Cuộc khủng hoảng họp trực tuyến mà chẳng ai nhắc đến
Nhóm của bạn đang tham gia cuộc gọi. Tắt máy quay. Im lặng.
Có người hỏi một câu hỏi. Không có phản hồi. Bạn chờ. Vẫn không có gì.
Sau đó, ba người cùng lúc gõ phản hồi, một người khác chen vào bằng lời nói, và đến khi bạn kịp nhận ra các tin nhắn thì cuộc trò chuyện đã chuyển sang chủ đề khác rồi.
Đây không phải là vấn đề của Zoom. Đây là vấn đề về sự tương tác.
Theo nghiên cứu năm 2024 của Fellow khảo sát hơn 500 người lao động trí thức, 67% nhân viên thừa nhận làm nhiều việc cùng lúc trong các cuộc họp trực tuyến, và chỉ 17% lãnh đạo cấp cao tin rằng các cuộc họp thực sự hiệu quả. Tần suất họp sau đại dịch đã tăng vọt—báo cáo năm 2025 của My Hours cho thấy 54% chuyên gia hiện tham dự nhiều cuộc họp hơn so với trước COVID-19—nhưng chúng ta vẫn đang tổ chức chúng theo cách giống như năm 2020.
Kết quả là gì? Thời gian bị lãng phí, những ý tưởng bị bỏ phí, và các nhóm trở nên sợ hãi mỗi khi nhận được lời mời tham dự cuộc họp.
Tuy nhiên, có một cách tốt hơn để tổ chức các cuộc họp.
4 vấn đề quan trọng trong việc tương tác trong các cuộc họp trực tuyến
1. Sự hỗn loạn trong cuộc trò chuyện giết chết những ý tưởng hay. Trong các cuộc họp đang diễn ra, có đến 10-15 tin nhắn hiện lên trong khi bạn đang nói dở câu. Ai đó đưa ra một đề xuất tuyệt vời. Ba bình luận khác lại xuất hiện trước khi bạn kịp phản hồi. Bạn không thể tạm dừng để thảo luận. Không thể nhóm các ý kiến tương tự lại với nhau. Không thể bỏ phiếu cho các lựa chọn. Trò chuyện tạo cảm giác hiệu quả nhưng lại gây ra sự hỗn loạn trong tổ chức.
2. Các đóng góp rải rác khắp nơi Một người lên tiếng. Người khác đưa ra ý kiến trong phần chat. Ai đó nhắn tin riêng cho bạn. Người khác thì chỉ phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc. Sau cuộc họp: bạn phải cố gắng nhớ lại những gì mọi người thực sự đã nói dựa trên trí nhớ và những ghi chú rời rạc. Ý tưởng đột phá từ lập trình viên trẻ của bạn? Đã bị thất lạc ở đâu đó khoảng phút thứ 12.
3. Những giọng nói nhỏ nhẹ biến mất Nghiên cứu từ Voltage Control (2024) về việc thu hút những người tham gia trầm lặng cho thấy rằng các thành viên nhóm hướng nội sẽ không ngắt lời những người nói to. Họ sẽ gõ gì đó vào khung chat—nhưng nếu không ai phản hồi ngay lập tức, họ sẽ ngừng cố gắng. Bạn sẽ mất hoàn toàn ý kiến đóng góp của họ.
4. Việc điều phối toàn diện rất mệt mỏi Bạn muốn mọi người cùng tham gia, có ý kiến đóng góp và ghi chú được sắp xếp hợp lý? Việc kiểm tra liên tục, gõ bàn phím điên cuồng, và phải xoay sở đủ kiểu. Đối với những người lãnh đạo vốn đã quá tải, đó là quá nhiều việc.
6 phương pháp tổ chức cuộc họp trực tuyến tương tác
Phương pháp 1: Kiểm tra trực quan để bộc lộ tâm trạng thực sự
Vấn đề: Các buổi họp nhóm hàng tuần thường bắt đầu khá tẻ nhạt. Một nửa nhóm bị phân tâm. Bạn hỏi "Mọi người thế nào rồi?" và nhận được sự im lặng khó xử hoặc những câu trả lời chung chung kiểu "ổn" chẳng nói lên điều gì.
Làm cho nó tương tác: Hãy bắt đầu bằng một gợi ý trực quan mà mọi người có thể trả lời đồng thời. Thay vì lần lượt từng người trả lời bằng lời nói, hãy yêu cầu mỗi người đưa ra một từ mô tả tuần của họ. Hiển thị tất cả các câu trả lời trực quan ở nơi mọi người đều có thể nhìn thấy — "quá tải," "tập trung," "phân tán," "tràn đầy năng lượng."
Tiếp theo là một câu hỏi nhóm ngắn: "Ưu tiên hàng đầu của bạn hôm nay là gì?" Cho phép mọi người cùng đưa ra câu trả lời một lúc thay vì chờ đến lượt mình.
Tại sao nó hoạt động: Những câu hỏi đơn giản giúp người tham gia ít nói có thể đóng góp ngay lập tức. Khi mọi người cùng gửi bài đồng thời, người hướng nội không phải cạnh tranh với những người nói nhiều. Phản hồi trực quan tạo ra bối cảnh chung.
Phương pháp 2: Động não có cấu trúc nhằm thu thập mọi ý kiến
Vấn đề: Bạn hỏi "Chúng ta nên ưu tiên những tính năng nào cho quý 1?" Ba người chiếm ưu thế. Cuộc trò chuyện tràn ngập những đề xuất trùng lặp. Các thành viên trẻ hơn thì im lặng. Sau 30 phút, bạn chỉ có những ý tưởng rời rạc và không có định hướng rõ ràng.
Làm cho nó tương tác: Hãy sử dụng phương pháp có cấu trúc, trong đó mọi người cùng lúc gửi ý tưởng bằng văn bản – tất cả đều hiển thị trong một không gian được tổ chức khoa học. Không ai bị ngắt lời. Các ý tưởng ban đầu được đưa ra mà không kèm theo tên, để các lập trình viên trẻ cảm thấy an tâm khi đề xuất những ý tưởng táo bạo.
Khi số lượng bài dự thi giảm dần, hãy để nhóm bỏ phiếu chọn ra những lựa chọn hàng đầu. Điều này cho thấy sự đồng thuận thực sự mà không có những ý kiến quá lớn lấn át.
Tại sao nó hoạt động: Hình thức đóng góp ẩn danh giúp loại bỏ rào cản thứ bậc. Việc đóng góp đồng thời có nghĩa là người hướng nội không cần phải ngắt lời ai. Việc bỏ phiếu cho thấy nhóm thực sự ưu tiên điều gì. Bạn nắm bắt được mọi ý tưởng mà không gây ra sự hỗn loạn trong cuộc trò chuyện chỉ trong 15 phút thay vì 40 phút.
Phương pháp 3: Huấn luyện ảo giúp duy trì sự tập trung
Vấn đề: Bài thuyết trình hướng dẫn hội nhập của bạn đến slide 15. Mọi người bắt đầu mất tập trung. Bạn hỏi "Có ai có câu hỏi gì không?" và nhận được sự im lặng—nhưng bạn biết họ đang bối rối vì những lỗi sai vẫn tiếp diễn sau khóa đào tạo.
Làm cho nó tương tác: Lồng ghép các bài kiểm tra kiến thức xuyên suốt quá trình. Sau khi giải thích chính sách hoàn trả, hãy đưa ra một tình huống nhanh: "Khách hàng đã mua sản phẩm cách đây 35 ngày và muốn được hoàn tiền. Bạn sẽ làm gì?" Kết quả tức thì sẽ cho thấy ai tự tin và ai chỉ đang đoán mò.
Sau mỗi phần là một câu hỏi mở: "Có điều gì mà bạn vẫn chưa hiểu rõ?" Chế độ ẩn danh giúp bạn thành thật thừa nhận: "Tôi hoàn toàn không hiểu quy trình leo thang."
Tại sao nó hoạt động: Việc kiểm tra kiến thức giúp thu hút sự chú ý trở lại khi người học bị phân tâm. Phản hồi tức thì cho phép bạn làm rõ những điểm chưa hiểu trong quá trình đào tạo—chứ không phải vài tuần sau khi lỗi xảy ra.
Phương pháp 4: Ra quyết định mang lại hiệu quả thực sự
Vấn đề: Nhóm lãnh đạo thảo luận ba phương án trong 40 phút. Ai cũng có ý kiến riêng. Bạn yêu cầu mọi người "bình chọn trong phần trò chuyện" và nhận được 12 hình thức phản hồi khác nhau, quá trình kiểm đếm mất 10 phút.
Làm cho nó tương tác: Trình bày rõ ràng ba phương án. Tổ chức một cuộc thăm dò trực tuyến: "Chúng ta nên chọn phương án nào?" Kết quả hiển thị ngay lập tức kèm theo tỷ lệ phần trăm. Thảo luận ngắn gọn về hai phương án tốt nhất. Đưa ra quyết định. Tiếp tục.
Tổng thời gian: 8 phút thay vì 40 phút.
Tại sao nó hoạt động: Kết quả trực quan làm rõ sự đồng thuận ngay lập tức. Không còn những phỏng đoán mơ hồ kiểu "có vẻ như hầu hết mọi người muốn phương án B". Dữ liệu rõ ràng giúp đưa ra quyết định nhanh hơn.
Phương pháp 5: Đánh giá hồi cứu để thu thập phản hồi trung thực
Vấn đề: Bạn cần biết những gì đang gặp vấn đề trong quá trình sprint. Nhưng trong các cuộc thảo luận trực tiếp, mọi người thường giữ kín ý kiến. Các lập trình viên cấp dưới sẽ không chỉ trích tốc độ xem xét mã của các lập trình viên cấp cao. Không ai muốn trở thành "người đó".
Làm cho nó tương tác: Hãy đặt câu hỏi "Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?" và "Chúng ta nên cải thiện điều gì?" thông qua các phản hồi bằng văn bản ẩn danh. Các phản hồi sẽ được nhóm lại theo chủ đề — bạn sẽ không cần phải cuộn qua toàn bộ cuộc trò chuyện để nhớ xem ai đã nói gì.
Khi ba người cùng lúc đề cập đến "yêu cầu không rõ ràng trong quá trình lập kế hoạch sprint", bạn biết đó là một vấn đề lặp đi lặp lại, chứ không phải chỉ một lời phàn nàn đơn lẻ.
Tại sao nó hoạt động: Tính ẩn danh cho phép đưa ra những phản hồi trung thực mà sẽ không bao giờ được bộc lộ bằng lời nói. Các phản hồi được nhóm lại sẽ tiết lộ những mô hình mà bạn sẽ bỏ sót trong các cuộc trò chuyện riêng lẻ.
Phương pháp 6: Các cuộc họp quy mô lớn nhưng vẫn mang tính cá nhân.
Vấn đề: Tổ chức buổi họp toàn công ty 100 người. Bạn muốn sự tham gia tích cực nhưng không thể quản lý việc bật mic của 100 người. Phần trò chuyện trở nên hỗn loạn. Phần hỏi đáp bị chìm nghỉm. Mọi người mất tập trung.
Làm cho nó tương tác: Sử dụng hình thức hỏi đáp có tổ chức, trong đó các câu hỏi được hiển thị ở một chỗ và người tham dự bình chọn cho những câu hỏi hay nhất — để bạn giải quyết được những vấn đề quan trọng nhất. Hiển thị kết quả bình chọn theo thời gian thực: "Nhóm nào đã đạt được mục tiêu quý?" Chèn thêm các câu hỏi đố vui giữa các phần chính: "Công ty được thành lập năm nào?"
Tại sao nó hoạt động: Phần Hỏi & Đáp được tổ chức bài bản giúp chọn lọc những câu hỏi hay nhất mà không cần người điều hành phải mất công tìm kiếm trong phần trò chuyện. Các cuộc thăm dò ý kiến và câu hỏi đố vui tạo ra những khoảnh khắc tương tác nhỏ, giúp tránh tình trạng người tham gia bị phân tán sự chú ý.
Vì sao AhaSlides là cách dễ nhất để tổ chức các cuộc họp trực tuyến tương tác?
The six methods above work manually—but they require constant facilitation gymnastics. AhaSlides was built specifically to make interactive online meetings friction-free for Zoom and Microsoft Teams.
Bao gồm tất cả 6 phương pháp trên cùng một nền tảng.
Phương pháp 1: Kiểm tra trực quan → Các slide đám mây từ khóa nắm bắt tâm trạng nhóm ngay lập tức. "Một từ cho tuần của bạn" xuất hiện dưới dạng một cụm từ trực quan mà mọi người cùng nhìn thấy đồng thời.
Phương pháp 2: Động não có cấu trúc → Các slide động não mở với chức năng bỏ phiếu tích hợp. Ý tưởng được gửi ẩn danh, hiển thị theo thời gian thực, nhóm bỏ phiếu về mức độ ưu tiên — mà không cần chuyển đổi công cụ.
Phương pháp 3: Đào tạo ảo → Bài kiểm tra trắc nghiệm để kiểm tra kiến thức. Câu hỏi mở để phát hiện điểm chưa rõ. Kết hợp cả hai vào bất kỳ bộ tài liệu đào tạo nào.
Phương pháp 4: Ra quyết định → Khảo sát trực tuyến với kết quả hiển thị tức thì. Trắc nghiệm nhiều lựa chọn, thang điểm hoặc xếp hạng—bất cứ hình thức nào phù hợp với nhu cầu ra quyết định của bạn.
Phương pháp 5: Nghiên cứu hồi cứu → Các phản hồi mở, ẩn danh được sắp xếp theo chủ đề. "Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?" và "Chúng ta nên cải thiện điều gì?" thu thập phản hồi trung thực mà không chỉ đích danh ai.
Phương pháp 6: Các cuộc họp quy mô lớn → Các slide hỏi đáp cho phép người tham dự bình chọn câu hỏi. Các cuộc thăm dò trực tiếp để nắm bắt ý kiến theo thời gian thực. Các hoạt động giải lao vui nhộn với các slide câu hỏi trắc nghiệm. Tất cả được thiết kế cho hơn 100 người tham dự.
Tích hợp liền mạch với Zoom và Teams
Cài đặt từ Zoom App Marketplace hoặc Microsoft AppSource chỉ trong vòng chưa đầy 2 phút. Người tham gia tương tác thông qua một bảng điều khiển ngay trong cửa sổ cuộc họp—không cần mở nhiều tab trình duyệt riêng biệt. Người dùng di động có thể quét mã QR và tham gia từ điện thoại của mình trong khi màn hình chính vẫn tập trung vào nội dung thuyết trình.
Cách đơn giản nhất để bắt đầu
Hãy chọn ba slide cho cuộc họp tiếp theo của bạn:
- đám mây từ mở đầu – "Một từ để diễn tả cảm xúc của bạn hôm nay"
- Cuộc thăm dò ý kiến giữa cuộc họp – "Chúng ta nên áp dụng phương pháp nào?"
- Phản hồi cuối cùng – "Lần sau chúng ta nên cải thiện điều gì?"
Vậy thôi. Ba điểm tương tác. Điều này hoàn toàn thay đổi động lực của cuộc họp.
Được thiết kế dành cho người điều phối không chuyên về kỹ thuật.
Không cần đào tạo. Mẫu có sẵn cho mọi loại cuộc họp—họp nhóm, đánh giá sau họp, buổi đào tạo, họp toàn thể. Cần họp đánh giá sau họp? Hãy lấy mẫu có sẵn. Tổ chức buổi hướng dẫn nhân viên mới? Sử dụng mẫu đào tạo. Tùy chỉnh theo nhu cầu hoặc sử dụng nguyên mẫu.
Tất cả phản hồi đều được tập trung vào một bảng điều khiển duy nhất thay vì bị phân tán khắp các cuộc trò chuyện, tin nhắn riêng và bình luận bằng lời nói. Sau cuộc họp, xuất báo cáo chi tiết hiển thị những gì mọi người đã nói, ai đã tham gia và sự đồng thuận đạt được ở đâu.
5 cách tốt nhất để tăng tương tác trong cuộc họp trực tuyến
Hãy thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu. Hãy chia sẻ đường dẫn cuộc họp hoặc hướng dẫn truy cập trong lời mời trên lịch. Cho mọi người biết họ sẽ tham gia chứ không chỉ xem.
Hãy có chiến lược về tương tác. Đừng tiến hành thăm dò ý kiến cứ 3 phút một lần. Hãy chọn 3-5 thời điểm mà ý kiến đóng góp thực sự quan trọng: lúc bắt đầu cuộc họp, lúc đưa ra quyết định, lúc kết thúc cuộc họp và lúc nhận phản hồi.
Nêu bật những đóng góp quan trọng. Khi những ý tưởng tuyệt vời xuất hiện, hãy đọc to chúng và ghi nhận công lao (trừ khi ẩn danh). Theo nghiên cứu năm 2025 của Workhuman về sự tham gia vào các cuộc họp trực tuyến, sự ghi nhận sẽ thúc đẩy sự tham gia trong tương lai.
Hãy sử dụng chế độ ẩn danh cho các chủ đề nhạy cảm. Các nhóm có cấu trúc phân cấp và những cuộc thảo luận khó khăn cần sự an toàn về mặt tâm lý. Những phản hồi ẩn danh giúp hé lộ những hiểu biết mà sẽ không bao giờ xuất hiện nếu có tên được tiết lộ.
Hoàn thiện vòng phản hồi. Nếu bạn hỏi "Chúng ta nên cải thiện điều gì?" trong một cuộc họp đánh giá lại, hãy cho thấy những thay đổi trong cuộc họp tiếp theo. Mọi người sẽ tham gia tích cực hơn khi họ thấy ý kiến đóng góp của mình có giá trị.
Câu hỏi thường gặp: Các câu hỏi thường gặp về cuộc họp trực tuyến tương tác
Làm thế nào để các cuộc họp Zoom trở nên tương tác hơn? Cài đặt các công cụ tương tác từ Zoom App Marketplace cho phép bạn thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp, tạo đám mây từ khóa, hỏi đáp và trắc nghiệm ngay trong cuộc họp. Hoặc, chia sẻ mã QR hoặc liên kết để người tham gia có thể truy cập các tính năng tương tác trên điện thoại của họ. Điều quan trọng là phải có sự tham gia có cấu trúc mà mọi người đều có thể đóng góp đồng thời—chứ không chỉ dựa vào trò chuyện hoặc thảo luận bằng lời nói.
Những hoạt động nào hiệu quả nhất trong các cuộc họp trực tuyến? Hãy bắt đầu bằng các phương pháp trực quan (đám mây từ khóa, khảo sát nhanh) để đánh giá tâm trạng và ưu tiên. Sử dụng khảo sát trực tiếp để đưa ra quyết định, động não ẩn danh để tạo ý tưởng và kiểm tra kiến thức để đào tạo. Giữ mỗi hoạt động dưới 5 phút và gắn liền với một mục đích cụ thể.
Các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp trong các cuộc họp ảo có ẩn danh không? Điều này phụ thuộc vào cài đặt công cụ bạn sử dụng. Hầu hết các nền tảng họp trực tuyến tương tác cho phép người chủ trì lựa chọn giữa phản hồi ẩn danh (tăng tính trung thực, đặc biệt đối với các chủ đề nhạy cảm) hoặc phản hồi có tên (tăng trách nhiệm giải trình). Đối với các buổi đánh giá và phản hồi, chế độ ẩn danh thường mang lại phản hồi trung thực hơn.
Thời lượng của các phần tương tác trong cuộc họp trực tuyến nên kéo dài bao lâu? Giữ thời lượng mỗi hoạt động tương tác cá nhân từ 2-5 phút. Sử dụng 3-5 phân đoạn tương tác xuyên suốt cuộc họp thay vì một hoạt động dài. Ví dụ: 2 phút kiểm tra tình hình ban đầu, 4 phút động não giữa cuộc họp, 3 phút thăm dò ý kiến để đưa ra quyết định, 2 phút phản hồi kết thúc.
Bạn có thể tổ chức các cuộc họp tương tác với hơn 100 người tham dự không? Đúng vậy, nhưng định dạng sẽ thay đổi. Đối với các sự kiện ảo quy mô lớn, hãy sử dụng hình thức hỏi đáp dựa trên bình chọn (để bạn giải đáp được những câu hỏi phổ biến nhất), các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp với kết quả hiển thị tức thì và các trò chơi đố vui giữa các phần nội dung. Tránh các hoạt động yêu cầu điều phối từng câu trả lời riêng lẻ—hãy tập trung vào thông tin tổng hợp nơi các mẫu hình xuất hiện một cách tự nhiên.
Liệu các cuộc họp trực tuyến tương tác có thực sự cải thiện sự tham gia của mọi người? Nghiên cứu từ Harvard Business Review (2024) về các cuộc họp làm việc kết hợp cho thấy rằng sự tham gia có cấu trúc làm tăng đáng kể cả tỷ lệ đóng góp và chất lượng ý tưởng. Khi mọi người có thể đóng góp ý kiến đồng thời thay vì cạnh tranh thời gian phát biểu, những người ít nói hơn sẽ tham gia nhiều hơn.
Hãy bắt đầu làm cho các cuộc họp trở nên tương tác hơn ngay hôm nay!
Các cuộc họp trực tuyến tương tác không còn là tùy chọn nữa mà là yếu tố thiết yếu đối với các nhóm làm việc hiện đại. Như nghiên cứu năm 2024 của Harvard Business Review về mô hình làm việc kết hợp đã khẳng định, các hình thức họp ảo là cơ sở hạ tầng lâu dài, chứ không phải là giải pháp tạm thời.
Khả năng tập trung đang giảm sút. Việc tham dự thụ động đã lỗi thời. Các nhóm mong muốn các cuộc họp trực tuyến tương tác, nơi mọi người cùng thảo luận, chia sẻ ý tưởng và thực sự đóng góp.
With AhaSlides integrated into Zoom and Microsoft Teams, even large virtual meetings become organized, lively experiences where everyone contributes and every idea gets captured—without the facilitator juggling chat, notes, and verbal responses simultaneously.
Hãy bắt đầu với một cuộc họp. Thêm một câu hỏi tương tác. Xem điều gì sẽ xảy ra.
Các mẫu để bạn bắt đầu
dự án
Fellow. (2024). "45 Thống kê về các cuộc họp và xu hướng hành vi cho năm 2025." https://fellow.ai/blog/meeting-statistics-the-future-of-meetings-report/
Thời gian của tôi. (2025). "Thống kê hơn 30 cuộc họp trong năm 2025: Chúng có đang lãng phí thời gian của chúng ta không?" https://myhours.com/articles/meeting-statistics-2025
Tạp chí Harvard Business Review. (Tháng 6 năm 2024). "Hình thức làm việc kết hợp đã thay đổi các cuộc họp mãi mãi." https://hbr.org/2024/06/hybrid-work-has-changed-meetings-forever
Workhuman. (Tháng 5 năm 2025). "Làm thế nào để các cuộc họp trực tuyến trở nên tương tác, thú vị và hấp dẫn hơn." https://www.workhuman.com/blog/how-to-make-virtual-meetings-more-interactive-fun-engaging/
Kiểm soát điện áp. (Tháng 8 năm 2024). "Làm thế nào để thu hút những người tham gia im lặng." https://voltagecontrol.com/blog/how-to-engage-quiet-participants/
Aukcje internetowe dla Twojej strony!
