即使是最严谨的公司，有时也会感到项目偏离轨道。通常情况下，问题出在准备工作上。解决方案是什么？组织一次结构完善、互动性强的项目启动会议！
项目启动会议不仅仅是形式上的仪式，它还能真正为美好的项目开个好头。以下是举办一场能够激发热情、让所有参与者目标一致的项目启动会议的8个步骤。
开赛时间！
要记住的会议技巧
您必须事先制定启动会议议程。 发送早期项目启动电子邮件非常重要！ 那么，让我们看看几个启动会议议程样本吧！
启动会议应该简短明了，有很多游戏和活动，因为这是 AhaSlides 派上用场的时候！ 与我们一起查看更多提示，如下所示：
什么是项目启动会议？
顾名思义，项目启动会议就是启动项目的会议。
通常，项目启动会议是订购项目的客户与实施项目的公司之间的第一次会议。 双方将坐下来讨论项目的基础、目的、目标以及项目如何从构思到实现。
一般来说，需要注意以下两种类型的启动会议：
- 外部项目启动 – 一个开发团队与来自 学校以外 公司，就像客户或利益相关者一样，讨论协作项目的计划。
- 内部 PKM – 来自的团队 中 公司坐下来讨论一个新的内部项目的计划。
虽然这两种类型的启动会议结果可能不同，但流程基本相同。外部项目启动会议的几乎所有环节都与内部项目启动会议相同——唯一的区别在于会议的受众是谁。
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为什么项目启动会议如此重要？
启动会议的目的应该响亮而明确！ 只需将一系列任务分配给合适的人来启动一个项目似乎很简单，尤其是在当今痴迷于看板的工作场所。 然而，这可能会导致团队不断迷失方向。
记住，即使你们在同一个董事会，也不代表你们的想法一致。
项目启动会议的核心在于客户与团队之间坦诚开放的对话。它并非一系列关于项目运作方式的公告，而是围绕计划、预期和目标展开的自由讨论。
以下是举行项目启动会议的一些好处：
- 它让每个人 准备 – “给我六个小时砍一棵树，我会用前四个小时来磨斧头”。 如果亚伯拉罕·林肯今天还活着，您可以确信他会在项目启动会议上花费 4 个项目小时中的前 6 个小时。 那是因为这些会议包含 所有 使任何项目顺利开展的必要步骤。
- 它涉及 所有关键球员 – 除非每个人都在场，否则启动会议无法开始：经理、团队负责人、客户以及与项目相关的任何其他人。 如果没有明确的启动会议来弄清楚这一切，就很容易忘记谁负责什么。
- 这是 开放合作 – 正如我们所说，项目启动会议是辩论。 最好的参与 所有 并从每个人身上带来最好的想法。
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Kickass 项目启动会议的 8 个步骤
那么，项目启动会议的议程究竟包含哪些内容呢？我们已将其精简为以下 8 个步骤，但您始终应该记住，此类会议并没有固定的流程。
请将这 8 个步骤作为指导，但永远不要忘记，最终的决定权在你手中！
步骤 #1 – 介绍和破冰者
自然地，启动任何启动会议的唯一方法是让参与者彼此熟悉。 无论项目的长度或规模如何，客户和团队成员都需要彼此直呼其名才能有效地合作。
虽然简单的“轮流介绍”足以让人们熟悉彼此的名字，但破冰游戏可以增添更多个性，并在项目启动前活跃气氛。
还想看更多类似的内容吗？ 💡 我们这里有10个适合任何会议的破冰游戏。
步骤 #2 – 项目背景
随着手续和庆祝活动的结束，是时候开始进行冰冷的生意了。 为了成功启动会议，您应该为启动会议制定明确的议程！
所有精彩的故事都一样，最好从头开始。梳理你和客户之间的所有往来邮件，让项目中的所有参与者都充分了解目前为止的进展情况。
这可以是电子邮件的屏幕截图、文本、先前会议的记录或任何为您的公司和客户添加任何类型背景的资源。 通过制作时间线，让每个人都可以轻松地进行可视化。
步骤 #3 – 项目需求
除了通信背景之外，你还需要深入了解这个项目最初启动的原因。
这是至关重要的一步，因为它清楚地概述了项目希望解决的痛点，这是团队和客户必须始终将其放在首位的事情。
专家提示 👊
像这样的阶段非常适合进行讨论。请您的客户和团队成员提出他们认为当初构思这个项目的原因。
如果适用，您应该始终尝试在本部分中传达客户的声音。与客户合作，寻找消费者提及的痛点的真实案例，这些痛点正是您的项目试图解决的问题。他们的意见应该指导您的团队如何开展项目。
第 4 步 – 项目目标
既然你已经了解了项目的过去，现在是时候展望未来了。
为您的项目制定直接目标和明确的成功定义将真正帮助您的团队朝着目标努力。 不仅如此，它还会向您的客户表明您对工作是认真的，并且对工作的进展有着同样的高风险。
在启动会议上询问与会者“成功是什么样子？”是更多的客户？更多的评论？更高的客户满意度？
无论目标如何，它都应该是……
- 可实现 – 不要过度伸展自己。 了解自己的极限并提出一个目标 通 有机会实现。
- 衡量 – 用数据支持您的目标。 瞄准特定数字并跟踪您的进度。
- 时控 – 给自己一个结束日期。 尽一切努力在截止日期之前实现目标。
第五步——工作说明书
启动会议的“重头戏”在于工作说明书（SoW），它详细阐述了项目的具体细节及其执行方式。它是启动会议议程上的主要内容，应该得到您最多的关注。
查看此信息图，了解您的工作说明书中应包含的内容：
请注意，工作说明书的重点不在于讨论，而在于项目启动会议议程的其他部分。项目负责人只需在此概述即将开展的项目行动计划，然后将讨论留到会议的下一个议题即可。
就像启动会议的其他环节一样，你的工作说明书也是非常灵活的。工作说明书的具体内容始终取决于项目的复杂程度、团队规模、涉及的部门等等。
想了解更多？ 💡 请查看这篇关于撰写工作说明书的全面文章。
步骤 #6 – 问答部分
虽然你可能觉得应该把问答环节留到最后，但我们实际上建议把它放在工作说明之后。
这样一个强大的部分肯定会引起您的客户和您的团队的问题。 由于会议的大部分内容在每个人的脑海中都如此新鲜，最好趁热打铁。
使用交互式演示软件来主持您的问答有助于让一切顺利进行，尤其是当您的项目启动会议出席人数较多时……
- 这是 有组织的 – 问题按受欢迎程度（通过投票）或时间排列，可以标记为“已回答”或固定在顶部。
- 这是 主持 – 问题可以在屏幕上显示之前批准和驳回。
- 这是 匿名 – 问题可以匿名提交，这意味着每个人都有发言权。
步骤 #7 – 潜在问题
正如我们之前所说，项目启动会议的关键在于尽可能地坦诚开放。这样才能从一开始就与客户建立信任感。
为此，最好讨论项目在此过程中可能面临的潜在问题。 没有人要你在这里预测未来，只是想出一个你可能遇到的障碍的初步清单。
由于您、您的团队和您的客户对这个项目的利害关系各不相同，因此最好让每个人都参与到潜在问题的讨论中来。
步骤 #8 – 登记入住
定期与客户沟通是巩固双方信任的另一种方式。在项目启动会议上，你需要解答一些问题，例如这些沟通的内容、时间、负责人以及如何进行。
定期汇报工作需要在透明度和投入精力之间找到微妙的平衡。虽然尽可能地公开透明固然很好，但你必须在实际能够做到公开透明的程度范围内进行管理。
确保在会议结束前回答以下问题：
- 什么？ – 客户需要更新的具体细节是什么？ 他们是否需要了解进展的每一个微小细节，还是只是重要的标志？
- 什么时候？ – 您的团队应该多久更新一次您的客户？ 他们应该传达他们每天所做的事情，还是只是总结他们在周末所做的事情？
- 是谁？ – 哪个团队成员将与客户联络？ 每个团队在每个阶段都会有一名成员，还是在整个项目中只有一名通讯员？
- 怎么样做？ – 客户和通讯员将通过什么方式保持联系？ 定期视频通话、电子邮件或不断更新的实时文档？
与项目启动会议议程上的大多数事项一样，最好公开讨论。对于大型团队和众多客户而言，进行实时投票或许更为便捷，以便缩小选择范围，最终确定最佳的进度检查方案。
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