商務會議 對於擔任項目經理或公司高級職位等領導職位的人來說，這很熟悉。 這些聚會對於加強溝通、鼓勵協作和推動組織內的成功至關重要。
However, not everyone may be aware of these meetings’ definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.
什麼是商務會議？
商務會議是指聚集在一起討論與業務相關的特定主題並做出決定的個人會議。 這次會議的目的可能包括更新團隊成員當前項目的最新情況、計劃未來的工作、解決問題或做出影響整個公司的決策。
商務會議可以親自進行， 虛擬，或兩者的組合，可以是正式的或非正式的。
商務會議的目標是交換信息、調整團隊成員並做出有助於企業實現其目標的決策。
商務會議的類型
商務會議有多種類型，但常見的 10 種類型包括：
1/ 月度團隊會議
Monthly team meetings are regular meetings of a company’s team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).
每月的團隊會議為團隊成員提供了交流信息和想法、討論項目進度並確保每個人都朝著同一個目標努力的機會和指導。
These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team’s work.
An 全體會議 簡單來說就是一個公司全體員工的會議，換句話說就是每月一次的團隊會議。 這是一次定期會議——可能每月一次——通常由公司負責人主持。
2/ 站立會議
站立會議，也稱為每日站會或每日站會，是一種簡短的會議，通常持續時間不超過 15 分鐘，每天舉行一次，讓團隊快速了解項目的進展情況，或完成的工作量，計劃今天繼續工作。
At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team’s common goals.
3/ 狀態更新會議
狀態更新會議的重點是提供團隊成員關於其項目和任務進度的更新。 它們可能比月度會議更頻繁地發生，例如每週一次。
當然，狀態更新會議的目的是提供每個項目進度的透明視圖，並確定可能影響項目成功的任何挑戰。 這些會議不會陷入討論或解決問題之類的問題中。
For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a ‘市政廳會議‘, A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!
4/ 問題解決會議
這些會議圍繞識別和解決組織面臨的挑戰、危機或問題展開。 他們往往是出乎意料的，需要召集來自不同部門或團隊的個人進行協作，並找到特定問題的解決方案。
在這次會議上，與會者將分享他們的觀點，共同找出問題的根源，並提出可能的解決方案。 為使這次會議取得成效，應鼓勵他們開誠佈公地進行討論，避免責備，並專注於尋找答案。
5/ 決策會議
這些會議的目標是做出影響項目、團隊或整個組織方向的重要決策。 與會者通常是具有必要決策權和專業知識的個人。
這次會議需要提前提供所有相關信息，需要利益相關者。 然後，為確保會議期間做出的決定得到執行，確定後續行動和完成時間。
6/ 頭腦風暴會議
頭腦風暴會議的重點是為您的企業產生新的和創新的想法。
The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another’s ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.
7/ 戰略管理會議
戰略管理會議 are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization’s long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.
在這些會議期間，將審查和評估組織，以及競爭力或確定新的增長和改進機會。
8/ 項目啟動會議
A 項目啟動會議 是一個標誌著一個新項目正式開始的會議。 它匯集了項目團隊的關鍵人員，包括項目經理、團隊成員和其他部門的利益相關者，以討論目標、目標、時間表和預算。
它還為項目經理提供了建立清晰的溝通渠道、設定期望並確保團隊成員了解他們的角色和職責的機會。
這些是商業中一些最常見的會議類型，格式和結構可能會根據組織的規模和類型而改變。
9/ 介紹會
An 介紹會 是團隊成員與其領導者第一次正式會面，以確定相關人員是否想要建立工作關係並在未來對團隊做出承諾。
這次會議旨在讓團隊成員有時間聚在一起，了解每個參與者的背景、興趣和目標。 根據您和您的團隊的偏好，您可以根據不同的背景設置正式或非正式的介紹性會議。
10/ 市政廳會議
這個概念起源於新英格蘭當地的城鎮會議，政客們會與選民會面討論問題和立法。
今天， 市政廳會議 是一次規劃好的全公司會議，管理階層直接回答員工的問題。 它允許領導層和員工之間進行開放的溝通和透明度。 員工可以提出問題並立即獲得回饋。
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如何召開商務會議
在企業中召開有效的會議需要仔細規劃和準備，以確保會議富有成效並實現其預期目標。 以下建議可以幫助您召開富有成效的商務會議：
1/定義目的和目標
定義商務會議的目的和目標對於確保會議富有成效並產生預期結果至關重要。 他們需要確保以下幾點：
- 目的。 確保會議的目的是討論特定主題、做出決定或提供更新。 您需要定義會議的必要性以及預期的結果。
- 目標。 商務會議的目標是您希望在會議結束時實現的具體、可衡量的結果。 它們應該與會議的總體目標、時間表、KPI 等保持一致。
例如，討論新產品發布的會議的目標應與增加銷售額或提高市場份額的總體目標保持一致。
2/準備會議議程
A 會議議程 作為會議的路線圖，有助於保持討論的重點和正軌。
因此，通過準備有效的議程，您可以確保商務會議富有成效且重點突出，並且每個人都知道要討論什麼、期望什麼以及需要實現什麼。
3/ 邀請合適的參與者
根據他們的角色和要討論的主題考慮誰應該參加會議。 只邀請那些需要出席的人，以確保會議順利進行。 幫助選擇合適的與會者需要考慮的一些因素包括適合性、專業水平和權威。
4/ 有效分配時間
Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn’t go overtime.
Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting’s energy and interest.
5/ 讓會議更具互動性和吸引力
通過鼓勵所有參與者暢所欲言並分享他們的想法和想法，使商務會議更具互動性和吸引力。 以及使用互動活動，例如 現場投票 or 頭腦風暴會議 旋轉輪有助於讓參與者參與並專注於討論。
或使用 AhaSlides 預製模板庫 告別無聊的會議和呆滯的眼睛。
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6/ 會議紀要
以 會議記錄 在商務會議期間記錄會議期間的主要討論和決策是一項重要任務。 它還有助於提高透明度，並確保每個人在進入下一次會議之前都在同一頁面上。
7/ 跟進行動項目
通過跟進行動項目，您可以確保將會議期間做出的決定付諸行動，並且每個人都清楚自己的責任。
And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better – you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪
關鍵要點
希望通過這篇文章 啊哈幻燈片，您可以區分業務中會議的類型及其目的。 此外，通過遵循這些步驟和最佳實踐，您還可以幫助確保您的商務會議高效、重點突出並產生預期的結果。
有效地召開商務會議可以幫助改善組織內部的溝通、協作和成功，並且是成功的業務管理的關鍵組成部分。
常見問題
為什麼會議在商業上很重要？
會議允許組織內向下和向上進行有效的溝通。 可以分享重要的更新、想法和回饋。
企業應該召開哪些會議？
– All-hands/All-staff meetings: Company-wide meetings to share updates, announcements and foster communication across departments.
– Executive/Leadership meetings: For senior management to discuss high-level strategy, plans and make key decisions.
– Department/Team meetings: For individual departments/teams to sync, discuss tasks and resolve issues within their scope.
– Project meetings: To plan, track progress and resolve blockers for individual projects.
– One-on-ones: Individual check-ins between managers and direct reports to discuss work, priorities and professional development.
– Sales meetings: For the sales team to review performance, identify opportunities and plan sales strategies.
– Marketing meetings: Used by the marketing team for planning campaigns, content calendar and measuring success.
– Budget/Finance meetings: For financial review of expenses vs budget, forecasting and investment discussions.
– Hiring meetings: To screen resumes, conduct interviews and make decisions for new job openings.
– Training meetings: To plan and deliver onboarding, skills development sessions for employees.
– Client meetings: To manage client relationships, feedback and scope out future work.
