Флаєр для стартової зустрічі Nail Project Kickoff у 8 кроків (+безкоштовний шаблон!)

Навіть найдисциплінованіші компанії іноді можуть відчувати, що їхні проекти йдуть з глухого кута. Найчастіше проблема полягає в підготовці . Рішення? Добре структурована та повністю інтерактивна зустріч з нагоди відкриття проекту!

Більше ніж просто пишність та церемонія, добре проведена стартова зустріч може справді дати старт чомусь чудовому. Ось 8 кроків для проведення стартової зустрічі проекту, яка викличе ентузіазм та допоможе всім знайти спільну мову.

Час старту!

Що таке зустріч щодо початку проекту?
Чому зустрічі з початкового проекту так важливі?
8 кроків до зустрічі щодо початку проекту
Шаблон порядку денного початкової зустрічі проекту

Пам'ятайте про поради щодо зустрічей

Ви повинні заздалегідь мати порядок денний стартової зустрічі. Надсилання електронної пошти про початок проекту дуже важливо! Отже, давайте ознайомимося з кількома прикладами порядку денного початкових зустрічей!

Початкова сесія має бути короткою та лаконічною, з великою кількістю ігор та занять, оскільки саме тоді AhaSlides стане в нагоді! Ознайомтеся з іншими порадами, як показано нижче:

Альтернативний текст

Почніть розмову.

Отримайте цінний внесок від вашої команди та клієнтів під час стартової зустрічі проекту. Використовуйте живі опитування, запитання та відповіді та інструменти обміну ідеями за допомогою цього безкоштовного шаблону!

🚀 Дивіться шаблон

Що таке зустріч щодо початку проекту?

Як написано на упаковці, стартова зустріч проєкту — це зустріч, на якій ви запускаєте свій проєкт.

Як правило, проектна стартова зустріч — це перша зустріч клієнта, який замовив проект, і компанії, яка його втілюватиме в життя. Обидві сторони сядуть разом і обговорять основи проекту, його мету, цілі та шлях від ідеї до реалізації.

Загалом кажучи, є 2 типи вступних зустрічей, про які слід знати:

Зовнішній старт проекту - Команда розробників сідає з кимось із поза компанія, як клієнт або зацікавлена сторона, обговорює план спільного проекту.
Внутрішня ПКМ - команда з в компанія сідає разом і обговорює план нового внутрішнього проекту.

Хоча обидва ці типи можуть мати різні результати, процедура практично однакова. По суті, немає жодної частини зовнішнього запуску проекту, яка б не була частиною внутрішнього запуску проекту – єдина різниця буде полягати в тому, для кого ви його проводите.

Більше взаємодії з вашими зборами

Чому зустрічі з початкового проекту так важливі?

Мета Kickoff Meetings має бути голосною та чіткою! Може здатися досить простим розпочати проект, просто призначивши купу завдань потрібним людям, особливо на сучасному робочому місці, одержимі дошкою Kanban. Однак це може призвести до того, що команди постійно втрачатимуть свій шлях.

Пам'ятайте, що те, що ви на одній дошці, не означає, що ви на одній хвилі.

По суті, зустріч з нагоди запуску проекту – це чесний та відкритий діалог між клієнтом та командою. Це не серія оголошень про те, як працюватиме проект, а розмова про плани, очікування та цілі, до яких прийшли шляхом нестримних дебатів.

Ось деякі переваги проведення наради щодо початку проекту:

Це отримує кожен підготовлений - "Дайте мені шість годин, щоб зрубати дерево, і я проведу перші чотири заточуючи сокиру". Якби Авраам Лінкольн був живий сьогодні, ви можете бути впевнені, що він витратив би перші 4 з 6 проектних годин на зустрічі щодо початку проекту. Це тому, що ці зустрічі містять всі необхідні кроки, щоб отримати будь-який проект на правій нозі.
Це передбачає всі ключові гравці - Початок зустрічей не може розпочатися, якщо там не всі: менеджери, керівники команд, клієнти та будь-хто інший, хто бере участь у проекті. Так просто втратити уявлення про те, хто за що відповідає, без ясності початкової зустрічі, щоб зрозуміти все це.
Це відкритий та спільний – Як ми вже говорили, стартові зустрічі проекту – це дебати. Займаються найкращі всі присутніх та пропонують найкращі ідеї для всіх.

Більше взаємодії з вашими зборами

8 кроків до зустрічі щодо початку проекту

Отже, що саме входить до порядку денного зустрічі з нагоди відкриття проекту? Ми звузили його до 8 кроків нижче, але ви завжди повинні пам’ятати, що для цього типу зустрічі немає встановленого меню.

Використовуйте ці 8 кроків як орієнтир, але ніколи не забувайте, що остаточний порядок денний залежить від вас!

Крок No1 - Вступ та криголами

Звичайно, єдиний спосіб розпочати будь-яку стартову нараду – це ознайомити учасників один з одним. Незалежно від тривалості чи масштабу вашого проекту, клієнти та члени команди повинні бути на зв’язку один з одним, перш ніж вони зможуть ефективно працювати разом.

Хоча простого вступу типу «круглого столу» достатньо, щоб люди ознайомилися з іменами, короткий вступ може додати ще один рівень індивідуальності та покращити настрій перед початком проєкту.

Спробуйте це: крутите колесо 🎡

Викладіть кілька простих вступних тем на колесі обертання , а потім попросіть кожного члена команди покрутити його та відповісти на будь-яку тему, на яку зупиниться колесо. Заохочуються кумедні запитання, але переконайтеся, що вони більш-менш професійні!

Прядка, що використовується як криголам.

Хочете більше подібних? 💡 У нас є 10 способів розпочати будь-яку зустріч.

Крок No2 - Передумови проекту

З формальностями та урочистостями покінчено, настав час розпочати холодний бізнес. Щоб успішно розпочати зустріч, у вас повинен бути чіткий порядок денний стартової зустрічі!

Як і всі чудові історії, найкраще почати з самого початку. Зробіть короткий огляд усієї кореспонденції між вами та вашими клієнтами, щоб усі, хто бере участь у проєкті, були повністю в курсі того, що сталося до цього моменту.

Це можуть бути скріншоти електронних листів, тексти, протоколи попередніх зустрічей або будь-які ресурси, що додають будь-який контекст для вашої компанії та вашого клієнта. Полегшіть візуалізацію кожному, склавши часову шкалу.

Крок No3 - Попит на проект

Окрім передумови листування, вам слід детально зануритися в деталі, чому цей проєкт взагалі запускається.

Це важливий крок, оскільки він забезпечує чіткий огляд больових точок, які проект прагне вирішити, - це те, що як командам, так і клієнтам слід постійно тримати в центрі уваги.

Протіп 👊

Такі етапи є слушним часом для обговорення. Попросіть своїх клієнтів та команду висловити свої ідеї щодо того, чому, на їхню думку, цей проєкт був вигаданим.

Якщо можливо, вам завжди слід намагатися врахувати голос клієнта в цьому розділі. Співпрацюйте з клієнтом, щоб знайти реальні приклади споживачів, які згадують проблемні моменти, які намагається вирішити ваш проект. Їхні думки мають формувати те, як ваша команда підійде до проекту.

Крок No4 - Цілі проекту

Отже, ви зазирнули в минуле проекту, тепер час поглянути на майбутнє.

Прямі цілі та чітке визначення успіху для вашого проекту дійсно допоможуть вашій команді працювати над цим. Мало того, це покаже вашому клієнтові, що ви серйозно ставитеся до роботи і маєте настільки ж високу ставку в її розвитку.

Запитайте учасників вашої вступної зустрічі : «Як виглядатиме успіх?» Це більше клієнтів? Більше відгуків? Кращий рівень задоволеності клієнтів?

Незалежно від мети, вона завжди повинна бути ...

Досяжний - Не перенапружуйся. Знайте свої межі і придумайте собі мету насправді мають шанс досягти.
Вимірний - Підкріпіть свою мету даними. Націльтесь на конкретну цифру та відстежуйте ваш прогрес на шляху до неї.
Приурочений - Дайте собі дату закінчення. Зробіть усе можливе, щоб досягти своїх цілей до цього терміну.

Крок No5 - Звіт про роботу

Щоб пояснити суть «стартової зустрічі», Технічний опис робіт (SoW) – це ґрунтовне занурення в специфіку проєкту та те, як він буде виконуватися. Це головний пункт порядку денного стартової зустрічі, якому слід приділити найбільше вашої уваги.

Ознайомтесь з цією інфографікою про те, що потрібно включити у ваш робочий документ:

Інфографіка, що пояснює 6 міні-кроків, які беруть участь у оголошенні звіту про роботу на зустрічі щодо початку проекту.

Майте на увазі, що опис робіт стосується не стільки обговорення, скільки решти порядку денного зустрічі з нагоди відкриття проекту. Це саме той час, коли керівник проекту просто має викласти план дій для майбутнього проекту, а потім залишити обговорення для наступного пункту зустрічі.

Як і решта вашої стартової зустрічі, ваш опис робіт є дуже змінним . Конкретика вашого опису робіт завжди залежатиме від складності проєкту, розміру команди, задіяних частин тощо.

Хочете дізнатися більше? 💡 Перегляньте цю вичерпну статтю про складання опису робіт.

Крок №6 - Розділ запитань та відповідей

Хоча ви можете відчувати потребу залишити розділ запитань і відповідей на кінець, ми насправді рекомендуємо провести його одразу після вашого опису роботи.

Такий мускулистий сегмент, безсумнівно, спричинить запитання як вашого клієнта, так і вашої команди. Оскільки основна частина зустрічі настільки свіжа у свідомості кожного, найкраще вдарити, поки праска гаряча.

Використання інтерактивного програмного забезпечення для презентацій для розміщення Ваших запитань може допомогти забезпечити безперебійне все, особливо якщо ваша зустріч щодо початку проекту має велику кількість відвідувачів ...

Це Організований - Запитання розподіляються за популярністю (за “за”) або за часом і можуть бути позначені як “відповідь” або закріплені вгорі.
Це модерується - Питання можуть бути схвалені та відхилені до того, як вони з’являться на екрані.
Це анонімний - Запитання можна подавати анонімно, тобто кожен має свій голос.

Крок No7 - Потенційні проблеми

Як ми вже казали раніше, на зустрічі з нагоди відкриття проєкту важливо бути максимально відкритим та чесним. Саме так ви з самого початку будуєте почуття довіри з клієнтом.

З цією метою найкраще обговорити потенційні проблеми, з якими проект може зіткнутися на своєму шляху. Ніхто не просить вас передбачити тут майбутнє, а лише скласти попередній перелік бар’єрів, з якими ви можете зіткнутися.

Оскільки ви, ваша команда та ваш клієнт підходите до цього проєкту з різними цінностями, ідеально буде залучити всіх до обговорення потенційної проблеми.

Крок 8 - Реєстрація

Регулярні зустрічі з клієнтом – це ще один спосіб зміцнити довіру між обома сторонами. На зустрічі з нагоди початку проекту у вас є кілька запитань щодо того , що, коли, з ким і як відбуватимуться ці зустрічі.

Реєстрація – це досить тонкий баланс між прозорістю та зусиллями . Хоча приємно бути максимально відкритим та прозорим, вам слід керувати цим у межах того, наскільки ви насправді будете доступні, щоб бути відкритим та прозорим.

Обов’язково отримайте відповіді на ці запитання до кінця наради:

Що? - Якими детально клієнту потрібно оновити? Чи потрібно їм знати про кожну крихітну деталь прогресу, чи це лише важливі знаки?
Коли? - Як часто ваша команда повинна оновлювати клієнта? Чи повинні вони розповідати про те, що робили щодня, або просто підбивати підсумки того, що вдалося наприкінці тижня?
Хто? - Який член команди буде тим, хто підтримує зв’язок із клієнтом? Чи буде член кожної команди, на кожному етапі, або лише один особливий кореспондент протягом усього проекту?
Як? - Яким методом клієнт та кореспондент збираються залишатися на зв'язку? Регулярний відеодзвінок, електронна пошта чи постійно оновлюваний документ у реальному часі?

Як і у випадку з більшістю питань порядку денного на зустрічі з питань запуску проекту, найкраще обговорювати їх відкрито. Для великої команди та великої групи клієнтів може бути легше провести опитування в реальному часі , щоб скоротити кількість варіантів та встановити найкращу можливу формулу реєстрації.

Хочете дізнатися більше? 💡 Перегляньте кілька найкращих практик для спілкування з вашими клієнтами.

Ефективно проводите опитування за допомогою AhaSlides

Шаблон порядку денного початкової зустрічі проекту

Оскільки ваша майстерно спланована стартова зустріч тільки й чекає, щоб вразити деяких присутніх у залі засідань, останнім штрихом може бути невелика взаємодія , щоб узгодити все це.

Чи знаєте ви, що лише 29% компаній відчувають зв'язок зі своїми клієнтами ( Gallup )? Відсторонення від взаємодії – це епідемія на рівні B2B, і через формальності стартові зустрічі можуть виглядати як одноманітний, нудний процес.

Залучення своїх клієнтів та команд за допомогою інтерактивних слайдів може справді стимулювати участь та збільшити охоплення уваги.

AhaSlides має арсенал інструментів включаючи опитування в реальному часі, запитання та відповіді та слайди для мозкового штурму, і навіть живі вікторини та ігри, щоб правильно розпалити ваш проект.

Клацніть нижче, щоб взяти безкоштовний шаблон, який не можна завантажувати, для вашої початкової зустрічі. Змінюйте все, що завгодно, і презентуйте це безкоштовно!

Візьміть шаблон

Клацніть нижче, щоб створити безкоштовний обліковий запис AhaSlides та розпочати створювати власні захоплюючі зустрічі за допомогою інтерактивності!

Створіть свій власний

Ключові слова: Ділова зустріч