Anket yanıt oranlarını iyileştirmenin en iyi yolları şunlardır: anketleri 5 sorunun altında tutmak (beş sorudan sonraki her ek soru için tamamlama oranları yaklaşık %17 düşer), salı veya çarşamba sabahı 10:00-14:00 arasında göndermek, yanıtlar sonucunda nelerin değişeceğini açıklamak, hassas konular için anonimliği garanti etmek, anketin ortasında terk edilmeyi azaltmak için bir ilerleme çubuğu göstermek ve bir takip hatırlatıcısı göndermek (bu, katılım oranlarını %8-15 oranında artırır ve katılımdan vazgeçme oranlarında ani artışlara neden olmaz). Anket türüne göre ortalama kıyaslama değerleri: şirket içi çalışan anketleri %30-40, müşteri memnuniyeti anketleri %10-30, etkinlik sonrası 24 saat içinde gönderilen anketler %40-60. Anket tamamlanmasının en büyük belirleyicisi uzunluktur; 5 dakikanın altında tutmak, herhangi bir teslimat optimizasyonundan daha etkilidir.
Soruları yazmak için bir saat harcadınız. Gönder düğmesine bastınız. 400 kişiden 12'si yanıt verdi.
Bu fark, insanların konunuza ne kadar önem verdiğinin bir yansıması değil. Bu, evet demeyi ne kadar kolay veya zor hale getirdiğinizin bir yansımasıdır. Ortalama çevrimiçi anket yanıt oranı, kanal ve hedef kitleye bağlı olarak %10 ile %30 arasında değişmektedir [1] ve çoğu kuruluş, nedenini bilmeden bu aralığın alt ucunda yer almaktadır.
İşte ölçülebilir bir fark yaratan altı şey.
Anket yanıt oranı nedir?
Anket yanıt oranı, anketinizi eksiksiz dolduran kişilerin yüzdesidir. Bunu hesaplamak için, tamamlanan yanıt sayısını gönderilen toplam yanıt sayısına bölün ve ardından 100 ile çarpın.
Örneğin: Gönderilen 500 anketten 90'ı tamamlanmış yanıt = (90 ÷ 500) × 100 = 18%.
İyi bir anket yanıt oranı ne anlama gelir?
İyi yanıt oranları yönteme göre büyük farklılıklar gösterir. Yüz yüze yapılan anketler genellikle %50 veya daha yüksek oranlara ulaşır çünkü soru yüz yüze sorulur. Telefon anketleri, hedef kitlenin aşinalığına bağlı olarak %20 ile %40 arasında bir orana ulaşır. E-posta anketleri çoğu kuruluş için ortalama %12 ile %25 arasındadır, ancak çalışanlara gönderilen iç anketler, dış müşterilere gönderilenlere göre daha iyi performans gösterme eğilimindedir. SMS anketleri, mesaj zamanında ve soru kısa olduğunda %30 ile %45 arasında bir orana ulaşabilir. Anonim web açılır pencereleri ve uygulama içi uyarılar, yanıt verenin göndericiyle önceden bir ilişkisi olmadığı ve yaptığı işi bırakmak için güçlü bir nedeni olmadığı için genellikle %15'in altında, düşük oranlarda yer alır.
Çoğu dijital anket için %20 ila %30 arasında bir yanıt oranı gerçekçi bir hedeftir. Bu orana ulaşmak genellikle aşağıdaki taktiklerden birden fazlasının birlikte çalışmasını gerektirir.
1. Doğru kanalı seçin
Anketin kendisi kadar kanal da önemlidir. Yüz yüze yapılan anketler sürekli olarak e-postadan daha iyi performans gösterirken, e-posta da anonim web açılır pencerelerinden daha iyi performans gösterir [1]. Bu fark, aşinalık ve bağlamın katılımı yönlendirmesinden kaynaklanmaktadır.
Bir kanal seçmeden önce dört soruyu göz önünde bulundurun. Hedef kitleniz zaten nerede zaman geçiriyor? Katılımcılarınızın düzenli olarak kontrol ettiği bir kanal üzerinden gönderilen bir anket, nadiren kullandıkları bir kanal üzerinden gönderilen bir ankete göre her zaman daha iyi performans gösterecektir. Konu ne kadar hassas? Yönetim, ücret veya işyeri kültürüyle ilgili hassas sorular, gönderenin kimin yanıt verdiğini görebildiği e-posta yerine anonim kanallar aracılığıyla daha iyi sonuç verir. Sonuçlara ne kadar çabuk ihtiyacınız var? Yüz yüze ve SMS anketleri, tamamen toplanması günler sürebilen e-posta kampanyalarına göre daha hızlı yanıt verir. Ve katılımcının sizinle ilişkisi nedir? Mevcut müşteriler, mevcut çalışanlar ve aktif topluluk üyeleri, kanaldan bağımsız olarak, soğuk veya eski kişilere göre daha yüksek oranlarda yanıt verir.
Örneğin, orta ölçekli bir teknoloji şirketindeki bir eğitim ve geliştirme ekibi, eğitim sonrası anketleri oturumlardan hemen sonra SMS yoluyla göndermenin (ertesi gün e-posta göndermek yerine) tamamlama oranlarını önemli ölçüde artırdığını tespit etti. Mesaj, deneyim henüz tazeyken ve katılımcılar zaten telefonlarında iken ulaştı.
Özellikle Z kuşağı çalışanları, e-postadan ziyade SMS veya uygulama içi mesajlara daha iyi yanıt verme eğilimindedir. Doğru kitleye yanlış formatta mesaj göndermek, soruları yazmak için harcadığınız emeği boşa harcamak anlamına gelir.
2. Kısa tutun
Anket uzunluğu, tamamlanma oranının en tutarlı belirleyicilerinden biridir. 12 dakikadan uzun süren anketlerde yanıt oranlarında belirgin bir düşüş görülmektedir [2]. Çoğu kullanım durumu için, 10 dakikadan kısa sürede tamamlanabilen 10 veya daha az soru hedefleyin.
Burada birkaç şey yardımcı olur. Katılımcıların anketin hangi aşamasında olduklarını bilmeleri için bir ilerleme göstergesi gösterin. Vereceğiniz bir kararı doğrudan etkilemeyen tüm soruları çıkarın. İki soru benzer şeyler soruyorsa, bunları birleştirin. Ve insanlara ne kadar süreceğini önceden söyleyin: "Bu yaklaşık dört dakika sürer" demek, tahmin etmelerine izin vermekten daha güven vericidir.
Anketinizi yazarın bakış açısından değil, katılımcının bakış açısından da gözden geçirmek faydalı olur. Yazan kişi için altı soruluk kısa bir form gibi görünen şey, projeye aşina olmayan biri için tekrarlayıcı veya kafa karıştırıcı olabilir. İdeal olarak, projeye aşina olmayan biri tarafından kısa bir gözden geçirme yapılmalıdır. Bu, soruların birleştirilebileceği veya tamamen çıkarılabileceği yerleri ortaya çıkarabilir.
3. Davetiyenizi kişiselleştirin
Genel anket e-postaları, genellikle spam e-postalara tıpatıp benzedikleri için spam olarak değerlendirilir. "Merhaba, ürünümüz hakkında ne düşündüğünüzü öğrenmek istiyoruz" diye başlayan bir e-posta, alıcıya ona güvenmek veya önemsemek için hiçbir neden vermez.
Bu iki yaklaşımı karşılaştırın.
Genel: 'Merhaba, ürünümüz hakkında ne düşündüğünüzü öğrenmek istiyoruz. Lütfen birkaç dakikanızı ayırarak bu anketi doldurun.'
Kişiselleştirilmiş: 'Merhaba Sarah, geçen Salı tamamladığınız oryantasyon oturumuyla ilgili olarak size geri dönüş yapıyorum. Nelerin işe yaradığını ve nelerin yaramadığını anlamaya çalışıyoruz ve sizin bakış açınız gerçekten yardımcı olacaktır. Yaklaşık dört dakika sürecek.'
Birincisi herhangi birine gönderilebilirdi. İkincisi, alıcının beklendiğini gösteriyor, geri bildirimin neden önemli olduğuna dair somut bir neden sunuyor ve gerçekçi bir zaman beklentisi belirliyor. Bu üç unsur bir araya geldiğinde, onu görmezden gelmeyi önemli ölçüde zorlaştırıyor.
Kişiselleştirme karmaşık olmak zorunda değil. En azından alıcının adını ekleyin, gerçek bir gönderen adı kullanın (genel bir adres değil) ve ilişkiye özgü bir şeye atıfta bulunun.
4. Teşvik sunun
Finansal teşvikler yanıt oranlarını güvenilir bir şekilde artırır. Anket metodolojisi araştırmaları genelindeki meta-analizler, parasal teşviklerin yanıt oranlarını ortalama olarak %10-20 puan artırdığını göstermektedir [3]. Önceden ödenen teşvikler, tamamlandıktan sonra vaat edilenlere kıyasla, önceden verildiğinde koşullu ödüllerden sürekli olarak daha iyi performans gösterir [3].
Teşviklerin büyük olması gerekmez. Kısa anketler için, iyi bir tasarımla birleştirilmiş küçük miktarlar (2-5 dolar) güçlü sonuçlar verir [3]. Boyuttan daha önemli olan şey alaka düzeyidir: hedef kitleniz kahve içiyorsa, bir kahve zincirine verilen 10 dolarlık hediye kartı, ilgisiz bir hayır kurumuna yapılan 10 dolarlık bağıştan daha iyi sonuç verecektir.
Tango ve Tremendous gibi araçlar, dijital teşvik dağıtımını uluslararası düzeyde yöneterek, katılımcı havuzunuz farklı bölgelere yayılmış olduğunda dağıtımı basitleştirir.
Bir uyarı: Bazı katılımcılar sadece ödül almak için anketi aceleyle tamamlayabilirler. Dikkat kontrolü sorusu (örneğin, "Lütfen bu madde için 'Kesinlikle katılıyorum' seçeneğini işaretleyin") eklemek, düşük kaliteli yanıtları filtrelemenize yardımcı olabilir.
5. Sosyal medyayı stratejik olarak kullanın
2024 yılı itibarıyla dünya genelinde yaklaşık 5.2 milyar insan sosyal medyayı kullanıyor ve bu da dünya nüfusunun yaklaşık %64'ünü oluşturuyor [4]. Tüketici görüşlerini, topluluk geri bildirimlerini veya niş ilgi gruplarını hedefleyen anketler için sosyal platformlar, e-posta yoluyla ulaşamayacağınız kitlelere erişmenizi sağlar.
Önemli olan platformu hedef kitleye uygun hale getirmektir. LinkedIn, iş yeri uygulamaları, sektör trendleri, kariyer gelişimi ve B2B ürün geri bildirimi gibi profesyonel konular için iyi çalışır. Hedef kitle zaten profesyonel bir zihniyete sahiptir ve kişisel bir platformda olacağından daha çok işle ilgili sorularla ilgilenme olasılığı yüksektir.
Facebook ve Instagram daha geniş tüketici kitlelerine ulaşır ve yaşam tarzı, topluluk veya tüketici ürünleri anketleri için iyi sonuç verir. Anket, harici bir forma bağlantı vermek yerine doğrudan gönderiye yerleştirildiğinde etkileşim daha yüksek olma eğilimindedir.
X (eski adıyla Twitter), geniş ve kamuoyuna açık yanıtların faydalı olduğu güncel konular üzerine hızlı, tek soruluk anketler için uygundur. Format, ayrıntılı araştırmalar için çok sınırlıdır ancak hızlı yönlendirme verileri için etkilidir.
Reddit veya Discord'daki niş topluluklar, özellikle belirli bir ilgi grubundan yanıt almanız gerektiğinde çok işe yarar. Ortak bir ilgi alanı etrafında oluşturulmuş bir topluluğun üyelerinin, aynı büyüklükteki genel nüfus örneklemine kıyasla o konuyla ilgili bir ankete katılma olasılıkları çok daha yüksektir.
Uzaktan çalışma tercihleri hakkında bir anket mi yapıyorsunuz? İlgili bir meslek grubunda yayınlanan bir LinkedIn gönderisi, aynı boyuttaki rastgele bir e-posta listesinden daha iyi sonuç verecektir, çünkü grup üyeleri zaten kendilerini ilgili bir topluluğa dahil etmişlerdir.
6. Bir araştırma paneli oluşturun
Araştırma paneli, anketlere önceden katılmayı kabul etmiş, önceden seçilmiş bir grup katılımcıdır. Birçok İK ve Eğitim ve Gelişim ekibi gibi sık veya uzun süreli anketler yürüten kuruluşlar, her yeni çalışma için katılımcı bulma zorluğunu ortadan kaldırmak için paneller kullanır.
Faydaları somut: zaman içinde yanıt başına daha düşük maliyet, daha hızlı saha çalışması ve katılımcıların önceden onay vermiş olmaları nedeniyle sürekli olarak daha yüksek yanıt oranları. Paneller ayrıca, katılımcılar araştırma bağlamını anladıkları için hassas sorular (ücretlendirme, yönetim kalitesi veya kişisel durumlar hakkında) sormayı kolaylaştırır.
Dezavantajı ise, panellerin hedef kitleniz istikrarlı olduğunda en iyi sonucu vermesidir. Anket yapmanız gereken demografik yapı her projeyle birlikte değişiyorsa, panelin bakımına harcayacağınız zaman, sağlayacağınız zamandan daha fazla olacaktır.
Tamamlama oranlarını etkileyen soru türleri
Soruları nasıl sorduğunuz, insanların bitirmesini etkiler. Birkaç soru formatı sürekli olarak iyi sonuç verir:
Çoktan seçmeli Sorular hızlı yanıtlanabilir ve analiz edilmesi kolaydır, ancak yanıt seçenekleri katılımcıların gerçek düşüncelerini yansıtmıyorsa önyargı oluşturabilirler. Seçenekler eksik olabileceği durumlarda, açık uçlu bir takip sorusuyla birlikte kullanılabilirler.
Açık uçlu sorular Katılımcılara kendi kelimeleriyle cevap verme alanı tanıyın, ancak bu daha fazla çaba gerektirir. Bunları, katılımcı zaten etkileşime girdikten sonra, başlangıçta değil, kapalı uçlu soruların ardından yerleştirin.
Likert ölçekli sorular Tutumları bir spektrum boyunca (tipik olarak 5 veya 7 puan) ölçer. Memnuniyet ve anlaşma soruları için iyi sonuç verirler ve sonuçları görselleştirmek kolaydır. Merkezi eğilim yanlılığı üzerine yapılan araştırmalar, insanların aşırı seçeneklerden kaçınma eğiliminde olduğunu göstermektedir, bu nedenle sonuçlarınız orta kısma doğru kümelenebilir [5].
Evet/hayır soruları En az sürtünme yaratan formatlardır. Ankete başlamadan önce katılımcıları belirlemek veya daha ayrıntılı sorular sormadan önce kapsamı daraltmak için kullanışlıdırlar.
Sıralama soruları Katılımcılardan seçenekleri tercih sırasına göre sıralamalarını isteyin; bu, bireysel değerlendirmelerden daha çok göreceli öncelikler hakkında bilgi verir. Sadece onay düzeylerini değil, ödünleşmeleri de anlamanız gerektiğinde bu yöntemi kullanın.
Ortak hatalar önlemek için
İyi tasarlanmış anketler bile, birkaç önlenebilir hata ortaya çıktığında beklenen performansı gösteremeyebilir. Bu hatalar, özellikle eğitim ve geliştirme ile insan kaynakları alanlarında en sık görülenlerdir.
Anketinizin açılıp açılmaması büyük ölçüde zamanlamaya bağlıdır. Cuma öğleden sonraları veya yoğun bir haftanın başında gönderilen anketler genellikle gözden kaçar. Hafta içi sabahları, Salıdan Perşembeye öğleden önce, genellikle kurum içi anketler için daha yüksek açılma oranları sağlar. Etkinlik sonrası anketler için, deneyimden sonraki 24 saat içinde göndermek, bağlam hala tazeyken katılımcıları yakalamayı sağlar.
Yönlendirici sorular ikinci yaygın sorundur. "Eğitimimiz performansınızı ne kadar geliştirdi?" gibi bir soru, gelişme olduğunu varsayar. Gelişme görmeyen katılımcılar ya soruyu atlar ya da yanlış cevap verir. "Bu eğitimin günlük işlerinize etkisini nasıl tanımlarsınız?" gibi tarafsız ifadeler daha dürüst veriler üretir ve harekete geçmeyi kolaylaştırır.
Ön test yapmayı atlamak kolaydır ve sürekli olarak pişmanlığa yol açar. Anketinizi tam dağıtımdan önce iki veya üç meslektaşınızla paylaşmak, mantık hatalarını, kafa karıştırıcı ifadeleri ve yazar için açık görünen ancak diğer herkesi şaşırtan soruları yakalamanıza yardımcı olur. Hızlı ve gayri resmi bir test bile, tüm örneklemden kullanılamaz veri toplama riskini azaltır.
Son olarak, mobil formatlamayı ihmal etmeyin. Anket yanıtlarının önemli bir kısmı artık mobil cihazlardan geliyor. Çok sütunlu düzenlere, küçük dokunma alanlarına veya geniş tablolara dayanan anketleri telefonda tamamlamak oldukça zorlayıcıdır. Anketinizi göndermeden önce mobil bir cihazda test edin ve soru formatlarını küçük bir ekranda net bir şekilde görüntülenecek kadar basit tutun.
AhaSlides ile anketler yürütmek
AhaSlides, canlı anketleri, derecelendirme ölçeklerini, açık uçlu soru-cevapları, kelime bulutlarını ve testleri tek bir platformda birleştiriyor. İK ekipleri ve eğitim-gelişim kolaylaştırıcıları için bu, bir eğitim oturumu veya toplantı sırasında nabız yoklaması yapabileceğiniz ve sonuçları kimsenin okumadığı etkinlik sonrası raporu için bir hafta beklemek yerine gerçek zamanlı olarak görebileceğiniz anlamına gelir.
Canlı katılım, dinamikleri değiştiriyor. Katılımcılar cevap verirken grup sonuçlarını toplu olarak gördüklerinde, veriler veri toplama formalitesinden ziyade bir sohbet başlatıcısı haline geliyor. Bu anlık etki, hem tamamlama oranlarını hem de ardından gelen tartışmanın kalitesini artırma eğilimindedir.
Sık Sorulan Sorular
Ankete katılım oranı ortalama nedir?
Ortalama yanıt oranları türe göre değişmektedir: İyi tasarlanmış şirket içi çalışan anketlerinde ortalama %30-40; müşteri memnuniyeti anketlerinde ortalama %10-30; etkinlik sonrası 24 saat içinde gönderilen anketlerde ortalama %40-60; mevcut bir ilişki bulunmayan kişilerle yapılan soğuk iletişim anketlerinde ise ortalama %2-5'tir. Anket yorgunluğu nedeniyle 2015'ten bu yana tüm anket türlerinde yanıt oranları düşmüştür; tasarım ve zamanlama artık on yıl öncesine göre daha önemlidir.
Anketlere katılım oranlarını artırmanın en etkili yolu nedir?
Anketi kısaltın. Beş sorudan sonraki her ek soru için tamamlama oranları yaklaşık %17 düşüyor. 400 kişiye gönderilen 3 soruluk bir anket, aynı listeye gönderilen 20 soruluk bir ankete göre genellikle daha fazla toplam yanıt ve daha iyi veri kalitesi sağlayacaktır. Soru sayısını azaltamıyorsanız, ilerleme çubuğu kullanın; katılımcılara ne kadar ilerlediklerini göstermek, anketin ortasında bırakma oranını %10-15 azaltır.
Anket göndermek için en uygun zaman ne zaman?
Salı ve Çarşamba sabahları (alıcının saat diliminde 10:00-14:00 arası) sürekli olarak en yüksek açılma ve tamamlama oranlarını sağlar. Pazartesi günlerinden (hafta sonundan sonra gelen kutunuzun aşırı yoğunluğu), Cuma günlerinden (hafta sonu motivasyon düşüklüğü) ve hafta sonlarından kaçının. Çalışan anketleri için, konu hala gündemdeyken, ilgili bir ekip toplantısından sonraki günün öğleden önceki saatlerinde gönderin.
Anonimlik anketlere katılım oranlarını artırır mı?
Evet, özellikle hassas konular için. Çalışan geri bildirimi için yapılan anonim anketler, kimlik bilgileriyle yapılan anketlere kıyasla sürekli olarak %15-25 daha yüksek yanıt oranları ve önemli ölçüde daha samimi yanıtlar üretmektedir. Anonimlik garantisi güvenilir olmalıdır; e-posta adresleri toplarken veya bireysel olarak kodlanmış bağlantılar gönderirken "yanıtlar anonimdir" demek, etkiyi zayıflatır ve gelecekteki anketlere olan güveni zedeler.
Anket için kaç hatırlatma göndermelisiniz?
İlk gönderimden 3-5 gün sonra tam olarak bir hatırlatma gönderin. Tek bir hatırlatma, yanıt oranlarını %8-15 oranında artırırken, abonelikten çıkma oranını minimum düzeyde etkiler. İkinci bir hatırlatma yalnızca %2-4 daha fazla yanıt ekler ancak abonelikten çıkma oranlarını önemli ölçüde artırır. Farklı tarama zamanlarını yakalamak için hatırlatmayı orijinalinden farklı bir saatte gönderin.
kaynaklar
[1] Pointerpro. Ortalama anket yanıt oranı kıyaslama ölçütleri. https://pointerpro.com/blog/average-survey-response-rate/
[2] Web anketlerine yanıt oranlarını iyileştirme stratejileri: Bir literatür incelemesi. Uluslararası Hemşirelik Çalışmaları Dergisi2021. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0020748921002054
[3] Edwards ve diğerleri (2009). Posta ve elektronik anketlere yanıt oranlarını artırmaya yönelik stratejiler. Cochrane Sistematik İncelemeler Veritabanı. Ayrıca bakınız: Springer Nature, 2019. https://link.springer.com/article/10.1186/s12874-019-0868-8
[4] DataReportal. Küresel sosyal medya istatistikleri. https://datareportal.com/social-media-users (October 2024 data)
[5] Menold ve Bogner (2016). Anketlerde derecelendirme ölçeklerinin tasarımı. GESIS Anket Yönergeleri. Kaynak: https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC4833473/
