即使是最有紀律的公司有時也會覺得他們的項目誤入歧途。 通常情況下，問題是其中之一 準備. 該如何解決？ 一個結構良好且完全互動的 項目啟動會議!
不僅僅是排場和儀式，一個執行良好的開球會議真的可以在右腳獲得一些美麗的東西。 以下是舉行項目啟動會議的 8 個步驟，以激發興奮並獲得 個⼈ 在同一頁上。
開賽時間！
需要記住的會議提示
你必須提前準備好啟動會議議程。提前發送專案啟動郵件至關重要！那麼，讓我們來看看一些啟動會議議程範例吧！
啟動會應該要簡短而精煉，並包含大量遊戲和活動，因為此時 AhaSlides 就派上用場了！ 請查看以下更多提示：
什麼是項目啟動會議？
就像罐頭上說的那樣，項目啟動會議是一個 在您開始項目的地方開會.
通常，項目啟動會議是訂購項目的客戶與實施項目的公司之間的第一次會議。 雙方將坐下來討論項目的基礎、目的、目標以及項目如何從構思到實現。
一般來說，有 2類型 需要注意的啟動會議：
- 外部專案啟動 – 一個開發團隊與來自 校外 公司，就像客戶或利益相關者一樣，討論協作項目的計劃。
- 內部 PKM – 來自的團隊 內 公司坐下來討論一個新的內部項目的計劃。
雖然這兩種類型可能會有不同的結果， 步驟 幾乎是一樣的。 基本上有 沒有一部分 外部專案啟動不屬於內部專案啟動的一部分——唯一的區別在於你為誰舉辦。
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為什麼項目啟動會議如此重要？
啟動會議的目的應該要清晰明確！在如今這個看板盛行的職場中，僅僅將一堆任務分配給合適的人員就能啟動一個項目，這看似簡單。然而，這可能會導致團隊不斷迷失方向。
記住，僅僅因為你在 同一個板子 並不意味著你在 同一頁.
在它的核心，項目啟動會議是一個誠實和開放的 對話 在客戶和團隊之間。這是 並非直接 一系列關於該項目將如何運作的公告，但 談話 關於通過肆無忌憚的辯論達成的計劃、期望和目標。
以下是舉行項目啟動會議的一些好處：
- 它讓每個人 準備 - 「給我六個小時砍倒一棵樹，我會花前四小時磨斧頭」。 如果亞伯拉罕·林肯今天還活著，你肯定會把計畫啟動會議的前4個小時中的6個小時都花在計畫啟動會議上。這是因為這些會議包含 全部 使任何項目順利開展的必要步驟。
- 它涉及 所有關鍵球員 啟動會議必須由所有人參與才能開始：經理、團隊負責人、客戶以及所有與專案相關的人員。如果沒有啟動會議來明確所有事項，很容易搞不清楚誰負責什麼。
- It's 開放合作 正如我們所說，專案啟動會議就是辯論。最好的會議應該讓 全部 並從每個人身上帶來最好的想法。
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Kickass 項目啟動會議的 8 個步驟
那麼，專案啟動會議的議程具體包括哪些內容呢？我們將其精簡為以下 8 個步驟，但你務必記住，還有 這種類型的會議沒有設置菜單.
使用這 8 個步驟作為指導，但永遠不要忘記最終的議程在於 你！
步驟#1 –介紹與破冰
自然地，啟動任何啟動會議的唯一方法是讓參與者彼此熟悉。 無論項目的長度或規模如何，客戶和團隊成員都需要彼此直呼其名才能有效地合作。
雖然簡單的「繞桌」式介紹足以讓人熟悉名字，但破冰遊戲可以增加另一層 個性 緩和心情 在項目啟動之前。
想要更多這樣的嗎？ 💡 我們有 任何會議的 10 個破冰船 就在這裡。
步驟#2 –專案背景
儀式和慶祝活動結束後，是時候正式開始正式的會議了。為了成功啟動會議，你應該為啟動會議制定一個清晰的議程！
正如所有偉大的故事一樣，最好從頭開始。 概述所有信件 讓您和您的客戶之間充分了解專案目前所發生的情況。
這可以是電子郵件的屏幕截圖、文本、先前會議的記錄或任何為您的公司和客戶添加任何類型背景的資源。 通過製作時間線，讓每個人都可以輕鬆地進行可視化。
步驟#3 –專案需求
除了信件背景之外，你還需要深入了解 進入細節 為什麼 這個項目首先被啟動。
這是至關重要的一步，因為它清楚地概述了項目要解決的痛點，這是團隊和客戶必須始終將其放在首位的事情。
專家提示 👊
像這樣的階段討論的時機已經成熟。 詢問您的客戶 你的團隊提出他們的想法，為什麼他們認為這個項目是夢想的。
如果適用，您應該始終嘗試引導 客戶的聲音 在這個部分。 與客戶合作，獲取消費者提及您的項目試圖解決的痛點的真實示例。 他們的意見應該影響您的團隊處理項目的方式。
步驟#4 –專案目標
所以你已經調查過 過去 該項目，現在是時候看看 未來.
為專案設定明確的目標和清晰的成功定義，將真正幫助你的團隊朝著目標努力。不僅如此，它還能向你的客戶表明你對工作的認真態度，並且同樣高度重視專案的進展。
詢問您的啟動會議與會者 “成功是什麼樣子的？” 是不是更多的客戶？ 更多評論？ 更好的客戶滿意度？
無論目標是什麼，它應該始終是…
- 可實現 不要過度勞累。了解自己的極限，並設定一個目標。 其實 有機會實現。
- 可衡量的 用數據支撐你的目標。設定一個具體的數字，並追蹤你的進度。
- 時控 給自己設定一個截止日期。盡一切努力在截止日期前達成目標。
步驟＃5 - 工作說明
工作說明書 (SoW) 是“啟動會議”的“核心內容”，它深入闡述了專案的具體細節以及如何執行。它是 主要計費 在啟動會議議程上，應該引起您的大部分關注。
查看此信息圖，了解您的工作說明書中應包含的內容：
請記住，工作陳述不像項目啟動會議議程的其餘部分那樣涉及討論。 這真的是一個項目領導的時候了 制定行動計劃 對於即將到來的項目，然後保存討論 會議的下一個項目.
就像啟動會議的其餘部分一樣，您的工作陳述是 超級變量. 你的工作說明書的細節總是取決於項目的複雜性、團隊的規模、所涉及的部分等。
想了解更多？ 💡 看看這個 關於製作工作說明書的綜合文章.
步驟#6 –問答部分
雖然你可能覺得有必要把問答部分留到最後，但我們實際上建議你把它留到最後 在你的工作陳述之後.
如此精彩的環節肯定會引起客戶和團隊的疑問。鑑於會議的大部分內容大家都記憶猶新，最好趁熱打鐵。
使用互動式簡報軟體來主持您的問答可以幫助一切順利進行，特別是當您的專案啟動會議出席人數較多時...
- It's 有組織的 – 問題按受歡迎程度（透過贊成票）或時間排列，可以標記為「已回答」或固定在頂部。
- It's 適度的 – 問題可以在螢幕上顯示之前被批准或駁回。
- It's 匿名 – 問題可以匿名提交，這意味著每個人都有發言權。
步驟#7——潛在問題
就像我們之前說的，項目啟動會議的目的是盡可能公開和誠實。 這是 你如何建立一個 信任感 從一開始就與您的客戶合作。
為此，最好討論一下專案過程中可能遇到的潛在問題。這裡沒有人要求你預測未來，只是列出一個可能遇到的障礙的初步清單。
由於你、你的團隊和你的客戶將以不同的方式處理這個項目，因此最好 個⼈ 參與潛在問題的討論。
步驟#8 – 簽到
定期與客戶溝通是鞏固雙方信任的另一種方式。在專案啟動會議上，你需要回答一些關於 什麼， 什麼時候，誰 如何 這些簽入將會發生。
辦理登機手續是一個相當好的平衡行為 透明度 功夫盡可能保持開放和透明固然很好，但你必須在實際可用範圍內管理這一點。 be 公開透明。
確保在會議結束前回答以下問題：
- 什麼？ – 客戶到底需要更新哪些細節？他們需要了解專案進度的每一個細節嗎？還是只需要了解重要的簽約細節？
- 什麼時候？ – 你的團隊應該多久向客戶報告一次工作進度？他們應該每天報告工作進展，還是只在周末總結一下？
- 萬寶是誰？ – 哪位團隊成員負責與客戶聯絡？每個團隊、每個階段都會有一位成員負責，還是整個專案只有一個聯絡人？
- 怎麼樣？ – 客戶和記者將透過什麼方式保持聯繫？是定期視訊通話、電子郵件，還是持續更新的即時文件？
與專案啟動會議議程上的大多數事項一樣，最好公開討論。對於大型團隊和大量客戶，你可能會發現更容易做到 現場投票 為了減少選項以建立可能的最佳登記公式。
想了解更多？ 💡 看看一些 與客戶溝通的最佳實踐.
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專案啟動會議議程模板
由於您精心策劃的啟動會議正等著讓董事會成員大吃一驚，最後的接觸可能有點 相互作用 把這一切結合起來。
你知道嗎 29％的業務 感覺與他們的客戶聯繫在一起（蓋洛普）？ 在 B2B 層面，脫離接觸是一種普遍現象，它會讓啟動會議感覺像是平淡無奇的手續流程。
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