Grundorsaksanalysmall 101 | En steg-för-steg-guide

Picture your team as a crew navigating through the waters of projects and goals. What happens when you hit a rough patch? Enter the Root Cause Analysis Template, your organizational compass. In this blog post, we’ll uncover Root Cause Analysis and its key principles, how to perform RCA step-by-step, and various Root Cause Analysis templates to aid your journey.

Innehållsförteckning

Vad är rotorsaksanalys?

Root Cause Analysis (RCA) är en systematisk process som används för att identifiera de bakomliggande orsakerna till problem eller incidenter inom ett system. Det primära målet med RCA är att avgöra varför ett visst problem uppstod och åtgärda dess grundorsaker snarare än att bara behandla symptomen. Detta tillvägagångssätt hjälper till att förhindra att problemet återkommer.

Root Cause Analysis används i stor utsträckning inom olika branscher, inklusive tillverkning, sjukvård, informationsteknologi och mer. Det är ett proaktivt förhållningssätt till problemlösning som syftar till att skapa långsiktiga lösningar snarare än snabba lösningar, vilket främjar ständiga förbättringar inom organisationer eller system.

Nyckelprinciper för rotorsaksanalys

Här är de viktigaste nyckelprinciperna för RCA:

Fokusera på problemet, inte människor:

Instead of blaming individuals, concentrate on solving the problem. Root Cause Analysis (RCA) is a tool to find and fix issues, making sure they don’t happen again, without pointing fingers at specific people.

Håll ordning på saker och ting:

När du gör RCA, tänk på ett organiserat sätt. Följ en steg-för-steg-process för att hitta alla möjliga orsaker till problemet. Att vara organiserad gör att RCA fungerar bättre.

Använd fakta och bevis:

Ta beslut baserat på verklig information. Se till att din RCA använder fakta och bevis, inte gissningar eller känslor.

Frågeidéer öppet:

Create a space where it’s okay to question ideas. When doing RCA, be open to new thoughts and perspectives. This helps explore all possible reasons for the problem.

Hålla fast vid det:

Förstå att RCA kan ta tid. Fortsätt tills du hittar huvudorsaken till problemet. Att ha tålamod är viktigt för att hitta bra lösningar och förhindra att problemet uppstår igen.

Hur man utför en rotorsaksanalys

Att utföra en rotorsaksanalys innebär en systematisk process för att identifiera de underliggande orsakerna till ett problem eller problem. Här är en steg-för-steg-guide för hur man utför en RCA:

1/ Definiera problemet:

Artikulera tydligt problemet eller frågan som behöver utredas. Skriv en kortfattad problembeskrivning som innehåller detaljer som symtom, påverkan på operationer och all annan relevant information. Detta steg sätter scenen för hela RCA-processen.

2/ Sätt ihop ett lag:

Bilda ett tvärvetenskapligt team med individer som har en del i eller expertis relaterad till problemet. Mångfald i perspektiv kan leda till en mer omfattande förståelse av frågan.

3/ Samla in data:

Samla in relevant information och data. Detta kan innebära att granska register, genomföra intervjuer, observera processer och samla in andra relevanta datakällor. Målet är att ha en heltäckande och korrekt förståelse av situationen.

4/ Använd RCA-verktyg:

Använd olika RCA-verktyg och -tekniker för att identifiera grundorsaker. Vanliga verktyg inkluderar:

Fishbone Diagram (Ishikawa): En visuell representation som kategoriserar potentiella orsaker till ett problem i grenar, såsom människor, processer, utrustning, miljö och ledning.
5 Whys: Ask “why” repeatedly to trace the sequence of events and get to the fundamental causes. Until you get to the root cause, keep asking “why”.

5/ Identifiera grundorsaker:

Analysera data och information som samlas in för att identifiera de underliggande eller grundläggande orsakerna till problemet.

Se bortom de omedelbara symptomen för att förstå de systemiska problem som bidrar till problemet.
Se till att de identifierade grundorsakerna är giltiga och stöds av bevis. Korskontrollera med teamet och, om möjligt, testa antagandena för att verifiera noggrannheten i din analys.

6/ Utveckla lösningar:

Brainstorma och utvärdera potentiella korrigerande och förebyggande åtgärder. Fokusera på lösningar som åtgärdar de identifierade grundorsakerna. Överväg genomförbarheten, effektiviteten och potentiella oavsiktliga konsekvenser av varje lösning.

7/ Skapa en handlingsplan:

Utveckla en detaljerad handlingsplan som beskriver de steg som behövs för att implementera de valda lösningarna. Tilldela ansvar, ställ in tidslinjer och upprätta mätvärden för att övervaka framsteg.

8/ Implementera lösningar:

Omsätt de valda lösningarna i handling. Implementera ändringarna av processer, procedurer eller andra aspekter som identifierats i handlingsplanen.

9/ Övervaka och utvärdera:

Övervaka situationen noga för att säkerställa att de implementerade lösningarna är effektiva. Etablera ett system för löpande utvärdering och återkoppling. Om det behövs, gör justeringar av lösningarna baserat på verkliga resultat.

Analysmall för root cause

Nedan finns förenklade mallar för rotorsaksanalys i olika format:

Excel rotorsaksanalysmall:

Here is the root cause analysis template excel

Problembeskrivning: Beskriv kortfattat problemet eller problemet.
Datum och tid för händelsen: Registrera när problemet uppstod.
Datainsamling: Ange vilka datakällor och metoder som används.
Bakomliggande orsakerna: Lista identifierade grundorsaker.
Lösningar: Dokumentera föreslagna lösningar.
Implementationsplan: Beskriv steg för att implementera lösningar.
Övervakning och utvärdering: Definiera hur lösningar ska övervakas.

5 mall för analys av orsaken till varför:

Here is 5 whys root cause analysis template

Problemdeklaration:

Beskriv problemet tydligt.

Varför? (1:a iterationen):

Fråga varför problemet uppstod och notera svaret.

Varför? (2:a iterationen):

Upprepa processen och fråga varför igen.

Varför? (3:e iterationen):

Fortsätt tills du når grundorsaken.

Lösningar:

Föreslå lösningar baserat på den identifierade grundorsaken.

Mall för analys av rotorsaker för fiskben:

Här är mallen för analys av fiskbensgrundorsak

Problemdeklaration:

Write the problem at the “head” of the fishbone diagram.

Kategorier (t.ex. människor, process, utrustning):

Märk grenarna för olika potentiella orsaker.

Detaljerade orsaker:

Dela upp varje kategori i specifika orsaker.

Bakomliggande orsakerna:

Identifiera grundorsakerna för varje detaljerad orsak.

Lösningar:

Föreslå lösningar relaterade till varje grundorsak.

Exempel på grundorsaksanalys inom vården:

Here is root cause analysis example in healthcare

Patientincidentbeskrivning: Beskriv kort sjukvårdsincidenten.
Tidslinje för händelser: Ange när varje händelse inträffade.
Bidragande faktorer: Ange faktorer som bidragit till händelsen.
Bakomliggande orsakerna: Identifiera huvudorsakerna till händelsen.
Korrigerande åtgärder: Föreslå åtgärder för att förhindra upprepning.
Uppföljning och övervakning: Ange hur de korrigerande åtgärderna ska övervakas.

Sex Sigma mall för analys av grundorsaker:

Definiera: Definiera tydligt problemet eller avvikelsen.
Mäta: Samla in data för att kvantifiera problemet.
Analysera: Använd verktyg som Fishbone eller 5 Whys för att identifiera grundorsaker.
Förbättra: Utveckla och implementera lösningar.
Kontroll: Upprätta kontroller för att övervaka och upprätthålla förbättringar.

Dessutom finns här några webbplatser där du kan hitta mallar för analys av grundorsaker som hjälper dig med din RCA-process: Smartsheet, Klicka på Uppoch Säkerhetskultur.

Avslutande tankar

The Root Cause Analysis template is your compass for effective problem-solving. By following the step-by-step guide outlined here, your team can navigate challenges with precision and ensure long-term solutions. To enhance your meetings and brainstorming sessions further, don’t forget to use AhaSlides – ett verktyg utformat för att lyfta samarbete och effektivisera kommunikationen.

Vanliga frågor

Hur skriver man en orsaksanalys?

Definiera problemet tydligt, Samla in relevant data, Identifiera grundorsaker, Utveckla lösningar som åtgärdar bakomliggande orsaker och Implementera och övervaka effektiviteten hos lösningar.