การจัดการโครงการคืออะไร | ทั้งหมดที่ต้องรู้ในปี 2024

คุณมีความรู้เกี่ยวกับการบริหารโครงการ มากแค่ไหน ? นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการบริหารโครงการในปี 2024 และในอนาคต

ตลอดหลายศตวรรษที่ผ่านมา ระบบ Bay Area Rapid Transit (BART) ของซานฟรานซิสโกซึ่งมีผู้โดยสาร 400,000 คนต่อวันเป็นหนึ่งในโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด และเบคเทลเป็นผู้จัดการโครงการชั้นนำของโลกสำหรับโครงการก่อสร้างและวิศวกรรมขนาดใหญ่ ตัวอย่างนี้เป็นหลักฐานที่ดีเยี่ยมว่าการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญเพียงใด หัวใจสำคัญของความสำเร็จของโครงการใดๆ ก็ตามอยู่เบื้องหลังผู้จัดการโครงการที่ดี

ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าการจัดการโครงการคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และเทคนิคที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการ วางแผน ควบคุม และประเมินโครงการ 

สารบัญ

• การจัดการโครงการและตัวอย่างคืออะไร?
• เหตุใดการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญ
  • ประหยัดเวลาและเงิน
  • ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร
  • การลดความเสี่ยงและปัญหา
• สามขั้นตอนสำคัญของการจัดการโครงการคืออะไร?
  • การวางแผนโครงการ
  • กำหนดการโครงการ
  • การควบคุมโครงการ
• เทคนิคการจัดการโครงการคืออะไร: PERT และ CPM
• การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการ
• คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
• บรรทัดด้านล่าง

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การพัฒนาส่วนบุคคล
• การจัดการประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการและตัวอย่างคืออะไร?

โครงการเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา เราอาจกำลังวางแผนงานแต่งงานหรือเซอร์ไพรส์วันเกิด ตกแต่งบ้านใหม่ หรือเตรียมโปรเจกต์เรียนภาคเรียนยาว สามารถกล่าวถึงโครงการขนาดใหญ่ เช่น การสร้างสะพาน การย้ายถิ่นฐาน การผลิตเครื่องบินแนวใหม่ และอื่นๆ พวกเขาทั้งหมดต้องการการจัดการโครงการ 

การจัดการโครงการอธิบายวิธีการที่เป็นระบบ วิธีการ และวิธีปฏิบัติที่ใช้ในการกำหนดเวลา วางแผน ควบคุม และประเมินโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสมบูรณ์ ครอบคลุมกิจกรรมและกระบวนการที่หลากหลายโดยมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะภายในข้อจำกัดที่กำหนด เช่น เวลา ต้นทุน ขอบเขต คุณภาพ และทรัพยากร

เหตุใดการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญ

ยากที่จะปฏิเสธความสำคัญของการจัดการในโครงการซึ่งช่วยให้ทุกโครงการของธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มาดูประโยชน์หลักสามประการของการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

ประหยัดเวลาและเงิน

การจัดโครงการที่ดีเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างรอบคอบและการจัดสรรทรัพยากร ผู้จัดการโครงการประเมินความต้องการของโครงการ ระบุทรัพยากรที่จำเป็น และจัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการประมาณความต้องการทรัพยากรอย่างแม่นยำและหลีกเลี่ยงการจัดสรรมากเกินไปหรือใช้งานน้อยเกินไป ผู้จัดการโครงการจะเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและประหยัดเวลา

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร

ผู้จัดการโครงการกำหนดและสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนแก่สมาชิกในทีม แต่ละคนเข้าใจงาน การส่งมอบ และขอบเขตความรับผิดชอบเฉพาะของตน ความชัดเจนนี้ช่วยลดความสับสนและการทับซ้อน ทำให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

การลดความเสี่ยงและปัญหา

โครงการมักเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงและความไม่แน่นอน ซึ่งหากปล่อยไว้โดยไม่มีการจัดการ อาจนำไปสู่ความท้าทายที่สำคัญหรือแม้แต่ความล้มเหลวได้ การจัดการโครงการที่ดีเน้นการระบุความเสี่ยง การประเมิน และกลยุทธ์การลดความเสี่ยง ผู้จัดการโครงการสามารถคาดการณ์และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อลดผลกระทบและรับประกันว่าโครงการจะเป็นไปตามแผน หรือแม้กระทั่งเสร็จสิ้นก่อนวันครบกำหนดที่ต้องการ

ลองดูว่าScum Masterทำอะไรบ้าง?

สามขั้นตอนสำคัญของการจัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับสามขั้นตอน: การวางแผนโครงการ การจัดตารางโครงการ และการควบคุมโครงการ นี่คือรายละเอียดของแต่ละเฟส

การวางแผนโครงการ

การจัดการและการจัดองค์กรในโครงการเริ่มต้นด้วยระยะการวางแผน ซึ่งจะมีการกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และขอบเขตของโครงการ ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทำความเข้าใจข้อกำหนดและความคาดหวังของพวกเขา

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่ามีหลายวิธีที่ใช้ในการวางแผนโครงการ และหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการวางแผนคือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) มันถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการของการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนประกอบย่อยที่สำคัญ (หรืองาน) ซึ่งจะถูกแบ่งย่อยออกเป็นส่วนประกอบที่มีรายละเอียดมากขึ้น และในที่สุดก็เป็นชุดของกิจกรรมและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

บทความที่เกี่ยวข้อง: กระบวนการวางแผนโครงการและการวางแผนแบบโป๊กเกอร์ออนไลน์

กำหนดการโครงการ

การจัดกำหนดการโครงการหมายถึงกระบวนการจัดลำดับและจัดสรรเวลาให้กับกิจกรรมโครงการทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการจะตัดสินใจว่าแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลานานแค่ไหนและคำนวณทรัพยากรที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการผลิต

วัตถุประสงค์ของการจัดตารางโครงการสามารถสรุปได้ดังนี้

• แสดงความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรมกับผู้อื่นและต่อทั้งโครงการ
• การกำหนดลำดับตรรกะและความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม
• อำนวยความสะดวกในการจัดตั้งประมาณการเวลาและค่าใช้จ่ายจริงสำหรับแต่ละกิจกรรม
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้คน เงิน และทรัพยากรวัสดุอย่างเหมาะสมโดยการระบุปัญหาคอขวดที่สำคัญ

วิธีการจัดกำหนดการโครงการที่ได้รับความนิยมวิธีหนึ่งคือแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีการต้นทุนต่ำที่มุ่งช่วยให้ผู้จัดการแน่ใจว่า:

• มีการวางแผนกิจกรรม
• มีการจัดทำเอกสารลำดับการปฏิบัติงาน
• มีการบันทึกเวลาโดยประมาณของกิจกรรม
• เวลาในการพัฒนาโครงการโดยรวม 

ที่เกี่ยวข้อง

• เทคนิคการชกมวยเวลา – คู่มือการใช้งานในปี 2024
• ตัวอย่างกำหนดการโครงการ

การควบคุมโครงการ

การควบคุมโครงการอธิบายการจัดการทรัพยากร ต้นทุน คุณภาพ และงบประมาณอย่างใกล้ชิด การควบคุมโครงการอาจเป็นเรื่องยาก ไม่ใช่ทุกโครงการที่มีการกำหนดไว้อย่างดีในตอนแรก บางโครงการอาจกำหนดไว้ไม่ดี โครงการมักจะได้รับการกำหนดอย่างชัดเจนหลังจากการวางแผนเริ่มต้นโดยละเอียดและคำจำกัดความอย่างระมัดระวังของปัจจัยนำเข้า ทรัพยากร กระบวนการ และผลลัพธ์ที่จำเป็น

ในด้านการควบคุม มีคำศัพท์ที่เรียกว่าวิธีการแบบน้ำตก (Waterfall Methodology)ซึ่งเกี่ยวข้องกับวิธีการแบบเป็นลำดับขั้นตอน โดยโครงการจะเน้นที่การดำเนินการทีละขั้น และแต่ละขั้นตอนจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป ผู้จัดการโครงการและทีมงานจะมุ่งเน้นไปที่การวางแผนและดำเนินการทีละขั้นตอนตามลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เมื่อทราบข้อจำกัดแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะมีขนาดเล็กพอที่จะจัดการได้โดยไม่ต้องแก้ไขแผนอย่างมาก

ตรงกันข้ามกับวิธีการแบบ Waterfall วิธีการแบบ Agileเน้นการวางแผนและการดำเนินการส่วนประกอบต่างๆ ของโครงการไปพร้อมๆ กัน โดยทั่วไปมักเกี่ยวข้องกับวิธีการแบบ Agile เช่นScrum และ Kanbanแทนที่จะรอให้แต่ละเฟสเสร็จสมบูรณ์ก่อนเริ่มเฟสถัดไป ทีมงานจะทำงานในหลายๆ ด้านของโครงการพร้อมกัน โดยเน้นที่การทำงานซ้ำๆ หรือช่วงเวลาที่กำหนดไว้ มีการตรวจสอบความคืบหน้าและกระบวนการป้อนกลับมากมาย ซึ่งจะช่วยในการประเมินโครงการในภายหลังได้

ดูเพิ่มเติม: กระบวนการ ดำเนินงานโครงการและการประเมินโครงการ

เทคนิคการจัดการโครงการคืออะไร: PERT และ CPM

ทั้งเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม (PERT) และวิธีเส้นทางวิกฤต (CPM) เป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่รู้จักกันดีซึ่งใช้ในการวางแผนและกำหนดตารางกิจกรรม ซึ่งมีลักษณะร่วมกันในแง่ของกระบวนการโดยรวม 6 ขั้นตอน ดังนี้

• กำหนดกิจกรรมโครงการที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์และจัดเตรียมโครงสร้างการแบ่งงาน
• ระบุว่ากิจกรรมใดขึ้นอยู่กับผู้อื่นและสร้างความสัมพันธ์เชิงตรรกะ เช่น "สิ้นสุดเพื่อเริ่มต้น" หรือ "เริ่มต้นเพื่อเริ่มต้น"
• วาดเครือข่ายที่เชื่อมต่อกิจกรรมทั้งหมดโดยใช้โหนดเพื่อแสดงกิจกรรมและลูกศรเพื่อแสดงโฟลว์และการพึ่งพาระหว่างกัน
• ประมาณการระยะเวลาและค่าใช้จ่ายแต่ละกิจกรรม 
• กำหนดเส้นทางวิกฤต (ลำดับที่ยาวที่สุดของกิจกรรมที่ต้องพึ่งพาซึ่งกำหนดระยะเวลาขั้นต่ำของโครงการ)
• ตลอดทั้งโครงการ ความคืบหน้าจะถูกติดตามตามกำหนดการ และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นทันเวลา

ข้อดีและข้อเสียของ PERT และ CPM คืออะไร?

มีข้อวิจารณ์เกี่ยวกับ PERT และ CPM ว่ามีความสำคัญต่อการบริหารโครงการหรือไม่ นี่คือประโยชน์และข้อจำกัดของทั้งสองเทคนิค:

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการที่ดีที่สุดคืออะไร? บริษัทต่างๆ มีตัวเลือกมากมายในการบริหารจัดการโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ ผู้จัดการอาจเลือกใช้วิธีการที่กล่าวถึงข้างต้นสำหรับโครงการขนาดเล็ก หรือใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการเฉพาะทางสำหรับโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน

ขอแนะนำ Microsoft Project ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะทางยอดนิยมตัวหนึ่ง ที่มีประโยชน์อย่างมากในการวางแผนผังโครงการ กำหนดตารางเวลาโครงการ บริหารจัดการต้นทุนและทรัพยากรอื่นๆ รวมถึงการประเมินผลโครงการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถพิจารณาทางเลือกอื่นๆเช่น Asana, Trello, Jira และ Basecamp ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการโครงการแบบเสียค่าใช้จ่ายที่มีให้ทดลองใช้ฟรีพร้อมฟีเจอร์ขั้นสูงมากมาย ที่จะช่วยให้คุณจัดการโครงการและทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง: 10 เคล็ดลับในการใช้ Asana Project Management อย่างมีประสิทธิภาพในปี 2024หรือทางเลือกอื่นแทน Microsoft Project

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

บรรทัดด้านล่าง

อย่างที่เราเห็น การลงทุนพัฒนาทักษะการบริหารโครงการเป็นสิ่งที่คุ้มค่าสำหรับทุกบริษัท การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยผู้จัดการโครงการที่มีความสามารถและทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูง มีหลักสูตรและการฝึกอบรมมากมายที่สามารถช่วยให้ผู้เรียนได้รับความรู้เชิงลึกและเป็นประโยชน์เกี่ยวกับการบริหารโครงการ หากคุณมั่นใจและเตรียมตัวมาอย่างดีแล้ว ทำไมไม่ลองรับความท้าทายจากPMIซึ่งเป็นสถาบันรับรองการบริหารโครงการที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดในโลก ซึ่งครอบคลุมแนวคิดแบบดั้งเดิม แบบ Agile และแบบผสมผสาน

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการประหยัดเงิน การลงเรียนหลักสูตรการจัดการโครงการฟรีของ Coursera ก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน สำหรับผู้ทำงานด้านทรัพยากรบุคคล การใช้การฝึกอบรมที่ปรับแต่งเองได้ก็สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้ คุณสามารถออกแบบบทเรียนที่น่าสนใจด้วย เครื่องมือ Know the Content Xซึ่งมีเทมเพลตแบบทดสอบและเกมแบบโต้ตอบที่ปรับแต่งได้ฟรีมากมาย พร้อมด้วยเอฟเฟกต์การนำเสนอที่ไม่เหมือนใคร

อ้างอิง: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). การจัดการการดำเนินงาน : ความยั่งยืนและการจัดการห่วงโซ่อุปทานฉบับที่ 12 (ฉบับที่ 12)

อ้างอิง: การทำงานเป็นทีม | ห้องสมุด M.