exempel diskuterar med en anställd om dennes försäljningsstatistik kan du ange specifika siffror för jämförelse. Till exempel om deras försäljningsstatistik är högre än föregående månad, antalet nya kunder de har fått eller deras konverteringsfrekvens.

Undvik tvetydigt språk

Undvik att använda tvetydigt språk när du ger feedback. 

• Istället för att säga ”Du måste bli mer produktiv”, ge specifika exempel på var anställda skulle kunna bli mer produktiva och hur de skulle kunna förbättra sig, till exempel ”Du bör använda ett tidshanteringsverktyg för att undvika att missa deadlines”.

4/ Ge konstruktiv feedback – Granska för medarbetaren

Genom att ge konstruktiv feedback kan du hjälpa medarbetare att växa och utvecklas i sina roller. Det här är en guide för att ge konstruktiv feedback:

• Fokusera på beteendet, inte personenKom ihåg att fokus på dina anställdas beteenden och handlingar, snarare än deras personlighet eller karaktär, hjälper till att hålla din feedback konstruktiv och undviker konflikter, personangrepp eller kritik.

• Använd en stödjande och respektfull ton: Att känna sig stöttad och respekterad hjälper till att upprätthålla en positiv arbetsrelation mellan dig och dina anställda. Dessutom säkerställer det att medarbetarna känner sig bekväma och motiverade att förbättra sig.

• Ge specifik feedback: Som nämnts ovan, var specifik när du ger feedback och ge exempel för att illustrera din poäng.

• Tillhandahåll handlingsbara steg: Tillhandahåll åtgärder för förbättring, så att anställda vet vilka specifika steg de behöver vidta för att förbättra sina prestationer.

• Slutet har vi en positiv tonAvsluta feedbacken på en positiv ton och lyft fram medarbetarens styrkor och potential för förbättring. Det hjälper medarbetarna att behålla motivationen och en positiv inställning till förändring.

5/ Utveckla en handlingsplan – Genomgång för medarbetaren

Efter att ha identifierat förbättringsområden eller satt upp nya mål måste du och medarbetaren komma överens om en handlingsplan för dem. En handlingsplan behöver följande information:

• Identifiera specifika åtgärder: Bryt ner målen i specifika åtgärder som medarbetaren kan vidta för att uppnå dem. Dessa åtgärder bidrar till att ge klarhet och fokus, vilket gör det lättare för medarbetaren att arbeta mot sina mål.

• Ställ in tidslinjer: Bestäm specifika tidslinjer för varje åtgärd, vilket hjälper till att skapa brådskande och säkerställer att framsteg görs mot målen.

• Identifiera resurser som behövs: Bestäm vilka resurser medarbetaren behöver för att nå sina mål. Detta kan inkludera utbildning, mentorskap eller ytterligare stöd från kollegor eller chefer.

• Övervaka framsteg: Övervaka framstegen regelbundet för att säkerställa att handlingsplanen fungerar och justeringar kan göras vid behov.

Denna plan kan integreras med deras personlig utvecklingsplan i vissa skeden med fokus på utveckling i arbetet.

6/ Uppmärksamma prestationer – Granska för medarbetaren

Att känna igen medarbetarnas prestationer är en viktig del av att genomföra en effektiv granskningsprocess. Detta kan bygga upp moralen och motivera medarbetarna att fortsätta prestera på en hög nivå. Några tips för att känna igen anställdas prestationer är följande:

• Var specifik: När du känner igen medarbetarnas prestationer, var specifik om vad de gjorde bra och varför det är viktigt. Anställda kan känna sig värderade och uppskattade för sina insatser.
• Anpassa prestationer med mål: När du känner igen prestationer, anpassa dem till de mål som satts upp för medarbetaren. Detta hjälper medarbetarna att se att deras ansträngningar gör en påtaglig skillnad för att uppnå önskade resultat.
• Fira framgång: Att fira medarbetarnas framgångar under granskningen kan ske genom muntlig erkännande, skriftliga belöningar eller andra former av pris och uppmuntran.
• Var uppriktig: När du uppmärksammar de anställdas prestationer, var uppriktig i ditt beröm och din uppskattning. 

7/ Uppmuntra öppen kommunikation – Genomgång för medarbetare

Att uppmuntra öppen kommunikation under granskningen är viktigt för att säkerställa att anställda känner sig hörda och värderade. Här är några steg för hur du uppmuntrar öppen kommunikation:

• Skapa ett säkert och bekvämt utrymme: Skapa en säker och bekväm miljö där medarbetaren kan uttrycka sin feedback och ställa frågor. Detta hjälper till att bygga förtroende och uppmuntrar öppen kommunikation.

• Lyssna aktivt: Lyssna aktivt på vad medarbetaren säger, utan att avbryta eller döma dem. De kommer att känna sig hörda och värderade och uppmuntrade att uttrycka sina tankar och känslor öppet.

• Ställ öppna frågorAtt ställa öppna frågor kan hjälpa medarbetaren att ge mer detaljerad feedback. Det är en chans att underlätta ett mer meningsfullt samtal och uppmuntrar medarbetaren att vara mer ärlig i recensionen.

8/ Uppföljning – Granskning för medarbetaren

Genom att följa upp regelbundet efter granskningen kan du säkerställa att medarbetaren gör framsteg mot sina mål och att eventuella problem åtgärdas i tid. 

Dessutom bidrar regelbunden uppföljning efter granskningen till att skapa en kultur av ansvarstagande och ständiga förbättringar på arbetsplatsen.

Key Takeaways 

Att göra en granskning för anställda är en viktig del av att upprätthålla och utveckla en hälsosam och produktiv arbetsstyrka. Genom att följa tipsen som vi har diskuterat i den här artikeln kan du säkerställa att din granskningsprocess är effektiv, rättvis och fördelaktig för både medarbetaren och organisationen.

Och glöm inte att inspirera och motivera dina anställda varje dag med färdiga mallar från AhaSlides. Att designa utbildningsprogram, mötesagendor, kick-off projektmöten, medarbetarundersökningar och MER har aldrig varit så spännande. Väl värt ett försök!

*Ref: Josh Bersin