Mệt mỏi do sử dụng Zoom quá nhiều là có thật. Mọi người ngồi trong văn phòng tại nhà để thực hiện các cuộc gọi video liên tiếp, nhìn chằm chằm vào một lưới các khuôn mặt hoặc màn hình được chia sẻ, và được kỳ vọng phải duy trì sự tập trung và chú ý. Điều này gây kiệt sức về mặt nhận thức. Ngay khi bài thuyết trình bắt đầu, bạn đã phải chiến đấu chống lại sự mệt mỏi, sự xao nhãng và sức hút của các thông báo.
Sự khác biệt giữa một bài thuyết trình Zoom thu hút người nghe và một bài thuyết trình khiến người nghe mất tập trung không hề phức tạp. Vấn đề nằm ở việc xử lý định dạng này khác với thuyết trình trực tiếp. Khi thuyết trình trực tiếp, bạn có ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt và sự hiện diện trực tiếp để hỗ trợ. Trên Zoom, những công cụ này bị hạn chế. Nghiên cứu AhaSlides Một nghiên cứu cho thấy 43.9% chuyên gia cho rằng việc sử dụng thiết bị kỹ thuật số và 41.9% cho rằng mỏi mắt do nhìn màn hình là nguyên nhân hàng đầu gây xao nhãng trong các bài thuyết trình, và cả hai vấn đề này đều trở nên nghiêm trọng hơn trong môi trường làm việc từ xa. Bạn cần bù đắp bằng cách làm cho bài thuyết trình của mình hiệu quả hơn. tương tácNăng động hơn và nhận thức rõ hơn về những hạn chế của phương tiện truyền thông.
Hướng dẫn này cung cấp bảy mẹo thực tế cho các bài thuyết trình Zoom nhằm chống lại sự mệt mỏi và giữ cho người nghe thực sự tập trung. Áp dụng những kỹ thuật này và bài thuyết trình của bạn sẽ nổi bật hơn so với hàng tá cuộc gọi khác mà mọi người tham dự mỗi tuần.
1. Bắt đầu bằng một lời giới thiệu rõ ràng và thân thiện.
60 giây đầu tiên rất quan trọng. Mọi người đang đăng nhập trong trạng thái mất tập trung, kiểm tra email, hoặc vừa kết thúc cuộc gọi khác. Bạn cần thu hút lại sự chú ý của họ và báo hiệu rằng cuộc gọi này khác với những cuộc cập nhật trạng thái hoặc thông tin tóm tắt thông thường.
Hãy bắt đầu bằng cách chào hỏi mọi người một cách thân thiện. Sử dụng tên của họ nếu đó là một nhóm nhỏ. Thể hiện sự hiểu biết của bạn về việc họ bận rộn. Cho thấy bạn trân trọng thời gian của họ bằng cách đưa ra một kế hoạch rõ ràng: "Chúng ta có 30 phút cùng nhau. Tôi sẽ trình bày ba điểm chính, và tôi muốn nghe ý kiến của các bạn trong suốt quá trình."
Hãy kiểm tra kỹ lưỡng mọi thiết bị công nghệ trước khi bắt đầu. Đảm bảo micro hoạt động tốt, máy ảnh được đặt ở vị trí thuận lợi và màn hình hiển thị chính xác. Những trục trặc kỹ thuật ngay từ đầu cho thấy bạn chưa chuẩn bị kỹ, điều này làm giảm lòng tin. Một khởi đầu kỹ thuật suôn sẻ thể hiện sự chuyên nghiệp và năng lực.
Cách bạn mở đầu sẽ định hình kỳ vọng. Nếu bạn báo hiệu rằng đây là một cuộc trò chuyện chứ không phải một bài giảng, mọi người sẽ tiếp cận nó với một thái độ khác. Họ sẽ có nhiều khả năng tham gia hơn và ít có khả năng kiểm tra email hơn.
2. Giữ cho bài thuyết trình ngắn gọn và tập trung vào trọng tâm.
Sự tập trung đã bị phân tán mỏng ngay cả trước khi bạn bắt đầu: nghiên cứu Số liệu cho thấy thời gian tập trung trung bình trong một bài thuyết trình chỉ là 47 giây trước khi tâm trí bắt đầu xao nhãng. Trong một cuộc gọi Zoom, khoảng thời gian đó còn bị thu hẹp hơn nữa do các thông báo cạnh tranh và sự mệt mỏi từ các cuộc gọi liên tiếp. Hầu hết chúng ta đều đã trải qua cảm giác mất tập trung dần dần xảy ra giữa chừng một cuộc gọi kéo dài 45 phút. Cảm giác nhàm chán ập đến. Việc làm nhiều việc cùng lúc bắt đầu.
Hãy cấu trúc bài thuyết trình Zoom của bạn thành các khối 10 phút. Mỗi khối nên đề cập đến một ý chính hoặc có một mục đích rõ ràng. Sau 10 phút, hãy chuyển sang nội dung khác. Nếu có thể, hãy đổi người thuyết trình. Đặt câu hỏi. Trình bày một loại nội dung khác. Thay đổi yếu tố kích thích và bạn sẽ thu hút lại sự chú ý của người nghe.
Nếu bài thuyết trình của bạn dài hơn 30 phút, hãy dành ra năm phút nghỉ giải lao. Cho phép mọi người rời khỏi chỗ ngồi, uống nước, kiểm tra email mà không cảm thấy áy náy. Thời gian nghỉ giúp tập trung trở lại và làm cho phần thứ hai hấp dẫn hơn so với khi không có giờ nghỉ.
Hãy tôn trọng định dạng của Zoom bằng cách thiết kế bài thuyết trình sao cho phù hợp. Một bài thuyết trình hiệu quả trong phòng họp có thể trở nên nhàm chán trên Zoom vì nó được thiết kế cho một nền tảng khác. Zoom hoạt động tốt với các phần ngắn, tương tác thường xuyên và nhiều loại nội dung khác nhau.
3. Sử dụng các công cụ tương tác xuyên suốt bài thuyết trình của bạn.
Hãy thường xuyên đặt câu hỏi cho khán giả. Đừng đợi đến cuối buổi thuyết trình mới bắt đầu phần hỏi đáp. Phân bổ các câu hỏi xuyên suốt bài thuyết trình để giữ cho mọi người luôn hứng thú và cho họ cơ hội suy nghĩ tích cực thay vì chỉ thụ động tiếp nhận.
Sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi nhanh chóng: "Trên thang điểm từ 1 đến 5, bạn cảm thấy tự tin như thế nào về khái niệm này?" Sử dụng các bài kiểm tra trắc nghiệm để kiểm tra sự hiểu biết: "Bạn sẽ chọn phương pháp nào trong ba phương pháp này và tại sao?" mây từ Để động não: "Từ đầu tiên bạn nghĩ đến là gì?" Sử dụng các phiên hỏi đáp để làm nổi bật những câu hỏi thực tế: "Có điều gì bạn vẫn còn thắc mắc không?"
Để thực hiện một cách suôn sẻ, hãy sử dụng các công cụ được thiết kế cho mục đích này. AhaSlides tích hợp với Zoom và cho phép bạn nhúng nội dung. tương tác Các yếu tố được hiển thị trực tiếp trên màn hình chia sẻ của bạn. Người tham gia thấy các slide của bạn và cuộc thăm dò ý kiến hoặc câu hỏi tương tác. Họ trả lời từ thiết bị của mình. Kết quả hiển thị theo thời gian thực. Bạn không cần quản lý một cửa sổ công cụ riêng biệt; tất cả đều được tích hợp vào quy trình trình bày của bạn.
Các yếu tố tương tác phục vụ hai mục đích. Thứ nhất, chúng phá vỡ sự nhàm chán khi chỉ nghe một người nói. Thứ hai, chúng tạo ra những khoảnh khắc mà người nghe phải suy nghĩ tích cực. Sự tham gia tích cực này giúp chống lại sự mệt mỏi khi sử dụng Zoom hiệu quả hơn bất kỳ sự nhiệt tình nào từ người thuyết trình.
4. Kể những câu chuyện giàu cảm xúc.
Thông tin thiếu ngữ cảnh rất khó nhớ. Nhưng thông tin được lồng ghép trong một câu chuyện sẽ dễ nhớ hơn. Trên Zoom, nơi bạn phải cạnh tranh sự chú ý với các thông báo và những thứ gây xao nhãng, kể chuyện chính là công cụ mạnh mẽ nhất của bạn.
Hãy chọn những câu chuyện minh họa cho luận điểm của bạn. Nếu bạn đang đào tạo nhân viên mới về giá trị công ty, hãy kể một câu chuyện về việc những giá trị đó được thể hiện trong thực tế như thế nào. Nếu bạn đang thuyết trình về giải quyết vấn đề, hãy kể một câu chuyện về vấn đề bạn đã gặp phải, cách tiếp cận ban đầu của bạn, lý do thất bại và bài học bạn rút ra. Tính cụ thể và mạch truyện sẽ giúp thông tin dễ nhớ hơn.
Việc kể chuyện cũng tạo ra sự kết nối cảm xúc, giúp chống lại sự khô khan và xa cách mà mọi người cảm thấy khi sử dụng Zoom. Khi bạn đủ dũng cảm để chia sẻ một thất bại hay một khoảnh khắc không chắc chắn, bạn đang thể hiện rằng mình là con người, chứ không phải là một robot trên màn hình. Điều này khiến mọi người sẵn sàng tương tác với bạn hơn.
Hãy xây dựng câu chuyện với phần mở đầu, thân bài và kết thúc rõ ràng. Tránh lan man. Trên Zoom, một câu chuyện dài dòng sẽ khiến người nghe mất tập trung. Một câu chuyện ngắn gọn, cụ thể sẽ thu hút sự chú ý.
5. Luôn xuất hiện trên màn hình camera.
Trên Zoom, nhiều người thường có xu hướng thu nhỏ camera và tối đa hóa nội dung đang chia sẻ. Nhưng mọi người tương tác với nhau chứ không phải với các slide. Khi khuôn mặt bạn hiển thị, mọi người sẽ thấy biểu cảm của bạn và cảm thấy kết nối hơn. Khi bạn biến mất sau nội dung, trải nghiệm trở nên trừu tượng và xa cách.
Nếu cài đặt Zoom của bạn cho phép, hãy sử dụng chế độ hình trong hình. Khuôn mặt của bạn sẽ xuất hiện ở một góc trong khi các slide chiếm phần lớn màn hình. Điều này giúp bạn vẫn hiển thị rõ ràng mà vẫn đảm bảo nội dung dễ đọc. Khi bạn nói, mọi người sẽ nhìn thấy bạn. Khi bạn trình chiếu slide, họ sẽ nhìn thấy slide. Sự cân bằng này giúp cả hai yếu tố đều hiện diện.
Nếu không thể sử dụng chế độ hình ảnh trong hình ảnh, ít nhất hãy chuyển sang chế độ xem camera định kỳ. Hãy để lộ mặt. Nhìn thẳng vào camera. Mỉm cười. Những cử chỉ này quan trọng hơn trên Zoom so với khi gặp mặt trực tiếp vì đó là những tín hiệu duy nhất bạn có thể sử dụng.
Ngoài ra, hãy chú ý đến cách bố trí bối cảnh. Phông nền của bạn nên chuyên nghiệp hoặc có chủ ý tạo không khí thoải mái tùy thuộc vào đối tượng khán giả. Ánh sáng tốt giúp bạn trông năng động và hiện diện. Một bối cảnh kém chất lượng sẽ khiến bạn trông như không đủ quan tâm để chuẩn bị. Những chi tiết nhỏ thể hiện sự tôn trọng thời gian của khán giả.
6. Lồng ghép các khoảng nghỉ giữa các cuộc trò chuyện.
Thuyết trình là hình thức giao tiếp một chiều. Đối thoại là hình thức hai chiều. Trên Zoom, nơi mọi người vốn đã không tập trung, cán cân nên nghiêng về phía đối thoại nhiều hơn.
Sau khi trình bày một điểm chính, hãy tạm dừng và hỏi ý kiến mọi người. "Điều này có phù hợp với kinh nghiệm của bạn không?" hoặc "Điều này đặt ra những câu hỏi nào?" Hãy cho mọi người không gian để phản hồi. Đối với nhóm lớn, hãy sử dụng phần trò chuyện. Đối với nhóm nhỏ hơn, hãy yêu cầu mọi người bật mic và chia sẻ. Dù nhóm lớn hay nhỏ, bạn đang tạo ra một khoảnh khắc mà sự giao tiếp diễn ra hai chiều thay vì chỉ từ bạn đến họ.
Nếu có nhiều diễn giả hoặc người điều phối, hãy luân phiên nhau sau mỗi 10 phút. Một giọng nói mới sẽ giúp làm mới sự chú ý. Một cuộc đối thoại qua lại giữa hai người sẽ hấp dẫn hơn là một bài độc thoại của một người.
Hãy cấu trúc bài thuyết trình của bạn thành một chuỗi các bài nói ngắn xen kẽ với các cuộc thảo luận, thay vì một bài nói dài duy nhất rồi đến phần hỏi đáp. Nhịp điệu đều đặn "nói rồi nghe rồi nói" sẽ giúp người nghe tập trung hơn.
7. Sử dụng các loại nội dung đa dạng
Văn bản trên các slide trở nên khó đọc trên Zoom khi nhiều người cùng xem trên màn hình nhỏ. Hình ảnh hiệu quả hơn chữ viết. Video hiệu quả hơn cả hai. Biểu đồ dữ liệu trực quan hấp dẫn hơn bảng số liệu. Sự đa dạng về loại nội dung giúp duy trì sự chú ý tốt hơn so với việc sử dụng cùng một định dạng xuyên suốt.
Hãy luân phiên sử dụng các slide, video, khảo sát, hỏi đáp và camera người thuyết trình trong suốt bài thuyết trình. Khi bạn chuyển đổi giữa các hình thức trình bày khác nhau, bạn đang ngăn chặn sự thích nghi của não bộ dẫn đến việc người nghe mất tập trung. Nội dung mới mẻ giúp người nghe luôn tỉnh táo.
Giữ cho văn bản ở mức tối thiểu. Sử dụng phông chữ lớn, rõ ràng. Sử dụng độ tương phản cao giữa văn bản và nền. Kiểm tra xem các slide của bạn có dễ đọc khi chia sẻ trên Zoom hay không. Nhiều người thuyết trình tạo ra các slide hoạt động tốt khi thuyết trình trực tiếp nhưng lại trở nên khó đọc khi chia sẻ màn hình.
Cấu trúc bài thuyết trình Zoom:
Dưới đây là cách một bài thuyết trình Zoom dài 30 phút có thể diễn ra, áp dụng các nguyên tắc này:
Phút 0-2: Chào đón nồng nhiệt, nêu tên nếu là nhóm nhỏ, lộ trình rõ ràng về những hoạt động sắp tới.
Phút 2-10Điểm quan trọng đầu tiên: Hãy giữ cho nội dung ngắn gọn, chỉ một ý tưởng duy nhất, được hỗ trợ bởi một câu chuyện hoặc hình ảnh.
Phút 10-12Khoảnh khắc tương tác. Một cuộc thăm dò ý kiến, một đám mây từ khóa, hoặc một câu hỏi trực tiếp dành cho nhóm.
Phút 12-20Điểm quan trọng thứ hai. Nếu có thể, hãy đổi người nói. Giọng nói mới, sự chú ý mới.
Phút 20-22Một khoảnh khắc tương tác khác. Hỏi đáp, trả lời bình luận hoặc một bài trắc nghiệm nhanh.
Phút 22-28Điểm chính thứ ba. Điểm mạnh nhất của bạn nên đặt ở đây, chứ không phải đầu tiên. Mọi người thường nhớ những gì họ nghe được cuối cùng.
Phút 28-30Hãy kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng. Bạn muốn mọi người làm gì, nghĩ gì hoặc quyết định điều gì sau lời kêu gọi này?
Không có phần nào dài hơn mười phút. Mỗi khoảnh khắc tương tác đều giúp thu hút sự chú ý trở lại. Cấu trúc đã giúp bạn giải quyết một nửa công việc.
Nguyên tắc cơ bản
Mệt mỏi vì Zoom không thực sự là do màn hình. Mà là do bị nói quá lâu mà không có lý do gì để tập trung.
Giải pháp không phải là một bài thuyết trình tốt hơn hay một kết nối internet nhanh hơn. Mà là cung cấp cho mọi người một hoạt động nào đó, một điều gì đó để phản hồi, một điều gì đó khiến cuộc gọi trở nên đáng giá.
Làm như vậy, màn hình sẽ không còn là rào cản nữa. Nó sẽ trở thành chính căn phòng.
