Các bản ghi nhớ quan trọng bị thất lạc? Nhân viên mới đang chờ được giới thiệu? Các nhóm đạt được mục tiêu xuất sắc nhưng không được công nhận? Có vẻ như một cuộc họp toàn thể nhân viên là điều cần thiết!
Công ty chung tay có thể là cách tốt nhất để đoàn kết toàn bộ nhóm của bạn trong một cuộc họp bình thường nhưng hiệu quả cao.
Đây là cách thực hiện đúng, với một chương trình làm việc mẫu và một mẫu tương tác miễn phí!
Mục lục
- Cuộc Họp Chung Tay Là Gì?
- Tại sao tổ chức cuộc họp chung tay?
- Mẫu cuộc họp chung tay
- Chương trình họp chung tay
- Câu Hỏi Thường Gặp
Cuộc Họp Chung Tay Là Gì?
Cuộc họp toàn thể nhân viên đơn giản là cuộc họp có sự tham gia của tất cả nhân viên trong công ty . Đó là một cuộc họp định kỳ – có thể diễn ra mỗi tháng một lần – và thường do lãnh đạo công ty chủ trì.
Một cuộc họp chung tay cố gắng hoàn thành một vài điều chính…
- để cập nhật cho nhân viên với bất kỳ thông báo mới không phù hợp với email.
- để thiết lập mục tiêu của công ty và theo dõi tiến độ đối với những cái hiện có.
- khen thưởng thành tích xuất sắc từ các cá nhân và đội.
- đến thừa nhận nhân viên những người đã tham gia cũng như những người đã rời đi.
- để trả lời câu hỏi của nhân viên từ mọi ngóc ngách của doanh nghiệp.
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của một cuộc họp toàn thể nhân viên là tạo ra sự đoàn kết trong công ty. Không có gì đáng ngạc nhiên khi ngày nay, điều đó ngày càng được ưa chuộng, và các cuộc họp toàn thể đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết trong các công ty muốn duy trì sự gắn kết mạnh mẽ giữa các thành viên.
Thông tin thú vị ⚓ Ý nghĩa của cụm từ 'cuộc họp toàn thể' bắt nguồn từ câu lệnh hải quân cổ 'tất cả thủy thủ lên boong', được sử dụng để tập hợp tất cả thành viên thủy thủ đoàn của một con tàu lên boong trên cùng để giúp điều hướng trong cơn bão.
Cuộc họp 'Chung tay góp sức' có giống với 'Tòa thị chính' không?
Nói trắng ra, không. Mặc dù khá giống nhau, cuộc họp ở tòa thị chính khác với cuộc họp chung tay ở một khía cạnh:
Chung tay tập trung nhiều hơn vào việc cung cấp thông tin được lên kế hoạch trước, trong khi tòa thị chính tập trung nhiều hơn vào Hỏi và Đáp.
Điều này có nghĩa là trong khi tất cả mọi người đều có cảm giác như một cuộc họp thông thường, thì một tòa thị chính có thể giống một sự kiện chính trị thoải mái hơn, đó thực sự là nơi nó được đặt tên.
Tuy nhiên, chúng giống nhau về nhiều mặt. Cả hai đều là các cuộc họp toàn công ty thường xuyên, được điều hành bởi những người đứng đầu, cung cấp cho nhân viên những thông tin cần thiết và những lời khen ngợi.
Kiểm tra các ý tưởng cuộc họp tốt nhất từ:
Bắt đầu sau vài giây.
Nhận thêm ý tưởng và mẫu cuộc họp với AhaSlides. Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Mẫu miễn phí ☁️
Tại sao tổ chức cuộc họp chung tay?
Tôi hiểu rồi; tất cả chúng ta đang cố gắng tránh hội chứng 'không phải cuộc họp khác'. Thêm một cuộc họp khác vào danh sách các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng và hàng năm có vẻ như là một cách hay để khiến nhân viên của bạn chống lại bạn, nhưng trên thực tế, điều đó có thể xảy ra. giảm số lượng cuộc họp bạn tổ chức.
Làm sao? Bởi vì một cuộc họp chung tay là toàn diện. Nó bao gồm các phần quan trọng của nhiều cuộc họp khác mà bạn sẽ có trong tháng làm việc của mình và cô đọng nó trong khoảng thời gian ngắn 1 giờ.
Cuối cùng, điều này thực sự có thể giải phóng một số thời gian trong lịch trình của bạn. Dưới đây là một số lợi ích khác của cuộc họp chung tay…
- Bao trùm - Thật khó để diễn tả mức độ có thể có ý nghĩa đối với nhóm của bạn rằng bạn sẵn sàng ngồi lại với họ hàng tuần hoặc hàng tháng. Cho họ cơ hội để hỏi những câu hỏi nóng bỏng của họ thông qua Hỏi và Đáp và cởi mở và trung thực với họ nhất có thể sẽ xây dựng một văn hóa công ty tuyệt vời.
- Là một đội - Thật tuyệt khi được nghe từ sếp, cũng thật tuyệt khi được nhìn thấy khuôn mặt của các nhân viên đồng nghiệp. Công việc từ xa và các văn phòng được phân khúc thường có thể cô lập những người có ý định thích thú nhất. Một cuộc họp chung tay cung cấp cho họ một cơ hội thân mật để gặp lại và trò chuyện với nhau.
- Đừng bỏ lỡ bất cứ ai - Toàn bộ ý tưởng đằng sau cuộc họp chung tay là nó tất cả tay trên boong. Mặc dù bạn có thể vắng mặt một vài lần, nhưng bạn có thể gửi thông điệp của mình với sự hiểu biết rằng mọi người, kể cả những người làm việc từ xa, đang nghe những gì họ cần nghe.
Giơ tay chào mừng toàn thể nhân viên!
Nếu mọi người đều sẽ có mặt, hãy tạo một màn trình diễn ấn tượng . Hãy tải ngay mẫu thuyết trình tương tác miễn phí này cho cuộc họp toàn thể nhân viên tiếp theo của bạn!
Chương trình họp chung tay
Bạn cần một ví dụ về chương trình nghị sự cuộc họp toàn thể để thực sự hiểu được những gì thực sự diễn ra trong một cuộc họp toàn thể?
Dưới đây là 6 mục điển hình bạn có thể thấy trong chương trình nghị sự, cũng như thời gian giới hạn được đề xuất để mọi việc diễn ra trong vòng 1 giờ.
1. Máy phá băng
⏰ 5 phút
Vì đây là cuộc họp toàn công ty với khả năng có một số gương mặt mới, nên rất có thể một số đồng nghiệp đã lâu không có cơ hội ngồi lại trò chuyện với nhau. Hãy sử dụng 1 hoặc 2 trò chơi khởi động để duy trì tinh thần đồng đội và làm nóng bầu không khí trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu.
Hãy thử một số ý tưởng sau:
- GIF nào mô tả tâm trạng của bạn? - Cho mọi người xem một vài ảnh GIF và yêu cầu họ bình chọn cho bức ảnh phù hợp nhất với cảm giác của họ.
- Chia sẻ một câu chuyện đáng xấu hổ - Đây là một cái đó được chứng minh là tạo ra những ý tưởng hay. Yêu cầu mọi người viết một câu chuyện ngắn, đáng xấu hổ và gửi ẩn danh. Đọc những điều này có thể là một khởi đầu vui nhộn cho chương trình họp chung của bạn.
- Bài kiểm tra nhỏ bất ngờ! - Không có tình huống nào là không thể cao bằng một chút đố vui. Một câu đố ngắn trong 5 phút về các sự kiện hiện tại hoặc thực tiễn của công ty có thể truyền cảm hứng cho sự sáng tạo và bắt đầu tất cả của bạn với một số niềm vui sạch sẽ.
💡 Tham khảo 10 cách phá băng hiệu quả cho bất kỳ cuộc họp nào – trực tuyến hay trực tiếp! Cùng với một vài ý tưởng cho cuộc họp khởi động dự án!
2. Cập nhật nhóm
⏰ 5 phút
Có khả năng bạn sẽ gặp một vài gương mặt mới trong cuộc họp này, cũng như bỏ lỡ một vài người vừa rời nhiệm sở. Tốt nhất là nên đề cập đến vấn đề này sớm trong chương trình nghị sự để không ai phải ngồi chờ đợi một cách khó xử khi được giới thiệu.
Gửi lời cảm ơn sâu sắc đến những nhân viên vừa rời đi không chỉ thể hiện khả năng lãnh đạo tốt mà còn khiến bạn trở nên nhân văn trước mọi người. Tương tự như vậy, sớm giới thiệu những gương mặt mới cho công ty là một cách tuyệt vời để giúp họ cảm thấy được tham gia và giúp mọi người thoải mái trong suốt thời gian còn lại của cuộc họp.
Chỉ cần một lời cảm ơn và chào hỏi nhanh chóng sẽ làm được điều này, nhưng bạn có thể đi xa hơn bằng cách trình bày một bài thuyết trình ngắn.
3. tin tức công ty
⏰ 5 phút
Một mục ngắn gọn nhưng thiết yếu khác trong chương trình họp toàn thể nhân viên là cập nhật cho nhóm của bạn về những diễn biến của công ty.
Hãy nhớ rằng đây không phải là về các dự án và mục tiêu (điều đó sẽ được đề cập sau), mà là về các thông báo ảnh hưởng đến toàn công ty. Đó có thể là về các hợp đồng mới được ký kết, các kế hoạch xây dựng đội nhóm mới đang được triển khai và cả những việc nhàm chán cần thiết khác, chẳng hạn như ngày nào thợ sửa ống nước sẽ đến lấy chiếc cốc cà phê mà anh ta để quên lần trước.
4. Tiến độ Mục tiêu
⏰ 20 phút
Bây giờ chúng tôi đang ở trong tay thực sự của tất cả các bàn tay của bạn. Đây là nơi bạn sẽ thể hiện các mục tiêu và tự hào (hoặc công khai) về sự tiến bộ của nhóm đối với chúng.
Đây có thể là phần quan trọng nhất trong cuộc họp của bạn, vì vậy hãy xem các mẹo nhanh này…
- Sử dụng dữ liệu trực quan - Điều này có thể không có gì ngạc nhiên, nhưng đồ thị và biểu đồ làm nhiều công việc làm rõ dữ liệu tốt hơn văn bản. Hiển thị tiến trình của từng bộ phận dưới dạng một điểm trên biểu đồ để cung cấp cho họ dấu hiệu rõ ràng hơn về việc họ đến từ đâu và họ (hy vọng) sẽ đi đâu.
- Chúc mừng và thúc giục - Đối với nhóm của bạn, đây có thể là phần căng thẳng nhất trong toàn bộ chương trình cuộc họp chung tay. Làm giảm bớt nỗi sợ hãi bằng cách chúc mừng các nhóm đã làm tốt công việc của họ và nhẹ nhàng khuyến khích các nhóm hoạt động kém hiệu quả bằng cách hỏi họ xem họ cần gì để có cơ hội đạt được mục tiêu cao hơn.
- Làm cho nó tương tác - Là phần dài nhất của cuộc họp chung tay của bạn và với nhiều khía cạnh không áp dụng trực tiếp cho tất cả mọi người, bạn có thể muốn giữ sự tập trung trong phòng bằng một số tương tác. Hãy thử thăm dò ý kiến, xếp hạng theo tỷ lệ, đám mây từ hoặc thậm chí là một câu đố để xem cách theo dõi nhóm của bạn nghĩ rằng họ đang có.
Sau khi bạn đã hoàn thành phần này của bài nói chuyện, bạn nên đưa các nhóm vào các phòng đột phá để họ có thể suy nghĩ về một câu trả lời theo 3 hướng…
- Họ thích gì về cập nhật tiến độ của họ.
- Những gì họ không thích về cập nhật tiến độ của họ.
- Một trình chặn đang được tiến triển tốt hơn.
5. Sự công nhận của nhân viên
⏰ 10 phút
Không có gì tệ hơn là làm nô lệ cho một thứ mà bạn không được ghi công. Mong muốn cơ bản của mỗi nhân viên của bạn là khao khát được tín nhiệm khi đến hạn, vì vậy hãy sử dụng phần này trong cuộc họp chung tay của bạn để mang đến cho họ sự chú ý mà họ xứng đáng được nhận.
Bạn không cần phải thể hiện toàn bộ một bài hát và điệu nhảy (dù sao thì nhiều nhân viên của bạn cũng có thể cảm thấy không thoải mái với điều này), nhưng một số sự công nhận và có thể là một giải thưởng nhỏ có thể làm được rất nhiều điều, không chỉ cho cá nhân, mà cho cuộc họp của bạn như toàn bộ.
Nói chung, có hai cách để làm điều này:
- Trước cuộc họp, tất cả các trưởng nhóm gửi tên của một người nào đó trong nhóm của họ, những người đã vượt lên trên vai trò của họ. Sử dụng cuộc họp để xác nhận tên được gửi nhiều nhất từ mỗi đội.
- Trong suốt cuộc họp - Giữ một đám mây từ trực tiếp cho 'người hùng thầm lặng' của mọi người. Tên được gửi nhiều nhất từ khán giả của bạn sẽ xuất hiện lớn ở trung tâm của đám mây từ, giúp bạn có cơ hội công khai thừa nhận đó là ai.
Mẹo 💡 Vòng quay may mắn là công cụ tặng quà hoàn hảo. Không có gì sánh bằng nó trong việc thu hút khán giả!
6. Mở Q&A
⏰ 15 phút
Hãy kết thúc bằng phần mà nhiều người cho là ưu tiên hàng đầu trong một cuộc họp toàn thể: phần hỏi đáp trực tiếp.
Đây là cơ hội cho bất kỳ ai từ bất kỳ bộ phận nào có thể đưa ra các câu hỏi ở mức cao nhất. Mong đợi bất cứ điều gì và mọi thứ từ phân khúc này và cũng hoan nghênh nó, vì nhóm của bạn có thể cảm thấy như thể đây là lần duy nhất họ có thể nhận được câu trả lời trực tiếp cho mối quan tâm hợp lệ.
Nếu bạn có một nhóm lớn, một cách để giải quyết Hỏi và Đáp một cách hiệu quả là đặt câu hỏi vài ngày trước cuộc họp chung tay của bạn, sau đó lọc qua chúng để tìm ra những câu đáng trả lời trước đám đông.
Nhưng, nếu bạn muốn minh bạch hơn về toàn bộ quy trình, chỉ cần cho phép nhóm của bạn đặt câu hỏi thông qua nền tảng hỏi đáp trực tuyến . Bằng cách này, bạn có thể giữ mọi thứ được tổ chức , điều phối và hoàn toàn thân thiện với người làm việc từ xa.
Trợ giúp bổ sung cho cuộc họp chung tay
Nếu bạn đang muốn tận dụng tất cả các bàn tay của mình vào một thứ gì đó dài hơn 1 giờ một chút, hãy thử các hoạt động bổ sung này…
1. Câu chuyện của khách hàng
Thời điểm, khi công ty của bạn tiếp cận được một khách hàng, có thể là động lực cực kỳ mạnh mẽ cho nhóm của bạn.
Trước hoặc trong cuộc họp, hãy yêu cầu nhóm của bạn gửi cho bạn bất kỳ đánh giá sáng tạo nào từ khách hàng. Đọc những điều này cho cả nhóm hoặc thậm chí có một câu đố để mọi người có thể đoán xem khách hàng nào đã đưa ra đánh giá nào.
2. Nói chuyện nhóm
Thành thật mà nói, các thành viên trong nhóm thường thân thiết với trưởng nhóm hơn rất nhiều so với CEO của họ.
Hãy để mọi người được nghe từ một giọng nói quen thuộc bằng cách mời các trưởng nhóm lên sân khấu và trình bày phiên bản của họ về bước tiến độ mục tiêu . Điều này sẽ dễ gây thiện cảm và chính xác hơn, đồng thời giúp những người khác không phải nghe giọng nói của bạn!
3. Thời gian đố!
Tăng thêm sức mạnh cho tất cả công việc của bạn với một câu đố cạnh tranh. Bạn có thể đưa mỗi đội vào… đội, sau đó yêu cầu họ thử thách bảng thành tích thông qua các câu hỏi liên quan đến công việc.
Sản lượng nội dung dự kiến của chúng ta năm nay là bao nhiêu? Tỷ lệ sử dụng tính năng nổi bật nhất năm ngoái là bao nhiêu? Những câu hỏi như vậy không chỉ giúp bạn nắm bắt được các chỉ số quan trọng của công ty, mà còn giúp cuộc họp sôi nổi hơn và xây dựng được đội ngũ như mong muốn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Sự khác biệt giữa tòa thị chính và tất cả các bàn tay là gì?
Tòa thị chính là các phiên cập nhật/Hỏi đáp được bản địa hóa hơn, trong khi các phiên họp toàn thể là các buổi định hướng toàn công ty do các giám đốc điều hành hàng đầu chủ trì.
Chương trình nghị sự cho cuộc họp toàn thể là gì?
Nó khác nhau tùy theo công ty, nhưng chương trình nghị sự của cuộc họp tất cả mọi người thường bao gồm:
– Cập nhật về công ty – Giám đốc điều hành hoặc các giám đốc điều hành khác cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của công ty trong giai đoạn vừa qua (quý hoặc năm), các cập nhật kinh doanh quan trọng, sản phẩm/sáng kiến mới được đưa ra, v.v.
– Cập nhật tài chính – CFO chia sẻ các số liệu tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, mức tăng trưởng so với các kỳ trước và ước tính của nhà phân tích.
– Nghiên cứu chuyên sâu về chiến lược – Lãnh đạo tập trung chuyên sâu vào một lĩnh vực kinh doanh/chiến lược như kế hoạch mở rộng thị trường mới, lộ trình công nghệ, quan hệ đối tác.
– Công nhận – Công nhận những người, nhóm có thành tích xuất sắc và thành tích của họ.
– Cập nhật về con người – CHRO nói về mục tiêu tuyển dụng, chiến lược giữ chân, thay đổi lợi ích, quy trình thăng chức, v.v.
– Phiên hỏi đáp – Phân bổ thời gian để nhân viên đặt câu hỏi cho đội ngũ điều hành.
– Thảo luận về lộ trình – Lãnh đạo chia sẻ lộ trình chiến lược và các ưu tiên trong 6-12 tháng tới.
Tên nào hay hơn cho một cuộc họp chung tay?
Dưới đây là một số tên gọi thay thế cho cuộc họp chung tay có khả năng tốt hơn cuộc họp “tất cả chung tay”:
– Cuộc họp cập nhật công ty – Tập trung vào mục đích thông tin/cập nhật mà không chỉ rõ nó dành cho tất cả nhân viên.
– Tình trạng của [Công ty] – Ngụ ý một tầm nhìn chiến lược rộng lớn hơn như bài phát biểu “Tình trạng của Liên minh”.
– Tập hợp toàn đội – Một thuật ngữ nhẹ nhàng hơn “tất tay” nhưng vẫn truyền tải ý nghĩa của nó đối với toàn đội.
