Написання презентації відрізняється від написання есе чи статті. Ваша аудиторія слухає, а не читає. Вони не можуть повернутися та перечитати заплутане речення. Вони не можуть контролювати темп.
Ефективне написання презентації означає, що ви повинні крок за кроком вести аудиторію через ідеї, чітко сигналізувати про переходи та використовувати просту мову. Ви створюєте сценарій подорожі, а не просто перераховуєте інформацію.
Складність написання презентацій
Під час письма читачі можуть сприймати складне. Вони можуть зупинятися та думати. Вони перечитують складні уривки.
У презентаціях ваша аудиторія чує ваші слова один раз. Якщо вони не розуміють якоїсь думки, вони не можуть просити вас повторити її посеред висловлювання. Ваша мова має спрацювати з першого разу.
Це означає: простіші слова, коротші речення, чіткіша структура.
Перш ніж писати: Створіть план
Ніколи не пишіть презентацію без плану. Ваш план – це архітектура. Ваш сценарій – це завершальна робота.
Складання плану змушує вас вирішити:
- Яке ваше основне повідомлення?
- Які ваші 3-5 основних пунктів?
- Які докази підтверджують кожен пункт?
- Як ви переходите між ідеями?
- Який ваш заклик до дії?
План запобігає розпливчастості. Він допомагає вам не збитися з курсу під час самої презентації.
Як структурувати свій сценарій
На відміну від есе, презентації мають чіткий ритм:
1. Введення
Почніть із зачіпки: питання, несподіваної статистики або релевантної історії. Ваша аудиторія вирішує протягом перших 30 секунд, чи звертає вона увагу.
Потім подайте сигнал: «Сьогодні ми розглянемо три способи скорочення термінів проекту». Ваша аудиторія тепер знає, чого очікувати.
2. Вміст тіла
Кожен з ваших основних пунктів має окремий розділ. У кожному розділі:
- Чітко викладіть суть
- Наведіть докази або приклади
- Поясніть, чому це важливо для вашої аудиторії
- Перехід до наступного пункту
Різні типи презентацій вимагають різного тексту структураОрганізація торгової презентації відрізняється від організації навчального сеансу.
3. Додаткові деталі
Кожен головний пункт потребує доказів. Ці докази мають різні форми: дані, відгуки клієнтів, тематичні дослідження, особисті історії чи візуальні приклади.
Оберіть докази, які відповідають вашій аудиторії. Технічна аудиторія хоче даних. Емоційна аудиторія хоче історій. Більшість аудиторій хочуть і того, і іншого.
4. Переходи
Вони є надзвичайно важливими, але часто забуваються. Напишіть їх чітко: «Тепер, коли ми розглянули, чому це важливо, давайте розглянемо, як це реалізувати». Переходи повідомляють вашій аудиторії, що ви переходите до нової ідеї, і часто сигналізують, чому цей крок має сенс.
5. Висновок
Переформулюйте своє основне повідомлення. Нагадайте аудиторії, що ви розглянули та чому це важливо. Завершіть чітким закликом до дії: що ви хочете, щоб вони зробили з цією інформацією?
П'ять принципів написання презентацій
1. Пишіть для вуха, а не для ока
Прочитайте свій сценарій уголос. Фрази, які добре виглядають на папері, звучать незграбно, коли їх вмовляють. Речення, які добре читаються на письмі, занадто довгі для аудіювання.
Приклад: «Враховуючи вищезгадані наслідки» звучить претензійно вголос. «Це змінює наш підхід до проблеми» стає зрозумілішим, коли його чують.
Ваш сценарій має звучати природно. Він має звучати так, ніби ви говорите, а не як офіційний документ.
2. Повторіть ключові ідеї
У письмовій формі повторення відчувається як поганий стиль. У презентаціях це гарна техніка. Ваша аудиторія чує ваші слова один раз. Якщо ви хочете, щоб вони щось запам'ятали, повторіть це більше одного разу.
Шаблон: Введіть ідею, розкрийте її на прикладах, підсумуйте в кінці. «Я хочу наголосити на трьох речах. Ось ці три речі. Дозвольте мені ще раз наголосити, чому ці три речі важливі».
3. Використовуйте цифри обережно
Цифри в презентаціях потребують особливої уваги. Ваша аудиторія не може зупинитися, щоб осмислити фразу «Ми підвищили ефективність на 27.3%». Їм потрібен контекст, інакше вони його забудуть.
Краще: «Ми підвищили ефективність більш ніж на чверть» або «Ми скоротили необхідний час майже вдвічі». Або наведіть конкретний приклад: «Те, що раніше займало 10 днів, тепер займає 2».
4. Структура сигналу явно
Аудиторії потрібні покажчики. «Сьогодні ми розглянемо три області» говорить їм, чого очікувати. «Перша... друга... третя» говорить їм, де вони знаходяться. «Це охоплює проблеми. Тепер давайте розглянемо рішення» говорить їм, що ви змінюєте теми.
Ці покажчики здаються очевидними, коли ви їх пишете. Але вони важливі для аудиторії, яка не може повернутися і перечитати.
5. Вбудовуйте моменти доставки
У вашому сценарії має бути вказано, де ви робите паузи, де ставите запитання, де дозволяєте інформації засвоїтися. Якщо ви використовуєте інтерактивні інструменти, такі як опитування, зверніть увагу, куди вони йдуть.
Сценарій, що складається лише зі слів, не спрацює. Сценарій, який позначає паузи, запитання та інтерактивні моменти, керує вашим доставка.
5 основних розділів кожної презентації
1. Введення
Тривалість вашої презентації визначає, скільки часу ви тут проведете. 5-хвилинна презентація витрачає 30-45 секунд на вступ. 45-хвилинне навчання триває 5-10 хвилин.
Як правило: коротші презентації потребують сильніших вступів (потрібно швидко привернути увагу), довші презентації потребують більше контексту (людям потрібен час, щоб освоїтися).
2. Контекст або формулювання проблеми
Чому це важливо? Яку проблему ми вирішуємо? Яку можливість ми прагнемо?
Вашій аудиторії буде байдуже ваше рішення, поки вона не зрозуміє проблему. Приділіть цьому час.
3. Ваші основні ідеї або рішення
Тепер, коли вони зрозуміли контекст, представте своє основне повідомлення. Це суть вашої презентації. Тут знаходяться ваші 3-5 основних пунктів.
4. Докази та підтверджуючі деталі
Чому ваша аудиторія повинна вам вірити? Які докази підтверджують ваші ідеї? Це можуть бути дані, тематичні дослідження, відгуки чи приклади.
5. Висновок та заклик до дії
Підсумуйте розглянуте матеріал. Нагадайте їм, чому це важливо. Скажіть їм, що саме ви хочете, щоб вони зробили з цією інформацією: застосували політику, випробували певну методику, запланували зустріч або просто по-іншому подумали про певну тему.
Різні типи презентацій потребують різного темпу
Довга презентація потребує більше допоміжних деталей. 15-хвилинна доповідь потребує інших пропорцій, ніж 45-хвилинний тренінг. Ваше вступне слово в рекламній презентації відрізняється від вашого вступного слова в освітній сесії.
В усіх презентаціях присутні однакові основні розділи. Пропорції та акценти відрізняються.
Від сценарію до здачі
Після того, як ви написали свій сценарій, ви ще не закінчили. Вам потрібно потренуватися.
Прочитайте це вголос кілька разів. Зверніть увагу, де ви поспішаєте, де спіткнулися, де втрачаєте нитку. Відредагуйте для ясності, коли знайдете ці місця.
Позначте свій сценарій примітками до доставки: зробіть паузу тут, подивіться на аудиторію тут, підкресліть цю фразу. Ці примітки відрізняють щойно написаний сценарій від того, який вже написаний. поставляється.
Найкращі сценарії презентацій поєднують у собі розмовну складову (щоб вони звучали природно під час мовлення) та структурованість (щоб вони логічно спрямовували вашу аудиторію через ідеї).
Як написання презентацій пов'язане з інтерактивний елементи
Якщо ви включаєте опитування, сесії запитань та відповідей чи інші інтерактивні функції, запишіть їх у свій сценарій. Не залишайте їх як додаткові думки.
«Дозвольте мені зробити паузу та почути вашу думку з цього питання» сигналізує про перехід від лекції до взаємодії. Це переводить вашу аудиторію від пасивного слухання до активної участі.
Перехід від лекції до взаємодії вимагає ретельного написання. Ваш сценарій має показувати, де відбуваються ці моменти та чому вони важливі для вашого повідомлення.
Резюме
Написання презентацій відрізняється від інших видів письма. Ваша аудиторія чує її один раз, не може переслухати та потребує чіткої структури, щоб слідкувати за текстом.
Почніть зі плану. Напишіть сценарій для сприйняття. Створіть переходи, які сигналізують про зміни. Додайте докази, що підтверджують ваші ідеї. Закінчіть чітким розумінням того, що ви хочете, щоб зробила ваша аудиторія.
Результатом є презентація, яка навчає, залучає та спонукає до дії.
