Nail Project Kickoff Meeting Flyer sa 8 Hakbang (+Libreng Template!)

Kahit ang mga pinakadisiplinadong kumpanya ay minsan nakakaramdam na ang kanilang mga proyekto ay naliligaw. Kadalasan, ang problema ay nasa paghahanda . Ang solusyon? Isang maayos at ganap na interaktibong pagpupulong para sa pagsisimula ng proyekto!

Higit pa sa simpleng karangyaan at seremonya, ang isang mahusay na isinagawang kickoff meeting ay talagang makapagbibigay ng magandang resulta. Narito ang 8 hakbang sa pagdaraos ng isang project kickoff meeting na magpapasigla at magpapaunawa sa lahat.

Oras ng Kickoff!

Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?
Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?
8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting
Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff

Mga Tip sa Pagpupulong na Dapat Tandaan

Dapat ay mayroon kang agenda sa kickoff meeting bago pa man. Ang pagpapadala ng maagang project kickoff email ay napakahalaga! Kaya, tingnan natin ang ilang sample ng agenda ng kickoff meeting!

Ang kickoff session ay dapat na maikli at maigsi, na may maraming mga laro at aktibidad, dahil ito ay kapag ang AhaSlides ay madaling gamitin! Tingnan ang higit pang mga tip sa amin tulad ng sa ibaba:

Alternatibong Teksto

Simulan ang Pag-uusap.

Makakuha ng mahalagang input mula sa iyong koponan at mga kliyente sa panahon ng kickoff meeting ng proyekto. Gumamit ng live na botohan, Q&A at mga tool sa pagpapalitan ng ideya gamit ang libreng template na ito!

🚀 Tingnan ang template

Ano ang isang Pagpupulong sa Project Kickoff?

Gaya ng nakasaad sa dokumento, ang isang project kickoff meeting ay isang pulong kung saan sisimulan mo ang iyong proyekto.

Karaniwan, ang isang project kickoff meeting ay ang unang pagpupulong sa pagitan ng kliyenteng nag-order ng isang proyekto at ng kumpanyang magbibigay-buhay nito. Magkakasamang uupo ang magkabilang panig at tatalakayin ang mga pundasyon ng proyekto, ang layunin nito, ang mga layunin nito at kung paano ito makukuha mula sa ideya hanggang sa katuparan.

Sa pangkalahatan, mayroong 2 uri ng mga kickoff meeting na dapat malaman:

Panlabas na Kickoff ng Proyekto - Ang isang koponan sa pag-unlad ay nakaupo sa isang tao mula sa sa labas ang kumpanya, tulad ng isang kliyente o stakeholder, at tinatalakay ang plano para sa isang proyekto na nagtutulungan.
Panloob na PKM - Isang koponan mula sa sa loob ng ang kumpanya ay umupo magkasama at tinatalakay ang plano para sa isang bagong panloob na proyekto.

Bagama't maaaring magkaiba ang resulta ng dalawang uri na ito, halos pareho lang ang proseso . Walang bahagi ng panlabas na pagsisimula ng proyekto ang hindi bahagi ng panloob na pagsisimula ng proyekto – ang tanging pagkakaiba ay kung para kanino mo ito ipoproseso.

Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon

Bakit Napakahalaga ng Mga Pagpupulong sa Project Kickoff?

Ang layunin ng Kickoff Meetings ay dapat na malakas at malinaw! Maaaring mukhang sapat na simple upang simulan ang isang proyekto sa pamamagitan lamang ng pagtatalaga ng isang grupo ng mga gawain sa mga tamang tao, lalo na sa lugar ng trabahong nahuhumaling sa board sa Kanban ngayon. Gayunpaman, maaari itong humantong sa mga koponan na patuloy na naliligaw.

Tandaan, hindi porket nasa iisang pahina kayo ay pareho na kayo ng pananaw.

Sa kaibuturan nito, ang isang pulong para sa pagsisimula ng proyekto ay isang tapat at bukas na diyalogo sa pagitan ng isang kliyente at isang pangkat. Hindi ito isang serye ng mga anunsyo kung paano gagana ang proyekto, kundi isang pag-uusap tungkol sa mga plano, inaasahan, at mga layuning nakamit sa pamamagitan ng walang pigil na debate.

Narito ang ilan sa mga pakinabang ng pagdaos ng pulong ng kickoff ng proyekto:

Nakukuha nito ang lahat handa - "Bigyan mo ako ng anim na oras upang i-chop ang isang puno at gugugulin ko ang unang apat na hasa ang palakol". Kung si Abraham Lincoln ay buhay ngayon, makakasiguro kang gugugol niya ang unang 4 sa 6 na oras ng proyekto sa isang pulong ng kickoff ng proyekto. Iyon ay dahil naglalaman ang mga pagpupulong na ito lahat ang mga kinakailangang hakbang upang maalis ang kanang proyekto sa kanang paa.
Ito ay nagsasangkot lahat ng mga pangunahing manlalaro - Ang mga pagpupulong ng Kickoff ay hindi maaaring magsimula maliban kung nandoon ang lahat: mga tagapamahala, namumuno sa koponan, kliyente at sinumang iba pa na may stake sa proyekto. Napakadaling mawala sa subaybayan kung sino ang namamahala sa kung ano nang walang kalinawan ng isang pulong sa kickoff upang malaman ang lahat.
Ito ay bukas at nagtutulungan – Gaya ng sinabi namin, ang mga pagpupulong ng kickoff ng proyekto ay mga debate. Ang pinakamahusay na mga nakikipag-ugnayan lahat mga dumalo at dalhin ang pinakamahusay na mga ideya sa lahat.

Higit pang Pakikipag-ugnayan sa iyong mga pagtitipon

8 Mga Hakbang sa isang Kickass Project Kickoff Meeting

Kaya, ano nga ba ang mga dapat isama sa agenda ng isang project kickoff meeting? Pinaikli namin ito sa 8 hakbang sa ibaba, ngunit dapat mong laging tandaan na walang nakatakdang menu para sa ganitong uri ng pulong.

Gamitin ang 8 hakbang na ito bilang gabay, ngunit huwag kalimutan na ang pangwakas na adyenda ay nasa iyo!

Hakbang # 1 - Mga Panimula at Ice Breakers

Naturally, ang tanging paraan upang simulan ang anumang kickoff meeting ay sa pamamagitan ng pagpapakilala sa mga kalahok sa isa't isa. Anuman ang haba o laki ng iyong proyekto, ang mga kliyente at miyembro ng koponan ay kailangang nasa unang pangalan na mga termino sa isa't isa bago sila makapagtrabaho nang mahusay nang magkasama.

Bagama't sapat na ang isang simpleng pagpapakilala na parang 'pasimpleng pagtalakay' para maging pamilyar ang mga tao sa mga pangalan, ang isang icebreaker ay maaaring magdagdag ng panibagong personalidad at magpagaan ng loob bago magsimula ang proyekto.

Subukan ang isang ito: Paikutin ang gulong 🎡

Maglatag ng ilang simpleng paksa para sa panimula sa isang spinner wheel , pagkatapos ay ipaikot ito sa bawat miyembro ng koponan at sagutin ang anumang paksang pinag-uusapan ng gulong. Hinihikayat ang mga nakakatawang tanong, ngunit siguraduhing gawin itong medyo propesyonal o hindi gaanong propesyonal!

Isang spinner wheel na gagamitin bilang isang ice breaker.

Gusto mo pa ng ganito? 💡 Mayroon kaming 10 icebreaker para sa anumang meeting dito mismo.

Hakbang # 2 - Background ng Proyekto

Dahil wala na ang mga pormalidad at kasiyahan, oras na para magsimula sa pamamagitan ng pagsisimula ng napakalamig na negosyo. Upang matagumpay na mailunsad ang pulong, dapat ay mayroon kang malinaw na agenda para sa kick-off na pulong!

Gaya ng lahat ng magagandang kwento, pinakamahusay na magsimula sa simula. Balangkasin ang lahat ng sulat sa pagitan mo at ng iyong mga kliyente upang lubos na makilahok ang lahat sa proyekto at maunawaan ang mga nangyari sa ngayon.

Maaari itong maging mga screenshot ng mga email, teksto, minuto mula sa mga naunang pagpupulong o anumang mga mapagkukunan na nagdaragdag ng anumang uri ng konteksto para sa iyong kumpanya at iyong kliyente. Gawing madali para sa lahat na mailarawan sa pamamagitan ng paggawa ng isang timeline.

Hakbang # 3 - Pangangailangan sa Proyekto

Bukod sa background ng sulatin, gugustuhin mo ring suriin nang malalim ang mga detalye kung bakit sinimulan ang proyektong ito.

Ito ay isang kritikal na hakbang dahil nagbibigay ito ng isang malinaw na pangkalahatang ideya ng mga puntos ng sakit na hinahanap ng proyekto upang malutas, na kung saan ay isang bagay na dapat panatilihin sa harap ng kanilang mga isipan ang parehong mga koponan at kliyente sa lahat ng oras.

Protip 😂

Ang mga yugtong tulad nito ay handa nang pag-usapan. Hilingin sa iyong mga kliyente at sa iyong koponan na ipahayag ang kanilang mga ideya kung bakit sa palagay nila ay naisip ang proyektong ito.

Kung naaangkop, dapat mong laging sikaping ipahayag ang tinig ng customer sa seksyong ito. Makipagtulungan sa kliyente upang makakuha ng mga totoong halimbawa ng mga mamimili na binabanggit ang mga punto ng problema na sinusubukang ayusin ng iyong proyekto. Ang kanilang mga opinyon ay dapat humubog sa kung paano lapitan ng iyong koponan ang proyekto.

Hakbang # 4 - Mga Layunin sa Proyekto

Kaya't tiningnan mo na ang nakaraan ng proyekto, ngayon ay oras na para tingnan ang hinaharap.

Ang pagkakaroon ng direktang mga layunin at isang malinaw na kahulugan ng tagumpay para sa iyong proyekto ay makakatulong sa iyong koponan na gumana patungo rito. Hindi lamang iyon, ipapakita nito sa iyong kliyente na seryoso ka sa trabaho at may katulad na mataas na pusta sa kung paano ito pupunta.

Tanungin ang mga dadalo sa iyong kickoff meeting kung ano ang magiging hitsura ng tagumpay? Mas maraming customer ba? Mas maraming review? Mas mataas na antas ng kasiyahan ng customer?

Hindi mahalaga ang layunin, dapat itong laging…

Matamo - Huwag palakihin ang iyong sarili. Alamin ang iyong mga limitasyon at magkaroon ng isang layunin na ikaw talaga may pagkakataong makamit.
Maaaring sukatin - Itaguyod ang iyong layunin sa data. Maghangad ng isang tukoy na numero at subaybayan ang iyong pag-unlad patungo rito.
Nag-time - Bigyan ang iyong sarili ng isang petsa ng pagtatapos. Gawin ang lahat upang maabot ang iyong mga layunin bago ang deadline na iyon.

Hakbang # 5 - Ang Pahayag ng Trabaho

Sa paglalagay ng 'kinatibuk-ang' punto sa 'kickoff meeting', ang isang Statement of Work (SoW) ay isang malaking pagsisiyasat sa mga detalye ng proyekto at kung paano ito isasagawa. Ito ang pangunahing paksa sa adyenda ng kickoff meeting at dapat itong makatanggap ng halos lahat ng iyong atensyon.

Suriin ang infographic na ito tungkol sa kung ano ang isasama sa iyong pahayag ng trabaho:

Ipinapaliwanag ng infographic ang 6 na mini-step na kasangkot sa pagpapahayag ng isang pahayag ng trabaho sa isang pulong ng kickoff na proyekto.

Tandaan na ang pahayag ng trabaho ay hindi gaanong tungkol sa talakayan tulad ng iba pang adyenda ng pulong ng pagsisimula ng proyekto. Ito talaga ang oras para ilatag ng isang pinuno ng proyekto ang plano ng aksyon para sa nalalapit na proyekto, pagkatapos ay i-save ang talakayan para sa susunod na aytem ng pulong.

Tulad ng iba pang bahagi ng iyong kickoff meeting, ang iyong statement of work ay lubhang pabago-bago . Ang mga detalye ng iyong statement of work ay palaging nakadepende sa kasalimuotan ng proyekto, laki ng pangkat, mga bahaging kasangkot, atbp.

Gusto mo bang malaman ang higit pa? 💡 Tingnan ang komprehensibong artikulong ito tungkol sa paggawa ng isang pahayag ng trabaho.

Hakbang # 6 - Seksyon ng Q&A

Bagama't maaaring mapilitan kang umalis sa iyong Q&A section hanggang sa matapos, irerekomenda namin na gawin ito kaagad pagkatapos ng iyong statement of work.

Ang nasabing isang mataba na segment ay tiyak na magbibigay ng mga katanungan mula sa iyong kliyente at ng iyong koponan. Sa sobrang bahagi ng pagpupulong na sariwa sa isipan ng lahat, mas mainam na magwelga habang mainit ang iron.

Ang paggamit ng interactive na pagtatanghal na software upang ma-host ang iyong Q&A ay maaaring makatulong na mapanatili ang lahat ng maayos sa paggalaw, lalo na kung ang pulong ng proyekto ng kickoff ay may isang mataas na bilang ng pagdalo ....

Ito ay naayos - Ang mga katanungan ay inayos ayon sa katanyagan (sa pamamagitan ng mga upvotes) o ayon sa oras at maaaring mamarkahan bilang 'sinagot' o nai-pin sa tuktok.
Ito ay pinapabago - Ang mga katanungan ay maaaring maaprubahan at maalis bago ipakita ang mga ito sa screen.
Ito ay hindi kilala - Ang mga katanungan ay maaaring isumite nang hindi nagpapakilala, nangangahulugan na ang bawat isa ay may boses.

Hakbang # 7 - Mga Potensyal na Suliranin

Gaya ng sinabi namin dati, ang isang pulong para sa pagsisimula ng proyekto ay tungkol sa pagiging bukas at tapat hangga't maaari. Ganyan mo mabubuo ang tiwala sa iyong kliyente sa simula pa lang.

Sa layuning iyon, pinakamahusay na talakayin ang mga potensyal na problema na maaaring harapin ng proyekto sa daan. Walang humihiling sa iyo na hulaan ang hinaharap dito, upang makabuo lamang ng isang pansamantalang listahan ng mga hadlang na maaari mong masagasaan.

Dahil ikaw, ang iyong koponan, at ang iyong kliyente ay lalapit sa proyektong ito nang may iba't ibang stake, mainam na maisali ang lahat sa talakayan tungkol sa posibleng problema.

Hakbang # 8 - Pag-check In

Ang regular na pakikipag-ugnayan sa iyong kliyente ay isa pang paraan upang mapatibay ang tiwala sa pagitan ng magkabilang panig. Sa pulong ng pagsisimula ng iyong proyekto, mayroon kang ilang mga katanungan na dapat sagutin tungkol sa kung ano, kailan, sino at paano mangyayari ang mga pag-uusap na ito.

Ang pag-check in ay isang mainam na pagbabalanse sa pagitan ng transparency at pagsisikap . Bagama't masarap maging bukas at transparent hangga't maaari, kailangan mong pamahalaan ito sa loob ng saklaw kung gaano ka talaga kahanda na maging bukas at transparent.

Tiyaking nasasagot mo ang mga katanungang ito bago matapos ang pagpupulong:

Ano? - Eksakto sa anong detalye kailangan ng pag-update ng kliyente? Kailangan ba nilang malaman ang tungkol sa bawat maliliit na detalye ng pag-unlad, o ito lamang ang malaking pag-sign off na mahalaga?
Kailan? - Gaano kadalas dapat i-update ng iyong koponan ang iyong kliyente? Dapat ba nilang ihatid ang nagawa nila araw-araw, o ibigay lamang kung ano ang pinamamahalaang nila sa pagtatapos ng linggo?
Sino? - Sinong miyembro ng koponan ang magiging isang nakikipag-ugnay sa kliyente? Magkakaroon ba ng isang miyembro ng bawat koponan, sa bawat yugto, o isang isahan lamang na sulat sa buong buong proyekto?
Paano? - Sa pamamagitan ng anong pamamaraan mananatili ang pakikipag-ugnay ng kliyente at ng sulat? Regular na video call, email o patuloy na na-update na live na dokumento?

Gaya ng karamihan sa mga bagay na nasa adyenda ng isang pulong para sa pagsisimula ng proyekto, mainam na talakayin ito nang hayagan. Para sa isang malaking pangkat at malaking grupo ng mga kliyente, maaaring mas madali para sa iyo na magsagawa ng live poll upang mabawasan ang mga opsyon para maitatag ang pinakamahusay na posibleng pormula sa pag-check-in.

Gusto mo bang malaman ang higit pa? 💡 Tingnan ang ilang pinakamahusay na kagawian para sa pakikipag-ugnayan sa iyong mga kliyente.

Mabisang Survey sa AhaSlides

Template ng Agenda ng Pagpupulong ng Project Kickoff

Dahil ang inyong mahusay na pinlanong kickoff meeting ay naghihintay na lamang na mamangha sa boardroom, ang huling hakbang ay maaaring isang kaunting interaksyon upang pagsama-samahin ang lahat.

Alam mo ba na 29% lamang ng mga negosyo ang nakakaramdam ng koneksyon sa kanilang mga kliyente ( Gallup )? Ang pag-alis ng atensyon ay isang epidemya sa antas ng B2B, at maaari nitong iwan ang mga kickoff meeting na parang isang patag at walang inspirasyong proseso dahil sa mga pormalidad lamang.

Ang paglahok sa iyong mga kliyente at koponan sa pamamagitan ng mga slide na interactive ay maaari talaga mapalakas ang pakikilahok at taasan ang span ng pansin.

Ang AhaSlides ay mayroong arsenal ng mga tool kabilang ang mga live na botohan, Q&A at mga slide ng brainstorming, at kahit na live na pagsusulit at mga laro upang sunugin ang iyong proyekto sa tamang paraan.

Mag-click sa ibaba upang makakuha ng isang libreng, template na walang pag-download para sa iyong pulong sa kickoff. Baguhin ang anumang gusto mo at ipakita ito nang walang gastos!

Grab ang Template

Mag-click sa ibaba upang lumikha ng isang libreng AhaSlides account at simulang lumikha ng iyong sariling mga nakakatawag pansin na pulong sa pamamagitan ng kakayahang umangkop!

Lumikha ng iyong sariling

Tags: Pulong sa Negosyo