Email mời họp | Mẹo, ví dụ và mẫu tốt nhất (miễn phí 100%)

Mẫu email mời họp tốt là gì?

Các cuộc họp có thể là một yếu tố thiết yếu của hiệu quả, sự phối hợp và thống nhất của nhóm. Nhiều công ty tổ chức họp ít nhất một lần một tuần, đó có thể là một cuộc họp không chính thức chỉ để nói chuyện sâu sắc với nhân viên của họ hoặc một cuộc họp chính thức hơn của ban lãnh đạo để thảo luận về kế hoạch tương lai của công ty và báo cáo cuối năm hàng năm. Cán bộ quản lý hoặc lãnh đạo bắt buộc phải gửi thư mời họp cho các đại biểu hoặc khách mời.

Thư mời họp rất quan trọng để tổ chức các cuộc họp chính thức một cách hiệu quả và suôn sẻ. Có rất nhiều cách để gửi thư mời họp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào việc gửi thư mời họp qua email , phương pháp tiện lợi và phổ biến nhất để mời mọi người tham gia cuộc họp của bạn.

Mục lục

• Email mời họp là gì?
• Tại sao Email mời họp lại quan trọng?
• Viết email mời họp từng bước
• Các loại email mời họp và ví dụ
• Lời kết

Mẫu cuộc họp nhanh với AhaSlides

• Các cuộc họp trong kinh doanh
• Biên bản cuộc họp
• đứng lên cuộc họp

Email mời họp là gì?

Một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, email mời họp là một thông điệp bằng văn bản trình bày mục đích của cuộc họp và yêu cầu mọi người tham gia cuộc họp theo ngày và địa điểm cụ thể, cùng với các tệp đính kèm chi tiết hơn nếu có. Nó có thể được viết theo phong cách trang trọng hoặc không chính thức tùy thuộc vào đặc điểm của các cuộc họp. Chúng nên được viết với giọng điệu và phong cách phù hợp để đáp ứng nghi thức email kinh doanh.

Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn email mời họp với email yêu cầu họp. Sự khác biệt chính giữa các email này là email yêu cầu họp nhằm mục đích thiết lập cuộc hẹn với ai đó trong khi email mời họp nhằm mục đích mời bạn tham gia cuộc họp vào ngày và địa điểm đã công bố

Tại sao Email mời họp lại quan trọng?

Sử dụng email mời mang lại rất nhiều lợi ích. Những lợi thế của lời mời qua email được liệt kê dưới đây:

• Nó kết nối với lịch trực tiếp. Khi người nhận chấp nhận lời mời, nó sẽ được thêm lại vào lịch làm việc của họ và bạn sẽ nhận được lời nhắc giống như các sự kiện khác được ghi trong lịch.
• Nó là thuận tiện và nhanh chóng. Người nhận của bạn có thể nhận được email ngay sau khi bạn nhấp vào nút gửi. Vì nó được gửi thẳng đến người nhận, nếu địa chỉ email sai, bạn có thể nhận được thông báo ngay lập tức và nhanh chóng đưa ra các giải pháp tiếp theo.
• Đó là tiết kiệm thời gian. Bạn có thể gửi email nhóm với hàng nghìn địa chỉ email cùng lúc.
• Đó là tiết kiệm chi phí. Bạn không phải tốn ngân sách cho việc gửi thư.
• Nó có thể được tạo trực tiếp từ nền tảng hội thảo trên web ưa thích của bạn. Trừ khi bạn đang có một cuộc gặp mặt trực tiếp, lựa chọn đầu tiên của bạn có thể là Zoom, Microsoft Teams hoặc thứ gì đó tương đương. Khi RSVP được xác nhận, tất cả các liên kết và khung thời gian được đồng bộ hóa qua email, vì vậy người tham dự có thể tránh nhầm lẫn với các sự kiện khác.

Có một thực tế là hàng tỷ email được gửi đi mỗi ngày và rất nhiều trong số đó là thư rác. Vì mọi người đều sử dụng ít nhất một email để trao đổi các thư quan trọng cho công việc, mua hàng, họp hành, v.v. Tuy nhiên, do bạn phải đọc hàng tấn email mỗi ngày nên sẽ không có gì ngạc nhiên khi đôi khi bạn gặp phải hiện tượng “email mệt mỏi”. Vì vậy, gửi một email mời tốt có thể tránh được sự hiểu lầm hoặc thiếu hiểu biết không cần thiết từ người nhận.

Viết thư mời họp qua email Từng bước

Một email mời họp tốt là rất quan trọng và nhìn chung, nó ảnh hưởng đến tỷ lệ gửi email thành công.

Có những nghi thức và nguyên tắc mà mọi người phải tuân theo để hoàn thành email mời họp kinh doanh đối với người nhận. Bạn có thể tìm hiểu cách viết email mời họp tiêu chuẩn theo các bước sau:

Bước 1: Viết dòng chủ đề mạnh mẽ

Có một thực tế là 47% người nhận email đã đọc qua những email có dòng chủ đề rõ ràng và ngắn gọn. Ấn tượng đầu tiên là quan trọng. Điều này có thể đảm bảo người nhận cảm thấy cấp bách hoặc quan trọng, dẫn đến tỷ lệ mở cao hơn.

• Ngắn gọn, có mục tiêu. Hãy thực tế, không bí ẩn.
• Bạn có thể yêu cầu xác nhận tham dự trong dòng chủ đề như một dấu hiệu khẩn cấp.
• Hoặc thêm giọng điệu tình cảm như đừng quên tầm quan trọng, cấp bách,…
• Thêm Thời gian nếu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề nhạy cảm về thời gian 

Ví dụ : “Cuộc họp ngày 12/4: Phiên thảo luận ý tưởng dự án” hoặc “Quan trọng. Vui lòng xác nhận tham dự: Cuộc họp chiến lược sản phẩm mới ngày 6/10”

Bước 2: Bắt đầu với phần giới thiệu nhanh

Ở dòng đầu tiên, bạn nên giới thiệu tóm tắt về bạn là ai, vị trí của bạn trong tổ chức và lý do bạn liên hệ với họ. Sau đó, bạn có thể trực tiếp chỉ ra mục đích của cuộc họp. Nhiều người mắc sai lầm khi đưa ra mục đích mơ hồ của cuộc họp vì họ cho rằng những người tham gia phải biết về điều đó.

• Làm cho phần giới thiệu của bạn dễ chịu hoặc liên quan đến công việc
• Nhắc nhở những người tham gia nếu họ cần hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc mang theo bất cứ thứ gì đến cuộc họp.

Ví dụ: Chào thành viên nhóm, tôi rất mong được gặp bạn tại buổi ra mắt sản phẩm mới vào thứ Hai tới.

Bước 3: Chia sẻ thời gian và địa điểm

Bạn nên bao gồm thời gian chính xác của cuộc họp. Bạn cũng nên cho họ biết cuộc họp diễn ra như thế nào và ở đâu, trực tiếp hoặc trực tuyến, đồng thời đưa ra các hướng dẫn hoặc liên kết nền tảng trong trường hợp họ cần.

• Thêm múi giờ nếu bất kỳ nhân viên nào làm việc ở các khu vực khác nhau trên thế giới
• Đề cập đến thời lượng ước tính của cuộc họp
• Khi hướng dẫn chỉ đường, hãy càng chi tiết càng tốt hoặc đính kèm bản đồ hướng dẫn

Ví dụ : Mời quý vị tham dự buổi họp vào thứ Sáu, ngày 6 tháng 00, lúc 1 giờ chiều tại phòng họp số 2, tầng hai của tòa nhà hành chính.

Bước 4: Phác thảo chương trình họp

Bao gồm các mục tiêu chính hoặc chương trình cuộc họp được đề xuất. Đừng đề cập đến các chi tiết. Bạn có thể chỉ cần nêu chủ đề và dòng thời gian. Đối với các cuộc họp chính thức, bạn có thể đính kèm một tài liệu chi tiết. Điều này đặc biệt hữu ích để giúp người tham dự chuẩn bị trước.

Ví dụ , bạn có thể bắt đầu bằng: Chúng ta dự định thảo luận về…./ Chúng ta muốn giải quyết một số vấn đề. Hoặc theo trình tự thời gian sau:

• 8:00-9:30: Giới thiệu Dự án
• 9:30-11:30: Trình bày của Howard (CNTT), Nour (Tiếp thị) và Charlotte (Bán hàng)

Bước 5: Yêu cầu RSVP

Yêu cầu RSVP có thể giúp xác nhận phản hồi từ người nhận của bạn. Để ngăn chặn sự mơ hồ, một phản hồi ưu tiên và giới hạn thời gian cho những người tham dự để thông báo cho bạn về việc họ tham dự hoặc vắng mặt nên được đưa vào email của bạn. Bằng cách đó, nếu bạn chưa nhận được phản hồi của họ vào thời điểm bạn điều chỉnh, bạn có thể thực hiện các hành động tiếp theo nhanh chóng.

Ví dụ : Vui lòng hồi đáp trước ngày [ngày] bằng cách gửi email hoặc đến số điện thoại [địa chỉ email hoặc số điện thoại].

Bước 6: Thêm chữ ký email chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu

Chữ ký email doanh nghiệp nên bao gồm đầy đủ họ tên, chức danh, tên công ty, thông tin liên hệ, trang web cá nhân và các địa chỉ liên kết khác.

Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh chữ ký của mình trên Gmail.

Ví dụ :

Jessica Madison

Giám đốc tiếp thị khu vực, Inco Industry

555-9577-990

Có rất nhiều công cụ tạo chữ ký email miễn phí giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, ví dụ như My Signature.

Các loại email mời họp và ví dụ

Hãy nhớ rằng các loại cuộc họp khác nhau sẽ có các tiêu chuẩn và phong cách viết khác nhau để tuân theo. Thông thường, chúng tôi phân tách các email mời họp dựa trên mức độ chính thức hoặc không chính thức của chúng, bao gồm hoặc loại trừ các cuộc họp ảo hoặc cuộc họp trực tuyến thuần túy. Trong phần này, chúng tôi sưu tầm và giới thiệu đến các bạn một số loại thư mời họp điển hình và mẫu của từng loại được sử dụng phổ biến trong email mời họp của doanh nghiệp.

#1. Email yêu cầu cuộc họp chính thức

Email yêu cầu họp chính thức được sử dụng cho các cuộc họp lớn thường diễn ra một đến ba lần một năm. Đây là một cuộc họp trang trọng có quy mô lớn nên email của bạn nên được viết theo phong cách trang trọng. Cần có các phụ lục đính kèm để người tham gia hiểu rõ hơn về cách tham gia cuộc họp, cách tìm địa điểm và chương trình nghị sự chi tiết.

Các cuộc họp chính thức bao gồm:

• cuộc họp quản lý
• cuộc họp Ủy ban
• Họp Hội đồng quản trị 
• đại hội đồng cổ đông 
• Cuộc họp chiến lược 

Ví dụ 1: Mẫu email mời cổ đông

Tiêu đề: Quan trọng. Bạn được mời tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên. [Thời gian]

[Tên người nhận]

[Tên công ty]

[Chức vụ]

[Địa chỉ công ty]

[Ngày]

Kính gửi Quý cổ đông,

Chúng tôi hân hạnh mời quý vị tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ được tổ chức vào ngày [Thời gian], [Địa chỉ].

Đại hội cổ đông thường niên là dịp đặc biệt để trao đổi thông tin, thảo luận giữa [Tên công ty] và tất cả các cổ đông.

Đây cũng là cơ hội để các bạn bày tỏ ý kiến ​​và bỏ phiếu để đóng vai trò tích cực trong việc đưa ra các quyết định quan trọng cho [Tên công ty], bất kể số lượng cổ phần các bạn sở hữu. Cuộc họp sẽ thảo luận các nội dung chính sau:

Chương trình nghị sự 1:

Chương trình nghị sự 2:

Chương trình nghị sự 3:

Chương trình nghị sự 4:

Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn về cách tham gia cuộc họp này, chương trình nghị sự và nội dung của các nghị quyết sẽ được đệ trình để bạn phê duyệt trong tài liệu đính kèm bên dưới

Thay mặt hội đồng quản trị, tôi xin chân thành cảm ơn sự đóng góp và lòng trung thành của quý vị đối với [Tên công ty] và mong được chào đón quý vị tại cuộc họp vào ngày [Ngày].

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Địa chỉ công ty và trang web]

Ví dụ 2: Mẫu email mời họp chiến lược

[Tên người nhận]

[Tên công ty]

[Chức vụ]

[Địa chỉ công ty]

[Ngày]

Tiêu đề: Cuộc họp chiến dịch tiếp thị ra mắt dự án: 28/2

Thay mặt [tên công ty] , tôi trân trọng mời quý vị tham dự cuộc họp kinh doanh được tổ chức tại [Tên hội trường, Tên tòa nhà] vào lúc [Ngày và giờ]. Cuộc họp sẽ kéo dài [Thời lượng].

Tôi rất vui được chào đón bạn đến với giai đoạn đầu tiên của dự án để thảo luận về đề xuất sắp tới của chúng tôi [Chi tiết] và chúng tôi đánh giá cao những hiểu biết có giá trị của bạn về nó. Dưới đây là một bản tóm tắt ngắn gọn về chương trình nghị sự của chúng tôi trong ngày:

Chương trình nghị sự 1:

Chương trình nghị sự 2:

Chương trình nghị sự 3:

Chương trình nghị sự 4:

Đề xuất này được toàn bộ nhóm của chúng tôi coi là một trong những đề xuất quan trọng nhất. Để Quý vị tham khảo thêm, chúng tôi gửi kèm theo thư này một tài liệu cung cấp thêm thông tin chi tiết để Quý vị thuận tiện trong việc chuẩn bị trước cho cuộc họp.

Chúng tôi rất mong được trò chuyện với bạn để thảo luận thêm về những việc chúng ta có thể làm để đề xuất này thành công. Vui lòng gửi bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào cho cuộc họp trước [Hạn chót] trực tiếp cho tôi bằng cách trả lời email này.

Có một ngày tuyệt vời ở phía trước.

Cám ơn bạn,

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Địa chỉ công ty và trang web]

#2. Email mời họp không chính thức

Với email mời họp trang trọng, nếu chỉ đơn giản là cuộc họp với các nhân viên cấp quản lý dưới quyền hoặc các thành viên trong nhóm. Bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều để nghĩ cách viết sao cho phù hợp. Bạn có thể viết theo phong cách thân mật với giọng điệu thân thiện và vui vẻ.

Các cuộc họp không chính thức bao gồm:

• cuộc họp động não
• Họp giải quyết vấn đề
• Hội thảo
• cuộc họp kiểm tra
• Họp Xây dựng Nhóm
• trò chuyện cà phê 

Ví dụ 3: Mẫu email mời họp đăng ký

Tiêu đề email: Khẩn cấp. Cập nhật [Tên dự án] . [Ngày]

Các đội thân mến,

Lời chào hỏi!

Thật thú vị và vui vẻ khi được làm việc cùng anh/chị về [Tên dự án] . Tuy nhiên, để có thể tiến hành kế hoạch một cách hiệu quả, tôi tin rằng đã đến lúc chúng ta cần báo cáo về tiến độ đã đạt được và tôi rất mong có cơ hội được gặp anh/chị tại [địa điểm] để thảo luận thêm về vấn đề này vào lúc [Ngày và giờ].

Tôi cũng đã đính kèm danh sách tất cả các nội dung cần thảo luận. Đừng quên chuẩn bị báo cáo hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Vui lòng sử dụng [Link] này để cho tôi biết bạn có thể tham dự được hay không.

Vui lòng gửi email cho tôi xác nhận của bạn càng sớm càng tốt.

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

Ví dụ 4: Mẫu email mời tham gia hoạt động xây dựng đội nhóm

Kính gửi các thành viên trong nhóm,

Chúng tôi xin thông báo rằng [Tên phòng ban] đang tổ chức buổi họp xây dựng tinh thần đồng đội cho toàn thể nhân viên vào ngày [Ngày và giờ].

Để phát triển chuyên môn hơn nữa, điều cực kỳ quan trọng là chúng ta cùng nhau phát triển và điều đó chỉ có thể xảy ra nếu chúng ta làm việc theo nhóm để các kỹ năng và tài năng của chúng ta có thể được tận dụng để mang lại hiệu quả tốt hơn. Đó là lý do bộ phận của chúng tôi tiếp tục thúc đẩy các hoạt động xây dựng nhóm khác nhau hàng tháng.

Mời quý vị đến tham dự sự kiện để chúng tôi có thể lắng nghe ý kiến ​​đóng góp của quý vị về cách cải thiện dịch vụ nhằm hỗ trợ tốt hơn. Sẽ có một vài trò chơi gắn kết nhóm, cùng với đồ uống và đồ ăn nhẹ do công ty cung cấp.

Chúng tôi mong chờ những khoảnh khắc vui vẻ tại sự kiện xây dựng tinh thần đồng đội này, được tổ chức nhằm giúp mỗi người trong chúng ta phát triển. Trong trường hợp bạn không thể tham gia buổi gặp mặt này, vui lòng thông báo cho [Tên điều phối viên] theo số điện thoại [Số điện thoại].

Trân trọng,

[Tên]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

#3. Email mời diễn giả khách mời

Email mời diễn giả khách mời phải bao gồm thông tin liên quan đến diễn giả liên quan đến cuộc họp và cơ hội phát biểu. Điều quan trọng là diễn giả biết cách họ có thể đóng góp cho sự kiện của bạn và họ có thể nhận được những lợi ích gì khi tham gia sự kiện của bạn.

Ví dụ 5: Mẫu email mời diễn giả khách mời

Kính gửi [Người phát ngôn],

Chúng tôi hy vọng bạn vẫn khỏe! Hôm nay chúng tôi liên hệ với bạn để chia sẻ một cơ hội diễn thuyết tuyệt vời mà bạn đang cân nhắc. Chúng tôi trân trọng mời bạn làm diễn giả danh dự cho [Tên cuộc họp] , một sự kiện tập trung vào [Mô tả mục đích và đối tượng của sự kiện] . Toàn bộ đội ngũ [Tên cuộc họp] rất ấn tượng với những thành tựu của bạn và cảm thấy bạn là chuyên gia hoàn hảo để chia sẻ với khán giả gồm những chuyên gia cùng chí hướng.

[Tên cuộc họp] sẽ diễn ra tại [Địa điểm, bao gồm thành phố và tiểu bang] vào ngày [Ngày] . Sự kiện của chúng tôi dự kiến ​​sẽ có khoảng [Số lượng người tham dự ước tính] . Mục tiêu của chúng tôi là [Mục tiêu của cuộc họp].

Chúng tôi tin rằng bạn là một diễn giả xuất sắc và giọng nói của bạn sẽ là một đóng góp quan trọng cho cuộc thảo luận đó, nhờ vào kinh nghiệm làm việc sâu rộng của bạn trong [Lĩnh vực chuyên môn]. Bạn có thể xem xét trình bày các ý tưởng của mình trong tối đa [Thời lượng] phút liên quan đến lĩnh vực [Chủ đề cuộc họp] . Bạn có thể gửi đề xuất của mình trước [hạn chót] theo [liên kết] để nhóm của chúng tôi có thể lắng nghe các ý tưởng của bạn và xác định trước các chi tiết cụ thể của bài phát biểu.

Trong mọi trường hợp, nếu bạn không thể tham dự, chúng tôi rất mong bạn liên hệ với chúng tôi qua [link]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc, chúng tôi rất mong nhận được phản hồi tích cực từ bạn.

Tốt nhất,
[Tên]
[Chức vụ]
[Thông tin liên lạc]
[Địa chỉ trang web của công ty]

#4. Email mời hội thảo trên web

Trong xu thế ngày nay, ngày càng nhiều người tổ chức họp trực tuyến vì tiết kiệm thời gian và chi phí, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa. Nếu bạn sử dụng nền tảng hội nghị, thì có những thông báo lời mời được tùy chỉnh tốt sẽ được gửi trực tiếp đến người tham dự của bạn trước khi cuộc họp bắt đầu, chẳng hạn như mẫu email mời Zoom. Đối với hội thảo trực tuyến ảo, bạn có thể tham khảo mẫu sau.

Gợi ý: Sử dụng các từ khóa như “Chúc mừng”, “Sắp tới”, “Hoàn hảo”, “Cập nhật”, “Có sẵn”, “Cuối cùng”, “Hàng đầu”, “Đặc biệt”, “Tham gia cùng chúng tôi”, “Miễn phí”, v.v.

Ví dụ 6: Mẫu email mời tham dự hội thảo trực tuyến

Tiêu đề email: Chúc mừng! Bạn được mời tham dự [Tên hội thảo trực tuyến]

Kính gửi [Tên ứng viên] ,

[Tên công ty] rất hân hạnh tổ chức hội thảo trực tuyến về [ Chủ đề hội thảo ] vào ngày [ Ngày ] lúc [ Giờ ], với mục đích [Mục đích hội thảo]

Đây sẽ là cơ hội tốt để bạn kiếm được lợi ích to lớn từ các chuyên gia được mời trong lĩnh vực [Chủ đề hội thảo trên web] và nhận quà tặng miễn phí. Đội ngũ của chúng tôi rất nhiệt tình về sự hiện diện của bạn.

Lưu ý: Hội thảo trực tuyến này giới hạn số lượng người tham dự [Số người tham dự] . Để giữ chỗ, vui lòng đăng ký [Liên kết ] và đừng ngần ngại chia sẻ với bạn bè của bạn.

Tôi hy vọng sẽ gặp bạn ở đó!

Có một ngày tuyệt vời,

[ Tên của bạn ]

[ Chữ ký ]

Lời kết

May mắn thay, có rất nhiều mẫu lời mời họp kinh doanh có sẵn trên internet để bạn tùy chỉnh và gửi cho những người tham dự trong vài giây. Đừng quên lưu một số trong đám mây của bạn để bạn có thể chuẩn bị email của mình bằng văn bản hoàn hảo, đặc biệt là trong trường hợp khẩn cấp.

Nếu bạn cũng đang tìm kiếm các giải pháp khác cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể thấy AhaSlides là một công cụ trình bày tốt với nhiều tính năng tuyệt vời để hỗ trợ các sự kiện hội thảo trực tuyến, hoạt động xây dựng đội nhóm, hội nghị và hơn thế nữa.

Câu Hỏi Thường Gặp

Nguồn: Indeed | Sherpany