Anket verilerinin çoğu hiçbir yere varmıyor. Ekipler anketi yürütüyor , sayıları derliyor ve ardından her soruyu ve yüzdelik dağılımını listeleyen bir anket sonuç sunumu hazırlıyor. Paydaşlar toplantı boyunca başlarını sallıyor, sunum dosyalanıyor ve hiçbir şey değişmiyor. Tanıdık geliyor mu?
Sorun nadiren verilerdedir. Sorun sunumdadır. Bu kılavuz, anket sonuçlarının nasıl yapılandırılacağını, görselleştirileceğini ve sunulacağını, böylece bulguların bir arşiv klasörünü doldurmak yerine kararları yönlendirmesini ele almaktadır. McKinsey Global Institute'un bir raporu, veri odaklı kuruluşların müşteri edinme olasılığının 23 kat, karlı olma olasılığının ise 19 kat daha fazla olduğunu, ancak çoğu anket bulgusunun net bir anlatım olmadan sunulduğu için kararlara dönüşmediğini ortaya koymuştur [5].
Bir anket sonucu sunumunun aslında yapması gerekenler nelerdir?
Grafik türü seçmeden veya başlık slaydı yazmadan önce, sunumun yapması gereken iş konusunda net olun. Bir anket sonucu sunumu üç şeyi yapmalıdır:
- Bulduklarınızı dinleyicilere anlatın.
- Bunun onlar için neden özellikle önemli olduğunu açıklayın.
- Bundan sonra ne olması gerektiğine işaret edin.
Geri kalan her şey süslemeden ibaret. Çalışan bağlılığı verileriyle ilgili bir sunumu dinleyen yöneticiler, metodolojiyi gözden geçirmek için orada değiller. Sayıların kuruluşun durumu hakkında ne söylediğini ve nelerin değişmesi gerektiğini bilmek istiyorlar. Eğitim değerlendirme sonuçlarını inceleyen İK uzmanları, hangi programların işe yaradığını ve hangilerinin yeniden tasarlanması gerektiğini bilmek istiyorlar. İlk slayttan önce çerçeve önemlidir.
Adım 1: Herhangi bir şey inşa etmeden önce hedef kitlenizi tanıyın.
Aynı anket verilerinin, toplantıda kimlerin yer aldığına bağlı olarak farklı şekilde sunulması gerekir. İnsan kaynakları analistlerinden oluşan bir ekip için on soru üzerinden Likert ölçeği dağılımlarının ayrıntılı bir dökümü uygundur. Bir finans müdürüne sunulan aynı bilgiler ise doğrudan iş sonuçlarıyla bağlantılı iki veya üç ana bulguya indirgenmelidir.
Sunumunuzu veya raporunuzu oluşturmadan önce şu soruları yanıtlayın:
- Bu izleyici kitlesinin hangi kararı vermesi gerekiyor?
- Ankete ve hedeflerine dair ne kadar bilgiye sahipler?
- Sunumu incelemek veya dinlemek için ne kadar zamanları olacak?
- Hangi düzeydeki istatistiksel detay onlara faydalı gelecek, hangileri ise bunaltıcı olacak?
Liderlik düzeyindeki kitleler için, en önemli bulguyla başlayın. Uygulamacı kitleler için daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz. Karma toplantılar için, sunumu ana bulgular önce gelecek ve destekleyici veriler daha sonra gelecek şekilde yapılandırın; böylece paydaşlar temel çıkarımlardan sonra ayrılabilir ve analitik ekip geri kalan kısım için kalabilir.
Adım 2: Verileri görselleştirmeden önce filtreleyin.
30 soruluk bir anket 30 veri noktası üretir, ancak bu, 30 verinin tamamını sunmanız gerektiği anlamına gelmez. Çoğu anketin, söz konusu kararlar için gerçekten önemli olan üç ila beş bulgusu vardır. Geri kalanı en iyi ihtimalle bağlam, en kötü ihtimalle gürültüdür.
Sonuçlarınızı gözden geçirin ve şu soruyu sorun: Hangi bulgular şaşırtıcı, önemli veya uygulanabilir? Katılımcıların %94'ünün aynı cevabı verdiği bir soru size neredeyse hiçbir işe yarar bilgi vermez: muhtemelen çıkarılabilir. Yanıtların departmanlar arasında keskin bir şekilde ayrıldığı veya son anket döngüsünden bu yana eğilimin önemli ölçüde değiştiği bir soru genellikle sunuma aittir.
Bu filtreleme adımı, çoğu sunum yapanın yeterince yatırım yapmadığı noktadır. Her şeyi göstermek kapsamlı gibi görünse de, bir ders kitabındaki her satırı işaretlemek gibidir: her şey önemli olarak işaretlendiğinde, hiçbir şey önemli olmaz.
3. Adım: Verilere uygun grafik türlerini seçin.
Farklı soru formatları farklı görselleştirmeler gerektirir. Yanlış grafik türü kullanmak, doğru verilerin anlaşılmasını zorlaştırır.
Tek seçenekli ve çok seçenekli sorular yatay çubuk grafikler olarak iyi sonuç verir. Çubuk grafiklerin taranması kolaydır, herhangi bir sayıda kategoriyi ele alır ve yanıtları sıklığa göre sıralamanıza olanak tanıyarak kalıpların hemen görünür olmasını sağlar [1]. Pasta grafikler, hikayenin bütününe oranının ana nokta olduğu dört veya daha az seçeneğe sahip tek seçenekli sorular için uygundur, ancak beşten fazla dilimle okunması zorlaşır.
Derecelendirme ölçeği ve Likert soruları, her bir çubuğun bir soruyu temsil ettiği ve bölümlerin ölçek boyunca yanıtların dağılımını gösterdiği yığılmış çubuk grafikler olarak en iyi şekilde gösterilir [2]. Bu, birden fazla sorudaki yanıt modellerini tek bir görselde karşılaştırmanıza olanak tanır.
Trend verileri , bu döngüdeki sonuçları önceki bir döngüyle karşılaştırdığınız durumlarda, basit bir çizgi grafiği veya yan yana çubuk grafik karşılaştırması olarak en iyi sonucu verir. Amaç, değişimin yönünü bir bakışta açıkça göstermektir.
Açık uçlu metin yanıtlarının doğrudan alıntı olarak sunulması gerekmez (ancak iyi seçilmiş birkaç alıntı etkili olabilir). Kelime bulutları, en sık kullanılan terimleri hızlı bir şekilde ortaya çıkarabilir; bu da büyük yanıt kümelerinde temaları belirlemek için faydalıdır.
Tüm grafik türlerinde geçerli olan bir kural: Verileri gösterge tablolarına güvenmek yerine doğrudan grafik üzerinde etiketleyin. İzleyicilerin neye baktıklarını anlamak için renk anahtarına başvurmalarına gerek kalmamalıdır.
4. Adım: Liste değil, anlatı oluşturun.
Faydalı bir sunum ile unutulabilir bir sunum arasındaki fark çoğu zaman sunucunun bir hikaye anlatmaya mı yoksa sadece sayıları mı aktarmaya çalıştığına bağlıdır [3].
Anket sonuçları için tipik bir anlatı yapısı şu şekildedir:
Bağlam: Anket ne hakkındaydı, kimler katıldı ve ne zaman yapıldı? Bunu tek bir slayt veya birkaç cümleyle özetleyin. İzleyicilerin verilere güvenmesi için yeterli bilgiye ihtiyaçları var, tam bir metodoloji raporuna değil.
Temel bulgu: En önemli sonuçla başlayın. Bunu bir soru değil, bir ifade olarak sunun. "Çalışanların yüzde 62'si işlerini etkileyen kararlar hakkında yeterli bilgiye sahip olmadıklarını söylüyor" bir bulgudur. "Çalışanlar iç iletişim hakkında ne düşünüyor?" ise bir bulgu değil, bir yönlendirmedir.
Destekleyici detay: Ana bulguya derinlik katan iki veya üç veri noktası. Grafik ağırlıklı slaytlar işte bu noktada önem kazanıyor.
Karşılaştırma veya bağlam: Bu, önceki bir anket dönemiyle, sektör kıyaslamasıyla veya farklı bir ekip veya departmanla nasıl karşılaştırılıyor? Sayılar, bir şeye göre değerlendirildiğinde daha anlamlıdır.
Çıkarım: Bu bulgu pratikte ne anlama geliyor? İşte burada verileri, izleyicilerin vermesi gereken kararlarla ilişkilendiriyorsunuz.
Öneri: Bundan sonra ne yapılmalı? Sunum yapan kişinin kesin bir cevabı olmasa bile, sunum izleyicilerin sonuçları kendilerinin çıkarmasına bırakmak yerine, net seçeneklerle sona ermelidir.
Adım 5: Bulguları iş hedefleriyle ilişkilendirin
Kurumsal önceliklerden bağımsız olarak elde edilen anket verileri nadiren eyleme yol açar. Eğer anket eğitim etkinliğiyle ilgiliyse, bulguları performansı veya çalışan bağlılığını etkileyen beceri eksiklikleriyle ilişkilendirin. Eğer anket çalışan bağlılığıyla ilgiliyse, bulguları işten ayrılma riski veya verimlilik göstergeleriyle ilişkilendirin.
Verileri, kuruluşun zaten önem verdiği sonuçlarla eşleştirmek, manipülasyon değil, bağlam oluşturmaktır. "Dağıtım bölümündeki çalışanların %38'inin eğitimden edindikleri becerileri günlük işlerinde nadiren uyguladığı" bulgusu, tek başına sunulduğundan daha çok, aynı bölümün işten ayrılma verileriyle birlikte sunulduğunda daha uygulanabilir hale gelir.
Adım 6: Format ve teslimat yöntemine karar verin.
Sonuçları paylaşma şekliniz, hedef kitleye ve bulguların aciliyetine uygun olmalıdır [4].
Canlı sunum, bulgular önemli olduğunda, sorular beklediğinizde veya sonuçları grupla gerçek zamanlı olarak tartışmak istediğinizde iyi sonuç verir. Canlı sunum, ortamı değerlendirmenize ve uyum sağlamanıza olanak tanır. Bir grafik insanları kafa karıştırıyorsa, anında açıklama yapabilirsiniz.
Yazılı bir rapor veya paylaşılan slayt sunumu, verileri kendi hızlarında özümsemesi gereken veya orijinal toplantıda bulunmayan kişilerle paylaşması gereken kitleler için işe yarar. Raporlar ayrıca canlı bir sunumdan sonra referans belgesi olarak da kullanışlıdır.
Düzenli olarak yapılan eğitim değerlendirmeleri ve nabız anketleri için, sonuçları gösteren bir gösterge paneli, periyodik sunumların yerini tamamen alabilir. Ekipler, planlanmış bir incelemeyi beklemeden trendleri kontrol edebilirler.
AhaSlides kullanarak anket sonuçlarının canlı sunumu
AhaSlides, anketleri, derecelendirme ölçeklerini, kelime bulutlarını, açık uçlu soruları ve soru-cevapları tek bir oturumda birleştiren hepsi bir arada bir izleyici etkileşim platformudur. Canlı oturumlar düzenleyen eğitmenler ve kolaylaştırıcılar için AhaSlides , anket sonuçlarını oturum sırasında gerçek zamanlı olarak sunmanıza olanak tanır. Anket sonuçları, derecelendirme ölçeği yanıtları ve kelime bulutu çıktıları katılımcılar yanıt verdikçe güncellenir, böylece sonuçları günler sonra gelecek bir rapora derlemek yerine, içerik henüz tazeyken bulguları katılımcılarla paylaşabilirsiniz.
Bu, özellikle eğitim sonrası değerlendirmeler için faydalıdır; çünkü grup olarak elde edilen toplam güven puanlarını görmek, oturumdan bir hafta sonra okunan bir değerlendirme raporuna kıyasla daha dürüst tartışmaları tetikler. Odadaki katılımcıların %60'ı önemli bir beceri konusunda düşük güven gösteriyorsa ve bu veri kapanış tartışması sırasında ekranda görünüyorsa, bundan sonra olacakları değiştirir: eğitmenler eksikliği hemen giderebilir ve katılımcılar zorlandıkları konuda yalnız olmadıklarını görebilirler.
AhaSlides ayrıca, oturum bittikten sonra daha ayrıntılı analiz için yanıtları elektronik tablo verileri olarak dışa aktarır; böylece canlı sunum ve oturum sonrası raporlama, ek adımlar gerektirmeden aynı veriler üzerinden yapılır. Bunu bir özet raporundan ziyade canlı bir skor tablosu gibi düşünün. İnsanlar sayıları gerçek zamanlı olarak gördüklerinde farklı tepkiler verirler.
Ortak hatalar önlemek için
Her soruyu sunmak. Dinleyiciler tek bir toplantıda 25 veri noktasını özümseyemez. Veri seçimini acımasızca yapın. Daha az önemli soruları bir ek bölüme taşıyın, böylece sorulduğunda veriler mevcut olsun, ancak ana sunumu gerçekten dinleyicilerin dikkatini çekmeye değer üç ila beş bulguya odaklayın.
Yanlış grafik türü kullanmak. Sekiz dilimli bir pasta grafiği insanlara hiçbir şey anlatmaz. Beş soru üzerinden Likert dağılımlarını karşılaştıran yığılmış bir çubuk grafik ise onlara çok şey anlatır. Herhangi bir görseli sonlandırmadan önce, ankete aşina olmayan bir meslektaşınızın bunu on saniyeden kısa sürede doğru bir şekilde yorumlayıp yorumlayamayacağını sorun. Eğer yorumlayamıyorsa, basitleştirin veya formatı değiştirin.
"Peki ne olmuş yani?" sorusunu atlamak. Yorumsuz veriler, izleyiciyi kendi sonuçlarını çıkarmaya zorlar ki bu da çoğu zaman hiçbir sonuç çıkarmamaları anlamına gelir. Her bulgunun ardından, pratik anlamda neden önemli olduğunu açıklayan bir cümle gelmelidir. Eğer bu cümleyi yazamıyorsanız, bulgu sunumda yer almamalıdır.
Ana başlığı gizlemek. 20 dakikalık bir sunuma, ana bulguya ulaşmadan önce beş dakika metodolojiyle başlamak, dinleyicilerin ilgisini kaybetmenin güvenilir bir yoludur. En önemli sonucu ikinci veya üçüncü slaytta gösterin, ardından isteyenler için bağlam ve ayrıntıları sunun.
Yanlış detay seviyesinde sunum yapılıyor. Bir liderlik ekibinin, anketi tasarlayan ekipten farklı bir veri sürümüne ihtiyacı vardır. Şüphe duyduğunuzda, özet bir sürüm hazırlayın ve konuşma derinleşirse kullanmak üzere daha detaylı bir yedek kopyayı hazırda bulundurun.
Sık Sorulan Sorular
Anket sonuçlarının sunumu ne kadar uzun olmalı?
Çoğu liderlik veya paydaş kitlesi için hedef süre 15 ila 20 dakikadır. Bu süre genellikle üç ila beş temel bulguyu ele almak, her biri için destekleyici bağlam sağlamak ve önerilerle sonlandırmak için yeterlidir. Bulgular karmaşık ise veya kitle detaylı bir açıklama bekliyorsa, 30 dakika makul bir üst sınırdır. Daha uzun süren her şey sunum şeklinde değil, atölye çalışması veya çalışma oturumu şeklinde yapılandırılmalıdır.
Ek bölümüne neler yazılmalıdır?
Ana sunumdan çıkardığınız ancak meraklı bir paydaşın sorabileceği her şeyi ekleyin: soru soru detaylı açıklamalar, demografik dağılımlar, açık uçlu yanıtların birebir kopyaları ve metodoloji notları. Ek bölüm, temel verilere erişimi engellemeden ana sunumu kısaltır.
Bulgular olumsuz olduğunda sonuçları nasıl sunarsınız?
Verileri doğru bir şekilde raporlayın ve bağlamla birlikte sunun. Etkileşim puanları önemli ölçüde düştüyse, bunu açıkça belirtin, katkıda bulunmuş olabilecek faktörleri ekleyin ve önerilen bir yanıtla hazırlıklı olun. İzleyiciler genellikle gerçek sorunu isimlendirmeyen yumuşatılmış sonuçlardan ziyade, net bir planla sunulan dürüst bulgulara daha iyi yanıt verirler.
Bunları uygulamaya geçirmek için, AhaSlides ücretsiz anket oluşturucu, anketleri dakikalar içinde oluşturmanıza, paylaşmanıza ve analiz etmenize olanak tanır; ister canlı bir oturumda, ister bağımsız bir bağlantı olarak gönderebilirsiniz.
kaynaklar
[1] Alchemer. Pasta grafiği mi yoksa çubuk grafik mi? Anket sonuçlarının sunumu. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Flourish. Anket yanıtlarını etkili bir şekilde görselleştirmenin 5 yolu. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Venngage. Anket sonuçları etkili bir şekilde nasıl sunulur? https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Insight7. Paydaşlara anket verilerini sunmanın en iyi yöntemleri. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Küresel Enstitüsü. Analitik Çağı: Veri Odaklı Bir Dünyada Rekabet Etmek. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
