โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ | คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นในปี 2024

การจัดการโครงการก็เหมือนกับการเป็นผู้นำวงออเคสตรา ทุกส่วนต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้ได้ผลงานชิ้นเอก แต่การทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นถือเป็นความท้าทายอย่างแท้จริงกับปัญหาต่างๆ เช่น ชิ้นส่วนไม่ตรงกัน ข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และโอกาสที่ทุกอย่างอาจไม่เป็นระเบียบ

นั่นคือจุดที่โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure หรือ WBS) ในการบริหารโครงการเข้ามามีบทบาท ลองนึกภาพว่ามันเป็นเหมือนไม้ค้ำของวาทยกรที่ช่วยให้ทุกส่วนของโครงการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

ในโพสต์บนบล็อกนี้ เราจะเจาะลึกแนวคิดของโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ สำรวจคุณลักษณะที่สำคัญ การให้ตัวอย่าง การสรุปขั้นตอนในการสร้างโครงสร้าง และอภิปรายการเครื่องมือที่สามารถช่วยในการพัฒนาได้

สารบัญ

• โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการคืออะไร?
• ลักษณะสำคัญของโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
• ความแตกต่างระหว่าง WBS และตารางการแบ่งงาน
• ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
  • 1/ สเปรดชีต WBS
  • 2/ ผังงาน WBS
  • 3/ รายการ WBS
  • 4/ แผนภูมิแกนต์ WBS
• วิธีการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
  • 6 ขั้นตอนในการสร้าง WBS ในการจัดการโครงการ
  • เคล็ดลับที่ดีที่สุด
• เครื่องมือสำหรับโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ
  • 1. โครงการ Microsoft
  • 2. โกรธ
  • 3 Lucidchart
  • 4 Trello
  • 5. มายด์จีเนียส
  • 6. สมาร์ทชีท
• บรรทัดด้านล่าง

เคล็ดลับเพิ่มเติมด้วย AhaSlides

• การบริหารจัดการโครงการ
• ตัวอย่างการประเมินโครงการ
• ทางเลือกโครงการ Microsoft

โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการคืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure: WBS) ในการบริหารโครงการเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้นซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถระบุงานแต่ละอย่าง ผลลัพธ์ และแพ็คเกจงานที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ได้ โดยให้ภาพรวมที่ชัดเจนและมีโครงสร้างของสิ่งที่ต้องทำ

WBS (Work Breakdown Structure) เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารโครงการเพราะเป็นกรอบการทำงานที่ชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง:

• วางแผนและกำหนดขอบเขตโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
• พัฒนาประมาณการเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่แม่นยำ
• มอบหมายงานและความรับผิดชอบ
• ติดตามความคืบหน้าและระบุความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ
• ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในทีมงานโครงการ

ลักษณะสำคัญของโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ

WBS เริ่มต้นด้วยโครงการเป็นระดับบนสุด และต่อมาถูกแบ่งออกเป็นระดับย่อยที่ให้รายละเอียดส่วนเล็กๆ ของโครงการ ระดับเหล่านี้อาจรวมถึงขั้นตอน สิ่งที่ส่งมอบ งาน และงานย่อย ซึ่งล้วนจำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น การพังทลายจะดำเนินต่อไปจนกว่าโครงการจะแบ่งออกเป็นแพ็คเกจงานที่มีขนาดเล็กพอที่จะมอบหมายและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณสมบัติที่สำคัญของ WBS ได้แก่:

• ลำดับชั้น: มุมมองแบบโครงสร้างต้นไม้ขององค์ประกอบโครงการทั้งหมด ตั้งแต่ระดับสูงสุดไปจนถึงแพ็คเกจงานต่ำสุด
• การผูกขาดร่วมกัน: แต่ละองค์ประกอบใน WBS มีความแตกต่างกันโดยไม่มีการทับซ้อนกัน ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการมอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจน และหลีกเลี่ยงความพยายามที่ซ้ำซ้อน
• ผลลัพธ์ที่กำหนด: WBS ทุกระดับมีผลลัพธ์หรือผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ ทำให้ง่ายต่อการวัดความคืบหน้าและประสิทธิภาพ
• แพ็คเกจงาน: หน่วยที่เล็กที่สุดของ WBS แพ็คเกจงานจะมีรายละเอียดเพียงพอที่สมาชิกในทีมโครงการสามารถเข้าใจสิ่งที่ต้องทำ ประมาณการต้นทุนและเวลาได้อย่างแม่นยำ และมอบหมายความรับผิดชอบ

ความแตกต่างระหว่าง WBS และตารางการแบ่งงาน

แม้ว่าทั้งสองอย่างจะเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการโครงการ แต่ก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน 

การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนและการดำเนินโครงการที่มีประสิทธิผล

โดยสรุปแล้ว โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) จะแบ่งย่อย"อะไร"ของโครงการ โดยกำหนดงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ในขณะที่ตารางการแบ่งงาน (หรือตารางโครงการ) จะกล่าวถึง"เมื่อไหร่"โดยกำหนดตารางเวลาของงานเหล่านี้ตามช่วงเวลา

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ

มีรูปแบบต่างๆ ที่โครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการสามารถนำมาใช้ได้ ต่อไปนี้เป็นประเภททั่วไปที่ควรพิจารณา:

1/ สเปรดชีต WBS: 

รูปแบบนี้เหมาะสำหรับการจัดระเบียบงานหรือกิจกรรมต่างๆ ด้วยภาพในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ

• จุดเด่น: จัดระเบียบงาน เพิ่มรายละเอียด และแก้ไขได้ง่าย
• จุดด้อย: อาจมีขนาดใหญ่และเทอะทะสำหรับโครงการที่ซับซ้อน

2/ ผังงาน WBS: 

การนำเสนอโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการเป็นผังงานช่วยลดความยุ่งยากในการแสดงองค์ประกอบของโครงการทั้งหมด ไม่ว่าจะแบ่งตามทีม ประเภท หรือระยะ

• จุดเด่น: แสดงความสัมพันธ์และการพึ่งพาระหว่างงานอย่างชัดเจน
• จุดด้อย: อาจไม่เหมาะกับโปรเจ็กต์ง่ายๆ และอาจทำให้ดูรกตาได้

3/ รายการ WBS: 

การลงรายการงานหรือกำหนดเวลาใน WBS ของคุณอาจเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาในการติดตามความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว

• จุดเด่น: เรียบง่ายและกระชับ เหมาะสำหรับภาพรวมระดับสูง
• จุดด้อย: ขาดรายละเอียดและความสัมพันธ์ระหว่างงาน

4/ แผนภูมิแกนต์ WBS:

รูปแบบแผนภูมิแกนต์สำหรับ WBS ของคุณนำเสนอไทม์ไลน์ที่ชัดเจนสำหรับโปรเจ็กต์ของคุณ ทำให้ง่ายต่อการเข้าใจกำหนดการทั้งหมดของโปรเจ็กต์

• ข้อดี: ยอดเยี่ยมสำหรับการแสดงภาพไทม์ไลน์และกำหนดการของโครงการ
• จุดด้อย: ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติมในการสร้างและบำรุงรักษา

วิธีการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ

คำแนะนำในการสร้างโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการมีดังนี้

6 ขั้นตอนในการสร้าง WBS ในการจัดการโครงการ:

1. กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ: ร่างเป้าหมายของโครงการและสิ่งที่ต้องส่งมอบอย่างชัดเจน
2. ระบุขั้นตอนโครงการที่สำคัญ: แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนเชิงตรรกะและจัดการได้ (เช่น การวางแผน การออกแบบ การพัฒนา การทดสอบ การปรับใช้)
3. รายการการส่งมอบที่สำคัญ: ภายในแต่ละระยะ ระบุผลลัพธ์หรือผลิตภัณฑ์หลัก (เช่น เอกสาร ต้นแบบ ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย)
4. แบ่งสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นงาน: เพิ่มเติม แบ่งสิ่งที่ส่งมอบแต่ละรายการออกเป็นงานเล็กๆ ที่นำไปปฏิบัติได้ ตั้งเป้างานที่สามารถจัดการได้ภายใน 8-80 ชั่วโมง
5. ปรับแต่งและปรับแต่ง: ตรวจสอบ WBS เพื่อความสมบูรณ์ ให้แน่ใจว่างานที่จำเป็นทั้งหมดถูกรวมไว้และไม่มีความซ้ำซ้อน ตรวจสอบลำดับชั้นที่ชัดเจนและกำหนดผลลัพธ์สำหรับแต่ละระดับ
6. กำหนดแพ็คเกจงาน: กำหนดความเป็นเจ้าของที่ชัดเจนสำหรับแต่ละงาน โดยมอบหมายให้กับบุคคลหรือทีม

เคล็ดลับที่ดีที่สุด:

• มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำ: งานควรอธิบายถึงสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ ไม่ใช่ขั้นตอนที่เจาะจง (เช่น "เขียนคู่มือผู้ใช้" แทน "คำแนะนำประเภท")
• เก็บไว้ให้สามารถจัดการได้: ตั้งเป้าไปที่ลำดับชั้น 3-5 ระดับ โดยปรับสมดุลรายละเอียดด้วยความชัดเจน
• ใช้ภาพ: แผนภาพหรือแผนภูมิสามารถช่วยให้เข้าใจและสื่อสารได้
• รับคำติชม: ให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการตรวจสอบและปรับปรุง WBS เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตน

เครื่องมือสำหรับโครงสร้างการแบ่งงานในการจัดการโครงการ

ต่อไปนี้เป็นเครื่องมือยอดนิยมบางส่วนที่ใช้ในการสร้าง WBS:

1. โครงการ Microsoft

Microsoft Project – ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการชั้นนำที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้างแผนภาพ WBS อย่างละเอียด ติดตามความคืบหน้า และจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. โกรธ

Wrikeเป็นเครื่องมือบริหารจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่นำเสนอฟังก์ชันการสร้าง WBS ที่ทรงประสิทธิภาพ พร้อมด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันและการติดตามโครงการแบบเรียลไทม์

3 Lucidchart

Lucidchartเป็นพื้นที่ทำงานแบบภาพที่ช่วยในการสร้างแผนภาพและการแสดงข้อมูลด้วยภาพ เพื่อสร้างแผนภูมิ WBS แผนผังกระบวนการทำงาน และแผนภาพองค์กรอื่นๆ

4 Trello

Trello – เครื่องมือบริหารจัดการโครงการแบบยืดหยุ่นที่ใช้การ์ด โดยแต่ละการ์ดสามารถแทนงานหรือส่วนประกอบของ WBS ได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการบริหารจัดการงานแบบเห็นภาพ

5. มายด์จีเนียส

MindGenius – เครื่องมือบริหารจัดการโครงการที่เน้นการสร้างแผนผังความคิด การวางแผนโครงการ และการจัดการงาน พร้อมระบบสร้างแผนผังโครงสร้างงาน (WBS) ที่ละเอียด

6. สมาร์ทชีท

Smartsheet – เครื่องมือบริหารจัดการโครงการออนไลน์ที่ผสานความสะดวกในการใช้งานของสเปรดชีตเข้ากับฟังก์ชันการทำงานของชุดโปรแกรมบริหารจัดการโครงการ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างเทมเพลต WBS

บรรทัดด้านล่าง

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการโครงการ ช่วยจัดระเบียบโครงการให้เป็นงานเล็กๆ ที่ง่ายต่อการจัดการ WBS ยังสามารถชี้แจงวัตถุประสงค์ของโครงการและสิ่งที่ส่งมอบ และทำให้การวางแผน การจัดสรรทรัพยากร และการติดตามความคืบหน้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น

💡คุณเบื่อกับวิธีการสร้าง WBS แบบเดิมๆ ที่น่าเบื่อหรือเปล่า? ถึงเวลาเปลี่ยนแล้ว! ด้วยเครื่องมือแบบอินเทอร์แอคทีฟอย่างAhaSlidesคุณสามารถยกระดับ WBS ของคุณไปอีกขั้น ลองนึกภาพการระดมความคิดและรวบรวมความคิดเห็นจากทีมของคุณแบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งสร้างสภาพแวดล้อมที่น่าสนใจและโต้ตอบได้ การทำงานร่วมกันจะช่วยให้ทีมของคุณสร้างแผนงานที่ครอบคลุมมากขึ้น เพิ่มขวัญกำลังใจ และทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น 🚀 สำรวจเทมเพลต ของเรา เพื่อยกระดับกลยุทธ์การจัดการโครงการของคุณได้แล้ววันนี้!

อ้างอิง: ฟอร์บส์ | อะโดบี | ผู้จัดการโครงการ