เราอยู่ในยุคที่การสื่อสารทางดิจิทัลเป็นตัวเลือกที่มีความต้องการมากขึ้น และถึงแม้จะต้องการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ แต่ก็มีผลลัพธ์ในเชิงบวกอยู่บ้าง
หนึ่งในนั้นคือการปรับปรุงความสามารถทางดิจิทัลของบริษัทต่างๆ เนื่องจากบริษัทจำเป็นต้องเปลี่ยนการดำเนินงานทางออนไลน์และรักษาประสิทธิภาพไว้
แม้ว่าการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวจะยังคงอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการ แต่การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลยังคงเป็นแนวทางปฏิบัติที่แพร่หลายสำหรับหลาย ๆ องค์กรเนื่องจากความสะดวกสบาย
การเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัล (Digital Onboarding) คืออะไร ? มีหน้าที่อะไรบ้าง? และทำไมจึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ? มาสำรวจกันในบทความนี้
บทความที่เกี่ยวข้อง: ตัวอย่างขั้นตอนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
สารบัญ
- Digital Onboarding คืออะไร?
- ประโยชน์ของการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลมีอะไรบ้าง
- คุณจะสร้างการเริ่มต้นใช้งานเสมือนได้อย่างไร?
- Digital Onboarding แตกต่างจาก Onboarding แบบดั้งเดิมอย่างไร
- ตัวอย่างของ Digital Onboarding คืออะไร
- แพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลที่น่าลองดู
- บรรทัดด้านล่าง
- คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น
กำลังมองหาวิธีโต้ตอบเพื่อต้อนรับพนักงานของคุณอยู่ใช่ไหม
รับเทมเพลตและแบบทดสอบฟรีเพื่อเล่นสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจาก AhaSlides!
🚀 รับบัญชีฟรี
Digital Onboarding คืออะไร?
ต้องการเพิ่มความเร็วในการนำลูกค้า ลูกค้า หรือผู้ใช้รายใหม่ๆ มาสู่กลุ่มหรือไม่ จากนั้นการเริ่มต้นระบบดิจิทัลคือหนทางที่จะไป
การเตรียมความพร้อมทางดิจิทัลหมายถึงการควบคุมพลังของเทคโนโลยีเพื่อต้อนรับผู้คนสู่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณทางออนไลน์
แทนที่จะใช้แบบฟอร์มกระดาษยาวๆ และการประชุมแบบเห็นหน้ากัน ผู้ใช้ใหม่สามารถดำเนินการขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานทั้งหมดจากความสะดวกสบายบนโซฟา โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้
โดยจะเกี่ยวข้องกับการยืนยันตัวตน เช่น การสแกนใบหน้าโดยใช้กล้องหน้า การจดจำเสียง หรือลายนิ้วมือไบโอเมตริกซ์
ลูกค้าจะต้องเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยใช้บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง หรือหมายเลขโทรศัพท์
ประโยชน์ของการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลมีอะไรบ้าง
การเริ่มต้นใช้งานระยะไกลให้ประโยชน์หลายประการแก่ทั้งลูกค้าและองค์กร มาดูกันว่ามันคืออะไร:
สำหรับลูกค้า
• ประสบการณ์ที่เร็วขึ้น – ลูกค้าสามารถทำงานเตรียมความพร้อมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายผ่านแบบฟอร์มและเอกสารดิจิทัล
• ความสะดวกสบาย – ลูกค้าสามารถดำเนินการออนบอร์ดได้ทุกที่ทุกเวลาจากทุกอุปกรณ์ การดำเนินการนี้ช่วยลดความจำเป็นในการปฏิบัติตามเวลาทำการและทำให้มั่นใจได้ถึงประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยาก
• เทคโนโลยีที่คุ้นเคย – ลูกค้าส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้เครื่องมือดิจิทัลและอินเทอร์เน็ตอยู่แล้ว ดังนั้นกระบวนการจึงรู้สึกคุ้นเคยและใช้งานง่าย
• ประสบการณ์ส่วนบุคคล – เครื่องมือดิจิทัลสามารถปรับแต่งประสบการณ์การต้อนรับตามความต้องการและบทบาทเฉพาะของลูกค้า
• ความยุ่งยากน้อยลง – ลูกค้าไม่ต้องจัดการกับการพิมพ์ การเซ็นชื่อ และส่งเอกสารที่จับต้องได้ ข้อมูลการเริ่มต้นใช้งานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการจัดระเบียบและเข้าถึงได้ในพอร์ทัลออนไลน์เดียว
บทความที่เกี่ยวข้อง: กระบวนการรับลูกค้าใหม่
สำหรับองค์กร
• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น – การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้งานเป็นแบบอัตโนมัติ ประหยัดเวลาและทรัพยากร
• ลดค่าใช้จ่าย – ด้วยการขจัดความจำเป็นในการใช้กระดาษ การพิมพ์ การส่งจดหมาย และการประชุมด้วยตนเอง ค่าใช้จ่ายจะลดลงอย่างมาก
• อัตราความสมบูรณ์ที่สูงขึ้น – แบบฟอร์มดิจิทัลทำให้มั่นใจได้ว่าฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ ลดข้อผิดพลาดและการเริ่มต้นใช้งานที่ไม่สมบูรณ์
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ได้รับการปรับปรุง – เครื่องมือดิจิทัลสามารถทำงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้โดยอัตโนมัติ ปฏิบัติตามข้อผูกพันของ KYC, CDD และ AML สำหรับบางประเทศที่บริษัทเข้าไปดำเนินการ และให้แนวทางการตรวจสอบ
• เข้าถึงข้อมูลได้ดีขึ้น – ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงและรายงานได้ง่าย
• การติดตามที่ได้รับการปรับปรุง – สามารถติดตามงานและเอกสารได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะเสร็จสิ้นตรงเวลา
• การวิเคราะห์ – เครื่องมือดิจิทัลให้การวิเคราะห์เพื่อระบุปัญหาคอขวด ปรับปรุงกระบวนการ และวัดความพึงพอใจของลูกค้า
คุณจะสร้างการเริ่มต้นใช้งานเสมือนได้อย่างไร?
ขั้นตอนเหล่านี้จะให้ภาพรวมที่ดีเกี่ยวกับวิธีการวางแผนและดำเนินการโซลูชันการเริ่มต้นใช้งานเสมือนที่มีประสิทธิภาพสำหรับลูกค้าของคุณ:
#1 – กำหนดเป้าหมายและขอบเขตระบุสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยการเริ่มต้นใช้งานระบบดิจิทัลสำหรับลูกค้า เช่น ความเร็ว ความสะดวกสบาย ต้นทุนที่ต่ำลง เป็นต้น ชี้แจงให้ชัดเจนว่าต้องดำเนินการอะไรบ้างในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน
#2 – รวบรวมเอกสารและแบบฟอร์มรวบรวมข้อตกลงกับลูกค้า แบบสอบถาม แบบฟอร์มยินยอม นโยบาย ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ต้องกรอกในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน
#3 – สร้างแบบฟอร์มออนไลน์แปลงแบบฟอร์มกระดาษให้เป็นแบบฟอร์มดิจิทัลที่แก้ไขได้ ซึ่งลูกค้าสามารถกรอกข้อมูลออนไลน์ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องที่จำเป็นทั้งหมดมีการระบุไว้อย่างชัดเจน
#4 – ออกแบบพอร์ทัลสำหรับการเริ่มต้นใช้งานสร้างพอร์ทัลที่ใช้งานง่ายซึ่งลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูล เอกสาร และแบบฟอร์มสำหรับการเริ่มต้นใช้งานได้ พอร์ทัลควรมีการนำทางที่เรียบง่ายและแนะนำลูกค้าผ่านแต่ละขั้นตอน
#5 – เพิ่มระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ บูรณาการระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ลูกค้าสามารถลงนามในเอกสารที่จำเป็นระหว่างการเริ่มต้นใช้งานได้ทางดิจิทัล ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์และส่งเอกสารทางไปรษณีย์
#6 – สร้างระบบอัตโนมัติให้กับงานและขั้นตอนการทำงานใช้ระบบอัตโนมัติในการกระตุ้นงานติดตามผล ส่งเอกสารให้ลูกค้า และแจ้งเตือนให้ลูกค้าดำเนินการรายการที่ค้างอยู่ให้เสร็จสิ้นตามรายการตรวจสอบ
#7 – เปิดใช้งานการตรวจสอบตัวตนนำเครื่องมือตรวจสอบมาใช้เพื่อยืนยันตัวตนของลูกค้าแบบดิจิทัลระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
#8 – ให้บริการและการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์เพื่อให้ลูกค้าสามารถดำเนินการเริ่มต้นใช้งานได้ทุกเมื่อจากทุกอุปกรณ์ และควรมีทีมสนับสนุนคอยให้ความช่วยเหลือหากลูกค้ามีข้อสงสัยหรือปัญหาใดๆ
#9 – รวบรวมข้อเสนอแนะ ส่งแบบสำรวจให้ลูกค้าหลังจากเริ่มใช้งานเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงประสบการณ์ดิจิทัล ปรับปรุงแก้ไขตามข้อมูลที่ได้รับ
#10 – สื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ชัดเจนอธิบายให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัลจะทำงานอย่างไร จัดเตรียมเอกสารแนะนำและวิดีโอฝึกอบรมตามความจำเป็น
แม้ว่าแต่ละองค์กรอาจมีความต้องการเฉพาะ กุญแจสำคัญคือต้องมั่นใจว่ามีการรวบรวมแบบฟอร์ม/เอกสารที่เหมาะสม มีการออกแบบพอร์ทัลและเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานง่าย และลูกค้ามีการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้งานออนบอร์ดเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพ
Digital Onboarding แตกต่างจาก Onboarding แบบดั้งเดิมอย่างไร
| การเริ่มต้นใช้งานแบบดั้งเดิม | การเริ่มต้นใช้งานดิจิทัล | |
| ความเร็วและประสิทธิภาพ | ใช้การขึ้นเครื่องบนกระดาษ | ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการอัปโหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ |
| ความสะดวกสบาย | ต้องมีร่างกายอยู่ที่สำนักงาน | สามารถทำได้จากสถานที่ใดเวลาใดก็ได้ |
| ค่าใช้จ่าย | ต้องการค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นในการชำระค่าแบบฟอร์มกระดาษ ค่าพิมพ์ ค่าไปรษณีย์ และพนักงาน | ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการจัดเก็บเอกสารจริง |
| อย่างมีประสิทธิภาพ | ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการตรวจสอบด้วยตนเอง | ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและความล่าช้าด้วยการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ |
ตัวอย่างของ Digital Onboarding คืออะไร
บริษัทจำนวนมากกำลังใช้การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลในขณะนี้ ซึ่งเป็นวิธีสำหรับพนักงานใหม่หรือลูกค้าในการเริ่มต้นโดยไม่ต้องใช้เอกสารทั้งหมดและรอ ง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องและประหยัดเวลาด้วย!
• บริการทางการเงิน – ธนาคาร บริษัทปล่อยสินเชื่อบ้าน บริษัทประกันภัย และบริษัทลงทุน ใช้ระบบดิจิทัลในการเปิดบัญชีใหม่และการตรวจสอบข้อมูลลูกค้า ซึ่งรวมถึงการรวบรวม ข้อมูล KYC (รู้จักลูกค้าของคุณ) การตรวจสอบตัวตน และการลงนามในข้อตกลงอิเล็กทรอนิกส์
• ผู้ให้บริการด้านสุขภาพ – โรงพยาบาล คลินิก และเครือข่ายด้านสุขภาพใช้พอร์ทัลดิจิทัลเพื่อต้อนรับผู้ป่วยรายใหม่ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลประชากรและการประกันภัย ประวัติการรักษาพยาบาล และแบบฟอร์มยินยอม เครื่องมือดิจิทัลช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้
• บริษัทอีคอมเมิร์ซ – ผู้ค้าปลีกออนไลน์จำนวนมากใช้ระบบดิจิทัลเพื่อต้อนรับลูกค้าใหม่อย่างรวดเร็ว ซึ่งรวมถึงการสร้างโปรไฟล์ลูกค้า ตั้งค่าบัญชี เสนอคูปองดิจิทัล/โปรโมชัน และให้รายละเอียดการติดตามคำสั่งซื้อ
• โทรคมนาคม – บริษัทโทรศัพท์มือถือ อินเทอร์เน็ต และเคเบิลมักจะมีพอร์ทัลออนบอร์ดดิจิทัลสำหรับสมาชิกใหม่ ลูกค้าสามารถตรวจสอบแผน ป้อนข้อมูลบัญชีและการเรียกเก็บเงิน และจัดการตัวเลือกบริการออนไลน์
• บริษัทท่องเที่ยวและการบริการ – สายการบิน โรงแรม และบริษัทจัดการที่พักให้เช่าใช้โซลูชันดิจิทัลเพื่อต้อนรับแขกและลูกค้าใหม่ ซึ่งรวมถึงการจอง การกรอกโปรไฟล์ การลงนามการสละสิทธิ์ และการส่งข้อมูลการชำระเงิน
• สถาบันการศึกษา – โรงเรียน วิทยาลัย และบริษัทฝึกอบรมใช้พอร์ทัลดิจิทัลสำหรับนักเรียนและผู้เรียน นักศึกษาสามารถสมัครออนไลน์ ส่งเอกสาร ลงทะเบียนเรียน ตั้งค่าแผนการชำระเงิน และลงนามในข้อตกลงการลงทะเบียนแบบดิจิทัล
กล่าวโดยสรุปคือ องค์กรที่นำลูกค้าใหม่เข้ามา ลูกค้าใหม่ ผู้ป่วย นักเรียน หรือผู้สมัครสมาชิกสามารถใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการ ประโยชน์ของความเร็วที่เร็วขึ้น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น และต้นทุนที่ลดลงซึ่งการเตรียมความพร้อมของพนักงานแบบดิจิทัลยังนำไปใช้กับการเตรียมความพร้อมของลูกค้าอีกด้วย
ดูเพิ่มเติม: กระบวนการวางแผนโครงการและกระบวนการประเมินโครงการ
แพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลที่น่าลองดู
แพลตฟอร์มดิจิทัลสำหรับการรับพนักงานใหม่ต้องใช้งานง่าย ใช้งานง่าย และใช้งานง่าย และบูรณาการเข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือคำแนะนำของเราสำหรับแพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลกระแสหลักที่องค์กรต่างๆ ชื่นชอบ:
- BambooHR – HRIS ครบชุดพร้อมเครื่องมือการเริ่มต้นใช้งานที่แข็งแกร่ง เช่น รายการตรวจสอบ ลายเซ็น เอกสาร ฯลฯ ผสานรวมกับกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลอย่างแนบแน่น
- บทเรียน – เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการฝึกอบรมทักษะทางอารมณ์ในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน เสนอบทเรียนวิดีโอที่น่าสนใจและการเข้าถึงผ่านมือถือ
- UltiPro – แพลตฟอร์มขนาดใหญ่สำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคล บัญชีเงินเดือน และสวัสดิการ โมดูลการเริ่มต้นใช้งานจะทำให้งานเอกสารและการลงนามเป็นไปโดยอัตโนมัติ
- วันทำงาน – ระบบ HCM บนคลาวด์อันทรงพลังสำหรับทรัพยากรบุคคล บัญชีเงินเดือน และสวัสดิการ ชุดปฐมนิเทศมีเอกสารคัดกรองและฟีเจอร์โซเชียลสำหรับพนักงานใหม่
- เรือนกระจก – ซอฟต์แวร์การสรรหาบุคลากรพร้อมเครื่องมือเตรียมความพร้อม เช่น การยอมรับข้อเสนอ การตรวจสอบการอ้างอิง และแบบสำรวจการจ้างงานใหม่
- Coupa – แพลตฟอร์ม Source-to-pay ประกอบด้วยโมดูลออนบอร์ดสำหรับงานทรัพยากรบุคคลที่ไร้กระดาษและการกำกับการจ้างงานใหม่
- ZipRecruiter – นอกเหนือจากการประกาศรับสมัครงานแล้ว โซลูชัน Onboard มุ่งหวังที่จะรักษาพนักงานใหม่ไว้ด้วยรายการตรวจสอบ การให้คำปรึกษา และข้อเสนอแนะ
- Sapling – แพลตฟอร์มการเตรียมความพร้อมและการมีส่วนร่วมแบบพิเศษที่ออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานง่ายสำหรับผู้จ้างใหม่
- Ahaสไลด์ – แพลตฟอร์มการนำเสนอแบบอินเทอร์แอคทีฟที่ทำให้การฝึกอบรมน่าเบื่อน้อยลงผ่านโพลสด แบบทดสอบ คำถามและคำตอบที่สนุกสนานและใช้งานง่าย และอื่นๆ อีกมากมาย
บรรทัดด้านล่าง
เครื่องมือและกระบวนการเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลช่วยให้บริษัทปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าใหม่และปรับปรุงประสิทธิภาพ ตั้งแต่การเปิดบัญชีธนาคารใหม่ไปจนถึงการลงทะเบียนอีคอมเมิร์ซไปจนถึงพอร์ทัลสุขภาพของผู้ป่วย แบบฟอร์มดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการอัปโหลดเอกสารกำลังกลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่ที่เริ่มต้นใช้งาน
ฝึก อบรมพนักงานใหม่ของคุณด้วยAhaSlides
ทำให้พวกเขาคุ้นเคยกับทุกสิ่งด้วยการนำเสนอที่สนุกสนานและมีส่วนร่วม เรามีเทมเพลตการเริ่มต้นใช้งานเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้🎉
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
การเริ่มต้นใช้งานเสมือนมีประสิทธิภาพหรือไม่
ใช่ เมื่อทำถูกต้องด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม การเริ่มใช้งานเสมือนจริงสามารถปรับปรุงประสบการณ์ได้อย่างมากในขณะที่ลดต้นทุนด้วยความสะดวก ประสิทธิภาพ และการจัดเตรียม องค์กรต้องประเมินความต้องการและทรัพยากรเฉพาะของตนเพื่อพิจารณาว่าจะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเตรียมความพร้อมเสมือนได้มากแค่ไหน
การเริ่มต้นใช้งานสองประเภทคืออะไร
There are two main types of onboarding �� operational and social. Operational onboarding focuses on the logistics of getting new hires set up including completing paperwork, issuing employee tools, and explaining work procedures. Social onboarding concentrates on making new hires feel welcome and integrated into the company culture through activities like introductions, assigning mentors, company events, and connecting them with employee groups.
ออนบอร์ดออนบอร์ดออนไลน์ทำอย่างไร?
มีหลายขั้นตอนในการดำเนินการเตรียมความพร้อมทางออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ: สร้างบัญชีออนไลน์สำหรับพนักงานใหม่และมอบหมายงานก่อนขึ้นเครื่อง ให้พนักงานใหม่กรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และอัปโหลดเอกสารในรูปแบบดิจิทัล กำหนดเส้นทางข้อมูลการจ้างงานใหม่ไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ จัดทำแดชบอร์ดรายการตรวจสอบเพื่อติดตามความคืบหน้า อำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมออนไลน์และจัดการประชุมเสมือนจริงเพื่อจำลองการโต้ตอบส่วนตัว ให้การสนับสนุนด้านเทคนิคเพื่อช่วยเหลือพนักงานใหม่ ส่งการอัปเดตสถานะเมื่อการเริ่มต้นใช้งานเสร็จสมบูรณ์
