8 tips för att genomföra en översyn för anställda effektivt 2024

Employee reviews are a critical aspect of any organization’s human resource management. These reviews provide an opportunity for organizations to assess their employees’ performance, provide feedback, and set goals for improvement. 

Däremot genomför en framgångsrik granskning för anställda can be a challenging task. Therefore, in this blog post, we’ll explore some useful tips and examples to help you have a helpful review for employees. 

Fler arbetstips med AhaSlides

• Utvärdering av medarbetares prestation
• Arbetsmål Exempel för utvärdering
• Exempel på prestationsutvärdering
• Self appraisal examples

Innehållsförteckning

• Vad är en anställd granskning?
• Tips för att genomföra en översyn för anställda på ett effektivt sätt
• Key Takeaways 

Vad är en recension för anställda?

An employee review is a process in which an employer evaluates an employee’s performance over a period of time. It is an opportunity for organizations to share feedback about their employee, set goals, and identify employees’ areas for improvement.

In addition, an employee review is critical for assisting employees in growing and developing in their roles, along with allowing employers to check that their team is meeting the organization’s goals.

Granskningen kan också bidra till att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö genom att uppmuntra öppen kommunikation och en kultur av ständiga förbättringar.

Tips för att genomföra en översyn för anställda på ett effektivt sätt

Här är några praktiska tips som hjälper dig att göra en effektiv granskning för anställda:

1/ Define clear objectives and expectations – Review For Employee

Genom att sätta tydliga mål och förväntningar kan du och medarbetaren fokusera på vad granskningen syftar till att uppnå. Detta kan hjälpa till att säkerställa att granskningen är till nytta för båda sidor. 

Här är några steg för hur du anger tydliga mål för granskningen:

Definiera syftet med granskningen

You need to start by answering the question “What is the purpose of this review?”. Is it to evaluate employee performance over a specific period (3 months, 6 months, year-end), to identify areas for improvement, or to set goals for the future? Or all of the above? Communicate with employees so they can understand what the review is for.

Beskriv specifika mål

Once you’ve defined the purpose of the review, outline the specific goals you want to achieve. These goals should be aligned with the goals of the organization and SMART (specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound).

Till exempel, an employee’s performance review will have purpose and specific objectives like: 

Purpose: To evaluate the employee’s performance over the past six months and identify areas for improvement.

Specifika mål:

• Review the employee’s performance over the past six months, including sales targets, customer satisfaction ratings, etc.
• Identifiera områden där medarbetaren har utmärkt sig och områden där de kan behöva ytterligare stöd.
• Ge konstruktiv feedback på förbättringsområden och samarbeta med medarbetaren för att sätta upp handlingsbara mål för de kommande 6 månaderna.

2/ Prepare in advance – Review For Employee

Once you have determined the objective of the employee review, you need to prepare information and data to have a comprehensive picture of the employee’s performance.

• Granska anställdas arbetsbeskrivningar: Granska de anställdas arbetsbeskrivningar för att se till att din utvärdering överensstämmer med deras ansvar och mål.

• Datainsamling: Samla in all relevant personaldata, såsom produktivitetsstatistik, månadsrapporter, tidsregistrering och kundfeedback. Denna information hjälper dig att identifiera anställdas styrkor och svagheter som behöver förbättras.

• Granska tidigare recensioner: View previous employee reviews to determine where they’ve improved and where issues are recurring.

• Få feedback från andra: Talk to your employees’ colleagues, subordinates, or customers to gain insight into their performance.

• Ställ in agenda: Skapa en agenda för granskningen, beskriv de nyckelområden du vill diskutera och skicka den till medarbetaren så att de kan förbereda sig.

• Schemalägg tid och plats: Se till att schemalägga tillräckligt med tid för att täcka allt som behöver diskuteras. Och granskningen måste ske på en bekväm och lugn plats, fri från distraktioner eller avbrott.

3/ Provide specific examples – Review For Employee

By providing specific examples and specific information during the review, you can help employees understand exactly what they’re doing well and what they need to improve on. You can respond as follows:

Använd specifika exempel

Istället för att generalisera, använd specifika exempel för att illustrera medarbetarnas framgångar och förbättringsområden. 

• For example, if you want to highlight an employee’s excellent communication skills, give specific examples of how they communicated effectively while speaking to customers, or collaborating with colleagues in other departments. 

Använd specifika data

När det är möjligt, använd data för att stödja din feedback. 

• For example, if you’re discussing with an employee about his sales record, you could provide specific numbers to compare. Such as their sales record is higher than the previous month, or the number of new customers they brought in, or their conversion rate.

Undvik tvetydigt språk

Undvik att använda tvetydigt språk när du ger feedback. 

• Instead of saying, “You need to be more productive,” give specific examples of where employees could be more productive and how they could improve, such as “You should use a time management tool to avoid missing deadlines”

4/ Provide constructive feedback – Review For Employee

Genom att ge konstruktiv feedback kan du hjälpa medarbetare att växa och utvecklas i sina roller. Det här är en guide för att ge konstruktiv feedback:

• Fokusera på beteendet, inte personen: Remember that focusing on your employees’ behaviors and actions, rather than their personality or personality, helps keep your feedback constructive and avoids any conflicts, personal attacks, or criticism.

• Använd en stödjande och respektfull ton: Att känna sig stöttad och respekterad hjälper till att upprätthålla en positiv arbetsrelation mellan dig och dina anställda. Dessutom säkerställer det att medarbetarna känner sig bekväma och motiverade att förbättra sig.

• Ge specifik feedback: Som nämnts ovan, var specifik när du ger feedback och ge exempel för att illustrera din poäng.

• Tillhandahåll handlingsbara steg: Tillhandahåll åtgärder för förbättring, så att anställda vet vilka specifika steg de behöver vidta för att förbättra sina prestationer.

• Slutet har vi en positiv ton: End the feedback on a positive note, highlighting the employee’s strengths and potential for improvement. It helps employees maintain motivation and a positive attitude toward change.

5/ Develop an action plan – Review For Employee

Efter att ha identifierat förbättringsområden eller satt upp nya mål måste du och medarbetaren komma överens om en handlingsplan för dem. En handlingsplan behöver följande information:

• Identifiera specifika åtgärder: Bryt ner målen i specifika åtgärder som medarbetaren kan vidta för att uppnå dem. Dessa åtgärder bidrar till att ge klarhet och fokus, vilket gör det lättare för medarbetaren att arbeta mot sina mål.

• Ställ in tidslinjer: Bestäm specifika tidslinjer för varje åtgärd, vilket hjälper till att skapa brådskande och säkerställer att framsteg görs mot målen.

• Identifiera resurser som behövs: Bestäm vilka resurser medarbetaren behöver för att nå sina mål. Detta kan inkludera utbildning, mentorskap eller ytterligare stöd från kollegor eller chefer.

• Övervaka framsteg: Övervaka framstegen regelbundet för att säkerställa att handlingsplanen fungerar och justeringar kan göras vid behov.

Denna plan kan integreras med deras personlig utvecklingsplan i vissa skeden med fokus på utveckling i arbetet.

6/ Recognize achievements – Review For Employee

Att känna igen medarbetarnas prestationer är en viktig del av att genomföra en effektiv granskningsprocess. Detta kan bygga upp moralen och motivera medarbetarna att fortsätta prestera på en hög nivå. Några tips för att känna igen anställdas prestationer är följande:

• Var specifik: När du känner igen medarbetarnas prestationer, var specifik om vad de gjorde bra och varför det är viktigt. Anställda kan känna sig värderade och uppskattade för sina insatser.
• Anpassa prestationer med mål: När du känner igen prestationer, anpassa dem till de mål som satts upp för medarbetaren. Detta hjälper medarbetarna att se att deras ansträngningar gör en påtaglig skillnad för att uppnå önskade resultat.
• Fira framgång: Att fira medarbetarnas framgångar under granskningen kan ske genom muntlig erkännande, skriftliga belöningar eller andra former av pris och uppmuntran.
• Var uppriktig: När du uppmärksammar de anställdas prestationer, var uppriktig i ditt beröm och din uppskattning. 

7/ Encourage open communication – Review For Employee

Att uppmuntra öppen kommunikation under granskningen är viktigt för att säkerställa att anställda känner sig hörda och värderade. Här är några steg för hur du uppmuntrar öppen kommunikation:

• Skapa ett säkert och bekvämt utrymme: Skapa en säker och bekväm miljö där medarbetaren kan uttrycka sin feedback och ställa frågor. Detta hjälper till att bygga förtroende och uppmuntrar öppen kommunikation.

• Lyssna aktivt: Lyssna aktivt på vad medarbetaren säger, utan att avbryta eller döma dem. De kommer att känna sig hörda och värderade och uppmuntrade att uttrycka sina tankar och känslor öppet.

• Ställ öppna frågor: Ask open-ended questions can help the employee provide more detailed feedback. It’s a chance to facilitate a more meaningful conversation and encourages the employee to be more honest in the review.

8/ Follow-Up – Review For Employee

Genom att följa upp regelbundet efter granskningen kan du säkerställa att medarbetaren gör framsteg mot sina mål och att eventuella problem åtgärdas i tid. 

Dessutom bidrar regelbunden uppföljning efter granskningen till att skapa en kultur av ansvarstagande och ständiga förbättringar på arbetsplatsen.

Key Takeaways 

Att göra en granskning för anställda är en viktig del av att upprätthålla och utveckla en hälsosam och produktiv arbetsstyrka. Genom att följa tipsen som vi har diskuterat i den här artikeln kan du säkerställa att din granskningsprocess är effektiv, rättvis och fördelaktig för både medarbetaren och organisationen.

And don’t forget to inspire and motivate your employees every day with färdiga mallar från AhaSlides. Att designa utbildningsprogram, mötesagendor, kick-off projektmöten, medarbetarundersökningar och MER har aldrig varit så spännande. Väl värt ett försök!

*Ref: Josh Bersin