即使是最嚴謹的公司，有時也會覺得專案偏離軌道。通常情況下，問題出在準備工作。解決方案是什麼？組織一個結構完善、互動性強的專案啟動會議！
專案啟動會議不僅僅是形式上的儀式，它還能真正為美好的專案開個好頭。以下是舉辦一場能夠激發熱情、讓所有參與者目標一致的計畫啟動會議的8個步驟。
開賽時間！
需要記住的會議提示
你必須提前準備好啟動會議議程。提前發送專案啟動郵件至關重要！那麼，讓我們來看看一些啟動會議議程範例吧！
啟動會應該要簡短而精煉，並包含大量遊戲和活動，因為此時 AhaSlides 就派上用場了！ 請查看以下更多提示：
什麼是項目啟動會議？
顧名思義，專案啟動會議就是啟動專案的會議。
通常，項目啟動會議是訂購項目的客戶與實施項目的公司之間的第一次會議。 雙方將坐下來討論項目的基礎、目的、目標以及項目如何從構思到實現。
一般來說，需要注意以下兩種類型的啟動會議：
- 外部專案啟動 – 一個開發團隊與來自 校外 公司，就像客戶或利益相關者一樣，討論協作項目的計劃。
- 內部 PKM – 來自的團隊 內 公司坐下來討論一個新的內部項目的計劃。
雖然這兩種類型的啟動會議結果可能不同，但流程基本上相同。外部專案啟動會議的幾乎所有環節都與內部專案啟動會議相同——唯一的區別在於會議的受眾是誰。
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為什麼項目啟動會議如此重要？
啟動會議的目的應該要清晰明確！在如今這個看板盛行的職場中，僅僅將一堆任務分配給合適的人員就能啟動一個項目，這看似簡單。然而，這可能會導致團隊不斷迷失方向。
記住，即使你們在同一個董事會，也不代表你們的想法一致。
專案啟動會議的核心在於客戶與團隊之間坦誠開放的對話。它並非一系列關於專案運作方式的公告，而是圍繞著計劃、預期和目標的自由討論。
以下是舉行項目啟動會議的一些好處：
- 它讓每個人 準備 - 「給我六個小時砍倒一棵樹，我會花前四小時磨斧頭」。 如果亞伯拉罕·林肯今天還活著，你肯定會把計畫啟動會議的前4個小時中的6個小時都花在計畫啟動會議上。這是因為這些會議包含 全部 使任何項目順利開展的必要步驟。
- 它涉及 所有關鍵球員 啟動會議必須由所有人參與才能開始：經理、團隊負責人、客戶以及所有與專案相關的人員。如果沒有啟動會議來明確所有事項，很容易搞不清楚誰負責什麼。
- It's 開放合作 正如我們所說，專案啟動會議就是辯論。最好的會議應該讓 全部 並從每個人身上帶來最好的想法。
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Kickass 項目啟動會議的 8 個步驟
那麼，專案啟動會議的議程究竟包含哪些內容呢？我們已將其精簡為以下 8 個步驟，但您始終應該記住，此類會議並沒有固定的流程。
請將這 8 個步驟作為指導，但永遠不要忘記，最終的決定權在你手中！
步驟#1 –介紹與破冰
自然地，啟動任何啟動會議的唯一方法是讓參與者彼此熟悉。 無論項目的長度或規模如何，客戶和團隊成員都需要彼此直呼其名才能有效地合作。
雖然簡單的「輪流介紹」足以讓人們熟悉彼此的名字，但破冰遊戲可以增添更多個性，並在專案啟動前活躍氣氛。
還想看更多類似的內容嗎？ 💡 我們這裡有10個適合任何會議的破冰遊戲。
步驟#2 –專案背景
儀式和慶祝活動結束後，是時候正式開始正式的會議了。為了成功啟動會議，你應該為啟動會議制定一個清晰的議程！
所有精彩的故事都一樣，最好從頭開始。整理你和客戶之間的所有往來郵件，讓專案中的所有參與者都充分了解目前為止的進度。
這可以是電子郵件的屏幕截圖、文本、先前會議的記錄或任何為您的公司和客戶添加任何類型背景的資源。 通過製作時間線，讓每個人都可以輕鬆地進行可視化。
步驟#3 –專案需求
除了通訊背景之外，你還需要深入了解這個計畫最初啟動的原因。
這是至關重要的一步，因為它清楚地概述了項目要解決的痛點，這是團隊和客戶必須始終將其放在首位的事情。
專家提示 👊
像這樣的階段非常適合進行討論。請您的客戶和團隊成員提出他們認為當初構思這個專案的原因。
如果適用，您應該始終嘗試在本部分中傳達客戶的聲音。與客戶合作，尋找消費者提及的痛點的真實案例，這些痛點正是您的專案試圖解決的問題。他們的意見應該指導您的團隊如何進行專案。
步驟#4 –專案目標
既然你已經了解了專案的過去，現在是時候展望未來了。
為專案設定明確的目標和清晰的成功定義，將真正幫助你的團隊朝著目標努力。不僅如此，它還能向你的客戶表明你對工作的認真態度，並且同樣高度重視專案的進展。
在啟動會議上詢問與會者「成功是什麼樣子？」是更多的客戶？更多的評論？更高的客戶滿意度？
無論目標是什麼，它應該始終是…
- 可實現 不要過度勞累。了解自己的極限，並設定一個目標。 其實 有機會實現。
- 可衡量的 用數據支撐你的目標。設定一個具體的數字，並追蹤你的進度。
- 時控 給自己設定一個截止日期。盡一切努力在截止日期前達成目標。
步驟＃5 - 工作說明
啟動會議的「重頭戲」在於工作說明書（SoW），它詳細闡述了專案的具體細節及其執行方式。它是啟動會議議程上的主要內容，應該得到您最多的關注。
查看此信息圖，了解您的工作說明書中應包含的內容：
請注意，工作說明書的重點不在於討論，而在於專案啟動會議議程的其他部分。專案負責人只需在此概述即將開展的專案行動計劃，然後將討論留到會議的下一個議題。
就像啟動會議的其他環節一樣，你的工作說明書也是非常彈性的。工作說明書的具體內容始終取決於專案的複雜程度、團隊規模、涉及的部門等等。
想了解更多？ 💡 請查看這篇關於撰寫工作說明書的全面文章。
步驟#6 –問答部分
雖然你可能覺得應該把問答環節留到最後，但我們實際上建議把它放在工作說明之後。
如此精彩的環節肯定會引起客戶和團隊的疑問。鑑於會議的大部分內容大家都記憶猶新，最好趁熱打鐵。
使用互動式簡報軟體來主持您的問答可以幫助一切順利進行，特別是當您的專案啟動會議出席人數較多時...
- It's 有組織的 – 問題按受歡迎程度（透過贊成票）或時間排列，可以標記為「已回答」或固定在頂部。
- It's 適度的 – 問題可以在螢幕上顯示之前被批准或駁回。
- It's 匿名 – 問題可以匿名提交，這意味著每個人都有發言權。
步驟#7——潛在問題
正如我們之前所說，專案啟動會議的關鍵在於盡可能坦誠開放。這樣才能從一開始就與客戶建立信任感。
為此，最好討論一下專案過程中可能遇到的潛在問題。這裡沒有人要求你預測未來，只是列出一個可能遇到的障礙的初步清單。
由於您、您的團隊和您的客戶對這個專案的利害關係各不相同，因此最好讓每個人都參與潛在問題的討論中。
步驟#8 – 簽到
定期與客戶溝通是鞏固雙方信任的另一種方式。在專案啟動會議上，你需要解答一些問題，例如這些溝通的內容、時間、負責人以及如何進行。
定期報告工作需要在透明度和投入精力之間找到微妙的平衡。雖然盡可能地公開透明固然很好，但你必須在實際能夠做到公開透明的程度範圍內進行管理。
確保在會議結束前回答以下問題：
- 什麼？ – 客戶到底需要更新哪些細節？他們需要了解專案進度的每一個細節嗎？還是只需要了解重要的簽約細節？
- 什麼時候？ – 你的團隊應該多久向客戶報告一次工作進度？他們應該每天報告工作進展，還是只在周末總結一下？
- 萬寶是誰？ – 哪位團隊成員負責與客戶聯絡？每個團隊、每個階段都會有一位成員負責，還是整個專案只有一個聯絡人？
- 怎麼樣？ – 客戶和記者將透過什麼方式保持聯繫？是定期視訊通話、電子郵件，還是持續更新的即時文件？
與專案啟動會議議程上的大多數事項一樣，最好公開討論。對於大型團隊和眾多客戶而言，進行即時投票或許更為便捷，以便縮小選擇範圍，最終確定最佳的進度檢查方案。
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專案啟動會議議程模板
精心策劃的啟動會議即將震撼董事會，最後可能需要一些互動來將所有內容融會貫通。
你知道嗎？只有29% 的企業感覺與客戶建立了聯繫（蓋洛普）。 B2B 層面的顧客疏離感十分普遍，繁文縟節會讓啟動會議變得平淡乏味，毫無生氣。
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