Tờ rơi cuộc họp khởi động dự án làm móng trong 8 bước (+Mẫu miễn phí!)

Ngay cả những công ty kỷ luật nhất đôi khi cũng cảm thấy dự án của mình đi chệch hướng. Thường thì vấn đề nằm ở khâu chuẩn bị . Giải pháp? Một cuộc họp khởi động dự án được cấu trúc tốt và có tính tương tác cao!

Không chỉ đơn thuần là hình thức và nghi lễ, một cuộc họp khởi động dự án được tổ chức tốt thực sự có thể tạo nên bước khởi đầu thuận lợi cho một dự án tuyệt vời. Dưới đây là 8 bước để tổ chức một cuộc họp khởi động dự án tạo sự hào hứng và giúp mọi người cùng chung quan điểm.

Thời gian bắt đầu!

Cuộc họp Khởi động Dự án là gì?
Tại sao các Cuộc họp Khởi động Dự án lại quan trọng như vậy?
8 bước cho cuộc họp khởi động dự án Kickass
Mẫu chương trình họp khởi động dự án

Mẹo họp cần nhớ

Bạn phải có chương trình họp khởi động trước. Gửi email khởi động dự án sớm là rất quan trọng! Vì vậy, hãy xem một số mẫu chương trình cuộc họp khởi động!

Phần khởi động nên ngắn gọn và súc tích, với nhiều trò chơi và hoạt động, vì đây là lúc AhaSlides trở nên rất hữu ích! Tham khảo thêm mẹo với chúng tôi như sau:

Văn bản thay thế

Bắt đầu cuộc trò chuyện.

Nhận thông tin đầu vào có giá trị từ nhóm và khách hàng của bạn trong cuộc họp khởi động dự án. Sử dụng các công cụ trao đổi ý kiến, hỏi đáp và bỏ phiếu trực tiếp với mẫu miễn phí này!

🚀 Xem mẫu

Cuộc họp Khởi động Dự án là gì?

Đúng như tên gọi, cuộc họp khởi động dự án là cuộc họp mà bạn bắt đầu dự án của mình.

Thông thường, cuộc họp khởi động dự án là cuộc gặp đầu tiên giữa khách hàng đã đặt hàng dự án và công ty sẽ thực hiện dự án đó. Cả hai bên sẽ ngồi lại với nhau và thảo luận về nền tảng của dự án, mục đích, mục tiêu của nó và cách nó sẽ đi từ ý tưởng đến hiện thực.

Nhìn chung, có 2 loại cuộc họp khởi động cần lưu ý:

Khởi động dự án bên ngoài - Một nhóm phát triển ngồi xuống với một người nào đó từ bên ngoài công ty, như một khách hàng hoặc bên liên quan, và thảo luận về kế hoạch cho một dự án hợp tác.
PKM nội bộ - Một nhóm nghiên cứu từ ở trong công ty ngồi lại với nhau và thảo luận về kế hoạch cho một dự án nội bộ mới.

Mặc dù cả hai loại hình này có thể dẫn đến những kết quả khác nhau, nhưng quy trình về cơ bản là giống nhau. Về cơ bản, không có phần nào của buổi khởi động dự án bên ngoài mà lại không có trong buổi khởi động dự án nội bộ – sự khác biệt duy nhất là bạn tổ chức buổi đó cho ai.

Tương tác nhiều hơn với các cuộc tụ họp của bạn

Tại sao các Cuộc họp Khởi động Dự án lại quan trọng như vậy?

Mục đích của Cuộc họp khởi động phải rõ ràng và rõ ràng! Có vẻ đơn giản để bắt đầu một dự án chỉ bằng cách giao một loạt nhiệm vụ cho đúng người, đặc biệt là ở nơi làm việc bị ám ảnh bởi bảng Kanban ngày nay. Tuy nhiên, điều này có thể khiến các đội liên tục lạc lối.

Hãy nhớ rằng, việc cùng tham gia một hội đồng không có nghĩa là cả hai cùng có cùng quan điểm.

Về bản chất, cuộc họp khởi động dự án là một cuộc đối thoại thẳng thắn và cởi mở giữa khách hàng và nhóm dự án. Đó không phải là một loạt các thông báo về cách thức dự án sẽ được thực hiện, mà là một cuộc trò chuyện về kế hoạch, kỳ vọng và mục tiêu đạt được thông qua tranh luận không giới hạn.

Dưới đây là một số lợi ích của việc tổ chức cuộc họp khởi động dự án:

Nó được tất cả mọi người chuẩn bị – “Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn tiếng đầu tiên để mài rìu”. Nếu Abraham Lincoln còn sống đến ngày hôm nay, bạn có thể yên tâm rằng ông ấy sẽ dành 4 trong số 6 giờ dự án đầu tiên trong một cuộc họp khởi động dự án. Đó là bởi vì những cuộc họp này chứa tất cả các các bước cần thiết để đưa bất kỳ dự án nào đi đúng hướng.
Nó liên quan đến tất cả những người chơi chính - Cuộc họp khởi động không thể bắt đầu trừ khi tất cả mọi người ở đó: người quản lý, trưởng nhóm, khách hàng và bất kỳ ai khác có cổ phần trong dự án. Thật dễ dàng để mất dấu ai là người phụ trách công việc gì mà không có sự rõ ràng của một cuộc họp khởi động để tìm ra tất cả.
Nó cởi mở và hợp tác – Như chúng tôi đã nói, các cuộc họp khởi động dự án là những cuộc tranh luận. Những người tốt nhất tham gia tất cả các người tham dự và mang lại những ý tưởng tốt nhất từ tất cả mọi người.

Tương tác nhiều hơn với các cuộc tụ họp của bạn

8 bước cho cuộc họp khởi động dự án Kickass

Vậy, chính xác thì chương trình nghị sự của một cuộc họp khởi động dự án bao gồm những gì? Chúng tôi đã thu hẹp lại thành 8 bước dưới đây, nhưng bạn luôn nên nhớ rằng không có thực đơn cố định nào cho loại cuộc họp này.

Hãy sử dụng 8 bước này như một hướng dẫn, nhưng đừng bao giờ quên rằng quyết định cuối cùng nằm trong tay bạn!

Bước # 1 - Giới thiệu và Phá băng

Đương nhiên, cách duy nhất để bắt đầu bất kỳ cuộc họp khởi động nào là làm cho những người tham gia làm quen với nhau. Bất kể độ dài hoặc mức độ của dự án của bạn, khách hàng và các thành viên trong nhóm cần phải có tên gọi với nhau trước khi họ có thể làm việc hiệu quả cùng nhau.

Mặc dù một lời giới thiệu đơn giản kiểu "lần lượt từng người" là đủ để mọi người làm quen với nhau, nhưng một hoạt động khởi động có thể tạo thêm điểm nhấn cá tính và làm dịu bầu không khí trước khi dự án bắt đầu.

Hãy thử cái này: Quay bánh xe 🎡

Hãy sắp xếp một vài chủ đề giới thiệu đơn giản lên một vòng quay , sau đó yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm quay vòng và trả lời chủ đề mà vòng quay dừng lại. Những câu hỏi hài hước được khuyến khích, nhưng hãy đảm bảo giữ thái độ chuyên nghiệp!

Một bánh xe quay được sử dụng như một máy phá băng.

Muốn xem thêm những nội dung tương tự? 💡 Chúng tôi có 10 cách phá vỡ bầu không khí ngại ngùng cho bất kỳ cuộc họp nào ngay tại đây.

Bước # 2 - Nền dự án

Sau những thủ tục và lễ hội đã qua đi, đã đến lúc bắt đầu bằng cách bắt đầu công việc kinh doanh lạnh lùng này. Để cuộc họp khai mạc thành công, bạn cần có chương trình nghị sự rõ ràng cho cuộc họp khai mạc!

Như mọi câu chuyện hay khác, tốt nhất nên bắt đầu từ đầu. Hãy ghi lại toàn bộ thư từ trao đổi giữa bạn và khách hàng để mọi người tham gia dự án đều nắm rõ những gì đã xảy ra cho đến nay.

Đây có thể là ảnh chụp màn hình của email, văn bản, biên bản từ các cuộc họp trước hoặc bất kỳ tài nguyên nào bổ sung bất kỳ loại ngữ cảnh nào cho công ty và khách hàng của bạn. Giúp mọi người dễ hình dung bằng cách lập dòng thời gian.

Bước # 3 - Nhu cầu dự án

Ngoài kiến thức về thư từ, bạn cũng cần tìm hiểu sâu về lý do tại sao dự án này lại được khởi động ngay từ đầu.

Đây là một bước quan trọng vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những điểm khó khăn mà dự án đang tìm cách giải quyết, đó là điều mà cả nhóm và khách hàng luôn phải luôn nghĩ đến.

Protip 👊

Những giai đoạn như thế này rất thích hợp để thảo luận. Hãy yêu cầu khách hàng và nhóm của bạn đưa ra ý kiến của họ về lý do tại sao họ nghĩ dự án này được hình thành.

Nếu có thể, bạn luôn nên cố gắng truyền tải tiếng nói của khách hàng trong phần này. Hãy hợp tác với khách hàng để tìm kiếm các ví dụ thực tế về việc người tiêu dùng đề cập đến những vấn đề mà dự án của bạn đang cố gắng giải quyết. Ý kiến của họ sẽ định hình cách nhóm của bạn tiếp cận dự án.

Bước # 4 - Mục tiêu dự án

Vậy là bạn đã tìm hiểu về quá khứ của dự án, giờ là lúc nhìn về tương lai.

Có mục tiêu trực tiếp và định nghĩa rõ ràng về thành công cho dự án của bạn sẽ thực sự giúp nhóm của bạn làm việc hướng tới nó. Không chỉ vậy, nó sẽ cho khách hàng của bạn thấy rằng bạn nghiêm túc với công việc và có tỷ lệ cổ phần cao tương tự trong cách nó diễn ra.

Hãy hỏi những người tham dự cuộc họp khởi động của bạn rằng "thành công sẽ được định nghĩa như thế nào?". Đó có phải là nhiều khách hàng hơn? Nhiều đánh giá hơn? Tỷ lệ hài lòng của khách hàng tốt hơn?

Bất kể mục tiêu là gì, nó luôn phải là…

Đạt được - Đừng quá đề cao bản thân. Biết giới hạn của bạn và đưa ra mục tiêu thực sự có cơ hội đạt được.
Đo lường - Đề xuất mục tiêu của bạn với dữ liệu. Hãy nhắm đến một con số cụ thể và theo dõi tiến trình của bạn đối với nó.
Đúng giờ - Cho mình một ngày kết thúc. Hãy làm mọi cách để đạt được mục tiêu trước thời hạn đó.

Bước # 5 - Báo cáo công việc

Tóm lại, Bản mô tả công việc (Statement of Work - SoW) là phần quan trọng nhất trong cuộc họp khởi động, đi sâu vào chi tiết dự án và cách thức thực hiện. Đây là nội dung chính trong chương trình nghị sự của cuộc họp khởi động và cần được chú trọng nhất.

Xem đồ họa thông tin này về những gì cần đưa vào bản tuyên bố công việc của bạn:

Đồ họa thông tin giải thích 6 bước nhỏ liên quan đến việc công bố tuyên bố công việc tại cuộc họp khởi động dự án.

Cần lưu ý rằng bản mô tả công việc không phải là nơi để thảo luận nhiều như các nội dung khác trong chương trình nghị sự cuộc họp khởi động dự án. Đây thực sự là thời điểm để người đứng đầu dự án trình bày kế hoạch hành động cho dự án sắp tới, sau đó dành phần thảo luận cho mục tiếp theo của cuộc họp.

Cũng giống như phần còn lại của cuộc họp khởi động, bản mô tả công việc của bạn rất dễ thay đổi . Các chi tiết cụ thể của bản mô tả công việc sẽ luôn phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án, quy mô nhóm, các bộ phận liên quan, v.v.

Muốn biết thêm chi tiết? 💡 Hãy xem bài viết toàn diện này về cách viết bản mô tả công việc.

Bước # 6 - Phần Hỏi & Đáp

Mặc dù bạn có thể cảm thấy muốn để phần hỏi đáp đến cuối cùng, nhưng thực tế chúng tôi khuyên bạn nên tổ chức phần này ngay sau phần trình bày đề cương công việc.

Một phân đoạn mạnh mẽ như vậy chắc chắn sẽ làm phát sinh câu hỏi từ cả khách hàng và nhóm của bạn. Với phần lớn của cuộc họp đã quá mới mẻ trong tâm trí mọi người, tốt nhất là bạn nên tấn công khi bàn ủi còn nóng.

Sử dụng phần mềm trình bày tương tác để tổ chức phần Hỏi và Đáp của bạn có thể giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đặc biệt nếu cuộc họp khởi động dự án của bạn có số lượng người tham dự cao….

Nó tổ chức - Các câu hỏi được sắp xếp theo mức độ phổ biến (thông qua lượt bình chọn) hoặc theo thời gian và có thể được đánh dấu là 'đã trả lời' hoặc được ghim lên đầu.
Nó kiểm duyệt - Các câu hỏi có thể được chấp thuận và loại bỏ trước khi chúng được hiển thị trên màn hình.
Nó vô danh - Các câu hỏi có thể được gửi ẩn danh, nghĩa là mọi người đều có tiếng nói.

Bước # 7 - Các vấn đề tiềm ẩn

Như chúng tôi đã nói trước đó, cuộc họp khởi động dự án cần sự cởi mở và trung thực nhất có thể. Đó là cách bạn xây dựng lòng tin với khách hàng ngay từ đầu.

Để đạt được điều đó, tốt nhất bạn nên thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn mà dự án có thể gặp phải trong quá trình thực hiện. Không ai yêu cầu bạn dự đoán tương lai ở đây, chỉ cần đưa ra một danh sách dự kiến về các rào cản mà bạn có thể gặp phải.

Vì bạn, nhóm của bạn và khách hàng sẽ tiếp cận dự án này với những mục tiêu khác nhau, nên việc thu hút tất cả mọi người tham gia vào cuộc thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn là điều lý tưởng.

Bước # 8 - Đăng ký

Việc thường xuyên liên lạc với khách hàng là một cách khác để củng cố lòng tin giữa hai bên. Tại cuộc họp khởi động dự án, bạn cần giải đáp một vài câu hỏi về việc những cuộc liên lạc này sẽ diễn ra như thế nào, khi nào, ai và bằng cách nào .

Việc điểm danh là một sự cân bằng khá tinh tế giữa tính minh bạch và nỗ lực . Mặc dù việc cởi mở và minh bạch nhất có thể là điều tốt, nhưng bạn phải quản lý điều này trong phạm vi thời gian bạn thực sự có thể dành cho việc cởi mở và minh bạch đó.

Đảm bảo rằng bạn đã trả lời những câu hỏi này trước khi kết thúc cuộc họp:

Những gì? - Chính xác thì khách hàng cần cập nhật chi tiết nào? Họ cần biết về từng chi tiết nhỏ của tiến trình, hay đó chỉ là những dấu hiệu quan trọng?
Khi nào? - Nhóm của bạn nên cập nhật khách hàng của bạn bao lâu một lần? Họ nên tiếp tục những gì họ đã làm hàng ngày hay chỉ tổng hợp những gì họ đã quản lý vào cuối tuần?
Ai? - Thành viên nào trong nhóm sẽ là người liên lạc với khách hàng? Sẽ có một thành viên của mỗi nhóm, ở mỗi giai đoạn, hay chỉ một phóng viên duy nhất trong toàn bộ dự án?
Làm thế nào? - Khách hàng và phóng viên sẽ giữ liên lạc bằng phương pháp nào? Cuộc gọi video thường xuyên, email hoặc tài liệu trực tiếp được cập nhật liên tục?

Cũng như hầu hết các mục trong chương trình nghị sự của cuộc họp khởi động dự án, tốt nhất là nên thảo luận công khai. Đối với một nhóm lớn và nhiều khách hàng, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp để thu hẹp các lựa chọn và thiết lập phương thức kiểm tra tiến độ tốt nhất có thể.

Muốn biết thêm chi tiết? 💡 Tham khảo một số phương pháp hiệu quả nhất để liên lạc với khách hàng của bạn.

Khảo sát hiệu quả với AhaSlides

Mẫu chương trình họp khởi động dự án

Với buổi họp khởi động được lên kế hoạch chuyên nghiệp và hứa hẹn sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ trong phòng họp, bước cuối cùng có thể là một chút tương tác để kết nối tất cả lại với nhau.

Bạn có biết rằng chỉ có 29% doanh nghiệp cảm thấy gắn kết với khách hàng của họ ( Gallup )? Sự thiếu gắn kết đang trở thành vấn nạn ở cấp độ B2B, và nó có thể khiến các cuộc họp khởi động trở nên nhàm chán, thiếu cảm hứng do quá nhiều thủ tục rườm rà.

Thu hút khách hàng và nhóm của bạn thông qua các trang trình bày tương tác thực sự có thể tăng cường sự tham gia và nâng cao nhịp độ chú ý.

AhaSlides có một kho công cụ bao gồm các cuộc thăm dò trực tiếp, Hỏi & Đáp và các trang trình bày động não, và thậm chí câu đố trực tiếp và các trò chơi để kích hoạt dự án của bạn theo đúng cách.

Nhấp vào bên dưới để lấy mẫu miễn phí, không cần tải xuống cho cuộc họp khởi động của bạn. Thay đổi bất cứ thứ gì bạn muốn và trình bày miễn phí!

Lấy mẫu

Nhấp vào bên dưới để tạo tài khoản AhaSlides miễn phí và bắt đầu tạo các cuộc họp hấp dẫn của riêng bạn thông qua tương tác!

Tạo của riêng bạn

tags: Hội nghị kinh doanh