แบบฝึกหัดการฝึกอบรมไคเซ็น: วิธีการจัดโครงสร้างการฝึกอบรม 5S และไคเซ็น เพื่อให้ทีมงานในสายงานสามารถออกแบบกระบวนการทำงานลดของเสียของตนเองได้

ทีมงานในสายการประกอบใช้เวลาช่วงเช้าเฝ้าดูพนักงานคนหนึ่งประกอบชิ้นส่วนย่อย ทุกๆ สองสามนาที เธอจะเดินไปที่ชั้นวางที่ปลายสายการผลิตเพื่อหยิบตัวยึด แล้วรอเครื่องมือขันน็อตที่พนักงานอีกคนกำลังใช้ ไม่มีใครสังเกตเห็น เพราะมันทำแบบนั้นมาตลอด ทีมงานได้รับการฝึกอบรม 5S มาแล้ว พวกเขาสามารถบอกชื่อ 5 S ได้ แต่สิ่งที่พวกเขาไม่ได้ฝึกฝนคือการมองเห็นว่าการเดินและการรอคอยนี้เป็นความสูญเปล่า และออกแบบการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาสามารถทดสอบได้

นี่เป็นเพียงสถานการณ์จำลอง ไม่ใช่กรณีศึกษาของลูกค้าที่ได้รับการบันทึกไว้ มันแสดงให้เห็นถึงช่องว่างที่การฝึกอบรมไคเซ็นควรเติมเต็ม: การเปลี่ยนทีมจากการรู้จักคำศัพท์ไปสู่การระบุความสูญเปล่าในกระบวนการของตนเองและเสนอแนวทางการปรับปรุงที่สามารถตรวจสอบเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานได้ คู่มือนี้จัดทำขึ้นสำหรับผู้จัดการฝึกอบรมในโรงงาน และหัวหน้างานด้านการบำรุงรักษาหรือคุณภาพที่ดำเนินงานด้านการปรับปรุง

แบบฝึกหัดการฝึกอบรมไคเซ็นคืออะไร?

แบบฝึกหัดไคเซ็นเป็นงานฝึกปฏิบัติที่ผู้เรียนสังเกตกระบวนการจริงหรือกระบวนการที่สมจริง ระบุความสูญเปล่า และออกแบบการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ที่พวกเขาสามารถทดสอบได้ สถาบัน Lean Enterprise Institute อธิบายว่า... ไคเซ็น คำว่า "ไคเซ็น" เป็นคำภาษาญี่ปุ่นที่มีความหมายว่า "การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง" และกล่าวว่ากระบวนการไคเซ็นนั้นอยู่บนพื้นฐานของวงจรวางแผน-ลงมือทำ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง (Plan-Do-Check-Act) แบบฝึกหัดที่ดีควรให้ผู้เรียนได้ลงมือทำตามวงจรนั้น ไม่ใช่ท่องจำ

ข้อเท็จจริงด่วน

1. อธิบายปัญหาด้านประสิทธิภาพ

เริ่มต้นที่งาน ทีมงานในสายงานการผลิตควรสามารถสังเกตการทำงานของตนเอง ระบุสิ่งที่ไม่ได้เพิ่มมูลค่า และเสนอการเปลี่ยนแปลงที่เล็กพอที่จะวัดผลได้ นั่นต้องอาศัยการสังเกต การวิเคราะห์ และการออกแบบ ไม่ใช่การจดจำ

สถาบัน Lean Enterprise Institute ให้คำจำกัดความว่า muda นิยามของไคเซ็นคือ "กิจกรรมใดๆ ที่ใช้ทรัพยากรโดยไม่สร้างมูลค่าให้กับลูกค้า" มันแยกความสูญเปล่าที่ไม่สามารถกำจัดได้ในทันที เช่น การทำงานซ้ำในกระบวนการที่ยังต้องทำอยู่ ออกจากความสูญเปล่าที่สามารถกำจัดได้อย่างรวดเร็วผ่านไคเซ็น เช่น การเคลื่อนย้ายผลิตภัณฑ์ซ้ำๆ ระหว่างขั้นตอนต่างๆ ทีมงานจำเป็นต้องแยกแยะความสูญเปล่าทั้งสองประเภทนี้ออกจากกัน มิเช่นนั้นพวกเขาอาจเสนอการเปลี่ยนแปลงที่ยังใช้ไม่ได้ผล หรือมองข้ามผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดเจนและรวดเร็ว

แหล่งข้อมูลเดียวกันนี้อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของ 5S มันเป็นมากกว่า "การทำความสะอาดบ้านครั้งเดียว" และอ้างอิงคำเตือนของไมเคิล บัลเล่ เกี่ยวกับโปรแกรม 5S ที่กลายเป็น "โปรแกรมเชิงระบบราชการเพื่อให้สถานที่ทำงานดูเรียบร้อย" หากการฝึกอบรม 5S ของคุณจบลงด้วยสถานีทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อยขึ้นและแบบฟอร์มตรวจสอบที่กรอกข้อมูลครบถ้วน มันอาจกำลังสอนให้เห็นถึงการปรับปรุงมากกว่าการสร้างนิสัย

2. วิเคราะห์ช่องว่างด้านการเรียนรู้และบริบท

เปรียบเทียบสิ่งที่งานต้องการกับแนวทางการฝึกอบรมและการประเมินผลในปัจจุบันของคุณ

1. แนวทางปฏิบัติในปัจจุบันใช้กระบวนการที่เป็นรูปธรรมหรือไม่? หากผู้เรียนคัดแยกกล่องสิ่งของต่างๆ ในห้องเรียน พวกเขาก็ได้ฝึกฝนทักษะ S แรกแล้ว พวกเขาไม่ได้ฝึกฝนการค้นหาขยะในกระบวนการที่พวกเขาไม่ได้ออกแบบเอง
2. ความต้องการด้านการรับรู้คืออะไร? ในระบบการจำแนกประเภทที่ปรับปรุงใหม่ของบลูม การแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนที่เพิ่มมูลค่าและขั้นตอนที่ไม่เพิ่มมูลค่าคือการวิเคราะห์ การตัดสินว่าการเปลี่ยนแปลงใดคุ้มค่าที่จะทดสอบคือการประเมิน และการออกแบบเวิร์กโฟลว์ใหม่คือการสร้างสรรค์ การตั้งชื่อ 5 S อยู่ในระดับการจดจำ คู่มือของเราสำหรับ การจับคู่กิจกรรมการเรียนรู้กับอนุกรมวิธานของบลูม แสดงวิธีการอ่านข้อเรียกร้องเหล่านี้
3. มีปัจจัยอื่นนอกเหนือจากทักษะที่เป็นอุปสรรคหรือไม่? หากทีมไม่มีเวลาพักจากการทำงาน ไม่มีอำนาจในการเคลื่อนย้ายชั้นวาง หรือไม่มีใครอนุมัติการทดลอง การฝึกอบรมเพิ่มเติมก็จะไม่ก่อให้เกิดการปรับปรุง ตรวจสอบจำนวนพนักงาน เครื่องมือ และขั้นตอนการทำงานก่อน แล้วรายงานปัญหาอุปสรรคให้ผู้รับผิดชอบทราบ

3. ออกแบบการเตรียมตัวและการฝึกฝนอย่างมีเป้าหมาย

มอบหมายงานที่ชัดเจนให้แต่ละขั้นตอน

การเตรียมความพร้อม: ตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานให้เรียบร้อย แบบทดสอบสั้นๆ ที่ให้คุณทำด้วยตนเอง เพื่อทบทวนเนื้อหาพื้นฐานของแบบฝึกหัด ได้แก่ หลัก 5 S ประเภทของขยะที่โรงงานของคุณจัดการ และวิธีการดำเนินงานตามวงจร Plan-Do-Check-Act ของโรงงานของคุณ การตรวจสอบความรู้ความเข้าใจเช่นนี้ ใช้เพื่อยืนยันความรู้พื้นฐานเท่านั้น ห้ามรายงานว่าเป็นความสามารถที่จำเป็น

การฝึกฝน: แบบฝึกหัดที่ให้ทีมตัดสินใจด้วยตนเอง แบบฝึกหัดไคเซ็น 3 แบบ เรียงลำดับความสำคัญจากน้อยไปมาก:

• สังเกตขยะ แสดงวิดีโอสั้นหรือคำอธิบายขั้นตอนการทำงานเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ผู้เรียนแต่ละคนจดบันทึกทุกขั้นตอนที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์และระบุชื่อขั้นตอนเหล่านั้น เช่น การเดิน การรอ หรือการค้นหา จากนั้นเปรียบเทียบรายการและอภิปรายขั้นตอนที่แต่ละคนมองข้ามไป
• ระบุตำแหน่งการเคลื่อนไหว ผู้เรียนวาดเส้นทางที่ชิ้นส่วนเคลื่อนที่ผ่านเซลล์ สถาบัน Lean Enterprise Institute เรียกสิ่งนี้ว่า... แผนภูมิสปาเก็ตตี้เนื่องจากเส้นทางมักจะดูเหมือนเส้นสปาเก็ตตี้บนจาน ทีมงานหลายทีมจึงวาดเส้นทางเดินของผู้ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน แผนที่ทำให้การเดินและการย้อนกลับมองเห็นได้ชัดเจน
• ออกแบบการทดลอง สำหรับการจัดการของเสียประเภทหนึ่ง ทีมงานจะเสนอการเปลี่ยนแปลง ระบุสิ่งที่คาดหวังว่าจะช่วยปรับปรุงให้ดีขึ้น บอกวิธีการวัดผลเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานในปัจจุบัน และระบุสิ่งที่อาจผิดพลาดได้

ข้อเสนอแนะที่เชื่อมโยงกับการตัดสินใจ "คุณสังเกตเห็นการเดิน แต่ไม่ได้สังเกตเห็นการรอใช้เครื่องมือร่วมกัน" มีประโยชน์มากกว่าคะแนนรวม การให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการทดลองควรตั้งคำถามว่า มาตรวัดนั้นจะแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ไม่ใช่ว่าแนวคิดนั้นฟังดูดีหรือไม่

การป้อนข้อมูลแบบเรียลไทม์หรือการตรวจสอบแบบไม่พร้อมกัน? การมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์จะเพิ่มคุณค่าสูงสุดเมื่อทีมเปรียบเทียบรายการสิ่งที่สูญเปล่าและถกเถียงกันว่าควรทดสอบการเปลี่ยนแปลงใด เพราะความเห็นที่แตกต่างกันนั้นคือบทเรียน การทบทวนแบบไม่พร้อมกันนั้นเพียงพอสำหรับคำศัพท์และการตรวจสอบรายการสิ่งที่สูญเปล่าเทียบกับรายการของผู้เชี่ยวชาญที่มีคำอธิบายประกอบ การผสมผสานที่นิยมคือการเตรียมตัวด้วยตนเอง จากนั้นจึงมีการประชุมเชิงปฏิบัติการโดยมีผู้เชี่ยวชาญคอยอำนวยความสะดวกในระหว่างการทำงานหรือในกรณีศึกษา

4. ลองทำตัวอย่างที่สมจริงดู

ตัวอย่างประกอบเท่านั้น หัวหน้างานฝ่ายบำรุงรักษาหรือฝ่ายคุณภาพควรตรวจสอบความถูกต้องของกรณีศึกษาและเกณฑ์คำตอบก่อนนำไปใช้

กรณี. พนักงานกำลังประกอบชิ้นส่วนย่อยที่สถานีงาน ชิ้นส่วนยึดต่างๆ ถูกจัดเก็บไว้ที่ปลายสายการผลิต เครื่องมือวัดแรงบิดถูกใช้ร่วมกับสถานีถัดไป ทีมงานมีวิดีโอสั้นๆ แสดงรอบการประกอบสามรอบและเวลาต่อรอบปัจจุบันของสถานีนั้น

ภารกิจนั้น ทีมงานจะรวบรวมรายการของเสียที่พบเห็น เลือกหนึ่งรายการที่จะแก้ไข และเขียนข้อเสนอการปรับปรุงความยาวหนึ่งหน้ากระดาษ โดยระบุถึงการเปลี่ยนแปลง ผลกระทบที่คาดหวัง การวัดค่าพื้นฐาน ระยะเวลาการทดลอง และผู้ที่ต้องอนุมัติ

เป็นการลองทำครั้งแรก ทีมงานสังเกตเห็นทางเดินไปยังชั้นวางอุปกรณ์ยึด และเสนอให้ย้ายอุปกรณ์ยึดทั้งหมดไปยังเวิร์กสเตชัน พวกเขาไม่ได้กล่าวถึงการรอเครื่องมือที่ใช้ร่วมกัน ข้อเสนอของพวกเขาระบุว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ "จะช่วยประหยัดเวลา" แต่ไม่ได้ให้ข้อมูลพื้นฐานและไม่มีวิธีการตรวจสอบใดๆ

ให้ข้อเสนอแนะและลองใหม่อีกครั้ง ผู้ดำเนินกิจกรรมขอให้ทีมดูวิดีโออีกครั้งและจับเวลาการเดินและการรอแต่ละครั้ง ตอนนี้พวกเขาเห็นแล้วว่าการรอเครื่องมือใช้เวลานานกว่าการเดินไปหาตัวยึด ผู้ดำเนินกิจกรรมถามว่า: คุณจะวัดอะไรก่อนและหลัง และการเปลี่ยนแปลงนี้อาจส่งผลกระทบต่ออะไรบ้าง?

ความพยายามที่หนักแน่นกว่าเดิม "พบความสิ้นเปลือง: การเดินไปยังแท่นวาง ประมาณสี่เที่ยวต่อรอบ และการรอเครื่องมือขันน็อตแบบใช้ร่วมกัน เราจึงเสนอให้ทดลองใช้เครื่องมือตัวที่สองที่สถานีนี้เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ เกณฑ์พื้นฐาน: เวลาต่อรอบและเวลาที่รอจากสามรอบการทำงานที่จับเวลาในวันนี้ การตรวจสอบ: วัดค่าเดียวกันนี้เมื่อสิ้นสุดการทดลอง ความเสี่ยง: เครื่องมือตัวที่สองจำเป็นต้องได้รับการปรับเทียบ ดังนั้นเราจึงต้องการการอนุมัติจากฝ่ายซ่อมบำรุง หากเวลาที่รอไม่ลดลง เราจะคืนเครื่องมือและลองเปลี่ยนน็อตในครั้งต่อไป"

เหตุใดคำตอบแต่ละข้อจึงสมเหตุสมผลหรือไม่สมบูรณ์ ประเมินแต่ละโครงการโดยใช้เกณฑ์ที่ได้รับการอนุมัติ ไม่ใช่ตามความชอบของผู้ประสานงาน ความพยายามครั้งแรกอาจพบความสูญเปล่าที่แท้จริง แต่ละเลยความสูญเปล่าที่ใหญ่กว่า และเสนอการเปลี่ยนแปลงที่ไม่สามารถทดสอบได้ ความพยายามที่แข็งแกร่งกว่าจะให้ความสำคัญกับการใช้หลักฐาน กำหนดเกณฑ์พื้นฐานและการตรวจสอบ และระบุผู้ที่ต้องอนุมัติ นอกจากนี้ยังหลีกเลี่ยงการอ้างความสำเร็จก่อนการทดลอง ซึ่งเป็นจุดประสงค์ของขั้นตอน "การตรวจสอบ"

5. ประเมินศักยภาพและวางแผนการถ่ายโอน

หลักฐานแสดงถึงความสามารถคือการตอบสนองของทีมต่อกระบวนการใหม่ที่ไม่เคยพบมาก่อน ให้คะแนนสั้นๆ ตั้งแต่ 0 ถึง 2 สำหรับแต่ละเกณฑ์ โดยกำหนดเกณฑ์ร่วมกับหัวหน้างานด้านการบำรุงรักษาหรือคุณภาพของคุณ

เกณฑ์การให้คะแนน: 0 หมายถึงไม่มีหรือไม่ได้รับการสนับสนุน 1 หมายถึงมีบางส่วนแต่ขาดหายไปในส่วนที่เกี่ยวข้อง และ 2 หมายถึงสมบูรณ์และมีเหตุผลรองรับตามเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ ควรระบุข้อผิดพลาดที่สำคัญแยกต่างหาก เช่น ข้อเสนอที่ละเลยมาตรการความปลอดภัยหรือข้อกำหนดการสอบเทียบ เพื่อให้คะแนนโดยรวมที่ดีไม่สามารถปกปิดข้อผิดพลาดที่สำคัญได้ เกณฑ์การให้คะแนนนี้เป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่เสนอ ไม่ใช่มาตรฐานความพร้อมที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว ดูคำแนะนำของเราได้ที่... การประเมินวิจารณญาณและการแก้ปัญหาในการฝึกอบรม ครอบคลุมถึงการสอบเทียบผู้ประเมินและการเขียนเกณฑ์อ้างอิง

การติดตามผลในสถานที่ทำงาน หลังจากให้แต่ละทีมใช้เวลาในสายการผลิตที่เหมาะสมแล้ว ให้แต่ละทีมทำการปรับปรุงกระบวนการทำงานของตนเองภายใต้การดูแลอย่างน้อยหนึ่งครั้ง สถาบัน Lean Enterprise Institute ได้อธิบายไว้ว่า... เวิร์คช็อปไคเซ็น เป็นกิจกรรมกลุ่มที่โดยทั่วไปใช้เวลาประมาณห้าวัน ซึ่งทีมจะร่วมกันระบุและนำการปรับปรุงที่สำคัญในกระบวนการไปใช้ การติดตามผลอาจใช้เวลาน้อยกว่านั้น สิ่งสำคัญคือทีมต้องกำหนดเกณฑ์พื้นฐาน ดำเนินการทดลอง และรายงานสิ่งที่เกิดขึ้น รวมถึงกรณีที่การเปลี่ยนแปลงไม่ได้ช่วยอะไร

วัดสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป

ให้คะแนนสองมาตรวัดเดียวกัน ได้แก่ คุณภาพของการวินิจฉัยและความเป็นไปได้ของการทดลอง ในงานพื้นฐานและในงานติดตามผลที่ไม่เคยเห็นมาก่อน กำหนดประชากร ตัวหาร และช่วงเวลา หากคุณติดตามผลลัพธ์ของสายการผลิตด้วย เช่น เวลาในการผลิต หรือจำนวนการทดลองปรับปรุงที่เสร็จสมบูรณ์ ให้ตรวจสอบสิ่งอื่น ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปในช่วงเวลาเดียวกัน เช่น อุปกรณ์ใหม่ ส่วนผสมของผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน หรือจำนวนพนักงาน ก่อนที่จะให้เครดิตการฝึกอบรม การเปลี่ยนแปลงที่แนะนำจะไม่ถือเป็นการปรับปรุงที่ได้รับการยืนยันจนกว่าการตรวจสอบจะเสร็จสมบูรณ์

ในกรณีที่การนำเสนอแบบโต้ตอบมีประโยชน์

Interactive formats help with the parts of this design that depend on everyone committing before they see the group. In a live session, a facilitator can play the process video, ask every participant to submit the wastes they spotted, and then show the spread before the discussion starts. The same case can run self-paced as preparation. AhaSlides supports interactive learning and moving between live and self-paced delivery. Check any authoring, feedback or reporting function you plan to rely on against your own workflow, and treat simulators, AI and system integrations as external or unconfirmed until you have seen them work. For a related manufacturing design, see our guide to การฝึกอบรมการแก้ไขปัญหาสำหรับผู้ปฏิบัติงาน.

สิ่งที่การฝึกอบรมแก้ไขไม่ได้

• การจัดวางและพื้นที่ ทีมสามารถเสนอให้ย้ายชั้นวางของได้ แต่ก็ยังต้องมีคนอนุมัติและจัดหาเงินทุนอยู่ดี
• จำนวนบุคลากรและเวลา งานปรับปรุงจำเป็นต้องใช้เวลาพักจากการทำงาน ซึ่งเป็นเรื่องของการจัดตารางการทำงาน
• วัสดุและอุปกรณ์ การขาดแคลนเครื่องมือหรือชิ้นส่วนเป็นปัญหาด้านการจัดซื้อ ไม่ใช่ปัญหาด้านการขาดแคลนทักษะ
• แล้วคำแนะนำต่างๆ ล่ะ จะถูกนำไปใช้ทำอะไร? หากข้อเสนอใด ๆ ไม่เคยถูกนำไปใช้ ทีมงานก็จะหยุดเสนอข้อเสนอเหล่านั้นไป
• ข้อจำกัดของหลักฐาน กรณีศึกษาหนึ่งแสดงให้เห็นถึงทางเลือกชุดหนึ่ง คะแนนเพียงอย่างเดียวไม่ได้อธิบายถึงการพัฒนาการทำงานโดยรวมของทีม

แจ้งปัญหาเหล่านี้ให้ผู้สนับสนุนทราบตั้งแต่เนิ่นๆ และตกลงกันว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาแต่ละข้อ

คำถามที่พบบ่อย

แบบฝึกหัดการฝึกอบรมไคเซ็นคืออะไร?

ฝึกฝนทักษะที่ให้ผู้เรียนค้นหาความสูญเปล่าในกระบวนการและออกแบบการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ที่พวกเขาสามารถทดสอบได้ โดยใช้กระบวนการวางแผน-ลงมือทำ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง (Plan-Do-Check-Act)

ตัวอย่างของการปฏิบัติไคเซ็นมีอะไรบ้าง?

การระบุจุดที่สูญเปล่าในวิดีโอแสดงขั้นตอนการทำงาน การเขียนแผนผังการเคลื่อนไหวของผู้ปฏิบัติงานด้วยแผนภูมิเส้นประ และการเขียนข้อเสนอการปรับปรุงหนึ่งหน้ากระดาษพร้อมข้อมูลพื้นฐานและการตรวจสอบ

5S กับไคเซ็นเหมือนกันหรือไม่?

5S คือชุดแนวปฏิบัติในสถานที่ทำงานที่สนับสนุนการควบคุมและเสถียรภาพด้วยภาพ ไคเซ็นคือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และ 5S มักเป็นหนึ่งในวิธีการแรกๆ ที่ทีมใช้ในกระบวนการนี้

คุณรู้ได้อย่างไรว่าการฝึกอบรมไคเซ็นได้ผล?

ประเมินกระบวนการใหม่ที่ไม่เคยมีมาก่อนเพื่อวัดคุณภาพการวินิจฉัยและความเป็นไปได้ของการทดลองที่เสนอ เปรียบเทียบกับค่าพื้นฐาน จากนั้นตรวจสอบว่าทีมดำเนินการและรายงานผลการทดลองจริงในระบบหรือไม่

จะเริ่มที่ไหนดี

เลือกกระบวนการทำงานหนึ่งอย่างที่ทีมของคุณดำเนินการทุกวัน ถ่ายทำวิดีโอสามรอบ ให้หัวหน้างานฝ่ายบำรุงรักษาหรือฝ่ายคุณภาพเห็นพ้องต้องกันถึงส่วนที่สูญเปล่าหลักๆ ในกระบวนการนั้น และร่างเกณฑ์การประเมินสามข้อ ดำเนินการทดสอบ "ค้นหาส่วนที่สูญเปล่า" กับทีมใดทีมหนึ่ง จากนั้นประเมินกระบวนการใหม่ก่อนที่จะนำไปใช้จริง

หากต้องการดูว่ากรณีศึกษาลักษณะนี้สามารถนำไปใช้จริงและนำไปใช้ซ้ำได้โดยผู้เรียนสามารถเรียนรู้ด้วยตนเองได้อย่างไร โปรดศึกษา AhaSlides